Inventek Punto de Venta 7.0 Guía de Inicio Rápido Inventek POS Ltda. Manual
Tabla de Contenido Procedimiento de Inicio de sesión... 3 Resumen General... 3 Manejo de Productos... 5 Agregar Productos... 5 Editar Productos... 7 Ajuste de Inventario... 8 Importar Información de Productos... 10 Filtro y Búsqueda... 13 Ventas... 15 Proceso de Ventas... 15 Diferentes Formas de Pago... 18 Cambiar la Cantidad en la Venta... 18 Eliminar un Producto de una Venta... 20 Productos sin UPC S... 20 Guardar y Cargar Transacciones... 22 Devoluciones... 24
Inventek POS Guía de Inicio Rápido Procedimiento de Inicio de sesión Ahora usted está listo para empezar a usar el programa Inventek Punto de Venta. Para abrir el Software, haga doble clic en el ícono Shortcut to Inventek POS localizado en el escritorio de Windows. Tan pronto como el programa se pone en marcha, una pantalla de inicio de sesión aparecerá y le pedirá un nombre de usuario y contraseña. El usuario y contraseña inicial ambos son: admin (escritos en minúscula). Nota: Si en lugar de la pantalla de Inicio, aparece una ventana diciendo que usted no cuenta con la última actualización de la base de datos, haga clic en (ok) y será direccionado a la siguiente pantalla. Esta es la ventana de la base de datos, usted no necesita preocuparse por todas las opciones mostradas aquí. Sólo haga clic en el botón que dice (ACTUALIZAR BASE DE DATOS). Después que la actualización esté completa aparecerá mensaje informándole que la actualización fue exitosa. Haga clic en (OK) y doble clic en el ícono Inventek POS nuevamente e inicie. Resumen General Inventek Punto de Venta está diseñado pensando en el usuario. Por esta razón, nos esforzamos por darle un producto simple de usar, y una solución completa para el manejo y la administración de un establecimiento de venta al por menor. El sistema POS está dividido en varias pestañas que mantienen cada sección del programa en un lugar fácil de encontrar e identificar, a las cuales se accede desde la parte superior de la pantalla como se muestra a continuación:
POS POS provee todas las funcionalidades del software de punto de venta, las cuales incluyen las ventas, procesos de devolución, transacciones y funciones de registro de cierre de caja. Clientes La pestaña de clientes incluye todas las funcionalidades para agregar, editar y borrar clientes y su información. Adicionalmente, en esta pestaña se localizan botones para manejar niveles de precios de clientes, tarjetas de regalo (abonos), mercadeo, impresión de etiquetas y tarjetas de lealtad. Proveedores La pestaña de proveedor incluye las funciones para agregar, editar y borrar vendedores y su información y permite al usuario el manejo de órdenes de compras y recepción de mercancía. Inventario La pestaña de inventario permite a los usuarios añadir, editar y borrar productos y su información. Adicionalmente, esta pestaña incluye: búsqueda y clasificación de inventario, asistente de importación, asistente de proveedor, manejo de promociones, devolución al proveedores, asistente de precio, impresión de código de barras, asistente de categorías, asistente de mercadeo, ajuste de inventarios, transferencia entre tiendas, asistente de abastecimiento, rastreo/historial de inventario, asistente de productos no descontables, manejo de números en serie, ordenes rápidas y alquiler de productos. Empleados En esta pestaña se puede configurar los niveles de acceso de los usuarios a ciertas funciones específicas. Reportes La pestaña de reportes es donde se encuentran todos los reportes para el programa de Inventek.
Herramientas La sección de herramientas es donde están las funciones de configuraciones del programa. Adicionalmente, esta es la sección que permite a los usuarios personalizar el sistema POS. Las funcionalidades incluyen: anulación de ventas, configuración del sistema de control, utilidades del sistema, configuración de etiquetas, analizador del almacén, manejo de tareas, manejo del saludo, configuración de la empresa y contabilidad. Manejo de Productos La pestaña de inventario se puede ver abajo: En esta pestaña se encuentran toda la funcionalidad para el manejo y administración de productos e inventario. Agregar Productos Para agregar un producto, haga clic en Agregar como se puede observar abajo. La siguiente pantalla aparecerá:
Deje la selección predeterminada (Ítem con cantidad) y haga clic en OK. La siguiente pantalla aparecerá: En el campo de Código de producto, escanee el UPC (código de barra) del ítem que desea agregar. Si el ítem no tiene UPC, usted puede ingresar el número que aparece en la factura o en la lista de empaque y luego seleccionar la opción de No UPC.
Código de Ítem se refiere al código que el proveedor usa para identificar el producto. Los proveedores no sueles identificar los productos por UPC. Cuando se va a reordenar el producto, es importante que el proveedor pueda identificar el producto rápidamente. Por lo tanto, asegúrese de que ingrese el código del ítem del proveedor en el campo de código de Ítem. Ingrese el resto de la información tan completa como sea posible. El mínimo recomendado para ingresar en el campo son: Código del producto, código de ítem, descripción, proveedor, costo, precio de venta y cantidad disponible. Cuando el campo esté completo, haga clic en F1 OK para guardar la información en la base de datos. Editar Productos Para editar un producto, necesitará buscarlo primero. Esto se puede hacer filtrando o buscando el producto por medio de las opciones disponibles. Puede escribir parte de la descripción, código de producto, UPC, proveedor, o categoría en la casilla de filtro, y oprimir la tecla de Enter. La casilla de filtro se puede ver en el grafico posterior. Una vez usted encuentre el producto, selecciónelo haciendo clic en el ítem deseado, como se puede ver a continuación: Haga clic en Editar para modificar el producto. La siguiente pantalla aparecerá:
Usted puede modificar el costo, el precio de venta, y cualquier otra información pertinente. Una vez que el campo haya sido editado, haga clic en F1 OK para guardar los cambios en la base de datos. Nota: Por cuestiones de seguridad y administración apropiada de inventario, no se puede modificar la cantidad del producto en existencia en esta pantalla. Vea la sección de ajuste de inventario para información en modificación de la cantidad en existencias. Ajuste de Inventario La sección de ajuste de inventario es utilizada para modificar la cantidad en existencia de un producto. Para seguridad, el usuario no puede modificar esta información desde la pantalla de edición de inventario. Esta sección del software permite hacer modificaciones al inventario. También guarda un historial de dichos cambios que son accesibles por medio de un reporte de ajuste de inventario para poder dar control y seguridad. Para acceder a la sección del ajuste de inventario, haga clic en el botón de Ajustar Inv en la pestaña de Inventario. La siguiente pantalla aparecerá:
Tres opciones son disponibles para poder filtrar/buscar productos: código de producto, descripción, o código de proveedor (también conocido como número de ítem). El código del producto busca por el código de barra o UPC del producto. El código del proveedor buscará por el número de ítem del proveedor (el numero que utiliza el proveedor para identificar el producto). El usuario debe de utilizar la opción correspondiente a la información que tiene disponible. Usualmente, cuando se ajusta un inventario basado en una lista de empaque o factura, el código del proveedor se usa como la información disponible dado a que generalmente esa información es disponible en una orden de compra, factura, o lista de empaque. Escanee o digite la información de acuerdo a la opción seleccionada y el sistema mostrara la lista de inventario correspondiente a dicha información. Cuando usted encuentre el ítem, haga clic en el para asegurar que está seleccionado y luego haga clic en Seleccionar, o presione el botón F1 en el teclado. Esto seleccionara el producto y mostrara la información correspondiente en los campos disponibles:
Ingrese la cantidad para ajustar en el campo titulado Ajuste y luego haga clic en Actualizar o presione la tecla de función F2 de su teclado. Note que el valor que usted debió ingresar para el ajuste de cantidad es el valor de modificación y NO el total disponible. Por ejemplo, si usted tiene 24 en existencia y quiere agregar 12 unidades adicionales, el valor que debe de ingresar es 12. Cuando usted haga clic en el botón de actualizar, el sistema agregará las 12 unidades a las 24 originales, actualizando la cantidad en existencias a 36. El usuario puede hacer lo mismo para valores en negativo. Por ejemplo, si el usuario tiene originalmente 24 unidades y quiere eliminar 12, debe de ingresar -12 en el campo. Importar Información de Productos La función de Importación es utilizada para importar información contenida en un archivo de Excel. Esto transfiere la información en Excel directamente a la tabla de inventario de la base de datos de Inventek POS. Esta hoja de cálculo de Excel necesita ser formateada para su uso con el sistema antes de importar. Para usar esta característica, haga clic en el botón Importación de la pestaña POS. La siguiente pantalla aparecerá:
Seleccione el archivo a importar haciendo clic en el botón Seleccionar. La siguiente pantalla aparecerá: Navegue hasta la carpeta en donde su hoja de cálculo de Excel se encuentra, seleccione el archivo y haga clic en el botón Abrir.
Una vez haga clic en el botón Abrir, usted verá la pantalla de Importación: Haga clic en el Botón Importar. este procesará el archivo. Al completar, el sistema mostrara una pantalla indicando que el proceso ha concluido:
Repita los pasos con cada archivo que desee importar y haga clic en el botón de Cerrar cuando termine. Filtro y Búsqueda El sistema permite filtrar y buscar por productos desde la pestaña de Inventario como se muestra abajo. Cualquier información ingresada en el campo de filtro (proveedor, categoría, descripción, etc.) será buscado por el sistema: Ingrese la información (ejemplo: RUFFUS), y presiones el botón ENTER de su teclado. Esto buscará por cualquier artículo en la base de datos con la secuencia OKK. Usted puede hacer esto con el número UPC, código de ítem, descripciones, nombres de proveedores, y/o categorías. Para búsquedas de información de columnas específicas, usted puede utilizar el botón Buscar Por, en la parte superior izquierda:
Para ordenar, usted puede usar el botón Organizar Por, como se muestra abajo: Esto organizará los resultados dependiendo de la selección que usted hizo. Para limpiar los resultados, en el filtro, digite el signo asterisco (*) y presione ENTER. Esto limpiara los resultados de la última búsqueda.
Ventas Proceso de Ventas Para procesar una venta asegúrese que usted está en la pestaña POS: Una venta rápida puede ser ejecutada siguiendo los siguientes pasos: 1. Presione o haga clic en F1 para iniciar el proceso. 2. Escanee los ítems deseados o digite el código del producto. Todos los ítems que usted escanee aparecerán en la lista de venta. 3. Cuando termine de escanear todos los ítems para la venta, presione o haga clic en F2 para ir a la pantalla Pagar. 4. En la pantalla de Pagos, la información de la transacción (subtotal, IVA y total) estarán visibles. 5. Escoja una forma de pago (efectivo es el tipo de pago predeterminado). Ingrese el monto dado por el cliente y presione o haga clic en F3 pagar. El sistema procesara el pago y mostrará el cambio. La caja abrirá y un recibo se imprimirá con los detalles de la transacción. 6. Cuando haya completado la transacción, presione o haga clic en F4- completado para retornar a la pantalla principal y empezar la siguiente transacción de venta. La siguiente pantalla mostrará una completa transacción como se describe anteriormente: El botón F1 Limpiar limpia la pantalla y ubica el cursor en el campo correcto:
Comienza escaneando la mercancía. A medida que los productos sean escaneados aparecerán en la lista. Esto también actualizará el IVA y el total: Cuando termine de escanear y este listo para proceder con la función de pagar, haga clic en el botón F2 Pagar o presione la tecla F2 en su teclado. La siguiente pantalla aparecerá:
La selección predeterminada es Efectivo (F5). En este caso, ingrese el monto que fue entregado por el cleinte y haga clic en el botón F3- Pagar, presione la tecla F3 en el teclado, o presione ENTER en el teclado. Esta acción procesará el pago, abrirá la caja registradora, dará el cambio y ejecutará la transacción como se ve abajo:
Cuando termine, haga clic en el botón F4 Completar, o presione la tecla ENTER. Esto completara el proceso y retornará a la pantalla POS para iniciar la siguiente transacción. Diferentes Formas de Pago La pantalla de pago tiene la opción de múltiples formas de pago. Para utilizar diferentes formas de pago simplemente haga clic en la forma de pago deseada, ingrese un valor, y presione ENTER o haga clic en F3 Pagar. Si el pago es menor que el monto total, el sistema mostrara el balance en color rojo. Haga clic en el siguiente pago y repita los primeros pasos. Una vez que el valor total ingresado coincida o sea mayor que el monto adeudado, el sistema procesará la transacción.. Cambiar la Cantidad en la Venta Para cambiar la cantidad en una venta actual, simplemente haga clic en la cantidad que usted desea cambiar. El valor aparecerá sobresaltado en azul al lado del campo Cant. Cambie el valor al monto deseado y presione la tecla ENTER en el teclado o el botón F5- Editar. El valor cambiará como se muestra abajo:
Eliminar un Producto de una Venta Para eliminar un producto de una venta, haga clic en la descripción del producto. El producto debe estar resaltado en azul. Haga clic en el botón F6- Borrar, como se muestra abajo: Productos sin UPC S Hay algunas formas de manejar productos sin UPC s (códigos de barra). El sistema permite generar una etiqueta para el producto o ingresar el código del producto manualmente en la sección de código de producto y hacer clic en la tecla ENTER. Si
embargo, la forma mas sencilla es registrar un producto utilizando la opción No UPC. Para registrar un producto como No UPC vaya a la sección de agregar/editar producto y selecciona dicha opción como se puede ver posteriormente: Cuando el producto esté registrado como producto sin UPC, puede hacer clic en el botón F9 NO UPC en la pantalla POS:
Todos los productos aparecerán en orden alfabético, para que así usted pueda hacer clic en el producto deseado: Cuando se hace clic en el producto deseado, dicho producto aparecerá en la pantalla de ventas: Guardar y Cargar Transacciones Durante el curso del día, puede ser necesario guardar una transacción. Esto puede pasar cuando se está procesando una transacción para un cliente que necesita salirse de la fila temporalmente. En vez de borrar la transacción, se puede guardar temporalmente para seguir con la próxima persona en la fila. Una vez que el cliente original regrese o este listo, se puede cargar la transacción. Para hacer esto, haga clic en el botón Guardar Transacción. Esto le dará un número de confirmación.
Esto también limpiará la pantalla para seguir con la próxima transacción. Una vez que el cliente original este listo para la transacción, se puede hacer clic en el botón Cargar Transacción. Lo siguiente aparecerá: Seleccione la transacción que desea cargar y haga clic en cargar.
Devoluciones Para procesar una devolución, haga clic en el botón F7- Devolución. Esto pondrá la pantalla en modo de retorno como se observa abajo: El cursor aparecerá en la parte superior derecha al lado de Número de Venta. Ingrese el número de venta para la devolución de la transacción que desea procesar y haga clic en la Tecla ENTER. Esto cargará los detalles de la transacción:
Una vez cargados los detalles de la venta original, puede hacer clic doble en el producto que desea retornar. El ajuste se verá reflejado en la sesión actual de ajuste y también actualizará el valor de la devolución como se muestra abajo: Note puede cambiar ítems añadiendo un nuevo producto a la orden. Esto se ajustará y se reflejará las sumas como se muestra abajo (el nuevo ítem aparece en positivo):
Cuando haya terminado los ajustes de todos los ítems y desee proceder, haga clic en el botón F2 Procesar Devolución. La siguiente pantalla aparecerá: Si en lugar de una devolución de dinero desea emitir un crédito, simplemente haga clic en la casilla del botón F1- Dar Crédito. Cuando esté listo para proceder, haga clic en Procesar. Esto procesará la devolución y hará los ajustes necesarios.