1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 1 de 10 7. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ CONTROLADOR DE DOCUMENTOS REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR Firma: Firma: Firma: 1.- Propósito Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. 2.- Alcance Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión del TESCHI. 3. Políticas de operación 3.1 El controlador de documentos deberá asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en el punto de uso, el cual es el Portal Institucional del TESCHI. 3.2 Es responsabilidad del controlador de documentos mantener actualizadas: una Lista Maestra de Control de Documentos Internos y una Lista Maestra de Control de Documentos Externos. 3.3 Todos los documentos deben permanecer legibles y fácilmente identificados tanto los originales como las copias controladas. 3.4 Los documentos de origen externo como normas, leyes, planes de estudio, etc. deberán ser identificados con fecha de aplicación.
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 2 de 10 3.5 Una vez editada una nueva revisión de un documento, el controlador de documentos debe retirar la revisión anterior del Portal Institucional del TESCHI. De igual manera debe hacerlo en la carpeta MANUAL DE PROCEDIMIENTOS que se encuentra en la Oficina del Representante de la Dirección del Sistema de Calidad, previa fecha de cancelación, firma (o antefirma) de autorización y sello de DOCUMENTO CANCELADO, y archivar en la carpeta de Documento Cancelado. 3.6 Si surgiera una nueva versión de los documentos con copia controlada (CC) después de la fecha de vencimiento, la CC se podrá destruir o conservar únicamente como evidencia perdiendo su valor referencial con el sistema de calidad. 3.7 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original, esta leyenda la llevarán todos los documentos al momento de ser impresos. 3.8 Considerando la política anterior el TESCHI, el Controlador de Documentos, es el único autorizado para imprimir documentos del SGC, a aquellos usuarios que deseen tener el documento en físico, asegurándose siempre de que sea la revisión vigente. Tabla 1. Función del Controlador de documentos. Documento. Manual de la Calidad. s. Planes de calidad. Externos. Controlador de documentos. Representante de la Dirección. Representante de la Dirección. Representante de la Dirección. Director(es) de área(s) responsables del procedimiento.
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 3 de 10 Tabla 2. Requerimientos mínimos por documento. Documento Requerimientos mínimos Logotipo del Tecnológico, código, título, nombre y firmas de los funcionarios o Manual de la Calidad. personal del TESCHI que elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas. Logotipo del Tecnológico, código, título, nombre y firmas de los funcionarios o personal del TESCHI que elaboraron, revisaron y autorizaron, responsable, s. referencia de la Norma ISO 9001:2008, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas. Logotipo del Tecnológico, código, título, nombre y firmas de los funcionarios o Planes de Calidad. personal del TESCHI que elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha de revisión y número de páginas. Logotipo de la Tecnológico, Título, código, numero de revisión y en el diseño de Formatos. formato nombre y firma de quién elaboró y nombre y firma de quien aprobó. Sello de documento controlado (Solo en copias), se considerará las especificaciones Documentos Externos. o normativas que indiquen los organismos externos. De acuerdo a las especificaciones o normativas que indiquen los organismos externos, se aplicará de dos formas: 1. Si se permite modificaciones, deberán llevar título, código, numero de revisión y Formatos Externos. en el diseño de formato nombre y firma de quién elaboró y nombre y firma de quien aprobó. 2. En caso contrario, Sello de documento controlado (Solo en copias). Nota: Los formatos o registros son un tipo especial de documentos, pero para efectos de control se anexaron a esta tabla.
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 4 de 10 Tabla 3 (Revisión y autorización de documentos) 1. Tipo de Documento 2. Elabora 3. Revisa Autoriza 4. Manual del SGC de la Calidad. 5. Representante de la Dirección 6. Subdirector de Planeación 7. y Director del TESCHI Administración 8. s 9. Representante de la Dirección, 10. Subdirector de Planeación y Gobernadores. Auditor Líder, Controlador de 11. Administración Documentos Director del TESCHI 12. s Operativos. 13. División de Lic. En 14. Subdirectores 15. Director del TESCHI Administración, División de Ing. Industrial, Recursos Humanos y Financieros, Recursos Materiales Planeación y Evaluación, Control Escolar, Culturales y Deportivas, Depto. De Servicio Social y Residencias Profesionales 16. Formatos sin procedimiento 17. División de Lic. En 18. Subdirectores 19. Director del TESCHI Administración, División de Ing. Industrial, Recursos Humanos y Financieros, Recursos Materiales Planeación y Evaluación, Control Escolar, Culturales y Deportivas, Depto. De Servicio Social y Residencias Profesionales 20. Formatos anexos a un 21. Se considerarán los mismos que el procedimiento al que pertenece el formato, sin que sea procedimiento 22. Instructivo de Trabajo. 23. División de Lic. En Administración, División de Ing. Industrial, Recursos Humanos y Financieros, Recursos Materiales Planeación y Evaluación, Control Escolar, Culturales y Deportivas, Depto. De Servicio Social y Residencias Profesionales necesario que aparezca el cuadro de control de emisión 24. Subdirectores 25. Director del TESCHI Tabla 4 (Modificaciones a documentos) Documento Controla el cambio Registro para el cambio Manual de la Calidad. Representante de la Dirección. Revisión de documentos. s. Representante de la Dirección. Revisión de documentos. Instrucciones de Trabajo. Representante de la Dirección. Revisión de documentos. Formatos Internos. Quien lo elabora. Revisión de documentos.
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 5 de 10 Tabla 5 (indicación para realizar documentos y asignar códigos y fechas de emisión) Unidad Responsable Proceso Estratégico Clave Tipo de documento Clave Consecutivo Formato Académico AC Manual de Calidad MC Planeación PL Manual de Organización MO Vinculación VI Manual de s MP 01 a 0n Administración de los Recursos AD Gobernador PG 001 a 00n Tecnológico de Estudios Superiores de Chimalhuacán Calidad CA Operativo Registro de Calidad Formato s/proced. PO RC FO Formato Electrónico FE NA Instructivo de trabajo IT 01 a 0n Instructivos de laboratorios* DT Catálogos y manuales Nombre Propio Otros documentos Nombre propio
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 6 de 10 Documento Tabla 6. Requisitos para documentos oficiales. Original Requisito: Copia Manual de la Calidad.. s. Instrucciones de Trabajo. Planes de Calidad. Base de Datos, Catálogos, tablas, listas, criterios, especificaciones. Formatos. Reglamentos. Programas. Registros Firmas. N.A.
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 7 de 10 4.- Diagrama del procedimiento Responsable del Documento Involucrado en el proceso Controlador de Documentos Inicio 1 Define la necesidad de un nuevo documento o de una nueva revisión Hace modificaciones respectivas a la propuesta 2 3 Revisa la propuesta Aprobar el documento 4 No Si Se aprueba la propuesta? Enviar aviso del cambio al personal 6 5 Subir documento al Sistema de Gestión de la Calidad 7 Cancelar la versión obsoleta y archivar el nuevo documento original Termino
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 8 de 10 5.- Descripción del procedimiento SECUENCIA DE ETAPAS 1. Define la necesidad de un nuevo documento o de una nueva revisión. 2. Hace modificaciones respectivas a la propuesta. ACTIVIDAD 1.1 Se determina la necesidad de un nuevo documento o una revisión, según el tipo de documento la propuesta se realizará consultando los procedimientos Elaboración y Revisión de s CA-PO-003, Control de documentos y Control de registros CA-PO-007. 2.1 Hacer la propuesta o las debidas modificaciones a en los formatos: Tipo de documento s Instrucciones de trabajo Formatos internos Documentos internos Nombre del Formato Nombre del Formato Instrucción de trabajo Encabezado General Encabezado de documentos Internos RESPONSABLE Responsable del Documento Responsable del Documento 3. Revisa la propuesta. 4. Aprobar el documento. 3.1 El controlador de documentos revisa que el documento interno cumpla con las políticas de operación y con lo indicado en las tablas 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7. Si la propuesta cumple con los requisitos, se pasa a la secuencia 4. Si la propuesta no cumple con los requisitos, se pasa a la secuencia 2. 4.1Los involucrados en el proceso firman de aprobación. Controlador Documentos Involucrado el proceso de en 5. Subir documento al Sistema de Gestión de la Calidad. 5.1 Se sube el documento al Sistema Electrónico de Gestión de la Calidad. Controlador Documentos de 6. Enviar aviso cambio personal. del al 6.1 Informa a todo el personal sobre los cambios efectuados. Responsable del Documento
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 9 de 10 7. Cancelar la versión obsoleta y archivar el nuevo documento original. 7.1 Archiva el documento original hasta la edición de una nueva revisión y cancela la versión obsoleta, según política Controlador Documentos de 6.- Documentos de referencia Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Fundamentos y vocabulario. ISO 9001:2008 COPANT/ISO 9001-2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008. Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Requisitos. ISO 9001:2008 COPANT/ISO 9001-2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008. Elaboración y Revisión de s CA-PO-003 7.- Registros REGISTROS Lista Maestra de documentos Control Lista de Maestra de Documentos de Origen Externo. RESPONSABLE DE CONSERVARLO Hasta nueva actualización Hasta la siguiente modificación TIEMPO PARA CONSERVARLO Controlador de documentos del TESCHI Controlador de documentos del TESCHI CODIGO DE REGISTRO -01-02
1. Código del 2./Revisión;Fecha: 3. Nombre del : Control de Documentos 5. Página : 10 de 10 8.- Glosario Controlador de documentos: Miembro de la organización que con independencia de otras responsabilidades, tiene la responsabilidad de administrar y controlar los documentos del SGC. Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por el TESCHI. Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fue elaborado de manera interna en el SGC Ej.: Ley Federal del Trabajo. Documento Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión de la Calidad. Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas Destrucción de Documentos: Cuando exista una nueva Revisión la anterior se destruirá. 9. Anexos 9.1 Lista Maestra de documentos Control -01 9.2 Lista de Maestra de Documentos de Origen Externo. -02 10. Control de Cambios No. de Fecha de Descripción del cambio revisión Actualización 1 31-JULIO-2014 Se colocó el encabezado general