SOFTWARE INTEGRAL HOSPITALARIO CITISALUD INTRODUCCION Este conjunto de programas es una herramienta informática que permite a su empresa optimizar los procesos, logrando mejores tiempos de atención al usuario, en los diferentes tipos de ingreso (u rgencias, consulta externa, ambulatorio y hospitalización) capturando los datos de los Registros individuales de Prestación de Servicios de Salud, a medida que se van prestando los servicios. La interfaz gráfica hace que la operatividad del modulo sea fácil para los usuarios, quienes de manera intuitiva pueden navegar por nuestras ventanas con el solo conocimiento de Windows. Permite establecer puntos de control y realizar auditoría sobre el estado de cuenta de los servicios prestados a los pacientes en y registrados en cualquier instante. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 1
Es de anotar que cada una de los procedimientos que se registren en el programa son cargados a un centro de costos, lo cual garantiza la futura generación de reportes por unidades funcionales o centros de costo por cada una de las empresas con las cuales se tiene contrato. Este módulo tiene reportes estándar y los nuevos reportes son creados por parte del administrador del sistema quien cuenta con el apoyo de una potente herramienta desarrollada por nuestra empresa con el objeto de lograr independencia entre las instituciones y nuestros programadores en cuanto a la generación de reportes de interés institucional. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 2
MANUAL DE USUARIO MODULO FACTURACION Debido a las características de la atención, en este manual se tendrá en cuenta los siguientes cuatro tipos de atención: Urgencias: Son aquellos servicios prestados en el área de urgencias que aun que el paciente queda en observación por un tiempo determinado no genera estancia. Consulta externa: servicios de primer nivel prestados a pacientes que no requieren estancia. Ambulatoria: servicios prestados de segundo nivel (cirugías) que no generan estancia. Hospitalización: servicios prestados de cualquier nivel que generan estancia. I. EJECUCION DEL PROGRAMA Antes de ejecutar el programa se debe solicitar al administrador del sistema una cuenta de usuario. Para ejecutar el programa se debe dar doble clic a un icono en el escritorio llamado citisalud, o buscar en el menú inicio el acceso directo que está en la ubicación Inicio->Programas-> Citisalud->Citisalud CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 3
Después de ejecutar la aplicación, aparece la ventana en donde cada usuario debe ingresar el código y password asignados. Requiere de mucha responsabilidad el manejo de esta clave, por favor sea cuidadoso en cerrar el programa siempre que se aleje de su sitio de trabajo. Si desea cambiar el password comuníquese con el administrador del sistema. Una vez halla dado correctamente su clave de acceso visualizara la ventana Citisalud que contiene el menú principal, el cual estudiaremos en el transcurso de este manual. II. MENU PRINCIPAL En esta ventana se muestra el menú horizontal con diferentes opciones que a su vez se convierten en menús verticales. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 4
Archivo: este menú contiene las siguientes funciones. 1. Editor de SQL: es una ayuda donde se digita sentencias SQL y verifica la sintaxis también muestra el resultado de la consulta. Administrador. 2. Configuración: opción para configurar los perfiles de los usuarios y la creación de los mismos. Administrador. 3. Cierres mensuales: se utiliza para realizar el cierre mensual de la caja del usuario cuando no se tiene el módulo de tesorería. 4. Cambio de mes: cambia de mes al usuario que esta trabajando en el modulo hacia delante y hacia atrás siempre y cuando los clientes que tiene el modulo de contabilidad no hallan cerrado el mes contable. 5. Salir: Sale del modulo Facturación. Facturación: Son las opciones necesarias para facturar los servicios prestados por los diferentes tipos de ingreso. Pacientes: En esta venta se crea y modifica los datos básicos del paciente. Al digitar el numero de documento de identificación y verifica que el paciente no existe, solicita la creación. En este formulario o ventana hay 2 tipos de casillas, CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 5
las de digitación como nombres o las de selección como sexo, para desplazarse de una casilla a otra lo hacemos con la tecla TAB y para devolvernos lo hacemos con la combinación shift + TAB. Documento: Número de identificación del paciente. Tipo: Tipo de documento de identificación del paciente, cedula de ciudadania, tarjeta de identidad entre otros. Nombres: Nombres del paciente, primer nombre y segundo nombre. Apellidos: Apellidos del paciente, primer apellido y segundo apellido. Historia: consecutivo interno de identificación del paciente en la mayoria de los casos es el mismo número ingresado en documento. Carnet: número de carnet de afiliación. Sexo: sexo del paciente. Estado civil: estado civil del paciente soltero, casado entre otros. Dirección: dirección de recidencia del paciente. Telefono: Numero telefonico del paciente. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 6
Estado: estado del paciente en el modulo activo e inactivo. Estrato: clasificación de rangos según entidad salud. G. Aten. Especial: información de grupos poblacionales especiales. Tipo Usuario: regimen de afiliación del paciente según entidad de salud. Contributivo, particular, subsidiado entre otros. Tipo de afiliado: tipo de afilición del paciente a la entidad de salud. Cotizante, beneficiario. E-Mail: dirección de correo electronico del paciente. Departamento: departamento de residencia del paciente. Municipio o Cuidad: municipio o cuidad de recidencia del paciente. Barrio: barrio de residencia del paciente. Zona Resid: zona de residencia del paciente. Urbana, Rural. Ocupación: ocupación que desempeña el paciente. Grupo Sanguineo: grupo sanguineo al que pertence el paciente. Factor RH: clasificación del grupo sanguineo. Positivo o Negativo. F. Hora de Nacimiento: fecha y hora de nacimiento del paciente, se debe digitar según formato dd/mm/aaaa y la hora hh:mm. Edad: edad del paciente, campo calculado automaticamente. F. Afiliación: fecha de afiliación del paciente a la entidad de salud. Semanas cotizadas: semanas de cotización del paciente en las entidades de salu, campo calculado automaticamente. IPS Primaria: donde se le preta el servicio primario al paciente según la entidad de salud. Lo anterior son los datos basicos del paciente, ahora se debe relacionar el paciente con la empresa de salud a la cual se encuentre afiliado y esta a su ves relacionarlo con los servicios a prestar que se encuentran dentro del contrato. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 7
Primero se debe seleccionar la empresa en el cuadro de selección, seguida del contrato o convenio, luego se da clic al botón adicionar para que descienda a la malla de empresa. Si hay algún error en la asignación de empresa, damos clic al botón eliminar para quitarlas de la malla de empresas. Al digitar el numero de identificación del paciente y presionar Enter el sistema valida si el paciente ya se encuentra en la Base de Datos, en caso negativo, despliega la siguiente ventana. Si la repuesta es afirmativa presenta el formulario paciente en blanco listo para diligenciar los campos descritos anteriormente. En caso que el paciente exista muestra los datos registrados. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 8
Para guardar la información del formulario paciente se debe escoger el botón guardar. Si desea buscar los datos de un paciente el formulario tiene la opción de búsqueda. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 9
La consulta se puede hacer por varias condiciones, como los primeros dígitos del documento, los primeros caracteres del nombre o del apellido. También permite realizar búsqueda en bases externas para entidades que manejan capitación, para ello se utiliza la opción de base de datos que solicita las mismas condiciones de búsqueda que la opción anterior. Después de encontrar el paciente se da doble clic en el registro y sube la información al formulario paciente. El formulario paciente tiene un menú de acceso rápido a las actividades más comunes que se realizan después de crear un paciente. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 10
Llevar a facturación: toma la información del paciente y la carga en la malla de facturación dejando listo para digitar los servicios a cobrar, esta opción es utilizada en consulta externa. Llevar a Admisión Urgencias: carga los datos necesarios del paciente en el formulario de admisión de urgencias para agilizar el diligenciamiento de la información restante. Llevar a Admisión Ambulatoria: carga los datos necesarios del paciente en el formulario de admisión ambulatoria para agilizar el diligenciamiento de la información restante. Llevar a Admisión de Hospitalización: carga los datos necesarios del paciente en el formulario de admisión de hospitalización para agilizar el diligenciamiento de la información restante. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 11
Llevar Asig. Cargue Proced. Hosp: carga los datos necesarios del paciente en el formulario de asignación de procedimientos a pacientes hospitalizados para agilizar el diligenciamiento de la información restante. Llevar Asig. Cargue Proced. Urg: carga los datos necesarios del paciente en el formulario de asignación de procedimientos a pacientes de urgencias para agilizar el diligenciamiento de la información restante. Actualización documento de pacientes: cuando se desea cambiar el numero de identificación de un paciente. Después de digitar documento anterior y nuevo el programa muestra una ventana de alerta confirmando si se desea cambiar el documento del paciente. Esta opción solo estará disponible para los usuarios de nivel 5 asignados por el administrador del sistema. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 12
Ubicación de paciente: consulta el historial del paciente, tipo de ingreso, ubicación, cantidades de ingresos y estado del ingreso. Presupuesto: por medio de este formulario se realiza citizaciones de servicios a clientes que lo solicitan, es más utilizado en clientes particulares. Facturación: es el formulario donde se ingresan los servicios a cobrar de los ingresos de consulta externa, tambien se observan los servicios cargados al paciente desde los diferentes áreas y por tipo de ingreso, esto permite una auditoria de los que se va a cobrar al paciente y generar la factura. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 13
En la figura anterior se puede observar la información general del paciente, el tipo de admisión y el sevicio que se va a cobrar con sus correspondientes valores. Para guardar la información se realiza con CTRL+F3, para guardar imprimir con F3 o con el clic sobre la opcíon del menú. Las actividades anteriores son las correspondientes a la opertavidad del área de consulta externa, la transición a los otros tipos de ingreso ocurre cuando se genera las diferentes admisiones. Hospitalzación: menu desplegable que permite cargar los servicios prestados a los pacientes hospitalizados y ambulatorios. Admisión Paciente: en este formulario se da ingreso al paciente a la institución por ingreso hospitalización. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 14
Se muestra la información general del paciente, la via de ingreso, profesional que autoriza el ingreso del paciente y motivo de ingreso. La pestaña de ubicación diagnostico, si deiligencia con la información del pabellón, sección y cama en la cual se ubica el paciente, tambien se registra el diagnostico de ingreso. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 15
En la pestaña Acudiente observación se diligencia la información del acompañante del paciente y la observación que tiene la admisión si la hay. Admisión ambulatoria: por esta ventana se ingresa los pacientes que se les prestará servicios ambulatorios. Como se puede observar es parecida a la ventana de ingreso de pacientes hospitalizados, la diferencia es que en este formulario la pestaña de ubicación ingreso no muestra la parte de ubicación, en cambio aparece un objeto nuevo con la figura de una camilla en la parte derecha, este comando permite cambiar de tipo de ingreso, de ambulatorio a hospitalizado. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 16
Admisión de urgencias: se diligencia cuando el paciente ingresa por el área de urgencias. Se puede visualizar los datos generales del paciente también los datos de la atención, causa externa, observación, triage y diagnostico de ingreso que se puede digitar directamente o presionando F1 puede obtener ayuda para seleccionar el Diagnóstico. Es necesario revisar la fecha y hora del ingreso al servicio de Urgencias. Finalmente hay que grabar la admisión con la opción del menú archivo -> Guardar o con la combinación CTRL + F3. En la pestaña acompañante Accidente de transito, se registran los datos del acompañante del paciente e información básica del accidente. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 17
Nota aclaratoria: un paciente solo puede tener una admisión activa a la vez; por ejemplo un paciente que ingrese por Urgencias no puede ser admitido a Hospitalización sin antes haber sido facturada la admisión de Urgencias; a menos que la admisión de Urgencias pase a Hospitalización por medio del icono que se encuentra en la parte superior derecha. Modificar o anular una admisión. Es posible que sea necesario cambiar los datos ingresados en alguna admisión, en este caso se ingresa por la opción del menú archivo->consulta de la correspondiente ventana de admisión. El campo búsqueda es para definir el tipo de búsqueda y se digita el criterio, luego clic en la opción buscar y finalmente cuando se encuentre la admisión deseada y con clic derecho muestra el menú desplegable, en el cual se puede modificar algún dato de la admisión se hace con ver documento, si lo que se quiere es anular del todo una admisión se hace por la opción anular documento. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 18
III. CARGUE DE SERVICIOS Esta parte es muy importante por que es donde se cargan los servicios que se van a cobrar y que se le realizaron al paciente. En términos generales hay que considerar 3 divisiones de los servicios: Cirugías, medicamentos y procedimientos. De acuerdo al tipo de atención la opción de asignación de procedimientos se ejecuta de la siguiente forma desde el menú. Consulta Externa: Facturación -> Facturación. El registro de los servicios prestados en consulta de externa se realiza directamente en la malla de facturación. Digitando el código del procedimiento y si no se conoce se puede consultar con la ayuda F1. Después de cargado el procedimiento con el valor se guarda y genera factura con F3, CTRL + F3 guarda e imprime o utilizando el menú guardar. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 19
Hospitalización y Ambulatoria: Hospitalizaciones -> Asignación de procedimientos. Urgencias: Urgencias-> Asignación de procedimientos. Al digitar el documento de identificación valida que el paciente tiene admisión activa, si no la tiene muestra el mensaje El paciente no esta admitido en la institución, si encuentra admisión muestra la ventana flotante con las empresas que están asociadas al paciente, se debe tener especial cuidado en esta opción, por que los procedimientos que se digiten quedan cargados a la empresa escogida. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 20
Después de escoger la empresa que listo para el registro de los servicios realizados al paciente, pero antes se debe llenar los campos solicitados como: U. Funcional: es de donde solicitan el servicio. Prof. Solicita: Profesional de la salud que solicita el servicio. Procedimiento: código del servicio (procedimiento) prestado, si no se sabe el código se puede consultar presionando la tecla F1 para llegar a la ventana ayuda de procedimientos en donde se escribe el criterio o los criterios de búsqueda usando área, código, o descripción de la siguiente forma: si se desea buscar un procedimiento llamado cuadro hemático, se escribe en la casilla descripción la frase cuadro hema, en caso que la búsqueda no sea exitosa es posible que la descripción empiece por otra frase, en ese caso se escribe %cuadro hematico, para que busque todas las descripciones que incluyen la frase cuadro hemático en cualquier parte ya sea al inicio, en el medio o al final. Otra opción de búsqueda es por el área, estas áreas están clasificadas según Manual de Procedimientos definido por el Ministerio (Mapipos), aunque la clasificación empleada es de total autonomía de la EPS. Después de visualizar el resultado de la búsqueda, clic sobre el procedimiento deseado o con barra espaciadora. Para el caso de Consulta Externa, el procedimiento desciende a la malla de facturación y los RIPS de ese CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 21
procedimiento se diligencian cuando se guarda la factura; en Hospitalizaciones y Urgencias el procedimiento desciende a la correspondiente carpeta de acuerdo al tipo de RIP que maneja y permite cargar la información de atención inmediatamente. Una vez el procedimiento es clasificado en alguna de las carpetas se debe llenar los RIPS correspondientes. De acuerdo al tipo de RIP los datos que se ingresan son distintos. En todos los casos podemos digitar directamente el código de cada Item o pedir ayuda con F1. RIP de Consulta: Esta comprendido por los siguientes Items: o Tipo de consulta: Definidos por los CUPS o o Especialidades: De acuerdo a las especialidades de las consultas definidas por el ministerio Tipos de discapacidad CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 22
o o o Grado de Discapacidad: Leve, moderada, severa, sin especificar. D. Incap: se digita el número de días de incapacidad que genera esa consulta. Conductas En cada una de las conductas se debe marcar con una x en caso de que aplique, prescripción de medicamentos, orden de procedimientos diagnósticos, orden de procedimientos terapéuticos, remisión, ínterconsulta por otro especialista, orden de hospitalización, se requiere consulta de control. o Diagnostico: maneja 4 dígitos de acuerdo a la codificación internacional de enfermedades, si no se conoce el código, se busca con la tecla F1 que despliega la ventana de ayuda de diagnósticos. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 23
o Tipo de diagnóstico: Confirmado nuevo, confirmado repetido, impresión diagnóstica. RIP de Procedimientos: Este RIP aplica para procedimientos tales como cirugías, terapias y otros. o Tipo de procedimiento: Detección temprana, diagnóstico, protección específica, terapéutico. o Persona que atiende: Es obligatorio para procedimientos obstétricos como partos y legrados. Contempla las siguientes opciones: Auxiliar de enfermería, enfermera, médico especialista, médico general, otro. o Diagnósticos: exige diagnóstico previo y posterior, la forma de registrarlo es la misma que el RIP de consulta. RIP de Laboratorio: aplica para los procedimientos de tipo diagnóstico como son laboratorio, imaginología, patología. Este RIP, exige además profesional que solicita y profesional que realiza el procedimiento diagnóstico. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 24
Una vez se ha cargado la información de los procedimientos, procedemos a guardar con la opción del menú Archivo -> Guardar o con la combinación CTRL + F3. Retomando la división de los servicios de la cual se hablo al inicio de este capitulo, sigue el cargue de Cirugías y el cargue de medicamentos. Cargue de Cirugías: Cada cirugía o acto Quirúrgico puede contener varios procedimientos, a su vez cada uno de ellos maneja información adicional como vía de acceso, si es bilateral o si es incruento, y los especialistas que intervinieron. Ejemplo. El paciente Juan prueba ha sido Hospitalizado y necesitó una cirugía, en dicha cirugía se le practicaron los siguientes procedimientos: Drenaje y curetaje de Tibia, Fasciotomía de Tibia, Reducción abierta fractura tibia, Drenaje de Rotula, Artrotomia Rodilla. En este caso hay involucradas 2 vías de acceso y fue el mismo cirujano el que realizó todos los procedimientos, además los 3 primeros procedimientos fueron bilaterales. Una vez cargados los procedimientos a la malla se guarda con la combinación ctrl. + F3, o con la opción del menú Archivo -> Guardar. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 25
Como podemos ver a los procedimientos que fueron bilaterales se les ha colocado una X. Como existe más de una via se da clic en Definición Vías. Con la combinación ALT + 1 o ALT +2 o ALT + n o dando clic a la izquierda de via 1 o 2, se puede seleccionar la via a la cual se va a llevar cada una de las cirugías del listado, luego seleccionando cada una de las cirugías de la vía 1 y damos la CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 26
tecla Insert para hacer descender cada uno de los procedimientos, luego cambia de vía y hace el mismo procedimiento. Cuando la clasificación de vías es la correcta se da aceptar y el sistema da la opción de elegir por cada una de las cirugías los Items a facturar. En el listado anterior se puede seleccionar o aceptar los Items discriminados de cada cirugía, en este caso no se tiene en cuenta el especialista debido a que el CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 27
cirujano factura directamente sus honorarios a la EPS sin que la IPS se los detalle en la factura, para guardar la cirugía se da clic en aceptar. Cargue de medicamentos: Esta opción es tomada como un caso particular puesto que depende si la IPS adquirió el módulo de suministros o no, en caso tal que lo halla adquirido, desde módulo de facturación se hace la solicitud como un procedimiento cualquiera y en el módulo de suministros se descarga el medicamento e inmediatamente se descarga del inventario; o despachar desde suministros sin necesidad de hacer solicitud en facturación. Si la IPS no adquirió suministros no hay la posibilidad de descargar del Inventario y tampoco valida si hay existencias, de todas formas se puede cargar los medicamentos por asignación de procedimientos sin ningún problema. CITISER SISTEMAS LTDA. Pág. 28