PROYECTO
AGENDA Introducción Motivación Alcance Objetivos Metodología Arquitectura Beneficios Demo Preguntas
INTRODUCCIÓN
GRUPO COLOMBINA Colombina S.A. Colcauca S.A. Conservas Comexa Filiales Capsa Planta la Paila: Confitería Venezuela Puerto Rico Guatemala Salvador Plantas de Helados Planta: Galletas y pasteles Planta: Salsas, compotas y conservas Planta: ajíes y deshidratados de pescado USA Chile Costa Rica Personal Administrativo y fuerza de ventas Ecuador Perú Honduras Panamá
INFORMACIÓN ESTADÍSTICA 800 736,4 741 120 700 600 500 474,5 573,3 667,3 100 80 69 84,6 100,9 97,3 400 60 57,7 300 200 100 40 20 0 2009 2010 2011 2012 2013 0 2009 2010 2011 2012 2013 VENTAS NETAS EBITDA (US $ Millones) (US $ Millones)
MOTIVACIÓN DEL PROYECTO Siendo Colombina una organización con ventas anuales de USD $ 740 Millones y con un EBIDTA entre el 11%-13%, la Presidencia Ejecutiva de la Organización se ve en la necesidad de anticipar el efecto que tienen los cambios de las variables macroeconómicas sobre el Negocio de tal manera que se pudiesen tomar decisiones estratégicas y tácticas para mitigar el efecto de las mismas sobre las metas Corporativas.
Como realizar la simulación? Quienes son los responsables de realizarla? Cuales son las variables que nos impactan? Como controlar las variables Macro económicas en las diferentes simulaciones? Etc.. Etc..
GyPs (Ppto. Vs Real) Simulación Ventas en Cartones: UEN, Filiales y Negocios Internacionales Simulación Valorización Ventas: UEN,Filiales y Negocios Internacionales Simulación Distribución Comercial: Comercializadoras Ppto Ventas Pronósticos Mix Prod. Mix Exp/Nal. Cuota Venta Simulación Costo de Ventas: Variable: UEN Ppto Costos Simulación Gastos Ppto Gastos Simulación Variables : VP Planeación Tasa de Cambio Commodities: Azúcar, Maíz, Trigo Gastos Corporativos
ALGUNAS CIFRAS Cantidad Sectores SAP 13 Oficinas Nacionales 11 Oficinas Internacionales 11 Canales 5 Subcanales >50 Materiales >1.200
ALGUNAS CIFRAS Personas Impactadas Presupuesto UCV UEN 14 UAS 10 Comercializadoras 20 Total UCV 44 Presupuesto Gastos Nacional 50 Internacional 20 Total Gastos 70 TOTAL 114
SITUACIÓN ACTUAL Presupuesto UCV: Bajo nivel de granularidad: Organización, Negocio, Material con Precio Promedio Generado en Excel Estructura LIS SAP Presupuesto Gastos: Generado a nivel de Cuenta/Centro de Costo Plantillas SAP FI Consolidación Presupuesto: Excel Altos tiempos
ALCANCE Fase 1: Herramienta para elaboración del Presupuesto de Utilidad a Costo Variable Corporativo, con el nivel de granularidad requerido (Material, Canal, SubCanal, Oficina de Ventas). Fase 2: Implementación de una solución de escenarios de sensibilización de diferentes variables con las que se elaboraron los presupuestos (Maroeconómicas y What if ) y visualizar el impacto de las mismas en los diferentes indicadores financieros.
OBJETIVOS Permitir realizar simulaciones del año en ejecución, en las diferentes vistas de GYP, basándose en el real (meses cerrados) y permitiendo proyectar el cierre del año ajustando variables externas e internas. Construir 3 escenarios de Simulación basados en variables Macroeconómicas (TRM, Commodities ) y Variables What-if (Ventas, Costos, Gastos). Permitir la elaboración del Presupuesto Comercial de manera descentralizada, pero con control centralizado de las variables como: Macroeconómicas, Costos de Materiales y Precios.
Bottom - Up ESCENARIOS DE SIMULACIÓN Año/Mes Agrup. Organización (Nal, Ven, Filiales) Unidad Negocios (Confiteria, VanCamps ) Escenario Consolidado (Planeación) TRM Ventas / Margen de Contribución Carga Fabril Gastos Corporativos / Operacionales AM&P Corporativos Gastos Financieros Otros Ingresos / Egresos Depreciaciones y Amortizaciones Impuestos Año/Mes Organización (Nal, Ven, Filiales) Negocios (Dulceria, VanCamps ) Procalidad UEN Filiales Ventas CAR / Margen de Contribución Costos Macro Ingredientes(Azúcar, Harinas) % Costo Resto Materia Prima Carga Fabril Gastos Operacionales(Variables/Fijos) % Descuentos AM&P Año/Mes Organización (Nal, Ven, Filiales) País Negocios (Dulceria, VanCamps ) Canal / Subcanal Oficina de Ventas Material Marca / Grupo de Comisión Presupuesto de Ventas Detallado Ventas CAR / Margen de Contribución Costo Estándar Precios Materiales PT % Descuentos *PRESUPUESTO DE GASTOS DE SAP SE CARGA A BI CON ESTRUCTURA DE GASTOS REQUERIDA
METODOLOGÍA ASAP
Fase 1. Equipo de Proyecto: Jefe de proyecto funcional: VP Planeación Estratégica. Usuario líder: Jefe de Estudios Económicos Jefe de proyecto Técnico: Ingeniera de Soporte BI
Equipo Técnico: Consultor BI-IP: Consultor externo Consultor ABAP/BI: Consultor Externo Comité Directivo: VP Administrativo y Financiero Director Corporativo de Tecnología informática Usuarios Claves: Uno por UEN Uno de Mercados Internacionales Dos Analistas Financieras BI
Fase 2. Business Blue Print: Temas Principales: Modelo de Distribución Ventas en Cartones (CAR) Modelo de Cálculo de Costo de Ventas por producto y agrupación por Macroingredientes para las simulaciones. Modelo de Distribución Comercial a nivel de Canal, Subcanal y Oficina de Ventas.
Modelo de Valoración de Ventas basado en la listas de Precios por Subcanal Escenarios de Simulación Modelo de Simulación Descentralizada. Modelo de Simulación con integración. Prototipo
Fase 3. Realización: Desarrollo del proyecto Definición de los procesos Parametrización del sistema de acuerdo al BBP.
Fase 4. Pruebas independientes por cada desarrollo: Herramienta de Presupuesto Utilidad a Costo Variable Dashboard Consolidado Dashboard UEN Dashboard Filiales Integración Capacitaciones Paso de la solución al Ambiente de productivo, e inicialización.
Fase 5. Go Live: Salida en vivo Soporte del proceso Cierre del proyecto Tiempo Total : 8 Meses
B u s I n e s s I n t e l l I g e n c e Versión Activa Variables (TRM, Commodities) Integrated Planning (Excel) ARQUITECTURA PRESUPUESTO UTILIDAD COSTO VARIABLE Presupuesto de Utilidad Costo Variable Simulación Precios Simulación Distribución CAR Simulación Cálculo del Costo Precios Materiales (Simulación) BI PRECIOS Presupuesto Utilidad Costo Variable (Simulación) Versión Activa Versión Simulación Costos Materiales (Simulación) BI COSTOS BOM Recetas Cubo Ventas Cuota y Presupuesto BI COMERCIAL
B u s I n e s s I n t e l l I g e n c e Ppto Gastos Versión Activa Variables (TRM, Commodities) Dashboard Business Object (Portal) ARQUITECTURA SIMULACIÓN CONSOLIDADA Simulación GyP Consolidado Simulación GyP Negocios/Filiales Simulación GyPs Versión Activa Versión Simulación Ppto Utilidad Costo Variable Presupuesto de Ventas (Simulación) Versión Activa Versión Simulación GyP Resumen BI GYP COCKPIT GyP Detallado Cubo Ventas BI COMERCIAL Cuota y Presupuesto
ACCESO USUARIO FINAL http://proep.colombina.com.co/irj/portal Dashboards Plantillas BI-IP (Excel)
FILIALES NEGOCIOS INTERNACIONALES UNIDADES DE NEGOCIO PROCESO DEL ESTIMADO DE CIERRE BASADO EN SYPRED Estimado de Cierre Simulación TRM Volúmenes Venta Precios Gastos AM&P Presupuesto Filial Estimado de Cierre Simulación Volúmenes Venta Precios Costos Macroing. Carga Fabril AM&P Presupuesto Unidad de Negocio Ajustes Simulación Filial y/o UEN Estimado de Cierre Consolidado Revisión Estimado Estimado de Cierre Definitivo PRESIDENCIA / PLANEACIÓN ESTRATEGICA / VP ADMON
BENEFICIOS Visibilidad del impacto en el corto y mediano plazo de variables externas frente a la rentabilidad en diferentes niveles: Consolidado, por Negocio, por Filial. Creación de diferentes escenarios de simulación independientes o Integrados. Elaboración del Presupuesto Comercial con mayor detalle, manejando precios reales (antes se usaban Precios Promedios). Visualización grafica de diferentes Indicadores Financieros.
DASHBOARD SYPRED