ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
1 Sesión No. 12 Nombre: Control. Parte 2 y Evaluación. Objetivo: El estudiante expone los métodos y grados del control, y también reconoce la evaluación individual y general. Contextualización Qué proceso tiene la venta? Medir el rendimiento y avance de la fuerza de venta a lo largo de un periodo permite asegurar el alcance de las metas y objetivos dictados por la dirección. El proceso de medición debe de ser una tarea continua con indicadores precisos que nos permitan comprender los posibles errores que existan y actuar en consecuencia. Los métodos de medición nos darán diferentes vistas de aspectos a tomar en cuenta. (1)
2 Introducción al Tema Cómo se logra la medición de la fuerza de venta? Si un vendedor tiene estipulado vender 120 autos anuales no se debe esperar hasta final del año para saber si lo logró o no, durante cada mes se realizan evaluaciones, quizás su meta pueda ser de 10 autos mensuales siempre y cuando las ventas sean uniformes, pero si varían cada año de forma cíclica el número de autos mensual debe variar; así mismo, alguien debe mantenerse al pendiente de que dicho vendedor y sus compañeros de fuerza de ventas logren su meta mensual para llegar a la anual. (1) Para lograr la medición de la fuerza de ventas se necesitan dos documentos básicos, el reporte o informe de fuerza de venta y las hojas de gasto. En el informe de la fuerza de ventas se anotará todo lo relacionado con la actividad, es decir, desde el número de llamadas hasta el número de cierres, por ejemplo: Número de llamadas por día: se deben registrar todas las llamadas que se realicen y que nos permita conocer cuántas llamadas se pueden lograr en cierto periodo. Número de citas obtenidas: resultado de las llamadas realizadas, necesitamos conocer cuántas citas se obtuvieron. Citas de seguimiento: de las primeras citas que se realizaron, cuantas segundas citas se obtuvieron y cuantas citas a clientes anteriores se realizaron.
3 Tiempo dedicado: tiempo dedicado en total a la actividad de la venta, así como el tiempo que se dedicó al teléfono y a las citas. Explicación 6.3 Métodos. Cuáles existen? Actualmente existen gran cantidad de software para llevar un control exacto, tanto del seguimiento de los clientes como de la evaluación de la fuerza de ventas, éstos son conocidos como CRM (por sus siglas en inglés Customer Relation ship Management). En dicho software se encuentran bases de datos de los clientes de la empresa, con campos específicos a llenar durante el proceso de venta, es decir, dependiendo el software y la naturaleza de la empresa. Las pantallas de un CRM cuentan con los siguientes campos: Nombre de la empresa Nombre del contacto Nombre de la secretaria Nombre de segundo contacto Dirección Teléfono Fecha de llamada Porcentaje logrado de venta Número de cita Volumen comprado Fecha de cumpleaños Observaciones (1) Etcétera
4 Es decir, conforme se van logrando los avances con cada cliente se llenan los campos especiales y preparados para ello. Esto permite al sistema contar con toda la información y generar casi cualquier tipo de reportes necesarios sobre todos los pasos específicos por cada uno de los clientes y actualizados al último momento de su uso. Estos tipos de software y reportadores simplifican el trabajo de la dirección y le imprimen orden al trabajo de los vendedores, de igual forma, los directivos generalmente cuentan con acceso a dichos archivos, les permite revisar los indicadores de ventas para conocer los status y alcances. 6.4 Grado. Qué grado de participación tienen los vendedores en la ventas? La dirección de la fuerza de ventas debe conocer, según el tipo de negocio que manejen, el número de llamadas diarias requeridas, el número de citas promedio, la cantidad de cierres de venta que pueden lograrse al mes, etc. De tal modo que, al observar los índices de producción de cada vendedor, tenga la información y capacidad necesaria para detectar las fortalezas y áreas de oportunidad de cada miembro de su equipo, con el fin de apoyarlo en las actividades que más se le dificulten y presionar en las áreas de oportunidad para lograr los resultados esperados. (1) Por lo tanto, para conocer el grado de eficiencia de cada vendedor es necesario observar los índices de producción que tiene cada uno de ellos. Por ejemplo, si un agente de ventas cuenta con un promedio de 50% sobre lo estimado en el número de llamadas telefónicas y un 50% del estimado de citas semanales; la
5 dirección necesitará solicitar al vendedor que logre un mayor número de llamadas diarias para elevar el número de citas. Como vemos, dependiendo de las habilidades de cada vendedor es necesario que se midan las variables de producción de venta para reconocer las áreas de oportunidad a trabajar en cada uno. El control de gastos es una medición necesaria administrativa que está basada en los presupuestos anuales, es decir, considerando el pronóstico de venta y los ingresos probables para el año se puede designar una cantidad de gasto a cada área, por ello es necesario controlar dicho gasto. Existen algunos sistemas de control de gastos de los vendedores, estos son (Diez, 2004: 195-197): Los vendedores pagan sus gastos: esto es aceptable solo para vendedores que trabajan para varias firmas y sólo están por comisiones. Sistema de reembolso de gastos: los vendedores utilizan su dinero para sus gastos y los comprueban a la empresa vía facturas, la empresa reembolsa dichos gastos de manera inmediata. Sistema de gastos ilimitados: los vendedores gastan todo lo necesario, generalmente a través de una tarjeta corporativa, realizando un reporte de gastos. Esto aplica generalmente para directivos o vendedores de gran experiencia y logros.
6 Sistema de gastos limitados: La empresa marca una cantidad fija con la que el vendedor deberá cubrir todos los gastos, ya sea durante un periodo o limitada al tipo de gastos, es decir, el costo de una habitación de hotel o el promedio de una comida diaria no puede exceder cierta cantidad. 7.0 Evaluación. Qué se evalúa en la fuerza de ventas? XxxxxxxxxxEl departamento de ventas debe tener una constante evaluación de sus integrantes, es decir, se refiere a analizar las acciones concretas que realizan sus participantes de manera individual, por equipo, por proyecto, por evento, etc. considerando también el tiempo en que se llevan a cabo los logros o los fracasos. (1) 7.1 Individual.
7 XxxxxxxxxxxxxxxSabemos que en muchas empresas se premia el esfuerzo individual de cada vendedor, con reconocimientos como el vendedor del mes, el mejor socio del mes, etc. es importante conocer cuáles son los rendimientos de cada uno de los vendedores del departamento de ventas, analizar su desempeño para saber cuáles son sus alcances y en sus fallas darle las herramientas necesarias para que logre superarlas, siempre es importante conocer porque algunas ventas no se concretan. Cuando medimos el desempeño individual te permite hacer proyecciones a futuro, porque conoces las habilidades de cada vendedor. 7.2 General. La evaluación general es de vital importancia porque gracias a ella se conoce si se está logrando el objetivo o meta de la empresa. El equipo de ventas debe de tener un premio general por el logro de las metas, mensuales, anuales, etc. esto servirá de motivación para que unan esfuerzos y logren las ventas deseadas que toda organización requiere para subsistir. El gerente o director de ventas son los responsables del desempeño de su equipo de ventas, por lo que tienen la facultad de tomar decisiones que ayuden al logro del objetivo, proporcionando capacitación, cursos, guías, etc. que los ayudan a incrementar las ventas.
8 Conclusión Las diferentes formas de medir a los vendedores nos permiten conocer paso a paso la actividad de ventas, los logros y controlar los gastos. La relación entre éstos es la eficacia de la fuerza de ventas, unida y medida en relación a los objetivos que se requieren alcanzar. La actividad de medición es una actividad continua y precisa, a la que debe darse seguimiento cercano para evitar cualquier desvío en las actividades comerciales. A través del el forecast nos permite medir el trabajo realizado, la cantidad monetaria que representa dicho trabajo y la visión necesaria para comprenderpara comprender el grado de posibilidad de lograr los objetivos económicos.
9 Para aprender más Cómo Medir las VentasEvaluación de Desempeño del Personal de Ventas Esta importante revista nos habla acerca de cómo hacer la medición de las ventas, que nos permiten saber los avances, retrocesos, causas y un sinnúmero de información esencial para incrementar las ventasla evaluación del desempeño de los vendedores debe crear un vínculo de complicidad entre él y el responsable del departamento de ventas. UrdiainVélez, JR. (2007). Cómo medir las ventasevaluaciones de Desempeño del Personal de Ventas. Obtenido de: http://www.escuelanacionaldeventas.com/web/index.php/evaluaciones-dedesempeno-del-personal-de-ventas https://www.entrepreneur.com/article/259331 Cómo Hacer Indicadores de Desempeño Cómo Medir el Desempeño de los Vendedores? El Lic. Iván Martínez Luna habla del proceso de la creación de un programa de evaluación del desempeñoeste es un video que te explica de manera sencilla, cómo debes de llevar a cabo una medición del desempeño. Martínez, I.jgconsulting (20114). Cómo hacer indicadores de desempeñomedición del Desempeño de Vendedores. Obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=cgo8elrtqti https://www.youtube.com/watch?v=sn5mxkgblz8
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11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión realiza lo siguiente: Investiga cómo se lleva a cabo en una empresa una medición de resultados de la fuerza de ventas. Anota tu opiniónrealiza un resumen donde expliques los diferentes métodos o formas de evaluar a la fuerza de venta, tomando en cuenta la lectura revisada. Al final se pide guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Imágenes Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Resumen Representación gráfica Agregar extensión (una cuartilla) Conclusión
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13 Bibliografía Diéz, E. (2004). Gestión de la fuerza de ventas. Argentina: Editorial Deusto. Hartley, R. (2007). Administración de ventas. México: Grupo Editorial Patria. Weitz, B.; Castleberry, S.; Tanner, J. (2005). Ventas. Estados Unidos: McGraw-Hill. Cibergrafía Vélez, J. (2007). Evaluaciones de Desempeño del Personal de Ventas. Obtenido de: http://www.escuelanacionaldeventas.com/web/index.php/evaluaciones -de-desempeno-del-personal-de-ventas Urdiain, R. (2007). Cómo medir las ventas. Obtenido de: https://www.entrepreneur.com/article/259331 jgconsulting (2011). Medición del Desempeño de Vendedores. Obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=cgo8elrtqti Martínez, I. (2014). Cómo hacer indicadores de desempeño. Obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=sn5mxkgblz8 (Copia y pega la liga para que salga el recurso) Imágenes
14 (1) https://pixabay.com/es (2) Propias