Manual de Usuario Sistema de facturación electrónica Comprobantes Fiscales Digitales Servicio Gratuito 1
Copyright NTLink Comunicaciones S.A. de C.V. 2012. Todos los derechos reservados. Aviso Legal Este documento no podrá ser reproducido parcial o totalmente en ningún formato electrónico o escrito sin el consentimiento escrito de su autor. El contenido de este documento está sujeto a revisión sin previo aviso debido a las continuas mejoras en diseño, metodología e implementación. NTLink Comunicaciones S.A. de C.V. no será responsable de errores o fallas de cualquier naturaleza como resultado del uso de este documento. 2
Contenido I.- Página Introducción Objetivos Generales Vista general del sistema Terminología 4 4 7 II.1.- Acceso al sistema 8 III.1.- Módulo de Administración III.1.1.III.1.2.III.2.1.- IV.1.IV.1.1.IV.2.1.IV.1.3.- V.1.V.1.1.V.1.2.V.1.3.- VI.1.VI.1.VI.2.- Alta de Contribuyentes Modificación de datos a Contribuyentes Registro de Certificados Digitales 17 19 20 Módulo de Catálogos Módulo de Catálogos Alta Clientes Cambios Clientes 24 24 25 Módulo de Facturación Elaboración de Facturas Consulta General de Facturas (cancelaciones) Acuse de Cancelación 28 34 38 Soporte/Ayuda Soporte en línea Soporte Telefónico 39 40 3
I.- Introducción I.1.- Objetivos Generales Este sistema propiedad de NTLink está basado en Web para la administración y emisión de facturas electrónicas. El sistema es una herramienta auxiliar que permite efectuar movimientos, emitir y cancelar facturas, así como los reportes generados por la misma operación. Se podrá acceder a él con cualquier equipo de cómputo y no es necesario instalar elementos adicionales. El sistema está desarrollado en Visual net 2008 y utiliza un manejador de Base de Datos SQL 2008. Se podrá tener acceso a él también desde algunos Smartphone, sin embargo el rendimiento y el manejo podrá verse disminuido en virtud de que no está diseñado para estos dispositivos. Este sistema NO REEMPLAZA la contabilidad ya que es un complemento de la misma, asimismo cada usuario del sistema será responsable de llevar un respaldo de su información. NTLink limita su responsabilidad a poner el servicio a disposición de sus clientes, a proporcionar capacitación sobre su manejo. I.2.- Vista General del Sistema El sistema está diseñado bajo el esquema cliente-servidor y programado en Microsoft visual net, la información se almacena en una base de datos SQL 2008 y en un ambiente gráfico que facilita su operación. Consta de 3 módulos, que cubren toda la operación del sistema de cliente gratuito, los cuales se encuentran divididos de la siguiente manera: Administración Esta opción permite operación del sistema generales para poder módulos Contribuyentes: Da administrar y configurar parámetros generales de como alta general de empresas, personal y datos facturar electrónicamente. Consta de los siguientes de alta los datos generales de los contribuyentes dentro del sistema, así como el régimen al que pertenece. Certificado Digital: Da de alta los datos generales del certificado asociados al contribuyente. Catálogos Esta opción permite administrar y dar de alta los diferentes catálogos con los cuales operará el sistema, los catálogos son: Alta Clientes: Da de alta los clientes asociados a la empresa para poder facturar. Cambio Clientes: Permite realizar cambios a los clientes registrados. Facturación Esta opción realiza la operación de facturación de cada una de las empresas y genera el archivo que se envía al SAT, permite también la cancelación de folios. Consta de los siguientes módulos: 4
Elaboración de facturas: Solicita los datos de la empresa a la cual se va a facturar, los conceptos y montos de la factura y genera la factura. Consulta General de facturas: Despliega en pantalla la relación de contribuyentes a quienes se les facturo, y permite ver el detalle de cada una de ellas. Permite también cancelar facturas. Manual de Usuario: Despliega este manual en pantalla. Contraseña Permite realizar el cambio de contraseña. 5
El sistema se encuentra ubicado en los servidores de la empresa y deberá teclearse la URL en el formato www.xxx.xxx.xx (donde las xxxx representan el dominio), dentro del navegador de internet que tenga el equipo. La dirección URL donde se encuentra el sistema es www.ntlink.com.mx haciendo clic en la liga correspondiente al sistema de facturación electrónica. Los menús de opciones los cuales están del lado izquierdo de la pantalla siempre estarán visibles para facilitar su operación, y podrá seleccionarse cualesquiera de ellas en el momento que se desee. Al operar el sistema, este solicitará un usuario y contraseña, por lo cual éste deberá estar ya creado. Todos los usuarios deberán tener un perfil de acceso. Es importante que el personal de sistemas quien cuenta con la clave de Administrador general cree primeramente los perfiles de acceso y posteriormente de alta a los usuarios que administrarán los catálogos. 6
I.3.- Terminología Cliente-servidor: Es la Arquitectura en la que un programa (cliente) tiene como objetivo básico conseguir datos de otro (servidor) sin necesidad de que ambos se estén ejecutando en el mismo equipo. Es la tecnología que utilizan la mayor parte de las aplicaciones que dan acceso a Internet. Perfiles: Permisos de acceso al sistema a sus diferentes módulos y opciones. Certificado Digital: Permisos de acceso al sistema a sus diferentes módulos y opciones. No. de certficado: Archivo proporcionado por el SAT al solicitar los folios digitales. Archivo.key: Archivo proporcionado por el SAT al solicitar los folios digitales. Contraseña archivo.key: Contraseña para accesar los archivos.cer y.key Modelos Facturas: Formatos utilizados para imprimir la factura electrónica Facturas: Documento impreso autorizado por el SAT como documento fiscal. Visual net: Lenguaje de programación de Microsoft SQL2008: Siglas en inglés de Standard Query Languaje. Base de Datos de Microsoft. SAT: Sistema de Administración Tributaria de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público Archivo de Conciliación: Archivo solicitado por el SAT. Valida las facturas emitidas electrónicamente y lo usa para hacer los cierres mensuales. Folios Fiscales: Números que se asignan a las facturas electrónicas. URL: Siglas en inglés de uniform resource locator. El Localizador uniforme de recursos es una secuencia de caracteres, de acuerdo a un formato estándar, que se usa para nombrar recursos en internet para su localización o identificación. Navegador de Internet: Sistema que permite navegar de una manera más sencilla en internet, entre los más conocidos están Microsoft Explorer 9, Mozilla Firefox y Google Chrome. 7
II.1.- Acceso al Sistema La siguiente imagen muestra el portal Al hacer clic, aparece la siguiente pantalla Si ya está registrado proporcionar nombre de usuario y contraseña. Para registrarse primera vez. por 8
Si su opción fue Registro Clientes aparece la siguiente pantalla: Aparece la siguiente pantalla Proporcione el nombre del responsable Proporcione el Apellido Paterno Proporcione el Apellido Materno Proporcione la dirección de correo electrónico Proporcione el teléfono del contacto Proporcione la extensión del contacto (opcional) Proporcione el teléfono móvil del contacto (opcional) Proporcione su usuario (para accesar al sistema) Proporcione el nombre del contribuyente Proporcione el RFC del contribuyente Teclee los caracteres que aparecen en la imagen superior Haga clic aquí para enviar su solicitud. Al hacer clic en Enviar Solicitud, el sistema despliega el siguiente mensaje 9
Si existiera algún problema con el RFC, el sistema contestará con alguno de los siguientes mensajes: a) Si usted acaba de obtener su certificado, o bien no ha tramitado las solicitud de emisión de certificados digitales obtendrá el siguiente mensaje b) Si el nombre del contribuyente ya está registrado en el sistema, el mensaje será el siguiente c) Si el certificado registrado ante el SAT ya venció el mensaje informa de esta situación 10
El contribuyente recibirá un mensaje en su correo electrónico indicando las credenciales de acceso Al dar clic en aceptar, el sistema envía la siguiente pantalla 11
Hacer clic en Iniciar Sesión Aparece el acuerdo de términos y condiciones 12
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Al hacer clic en Aceptar, el usuario puede entrar al sistema, apareciendo en primer lugar la solicitud de cambio de contraseña. Se despliega la siguiente pantalla Proporcione la contraseña actual (proporcionada por el sistema) Teclee la nueva contraseña Volver a teclear la contraseña Una vez que haya dado Aceptar, el sistema por cuestiones de seguridad vuelve a enviarlo a la pantalla principal, solicitando proporcione los datos de acceso nuevamente. Proporcione la clave de usuario que ingreso al registrarse. Proporcione la contraseña que registro en el paso anterior. De clic en Iniciar Sesión 14
El sistema da acceso a la pantalla principal Menú del Sistema 15
Módulo de Administración 16
III.1.- Módulo de Administración Este módulo permite la creación de los parámetros generales de operación y consta de los siguientes módulos Solicita datos generales del contribuyente para registrarlos en el sistema. III.1.1.- Alta del Contribuyente Al hacer clic en esta opción se podrán dar de alta los datos generales del contribuyente. El sistema despliega la siguiente pantalla 17
Solicita los siguientes datos: Nombre o razón social Nombre Comercial Giro Calle y número Colonia Código postal País Estado Población RFC Nombre del Contacto Correo Electrónico Teléfono Tipo de Contribuyente Régimen Fiscal En las opciones Estado, País, y Modelo de factura, seleccione el valor deseado de la lista que se desplegará. Proporcione los datos solicitados en cada uno de los recuadros. En aquellas opciones marcadas como seleccione el valor de la lista que se desplegará, dejando en el recuadro el valor que desea. En la opción tipo de contribuyente seleccione de la opción Dependiendo de la opción que haya seleccionado podrá elegir los valores en la siguiente opción de Régimen Fiscal. Si selecciona Persona Física aparecerá: Si seleccionó Persona Moral aparecen las siguientes opciones: Si desea agregar mas opciones haga clic en el símbolo 18
Cuando haya terminado de proporcionar todos los valores solicitados, haga clic en el boton. Si omitió algún valor o alguno de los mismos es incorrecto, el sistema enviará un mensaje de error solicitando que proporcione los valores válidos. NOTA IMPORTANTE Los valores de código postal y teléfono deberán ser siempre numéricos. Al dar Guardar datos, aparece el siguiente aviso III.1.2.- Modificación a los datos del Contribuyente Para realizar alguna modificación, seleccione de la lista el contribuyente que desea modificar como lo muestra la imagen Hacer clic en El sistema despliega los datos almacenados, podrá cambiar los datos que desee. Al terminar hacer clic en 19
Módulo de Catálogos 20
IV.1.- Módulo de Catálogos Este módulo permite crear dar de alta los datos generales para poder operar el sistema. Es importante tener esta información capturada en virtud que el sistema opera partiendo de ellos (Ver sección anterior Administración). En esta sección se dan de alta los clientes a quienes se emite la factura (receptores). IV.1.1.- Alta de Clientes Aquí podrá dar de alta las empresas a las cuales se va a facturar, permite dar de alta los datos generales del cliente, solicitando los siguientes datos Nombre o razón social Nombre Comercial R.F.C. Calle Número interior Número Exterior Colonia Código postal País Estado Población Correo Electrónico MUY IMPORTANTE!!! El RFC NO DEBE LLEVAR GUIONES. EJEMPLO ABC010101XYZ. DE DE ALTA LA EMPRESA COMO ESTA REGISTRADA ANTE EL SAT, YA QUE ESTA INFORMACIÓN SE UTILIZA PARA GENERAR EL SELLO DIGITAL Y PUEDE OCASIONAR ERRORES. El sistema muestra la pantalla de captura 21
Cuando haya terminado haga clic en IV.1.2.- Cambio de Clientes En esta sección usted podrá realizar cambios a los datos almacenados en el sistema. Podrá realizar su consulta como lo muestra la siguiente pantalla POR R.F.C. Dependiendo de la selección anterior despliega los valores Por Nombre Una vez que haya seleccionado su criterio de búsqueda, se despliega la información que reúna el criterio de búsqueda. Haga clic en para modificar la información almacenada. Se despliegan los datos generales almacenados Cuando termine haga clic 22
Módulo de Facturación 23
V.1.- Módulo de Facturación Esta sección permite la administración y operación del proceso de facturación y la emisión de la misma de manera electrónica. Al final del la factura, aparecerá un certificado digital que consiste en una cadena de caracteres similares a esta XAal1cewqwLhbojmzzaRSt4AMwazmoq7leSdmtqhf+BNAAExzHrF0bHWiltZEqril/FognP7lGln9PQd+hdiv4 Esta cadena está asociada a los datos del proveedor de factura electrónica y la proporciona el SAT, este certificado se genera de manera automática al momento de realizar la factura. 24
V.1.1.- Elaboración de Factura Este módulo registra y elabora la factura electrónica. Al entrar a esta opción el sistema despliega la siguiente pantalla: Seleccione en el recuadro Selecciona una opción el R.F.C de la empresa a la cual desea facturar, una vez seleccionado aparecen los datos generales de la empresa, tal y como se muestra en las siguientes pantallas 25
Es importante recordar que existen campos que existe información que es necesaria capturar para cumplir los lineamientos emitidos por las autoridades, estos campos se señalan en la imagen que a continuación se presenta. Importante Capturar esta información. 26
Los datos que se piden en los campos de folio fiscal, serie del folio fiscal opcionales. son 27
Para agregar el detalle de la factura, utilice la sección Indique la cantidad Teclee la descripción del concepto a facturar Indique la unidad de medida Cuando haya terminado haga clic en el botón agregar más conceptos repita el procedimiento. Indique el monto, no use signo de $, si utiliza decimales coloque el decimal después de la cantidad. Por ejemplo 110.10 para agregar el concepto. Si desea La pantalla se verá así: Si desea eliminar un reglón (concepto) de la factura, haga clic en. El sistema envía el aviso de que la partida será eliminada. Si desea eliminarla haga clic en Aceptar, de lo contario haga clic en Cancelar. 28
Cuando haya terminado y revisado su factura, haga clic en El sistema genera el sello y la factura, como se muestra en la siguiente imagen Haga clic en la barras de desplazamiento, para moverse horizontal o verticalmente Para generar la factura para impresión, haga clic en el icono opción PDF, como lo muestra la imagen. y seleccione la 29
El sistema genera la factura en formato PDF el cual podrá ser enviado, la siguiente imagen muestra la factura. El sistema también permite almacenar el archivo.xml original en caso de requerirse. 30
Para grabar el archivo que genera el Comprobante Fiscal Digital, haga clic en el texto que aparece en la parte inferior de la pantalla Al hacer clic en esta opción el sistema solicita si desea abrir, guardar o cancelar la operación. Haga clic en Guardar El archivo se descarga en la carpeta de descargas y muestra la lista de archivos descargados Si desea copiar el archivo a otro lado, busque la carpeta titulada Descargas 31
AVISO IMPORTANTE!!! Una vez generada una factura, la única forma de cancelar una factura será en el módulo de cancelación de facturas. Facturación, Consulta General de Facturas, (Selección de Criterio), Cancelar. V.1.2.- Consulta General de Facturas (Cancelaciones) Este módulo permite buscar y cancelar una factura. El sistema muestra diversas opciones que le permiten buscar la factura. a) b) c) d) Por Folio Fiscal Por R.F.C. Por nombre comercial Todas las facturas (general) Posteriormente solicita la consulta de facturas activas o canceladas como lo muestra la siguiente pantalla V.1.2.1- Consulta General de Facturas por Folio Fiscal. Esta Opción permite indicar el detalle de una factura emitida, proporcionando el número de folio fiscal. Al seleccionar la opción el sistema despliega el campo donde solicita el número de folio Indique el Folio Fiscal Indique que tipo de factura desea consultar 32
Indique el Estatus de la Factura y haga clic en Aceptar. V.1.2.2.- Consulta General de Facturas por R.F.C. Esta Opción permite indicar el detalle de una factura emitida, proporcionando el R.F.C. al cual facturo, al seleccionar la opción el sistema despliega el campo donde solicita el R.F.C., el sistema despliega la siguiente pantalla Seleccione Activa o cancelada según sea el caso Seleccione el R.FC. a consultar Indique el rango de fechas Cuando haya seleccionado sus opciones haga clic en Aceptar. V.1.2.3.- Consulta General de Facturas por Nombre Comercial. Esta consulta le permite indicar el detalle de una factura emitida, proporcionando el nombre comercial del cliente al cual facturo, al seleccionar la opción el sistema despliega el campo donde despliega la lista de nombres, como lo muestra la siguiente pantalla. Deberá indicar si desea la consulta de facturas activas o canceladas y el rango de fechas. Seleccione Activa o cancelada según sea el caso Seleccione el nombre de la empresa Indique el rango de fechas 33
V.1.2.4.- Consulta General de Facturas Esta última selección despliega todas las facturas emitidas o canceladas en un rango de fechas determinado. Indique como desea la consulta Facturas Activas o Facturas Canceladas y el rango de fechas. Cualquiera que haya sido su selección el sistema despliega la siguiente pantalla, mostrando la lista de los elementos que cumplan con su criterio de búsqueda. Haga clic aquí para cancelar la factura Haga clic aquí para ver los datos de la factura 34
Haga clic en detalle y el sistema despliega la copia de la factura emitida, la cual podrá ver a detalle si la exporta a PDF. Para regresar a la pantalla anterior simplemente use la flecha que apunta hacia la izquierda de su navegador. Opción detalle (El sistema muestra los datos de la facturación) Si desea cancelar la factura, haga clic en la columna Cancelar el sistema despliega la información con los datos generales de la factura y solicita indique el motivo de la cancelación como lo muestra la siguiente pantalla 35
Indique el motivo por el cual la factura se cancela Indique el motivo de la cancelación y haga clic en Cancelar Documento Para consultar los documentos cancelados, siga los pasos descritos con anterioridad y cambie la opción de estatus de la factura a Cancelado, como se muestra en la pantalla 36
El indicador de Activo, se encuentra sin marcar, por ser una factura previamente cancelada. Si desea ver el detalle de la factura cancelada, haga clic en Detalle y se despliega la factura que fue cancelada con la indicación en la misma. Si por error oprime la opción de cancelar en una factura que ya fue cancelada, el sistema envía la siguiente pantalla 37
V.1.3.- Acuse de Cancelación Esta sección le permite obtener el acuse de las facturas canceladas previamente. Esta opción nos permite abrir el archivo con el acuse de cancelación. La estructura del archivo de acuse de cancelación es de la siguiente forma. 38
VI.1 Soporte/ Ayuda VI.1.- Soporte en Línea Podrá contactarnos en línea haciendo clic en los íconos siguientes. Posteriormente aparece la siguiente pantalla, mostrando un chat en el cual podrá consultar sus dudas. Para iniciar la comunicación teclee en la liga iniciar conversación Posteriormente seleccionar si desea conectarse con una cuenta de Messenger o si desea hacerlo de manera anónima. Recuerde que el horario de atención de este servicio lunes a viernes de 9 AM a 6 PM y los sábados de 9:00 AM a 1 PM. 39
Teclear nombre de contacto Por seguridad se solicitara capture en el renglón en blanco los caracteres que se muestran en imagen del recuadro y dar clic en botón de enviar e iniciar la asistencia. VI.2.- Soporte Telefónico Si no desea utilizar este servicio, comuníquese con nosotros al 56017570, donde uno de nuestros asesores con gusto le atenderá. Nuestro horario de atención telefónica es de lunes a viernes de 9 AM a 7 PM y los sábados de 9:00 AM a 1 PM. O escribanos con sus dudas o comentarios a soporte@ntlink.com.mx Recuerde que estamos para servirle. Ntlink Comunicaciones SA de CV se reserva el derecho de hacer modificaciones al presente manual sin previo aviso, cuando el sistema sea modificado o actualizado. 40
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