PC-03. Procedimiento de No Conformidades, Acciones correctivas y Histórico de modificaciones: Revisión Modificaciones Fecha 0 Inicial Elaborado por: Aprobado por: Fecha Mª Carmen Jorge Valencia Página 1 de 6
ÍNDICE 1. Objeto... 3 2. Alcance... 3 3. Responsabilidades... 3 4. Desarrollo... 3 4.1. DETECCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES.... 3 4.2. IDENTIFICACIÓN Y SEGREGACIÓN DEL PRODUCTO / SERVICIO NO CONFORME.... 4 4.3. ANÁLISIS, DECISIÓN, DOCUMENTACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES.... 4 4.3.1. Ausencia en el control operacional de los aspectos ambientales significativos.... 4 4.3.2. Incorrecta realización del control operacional de los aspectos ambientales significativos... 4 4.3.3. Incumplimientos legales en materia ambiental... 5 4.3.4. Reclamaciones de partes interesadas... 5 4.3.5. Auditorías internas.... 5 4.3.6. Cualquier otra desviación de los aspectos ambientales significativos o incumplimientos legales... 5 4.4. ACCIONES CORRECTIVAS.... 5 4.5. ACCIONES PREVENTIVAS.... 6 5. Referencias... 6 Página 2 de 6
1. Objeto Describir el sistema establecido en UNHSA - CLINICA FUENSANTA para identificar, documentar, analizar e informar de las no conformidades que puedan producirse con respecto a los requisitos especificados en este sistema de gestión ambiental, en la norma UNE-EN ISO 14001:2004 y, en general a todos lo que pueda afectar a los aspectos ambientales de la organización. También establece la sistemática para determinar el procedimiento a seguir en la decisión y puesta en práctica de las acciones correctivas o preventivas del Sistema de Gestión Ambiental. 2. Alcance Este procedimiento afecta a las No Conformidades detectadas en todas las actividades que cubre el Sistema de Gestión Ambiental de UNHSA - CLINICA FUENSANTA y al proceso de decisión y establecimiento de las acciones de mejora, bien sean estas de carácter correctivo o preventivo. 3. Responsabilidades Cualquier persona perteneciente a UNHSA - CLINICA FUENSANTA puede detectar la existencia de una no conformidad. De igual manera, éstas pueden ser detectadas por terceros (clientes, proveedores, partes interesadas ) El Responsable de Gestión Ambiental será el encargado de realizar seguimiento a todas aquellas no conformidades detectadas y garantizar que se determinan las acciones necesarias para su resolución (incluyendo acciones correctivas y/o preventivas) 4. Desarrollo 4.1. DETECCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES. Según la definición aportada por la ISO 9000, una No Conformidad se define como el incumplimiento de un requisito. Según esta definición el origen de las No Conformidades en el sistema de gestión ambiental puede ser: a) Ausencia en el control operacional de los aspectos ambientales significativos. b) Incorrecta realización del control operacional de los aspectos ambientales significativos c) Incumplimientos legales en materia ambiental d) Reclamaciones de partes interesadas. e) Auditorías internas. f) Cualquier otra desviación de los aspectos ambientales significativos que conlleven a un impacto ambiental y/o incumplimientos legales. Página 3 de 6
Una No Conformidad puede ser detectada por toda persona que interviene en las actividades anteriormente mencionadas. Para prevenir la aparición de servicios no conformes u otras No Conformidades se seguirán las pautas de trabajo establecidas en los procesos y procedimientos de este sistema de Gestión. 4.2. IDENTIFICACIÓN Y SEGREGACIÓN DEL PRODUCTO / SERVICIO NO CONFORME. Todo el personal de UNHSA - CLINICA FUENSANTA hará el máximo esfuerzo en la identificación de las posibles No Conformidades. En caso de la utilización de algún producto no conforme, dicho producto será identificado a través de una etiqueta o marca que así lo indique a la espera de su tratamiento mediante el correspondiente informe de no-conformidad. Para las actividades no conformes se aperturará un informe de no conformidad y se le dará máxima prioridad a las actividades necesarias para subsanar este tipo de incidencias. En general, todo producto o servicio No Conforme (siempre que sea posible) será apartado del proceso normal de trabajo. 4.3. ANÁLISIS, DECISIÓN, DOCUMENTACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES. La detección de No Conformidades implica su análisis para estudiar las causas que las han motivado y la toma de decisiones. 4.3.1. Ausencia en el control operacional de los aspectos ambientales significativos. Estas NC pueden provenir de: a) La falta de control de algún consumo que resulte significativo b) La falta de control de algún residuo c) La falta de control de alguna actividad de mantenimiento d) Quejas de partes interesadas por algún aspecto ambiental significativo En cualquier caso, se abrirá un informe de no conformidad para dar solución y volver a establecer de manera inmediata el control sobre el aspecto ambiental significativo 4.3.2. Incorrecta realización del control operacional de los aspectos ambientales significativos Estas no conformidades pueden venir debidas a: a) Realización incorrecta de alguna actividad de control operacional b) Retraso en la realización de alguna actividad de control operacional c) Utilización de equipos o materiales no adecuados en las actividades de control operacional En cualquier caso, se abrirá un informe de no conformidad para dar solución y volver a establecer de manera inmediata el control correcto sobre el aspecto ambiental significativo Página 4 de 6
4.3.3. Incumplimientos legales en materia ambiental Se abrirá un informe de no conformidad para dar solución y volver a establecer de manera inmediata el cumplimiento sobre el requisito legal. En caso de requisitos legales graves además se abrirá un informe de acción correctiva. 4.3.4. Reclamaciones de partes interesadas En caso de reclamaciones de partes interesadas se abrirá un informe de no conformidad y en función de la gravedad se podrá determinar abrir una acción correctiva asociada 4.3.5. Auditorías internas. Las no-conformidades detectadas en los procesos de Auditoría Interna seguirán la sistemática establecida en el procedimiento PC-02. 4.3.6. Cualquier otra desviación de los aspectos ambientales significativos o incumplimientos legales Se abrirá un informe de no conformidad para dar solución inmediata a la desviación de los aspectos ambientales y volver a establecer de manera inmediata el cumplimiento. 4.4. ACCIONES CORRECTIVAS. Cuando el análisis de las no conformidades, reclamaciones de clientes o de partes interesadas o cualquier otra incidencia detectada a través de las diferentes herramientas de control del Sistema de Gestión se deba originar, a juicio del Responsable de Medio Ambiente y/o la Dirección de la empresa una acción para eliminar las causas de las mismas, se abrirá un informe de acción correctiva. Este tipo de informes siempre se abrirá: - Cuando la NC sea grave o muy grave a juicio del Responsable de Gestión Ambiental y/o la Dirección - Cuando la NC se haya repetido en varias ocasiones en el último año (criterio a determinar en cada caso por el responsable de Gestión Ambiental) - Cuando la NC así lo requiera a juicio del Responsable de Gestión Ambiental y/o la Dirección - Cuando la NC se origine en un proceso de auditoría. Las acciones correctivas irán encaminadas a determinar adecuadamente el análisis de la causa de la no conformidad para garantizar su resolución (resolver la causa y evitar que se repita) y, la metodología empleada para el análisis de las posibles soluciones variará en función del tipo de No Conformidad y Acción Correctiva, pero lo habitual será una charla o reunión entre el personal implicado, afectado por la No Conformidad y el Responsable de Gestión Ambiental, donde se analizará los motivos de la apertura de la Acción Correctiva, y la nueva forma de funcionar para evitar que vuelva a producirse el incumplimiento. Los motivos de la acción y su descripción, son establecidos en esta charla / reunión, de tal forma que queden claramente definidos en el Informe de acciones correctivas, así como las acciones correctivas tomadas y el tiempo estimado para su implantación. Página 5 de 6
El Responsable de Gestión Ambiental verificará la implantación de las acciones correctivas, hasta que estén totalmente subsanadas, momento en el que se evalúa su eficacia y se anota la evidencia que la demuestra, dándose lugar al cierre de la misma. 4.5. ACCIONES PREVENTIVAS. Se determinan las siguientes fuentes de análisis para la definición de acciones preventivas, destinadas a eliminar las causas de potenciales no conformidades y reclamaciones de clientes o de partes interesadas: 1. Sugerencias y propuestas de dirección: Tras analizar los datos aportados por el sistema de gestión (indicadores, informes de no conformidad, comentarios de partes interesadas ) la dirección puede establecer realizar acciones de mejora que eviten la aparición de no conformidades potenciales. 2. Sugerencias y propuestas de los trabajadores: Debido a que este personal es el que mejor conoce las debilidades de sus procesos de trabajo, pues lo desempeñan habitualmente, se determina como fuente de origen de acciones preventivas las sugerencias o propuestas de los empleados. Éstas serán analizadas por el Responsable de Gestión Ambiental y/o la Dirección. 3. Sugerencias y propuestas de los clientes, de los proveedores o de partes interesadas: En caso de que nos lleguen propuestas de partes externas a la empresa, la Dirección y/o el responsable de Gestión Ambiental determinarán la necesidad de aperturar acciones preventivas a partir de dichas sugerencias. 4. Datos provenientes de bibliografías, publicaciones, congresos, asociaciones, etc. 5. Detección de requisitos legales que vayan a ser aprobados en un futuro y obliguen a alguna actuación de adecuación: La idea primordial es ajustarse a la futura legislación vigente antes de que ésta entre en vigor. Para nuestra organización, este tipo de acciones previas serán tratadas como acciones preventivas. 6. Análisis de datos: Como consecuencia del análisis de los datos aportados por el sistema de gestión (habitualmente indicadores), se adoptan las acciones preventivas o de mejora que se crean convenientes, quedando reflejadas en el correspondiente informe de acciones preventivas, según formato "Acción Correctiva-Preventiva", donde se registran las medidas a tomar, responsable de la implantación y los controles aplicables. 7. Revisiones del sistema: Del informe de revisión del sistema de gestión pueden surgir propuestas de mejora que serán tratadas como acciones preventivas. Una vez ejecutada y evaluada la acción preventiva se procede al cierre de la misma, mediante la firma del Responsable de Gestión Ambiental. 5. Referencias Informes de No Conformidad Informe de acción correctiva Informe de acción preventiva PC-02 Procedimiento de Auditoría interna Página 6 de 6