ESTRUCTURA CURRICULAR TÉCNICO LABORAL EN SECRETARIADO SISTEMATIZADO Responsable: Fundación Tecnológica Rural COREDI Marinilla, febrero de 2010
CONTENIDOS Denominación del programa. (Justificación) Duración del programa. Clasificación Nacional de Ocupaciones, (CNO). Perfil de Entrada. Normas de Competencia Laboral. Temas específicos y normas de competencia laboral Planeamiento curricular por créditos Malla curricular. Contenidos Curriculares. Formar el Ser. Competencias laborales generales. Inducción al proceso de formación. Modelo Pedagógico (Número de estudiantes por grupo). Formación para la generación de ingresos.
Denominación del programa: TECNICO LABORAL EN SECRETARIADO SISTEMATIZADO Justificación Según el informe Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano los asistentes administrativos o secretariado administrativo en Antioquia para el primer trimestre del 2010 se ubicó entre los empleos dinámicos, es decir conjugan tanto muchos candidatos como vacantes El aspecto más relevante en la administración actual, que se confirma fácilmente, es el impacto de la incorporación, cada vez de manera más masiva, de herramientas y sistemas de información para la gestión como son las aplicaciones de ofimática: procesadores de textos, hojas de cálculo, para presentaciones, bases de datos y navegación en la Web1; así como los software especializados para la gestión financiera, del cliente y del recurso, como son entre muchos CRM (Customer Relationship Management) Administración de las relaciones con los clientes, los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP (Enterprise resource planning), los sistema de planeación de compras MRP, (Material Requirements Planning), las aplicaciones que ayudan en la gestión de un establecimiento comercial de venta al público,tpv (POS terminal" o "Point of sale terminal"), la administración de redes de suministro SCM, (Supply chain Management) Por consiguiente la asistencia administrativa es una actividad transversal a la organización tecnoeconómica y eje de la gestión administrativa de cualquier empresa por pequeña que esta sea, lo cual obliga a las empresas a incorporar la nueva tecnología y a buscar y captar personal con competencias en Tics para poder mantener su productividad y competitividad. A las cuales hay que agregar las habilidades comunicativas, actitud de servicio y sentido orientado a satisfacer las demandas del cliente interno y principalmente el externo. Se busca entonces un asistente con liderazgo, comprometido y de progreso, motivado en su autonomía, responsabilidad, inteligencia emocional, polivalencia, conocimientos técnicos y tecnológicos La caracterización 1 de la asistencia administrativa citando el Centro de Información para el Empleo, CIE, en el informe de julio a diciembre de 2001, a pesar de haber exceso de oferta de secretarias, es la ocupación que mayor demanda tiene en el sector Comercio Administrativo, recalca el rechazo de solicitantes por la mala presentación del personal seguido por la falta de polivalencia que implica mayores niveles de escolaridad. P. 30 Las competencias tecnológicas señaladas se relacionan con: Sistemas, Relaciones públicas, facturación, administración de documentos, proceso de la comunicación, conocimiento de procesos contables, Administración de recursos físicos, organización de reuniones y eventos, presentación de informes, idioma Inglés, y Mercadotecnia. Y las ciudadanas: Valores éticos, cualidades inherentes 1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Caracterización Ocupacional. Subárea de Asistencia Administrativa. Bogotá: SENA, 2004. p.30-35 3
del ser humano que se ajusten a las exigencias del entorno laboral, trabajo en equipo y capacidad de análisis de información. P35 Si bien es sabido las áreas de la administración mantienen una significativa oferta educativa, la Fundación Tecnológica le apuesta a posicionar el perfil de su técnica laboral en Secretariado en el mercado laboral del Oriente Antioqueño, el cual presenta una dinámica interesante por la transformación de los usos del suelo especialmente en la subregión del Altiplano, otrora economía campesina hacia nuevos usos como son las viviendas recreativas, poblaciones dormitorio e inversión en plantas industriales y bodegas. Desde esa perspectiva la Fundación Tecnológica no es ajena a dicha dinámica para lo cual apoyándose en la plataforma que ha ido consolidando para el desarrollo social y económico, que si bien tiene el énfasis puesto en la economía campesina, también es consciente de la importancia de diversificar su portafolio hacia el sector empresarial y de servicios. Objetivo general Objetivos Específico Perfil del Por eso se ha diseñado un programa que entregue competencias a un técnico con la habilidad para influenciar, motivar y obtener el compromiso de otros para contribuir a que las organizaciones alcancen sus metas en forma exitosa. Es decir, competencias para satisfacer las exigencias de un mercado competitivo en todos los órdenes empresariales actuales (Globalización, Tecnología, Empresa, Personalidad y otros). Formar un técnico capaz de desempeñarse satisfactoriamente en la asistencia a los procesos administrativos y de sistemas relacionados con el apoyo a las unidades de gestión en la redacción, documentación, trascripción, comunicaciones, preparación y presentación de informes. Formar un líder con personalidad, buen comportamiento y apariencia, que se conduce con estilo propio y se desenvuelve dentro de la organización con seguridad en sí mismo, destacando así su importante rol como representante de la misma o de su unidad de gestión. Instruir en el manejo apropiado de las comunicaciones, escritas y habladas, así como el uso de tecnología en comunicaciones, correo electrónico, fax-modem, Web2, etc. Fortalecer las competencias de aprendizaje por medio de estrategias instruccionales activas o por competencias. Comprender la práctica del secretariado como una actividad social y técnica importante para la organización tecnoeconómica contemporánea. Aprender la importancia de aplicar las técnicas ofimáticas bajo prácticas socialmente responsables. Favorecer la inserción laboral. Impulsar la creatividad y la resolución de problemas asociados al procesamiento y conservación de la información. Ubicar el contexto social y laboral del futuro técnico en las áreas del secretariado. Fortalecer la alfabetidad y apropiación de las TICs para el desarrollo empresarial. De acuerdo a las normas de competencia debe estar capacitado para: 4
Egresado Producir los documentos que se originan de las funciones y tareas administrativas, siguiendo las normas técnicas y legales vigentes. Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y procesos de la organización. Aplicar tecnologías de la información y comunicación según las necesidades de la unidad administrativa Nivel de Formación Fase Lectiva Fase Productiva DURACIÓN DEL PROGRAMA Técnico Laboral 480 horas, 10 Créditos académicos 480 horas, 10 Créditos académicos Sector Área Ocupacional Campo Ocupacional Nombre de la ocupación según la CNO Programa Tipo de certificación CLASIFICACIÓN NACIONAL DE OCUPACIONES (CNO) Servicios: Gestión Administrativa. 13 Oficinistas y Auxiliares. 131 Secretarios y Oficinistas en General. 1311 Secretarios. Técnico laboral en Secretariado Sistematizado. Certificado de Técnico Laboral por Competencias. Nivel de la titulación C: competencias en el desempeño de actividades que combinan actividades físicas e intelectuales, en algunos casos variadas y complejas, con relativo nivel de autonomía para su desempeño, por eso el técnico responde a políticas y procedimientos organizacionales bien sea como dependiente o independiente que orientan y dirigen su trabajo, que por lo general se desarrollará en contextos de espacios cerrados. Principales Funciones Transcribir correspondencia, informes e historias médicas, textos, facturas, minutas, escrituras y otros documentos legales, en español o en otros idiomas, utilizando computador, procesador de palabra o máquina de escribir. Recibir y registrar correspondencia y otro material, coordinar el flujo de información, internamente o con otros departamentos y organizaciones. Revisar y corregir los documentos y correspondencia que sale de la oficina para garantizar el cumplimiento de los procedimientos legales y reglas gramaticales. Programar y confirmar los compromisos y reuniones de los jefes. Organizar y mantener actualizado el archivo manual o computarizado. Abrir y mantener en forma confidencial historias y registros médicos. 5
Perfil Profesional Perfil Ocupacional Organizar la agenda de los jefes. Preparar correspondencia de rutina. Atender al público y responder llamadas telefónicas. Programar y confirmar citas médicas. Tomar notas y apuntes, preparar actas e informes de las reuniones. Hacer registros contables, conciliaciones bancarias, facturas, cotizaciones, manejo de caja menor, liquidación de viáticos. [Este no aplica] Pueden supervisar a empleados de la oficina como mensajeros y auxiliares. Según la CNO el egresado de este programa estará en capacidad de desempeñarse tanto en el sector público como privado y tiene competencias para realizar diversas funciones de apoyo administrativo a empleados, profesionales y directivos. Es decir, Producir, procesar, organizar y aplicar tecnologías a la información administrativa requerida tanto por los clientes internos y externos de la organización de acuerdo con el direccionamiento estratégico de la misma. Secretarios, Auxiliares de Oficina, Recepcionistas y Operadores de Conmutador, Digitadores, Transcriptores y Relatores, Auxiliares Administrativos, Auxiliares de Personal, Auxiliares de Tribunales, Auxiliares de Archivo y Registro, Auxiliares de Información y Servicio al Cliente. Académicos Condiciones Físicas Recomendadas Perfil de entrada: requerimientos mínimos Grado 9 aprobado y presentación de las pruebas del estado o ICFES si es bachiller. La institución es consciente de la importancia para esta técnica de las áreas de comunicación y Tics, pues son las competencias básicas más importantes para ensamblar las competencias específicas de esta técnica laboral. Cómo la ley autoriza a los estudiantes con el grado 9 aprobado a ingresar a esta modalidad de formación queda a discreción del Consejo Académico autorizar su ingreso. Edad mínima: 16 años, aunque se recomienda 18 por criterios académicos, pues se sabe que los menores de edad suelen presentar inmadurez en su desarrollo emocional para las exigencias actitudinales demandadas para la formación por competencias laborales y éstas suelen constituirse en un factor de deserción escolar o de conflictos en el aula. Limitaciones que impiden total o parcialmente el desarrollo de la formación (enfermedades, Tratamientos médicos incapacitantes, etc.). Los aspirantes no deben poseer limitaciones físicas, mentales o sensoriales que le impidan el desarrollo normal requerido en su proceso de formación y su posterior desempeño laboral. Limitaciones sensoriales, carencia de miembros (extremidades superiores). Ver en el PEI política de inclusión. Apariencia Personal acorde a la situación (manera de vestir, maquillaje, gesticulación, lenguaje no verbal, porte, aseo, etc.), y adecuado lenguaje no verbal. 6
DISEÑO CURRICULAR DE LOS PROGRAMAS Normas de Competencia Laboral Mesa Sectorial: Gestión Administrativa Titilaciones 110601005 Asistencia en ofimática Normas 210601001 Producir los documentos que se originan de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. 210601012 Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta las necesidades de la unidad administrativa. 7
Temas específicos y normas de competencia laboral Temas Normas Elementos 210601001 Producir los documentos que se originan de las funciones Comunicación administrativas, Administrativa siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas Administració legales y de la n Documental. organización. Ofimática 210601012 Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta las necesidades de la unidad administrativa. 01 Redactar los documentos de acuerdo con las normas vigentes. 02 Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas. 03 Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes. 01 Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes. 02 Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las normas vigentes. 03 Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas. 04 Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la organización. 01 Controlar los equipos empleados para el procesamiento de la información de la unidad administrativa de acuerdo con las políticas de la organización. 02 Operar herramientas ofimáticas teniendo en cuenta los procesos y procedimientos establecidos por la organización y los estándares de calidad. 03 Gestionar sistemas de información de acuerdo con los requerimientos de la unidad administrativa. 8
Tipo de Competenc ia Específicas. Planeamiento curricular por créditos Temas Subtemas Créditos Académicos * Comunicación Administrativa. Administración Documental. Ofimática Inserción Laboral. Proyecto de Vida, Responsabilidad Social y TICs Emprendimiento Redacción y Estilo. Técnicas de Digitación. Técnicas de Transcripción. Correspondencia. Técnicas de Archivo. Ofimática empresarial Bases de Datos Evaluación del mercado laboral Orientación y definición del perfil laboral Búsqueda activa de empleo. Economía de la Creatividad. Cultura de proyectos y direccionamiento estratégico Moral de la acción. HTP HTD HTI TOTAL 0 80 16 2 0 40 8 1 0 160 32 4 0 40 8 1 0 20 4 Web 2.0: Servicios y Herramientas 0 20 4 Perfil del emprendedor Ideas de negocios 1 0 40 8 1 Plan de negocios Práctica o proyecto productivo 0 480 0 10 Suma horas y créditos 0 880 88 20 * Créditos teóricos: comprende los procesos instruccionales centrados en el docente, como es la charla magistral Créditos dirigidos: cobijan los procesos instruccionales en talleres, laboratorios o ambientes laborales simulados. Créditos autónomos: abarcan los procesos instruccionales bajo la total responsabilidad del estudiante. 9
Periodo Uno (6 semanas) Inducción 0 80 0 40 0 Emprendimiento Social MALLA CURRICULAR: SECRETARIADO SISTEMATIZADO. Periodo Dos (6 semanas) Periodo Tres (6 semanas) Periodo Cuatro (4 semanas) Ofimática I Ofimática II Ofimática III 0 40 8 20 1 0 40 8 20 1 0 40 8 20 1 Comunicación Administrativa I Comunicación Administrativa II Ofimática IV Periodo Práctica (12 Semanas) Fase Productiva 0 480 0 40 10 0 40 8 20 1 0 40 8 20 1 0 40 8 20 1 Proyecto de Vida, Responsabilidad Social y TICs Inserción Laboral Administración Documental 0 40 8 20 1 0 40 8 20 1 0 40 8 20 1 0 40 8 20 1 Convención de colores HTP: Hora Teórica Presencial HPD: Hora Práctica Supervisada HTI: Hora Trabajo Autónomo IHSP: Intensidad Horaria Semanal Presencial Número de Créditos 1 0
CONTENIDOS CURRICULARES DE ACUERDO A LAS NORMAS DE COMPETENCIAS Y DIRECTRICES DEL SNFT. Competencia Laboral: 210601001 Producir los documentos que se originan de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. Tema: Comunicación Administrativa. Subtema 1: Redacción y Estilo. Subtema 2: Técnicas de Digitación. Subtema 3: Técnicas de Transcripción. DURACIÓN Crédito Académico: Horas Trabajo Dirigido: Horas Trabajo Autónomo: TABLA DE SABERES OBJETIVOS DE APRENDIZAJE 1. Proyectar la redacción y elaboración de los documentos teniendo en cuenta el asunto, el tipo y las funciones de la Unidad Administrativa, de acuerdo con las normas establecidas. 2. Transcribir textos aplicando las técnicas de digitación, el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión; los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas y acrónimos, de acuerdo con el orden de la solicitud. 3. Redactar documentos aplicando las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales y las de gestión de la calidad. 4. Elaborar documentos comerciales, actos administrativos y los del proceso de compra-venta, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de la calidad. 5. Verificar la aplicación de las normas gramaticales: Semántica, morfología y sintaxis; las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, actos administrativos y los documentos del proceso de compraventa; las de la Organización y las de gestión de la calidad. 6. Utilizar las normas técnicas colombianas vigentes, las de la Organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales. Puesto de trabajo: concepto y Componentes. Papelería. Concepto y clasificación. SABER
Sobres. Concepto y clasificación. Elementos y útiles para el proceso de digitación y/o transcripción. Legajo. Concepto y utilización. Muebles. Administración y operación de equipos de digitación y de transcripción. Manuales de operación de las tecnologías de la información y la comunicación. Procesadores de texto (ambiente Windows XP, Excel, Linux, Word, entre otros). Impresoras, Tutoriales Soportes documentales: Concepto, Clases, Recursos: Internet, Correo electrónico, Intranet, Software de voz (Microsoft), Reconocedores de voz, Audífonos, Grabadora, Video Beam, Telepronter. Postura ergonómica. Limpieza y conservación de equipos. Técnicas de digitación con el teclado guía. Conceptos de habilidad y destreza; velocidad y precisión. Técnicas de digitación progresivas: alcances superiores e inferiores. Signos de puntuación, Reglas ortográficas, Conceptos de: Sigla, Acrónimo y Abreviatura, Escritura de números, Denominaciones femeninas y profesionales. Conceptos de: Transcripción, y Grafías. Fuentes de transcripción: Concepto, Textos: manuscritos, impresos, sonoros y automatizados. Metodología de la transcripción, Lectura de grafías, signos y símbolos, Teorías sobre comparación y contrastación, Signos de corrección. Conceptos de análisis y síntesis: Normas Técnicas Colombianas vigentes para: Transcripción textual, Citas, textuales, Notas y Pie de página. Cotejo. Concepto Concepto de: - Preservación documental, Conservación documental (- Procedimientos, Usos y Controles). Conservación de fuentes de transcripción: Conceptos de (Autoridad, y Conducto Regular, Reprografía, Impresión de documentos Categorías Gramaticales (Oración. Concepto, Clases de oraciones: Oración lógica, oración gramatical. Clases de oraciones gramaticales: simple y compuesta. Clases de oración compuesta: Coordinadas, clases. Conjunciones. Subordinadas. Pronombres relativos. El párrafo. Concepto y estructura del párrafo. Clases de párrafos, Método de redacción de párrafos. Conceptos de redacción: Personal, comercial, diplomática y epistolar. Normas generales de redacción. El texto escrito: Estructura semántica del texto: Macroestructura, Microestructura. Coherencia. Concepto. Reglas de coherencia (conectores) Conceptos de: Tipos documentales, Objetivo de la comunicación escrita, Comunicaciones oficiales o empresariales. Normas gramaticales y de sintaxis y Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales. Protocolo. Concepto y clases, para la presentación de documentos empresariales. Normas de Gestión de la Calidad vigentes. Concepto de calidad en la producción documental. Vocabulario empresarial, actual. 1 2
Normas institucionales para el envío de documentos. Normas de embalaje y correo. Proceso de compra-venta: Concepto, Documentos que intervienen en el proceso de compra-venta. Actos Administrativos: Concepto, Leyes, Decretos, Resoluciones SABER HACER Alistar los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para digitar y/o transcribir. - Identificar útiles, papelería, elementos, muebles, equipos, materiales de referencia y el puesto de trabajo. - Utilizar útiles, papelería, elementos, muebles, equipos, materiales de referencia y el puesto de trabajo, de acuerdo con las necesidades. Operar y conservar los equipos de digitación y de transcripción, de acuerdo con los manuales respectivos. - Interpretar manuales de operación de los equipos para digitación y transcripción. - Operar equipos para digitación y transcripción. - Asumir la postura ergonómica requerida para el ejercicio de la digitación y la transcripción, durante todo el proceso. - Identificar las clases de soportes documentales. - Manejar Internet e intranet. - Operar equipos audiovisuales. - Mantener el orden y la limpieza tanto del puesto de trabajo como de los equipos. Transcribir textos con exactitud, aplicando las técnicas de digitación, los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas, teniendo en cuenta el orden de la solicitud. - Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas con el teclado guía (asdf ñlkj). - Realizar ejercicios aplicando los alcances superiores e inferiores. - Identificar los signos de puntuación y su uso. - Interpretar las reglas ortográficas y su aplicación. - Interpretar siglas, abreviaturas y acrónimos. - Digitar palabras y frases utilizando las mayúsculas y los signos de puntuación requeridos. - Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de velocidad y precisión. - Interpretar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales, notas y pie de página. - Aplicar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales, notas y pie de página. - Interpretar la solicitud de transcripción teniendo en cuenta el orden y la prioridad. - Ajustar el texto a las grafías. - Transcribir los textos con fluidez y exactitud. - Aplicar las teorías de comparación y contrastación, teniendo en cuenta los signos de corrección. Cotejar la transcripción con el documento original, teniendo en cuenta las correcciones necesarias. - Aplicar la técnica del cotejo entre la fuente y el documento transcrito. - Emplear los signos de corrección. - Conservar las fuentes de transcripción y los documentos digitados, teniendo en cuenta el medio empleado. - Interpretar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales. - Aplicar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales. 1 3
Reproducir los documentos autorizados. - Aplicar el conducto regular. - Identificar la prioridad para la reproducción de documentos. - Aplicar las normas institucionales Redactar documentos aplicando las normas gramaticales: Semántica, morfología y de sintaxis; las técnicas de digitación y las Normas Técnicas Colombianas vigentes sobre documentación comercial. - Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas. - Interpretar las normas generales de redacción. - Identificar las clases de párrafos. - Interpretar las normas gramaticales y de sintaxis. - Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos. - Interpretar las cualidades de la redacción. - Desarrollar velocidad y precisión. Redactar documentos teniendo en cuenta el objetivo, el destinatario, el tipo de documento y el protocolo requerido. - Interpretar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales. - Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales. - Utilizar vocabulario empresarial, actual. Redactar y transcribir documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión de la Calidad e institucionales y la legislación vigente, de acuerdo con la tecnología disponible. - Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la Elaboración y Presentación de Documentos Comerciales como: Cartas Comerciales; sobres comerciales; Circulares: Interna o general y externa o carta circular; memorandos; actas e informes administrativos; hojas de transmisión por telefax; mensajes telegráficos; certificados y constancias; hojas de vida. - Aplicar las normas de la Organización en cuanto al número de copias y fecha de emisión de cada documento. - Aplicar las técnicas para el plegado e inserción de los documentos de acuerdo con el tamaño y número de folios. Elaborar los documentos requeridos en el proceso de compra-venta, aplicando las normas técnicas. - Identificar los documentos y formatos, manuales o electrónicos, para el proceso de compra-venta. - Digitar formatos y documentos, manuales o electrónicos, del proceso de compraventa, aplicando las normas técnicas. Transcribir actos administrativos, de acuerdo con los requerimientos institucionales, aplicando las normas gramaticales y técnicas. Identificar los actos administrativos que se generan en una empresa SER [Ver norma SENA: 240201500. Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social. CRITERIOS DE EVALUACIÓN 1 4
Adopta de manera rigurosa la postura corporal requerida para el desarrollo de habilidades y destrezas durante el aprestamiento con el teclado guía (asdf ñlkj) y el desarrollo de sus funciones. Aplica de manera responsable las técnicas de digitación, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y de integración con todo el teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la precisión. Auto-revisa y corrige responsablemente los ejercicios digitados. Clasifica cuidadosamente la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción, de acuerdo con los estándares internacionales. Conserva de manera metódica las fuentes de transcripción y los documentos digitados, teniendo en cuenta las normas de conservación, según el soporte. Crea metódicamente el legajo o carpeta, manual o electrónico, utilizando la papelería, los elementos y equipos requeridos. Digita rigurosamente palabras y frases utilizando letras mayúsculas, según el caso y teniendo en cuenta la velocidad y la precisión en tiempos determinados. Elabora de manera cuidadosa los formatos y documentos requeridos para el proceso de compra-venta: Cotización, pedido, factura, remisión, orden de salida, cheque, letra, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, entre otros, aplicando la tecnología disponible. Identifica de manera crítica la estructura o modelos de actos administrativos para inferir su distribución y presentación: Ley, Decreto, Acuerdo, Resolución, entre otros. Interpreta cuidadosamente grafías, signos y símbolos durante el proceso de transcripción para lograr fluidez y exactitud. labora meticulosamente actos administrativos, de acuerdo con los requerimientos de la Organización Opera de manera responsable los equipos de digitación y de transcripción. Pliega diligentemente los documentos, si es necesario, y los inserta en el sobre. Realiza de manera diligente el cotejo de la transcripción con el documento original, aplicando los signos de corrección pertinentes. Realiza rigurosamente la limpieza de los equipos y procura su conservación. Redacta y elabora de manera responsable documentos empresariales como: Cartas, circulares, memorandos, actas e informes Administrativos; constancias y certificados; hoja de vida, sobres comerciales, entre otros, aplicando las normas gramaticales y de sintaxis; las de redacción; las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Colombianas para la Elaboración y Presentación de Documentos Comerciales y las de Gestión de la Calidad vigentes. Reproduce de manera responsable los documentos solicitados, teniendo en cuenta el conducto regular. Selecciona de manera diligente los sobres en cuanto a clase, tamaño y calidad del papel. BIBLIOGRAFÍA BASULTO, Hilda. Ortografía actualizada. México, Mc Graw Hill. 1990 BASIRICÓ, José Adolfo (1992), Curso gradual de mecanografía y correspondencia comercial. 13 Ed. Buenos Aires: Cesarini Hnos. CLAVEROL DE BELLOTTI, Beatriz S., COLLINI, Carlos Alberto (1987), Mecanografía. 10 Ed. Primer curso. Buenos Aires: Troquel. CLOKE and WALLACE. Cómo redactar cartas de negocios? México: Diana. 1977 1 5
ESCORPANTER, José. Como dominar la gramática. Medellín: Norma. 1999. ENCICLOPEDIA OCÉANO. Volumen III redacción, gramática y diccionarios. España. ENCICLOPEDIA DE LA SECRETARIA. Volúmenes I, II, III. Grupo editorial Océano. FRANCO, Germán. Curso básico de ortografía. McGraw Hill. GONZÁLEZ DE LÓPEZ, Gracia. Comunicación escrita. Editorial Anures. GONZÁLEZ, AM. Técnicas mecanográficas modernas. 4 Ed. MC GrawHill. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana GTC 185: Documentación Organizacional. Bogotá: ICONTEC, 2009. 88 p. LÓPEZ CANO, Valades. Lenguaje para la redacción. México. LUCAS Jr. Henry C. Conceptos de los sistemas de información para la administración. MC Graw Hill. NEGREES, Gladis. Como aumentar su vocabulario. Editorial norma. ORTEGA, Wenceslao. Redacción y composición. Bogotá. McGraw Hill. 1985.. Ortografía programada. Bogotá. McGraw Hill. 1986. POPYK, Boyce. Procesamiento de palabras. Bogotá. McGraw Hill. 1990. Revilla de la cos, Santiago. Gramática española moderna. México. McGraw Hill. 1988. ROJAS, Demóstenes. Redacción comercial. Bogota, McGraw Hill. 1989.. Redacción comercia estructurada. Mcgraw Hill. 2 Ed. 1990 SALGADO DE JARAMILLO, Lilia. Administración de archivos. McGraw hill. BIBLIOGRAFÍA BÁSICA CIBERBIBLIOGRAFÍA GENERAL PERFIL DEL INSTRUCTOR Académico Experiencia Laboral Experto, Tecnólogo o Profesional en áreas de Comunicación Social, Licenciado en Lingüística y preferiblemente con Especialización en el área objeto de conocimiento. o disciplinas afines. Un (1) año de experiencia comprobada y certificada en el desarrollo de actividades relacionadas con la generación de documentación empresarial. Un (1) año de experiencia comprobada y certificada de trabajo in situ con comunidades rurales o un (1) año de experiencia comprobada como formador por competencias laborales.. 1 6
Competencias Desarrollar estrategias y actividades identificando necesidades y recursos para la generación de documentación administrativa. Aplicar técnicas y procedimientos de ofimática Ver competencias docentes. Competencia Laboral: 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. Tema: Administración Documental. Subtema 1: Correspondencia. Subtema 2: Técnicas de Archivo. DURACIÓN Crédito Académico: Horas Trabajo Dirigido: Horas Trabajo Autónomo: TABLA DE SABERES OBJETIVOS DE APRENDIZAJE 1. Aplicar los principios archivistitos, las normas técnicas; la legislación vigente y la metodología para la organización de los documentos de archivo: Clasificar, ordenar y archivar, de acuerdo con las políticas institucionales. 2. Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales. 3. Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente. 4. Despachar los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente. 5. Conservar y preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente. 6. Administrar los archivos aplicando los principios archivísticos, las normas técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente. Canales o medios de despacho de documentos. SABER Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web. 1 7
Clasificación de la documentación recibida: Correspondencia personal, Folletos, revistas y publicaciones seriadas, Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas, Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas, Comunicaciones recibidas por fax, Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico. Comunicación empresarial. Concepto. Comunicación. Concepto, Transmisión de mensajes, Medios y Canales de comunicación. Conceptos de: Gestión documental, Documento, Clases de documentos, Documento de archivo, Documento electrónico de archivo, Soportes documentales, Comunicaciones oficiales, Correspondencia. Conceptos de: Seguridad Salud ocupacional, Normas de seguridad y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos. Elementos de protección para el desempeño de las funciones. Conceptos de: Usuario y Cliente, Normas de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, Fundamentos de gestión de la calidad, en servicio al cliente. Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. Concepto. Distribución. Concepto. Procedimiento para la distribución de los documentos recibidos. Equipos de Ofimática: Computadores, Aplicativo (Software: Workflow, entre otros), Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos. Reloj electrónico para radicación, Internet e Intranet y Correo electrónico, Fax, Escáner Equipos y medios tecnológicos. Estructura orgánico funcional de la empresa. Estructura orgánico-funcional de la empresa y de la Unidad de Correspondencia. Fase de descargue de la correspondencia. Procedimiento. Herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de documentos. Interpretación, análisis y síntesis de la información. Técnicas de lectura, Pautas para resumir. Legislación vigente Legislación vigente para trámite de documentos. Manual de gestión documental. Concepto e importancia. Medios de consulta Mensajería. Concepto. Correo tradicional. Políticas institucionales en cuanto a mensajería interna y externa. Normas de gestión de la calidad en la elaboración y presentación de documentos. Normas técnicas Colombianas para la elaboración y presentación de documentos. Préstamo de documentos (testigo, ficha de afuera para préstamo de documentos). Procedimiento para el despacho de documentos. Procedimiento para el registro de documentos producidos por la Organización, manual o automatizado. Procedimiento para el registro de documentos recibidos. Formatos y software para el registro de los documentos recibidos. Procedimiento para la radicación de documentos producidos por la Organización. Puesto de trabajo: Concepto, Componentes, Útiles, elementos y mobiliario. Radicación. Concepto. Procedimiento, manual o electrónico, para la radicación de documentos recibidos: Internos y externos. 1 8
Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. Recuperación de la documentación prestada. Tablas de retención documental. Concepto e importancia. Técnicas de reproducción. Trabajo en equipo: Concepto, Características del trabajo en equipo. Unidad de correspondencia. Concepto, Objetivos, Misión, Funciones, Servicios que presta. Unidades de Información. Concepto. SABER HACER Alistar los útiles, elementos, equipos y el puesto de trabajo para el recibo y el despacho de los documentos. Operar equipos y herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, empleadas para la recepción y el despacho de documentos, de acuerdo con los manuales de operación. Ingresar los documentos para la Organización aplicando el manual de gestión documental, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible. - Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos. - Aplicar los medios de comunicación establecidos por la organización. - Interpretar el manual de gestión documental, en lo relacionado con el recibo de documentos. - Verificar los documentos recibidos de acuerdo con las normas institucionales. - Aplicar el manual de gestión documental, en lo relacionado con el recibo de documentos. - Aplicar las tablas de retención documental. - Aplicar la legislación vigente para el recibo de documentos. - Aplicar la legislación vigente para el recibo de documentos. - Interpretar la estructura orgánico-funcional de la empresa. - Aplicar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos. - Aplicar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos. - Aplicar la estructura Orgánico-funcional de la empresa. - Clasificar los documentos que ingresan a la Organización de acuerdo con los destinatarios y con la estructura orgánico-funcional. - Distribuir los folletos y publicaciones seriadas, de acuerdo con la política institucional. Radicar los documentos que harán parte de la gestión administrativa, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas y la legislación vigente. - Operar herramientas y equipos tecnológicos, manuales o automatizados, disponibles para el proceso de radicación de los documentos recibidos. - Aplicar los formatos y controles manuales o electrónicos para constatar la recepción de los documentos. - Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos. - Analizar e interpretar la información del contenido de los documentos recibidos. - Registrar los documentos recibidos, manual o electrónicamente, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, el aplicativo (software) y las normas de gestión de la calidad. - Distribuir los documentos a las dependencias para su trámite administrativo, de acuerdo con el manual de gestión documental y la estructura orgánico-funcional. - Desarrollar actitudes y estrategias de trabajo en equipo. - Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional. - Utilizar los elementos de protección para el desempeño de las funciones. Atender a los usuarios de acuerdo con la política institucional, las normas de gestión de 1 9
la calidad y la tecnología disponible. Despachar los documentos producidos por la Organización aplicando el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible. - Identificar los canales, medios tecnológicos o empresas de correo para el envío de los documentos producidos por la Organización. - Interpretar las normas técnicas colombianas y las de gestión de calidad para la elaboración y presentación de documentos producidos. - Verificar los documentos producidos por la Organización, aplicando las normas técnicas colombianas y las de gestión de la calidad para la elaboración y presentación de los documentos; el manual de gestión documental y la legislación vigente. - Radicar los documentos producidos por la Organización de acuerdo con el manual de gestión documental, la tecnología y el software disponible. - Identificar formatos de registro y control de documentos producidos para su despacho. - Registrar y controlar los documentos producidos por la Organización, para su despacho, aplicando la estructura Orgánico-funcional de la empresa, el manual de gestión documenta, la tecnología y el aplicativo disponible. - Aplicar las normas de calidad durante el registro, despacho y control de los documentos producidos por la Organización. - Enviar los documentos producidos, a través de los canales y medios establecidos por la Organización, aplicando las normas de correo y mensajería, el manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible. - Distribuir las copias para su respectivo archivo. - Conformar y conservar el Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados, de acuerdo con la legislación vigente. - Controlar el préstamo y la recuperación de los documentos. Realizar el recordatorio y cobro de correspondencia a las diferentes dependencias. SER [Ver norma SENA: 240201500. Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Analiza e interpreta de manera coherente la información contenida en los documentos recibidos, para el respectivo registro. Aplica cuidadosamente técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería. Aplica de manera cuidadosa el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología y el aplicativo disponible. Aplica de manera cuidadosa la comunicación empresarial y las estrategias de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, de acuerdo con la tecnología disponible. Aplica de manera rigurosa el manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad y la legislación vigente para el ingreso de los documentos. Aplica de manera rigurosa los procedimientos, manuales o automatizados y la normativa vigente para la recepción de los documentos. Clasifica de manera cuidadosa la documentación recibida. 2 0
Comprueba el registro de los documentos Conserva responsablemente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente. Distribuye oportunamente las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente. Distribuye rigurosamente los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las funciones de cada una. Opera de manera responsable los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos; de acuerdo con el manual de operación de los equipos requeridos para el recibo y despacho de documentos. Participa activamente en la solución de situaciones problémicas, en equipo de trabajo con otros compañeros. Radica de manera rigurosa los documentos para la Organización, internos y externos, aplicando el software, las normas y la legislación vigente. Realiza de manera estricta el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas aplicando el manual de gestión documental. Realiza rigurosamente el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental. Registra con responsabilidad los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible. Utiliza de manera responsable los formatos, planillas y software para el registro y control de los documentos recibidos, teniendo en cuenta las normas de gestión de la calidad y la tecnología disponible. Utiliza responsablemente las Tablas de Retención Documental. Utiliza responsablemente los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones. Verifica rigurosamente que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las de gestión de la calidad. Utiliza cuidadosamente los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos. BIBLIOGRAFÍA ABADAL FALGUERAS, Ernest y CODINA, Lluis, Bases de datos documentales: características, funciones y método. España : Síntesis, 2005. 220 p. BRUMM, Eugenia K. Administración de la documentación en las normas ISO 9000 : producción y manejo de los documentos resultantes de la implementación de las ISO 9000. Santafé de Bogota: Rojas Eberhard, 1999 524 p. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivistica. 4 ed. España: Fundación Germán Sánchez Ruiperez, 2001. 413 p. FERNANDEZ CARBAJAL, María Mercedes; AQUINO HERNÁNDEZ, Eric y OLIVERA BECERRA, Leslie Gabriela. El archivonomo como consultor en el ámbito empresarial. Méjico: 2 1
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, 2005. 91 p. PONJUAN DANTE, Gloria. Gestión de información: dimensiones e implementación para el éxito organizacional. Argentina : Nuevo Paradigma, 2004. 208 p. SEMINARIO SISTEMA NAICONAL DE ARCHIVOS. Los archivos y las nuevas tecnologías: memorias. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2001, 249 p. PERFIL DEL INSTRUCTOR Académico Experiencia Laboral. Competencias Experto, Tecnólogo o Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística; Licenciado en idiomas y Lingüística, Español o disciplinas afines. Un (1) año de experiencia comprobada y certificada en el desarrollo de actividades relacionadas con la administración documental. Un (1) año de experiencia comprobada y certificada de trabajo in situ con comunidades rurales o un (1) año de experiencia comprobada como formador por competencias laborales. Desarrollar estrategias y actividades identificando necesidades y recursos para la gestión documental. Con conocimientos en el manejo de normas técnicas para la producción de documentos, el manejo de sistemas de información y las normas de Gestión de la calidad. Ver competencias docentes. Competencia Laboral: 210601012 Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta las necesidades de la unidad administrativa. TEMA: Ofimática. Subtema 1: Ofimática empresarial. Subtema 2: Bases de Datos. DURACIÓN Crédito Académico: Horas Trabajo Dirigido: Horas Trabajo Autónomo: TABLA DE SABERES OBJETIVOS DE APRENDIZAJE 1. Utilizar y gestionar bajo criterios de supervisión y mantenimiento preventivo los equipos de ofimática. 2. Operar las herramientas de Ofimática y bases de datos de acuerdo con los procesos y 2 2
requerimientos del cliente interno y externo a la organización. 3. Aplicar las herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo de acuerdo con las necesidades de información, motivación e intereses y las tendencias de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación SABER Herramientas de Oficina, Procesador de palabras y hojas de cálculo Entorno de trabajo del procesador de palabras en Español y en Inglés. Comandos del procesador de palabra en Español y en Inglés Entorno de trabajo de la hoja electrónica en Español y en Inglés Comandos de la hoja electrónica en Español y en Inglés Herramienta para presentación de diapositivas Entorno de trabajo de la herramienta para presentación de diapositivas en Español y en Inglés Comandos de la herramienta para presentación de diapositivas. Sistemas de información Conceptos, tecnologías, tipologías, aplicaciones, actividades, entradas, procesos, almacenamiento, salidas Estructura orgánico funcional de la organización. Políticas y flujo de documentos. Manuales de procesos y procedimientos Software y aplicaciones integrados a los sistemas de información. Manejador de Bases de Datos Bases de Datos: conceptos, estructura y calidad de los datos administrativos. Entorno de trabajo del manejador de Base de Datos Vincular la herramienta Ofimática con el manejador de Base de Datos Base de datos (creación, consultas, reportes). SABER HACER Usar de los recursos tecnológicos como computadores, impresoras, fax, escáner, Operar los recursos tecnológicos de acuerdo con los manuales de usuario final. Verificar las conexiones del sistema de cómputo de acuerdo con los procedimientos de seguridad y el manual del usuario. Utilizar los recursos tecnológicos en coordinación con el administrador de la red, teniendo en cuenta las políticas de la organización y el sistema de gestión de la calidad. Aplicar el mantenimiento preventivo de los recursos tecnológicos de acuerdo a la planeación y políticas de la organización y los requerimientos de los equipos. Utilizar herramientas de Oficina como procesador de palabras y hojas de cálculo Identificar el entorno de trabajo de las herramientas Ofimáticas Identificar las funciones de cada una de las herramientas Ofimáticas en Español y en Inglés Aplicar las funciones las herramientas Ofimáticas de acuerdo con el problema a solucionar en Español y en Inglés. Utilizar Bases de Datos combinadas con herramientas Ofimática Operar Bases de Datos dentro de las herramientas ofimáticas. 2 3
Manipular una base de datos de acuerdo con las necesidades de información. Captar y recolectar los datos de la unidad administrativa teniendo en cuenta la fuente original y el manual de procesos y procedimientos. Agrupar los datos relevantes de la unidad administrativa teniendo en cuenta el grado de importancia de los procesos. Realizar la consulta de las bases de datos de acuerdo con las políticas de la organización. Actualizar las bases de datos según la tecnología disponible y las necesidades de unidad administrativa. Actualizar el backup de archivos respetando las normas y tecnología disponible. Conservar los soportes documentales del sistema de información. Elaborar los reportes según los requerimientos de información de los procesos administrativos. Manejar herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo Identificar el funcionamiento y la aplicabilidad de las herramientas tecnológicas (Wiki, blogs, Spaces, documentos colaborativos) Aplicar herramientas tecnológicas para el trabajo colaborativo en línea que incremente la participación en procesos de construcción e intercambio de información y conocimiento. Participar en proyectos en donde la documentación y la discusión, alrededor de las actividades del proyecto, se administren y elaboran a través de herramientas tecnológicas colaborativas. Utilizar de forma efectiva herramientas tecnológicas como el correo electrónico y las búsquedas avanzadas para incrementar el desempeño en el trabajo por proyectos. Seleccionar la herramienta tecnológica mas pertinente de acuerdo al escenario de trabajo Aplicar las herramientas de acuerdo a una necesidad específica.. SER [Ver norma SENA: 240201500. Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Aplica las herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo de acuerdo con las necesidades de información, motivación e intereses y las tendencias de las TICs. Opera bajo criterios de mantenimiento preventivo los recursos tecnológicos de la oficina. Opera las Bases de Datos, combinadas con herramientas ofimáticas aplicando las estructuras propias de éstos en la resolución de las necesidades y requerimientos tanto del cliente interno como externo y las tendencias de las TICs. Utiliza de manera responsable las herramientas de Oficina, aplicando las funciones propias del procesador de palabras, hojas de cálculo y presentador de diapositivas en la satisfacción de las demandas y requerimientos de los procesos administrativos y necesidades del cliente y las tendencias de las TICs. BIBLIOGRAFÍA ESPECÍFICA AULA CLIC. Cursos de informática gratuitos.valencia (España): Aula Clic, 1999. Disponible en la Internet: http://www.aulaclic.es/. [Citado 14/02/2010]. Ver la ciberbibliografía en Competencias Laborales Generales el modulo de TICs. 2 4