1. OBJETIVO Establecer las pautas de motivación, comunicación, participación y consulta, tanto interna como externa, en materia de Sistema de Gestión Integral. Así como establecer los mecanismos de actuación, para que cualquier trabajador, contratista, visitante o parte interesada realice consultas y participe en la identificación de peligros y aspectos ambientales como también en la prevención y control de riesgos laborales e impactos ambientales. 2. ALCANCE Este Procedimiento se aplica a todas las actuaciones de Motivación, Comunicación, Consulta y Participación en materia de Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad realizadas en la empresa., también aplica a todos los trabajadores y contratistas que presten sus servicios para la empresa en los términos contenidos en el presente Procedimiento. Así también cubre la comunicación interna entre los diversos niveles de la organización y desde el recibo de una comunicación externa hasta su respuesta, dejando concluido el tema referente a los aspectos socio-ambientales y de calidad del proceso. 3. DEFINICIONES Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales. Motivación: La motivación es la ilusión de las personas por algo o hacer algo. La motivación es la cualidad más importante que te dará éxito, si no hay motivación no habrá ilusión y mucho menos éxito. Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien. Participación: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión, organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido. Comunicación Interna: Proceso a través del cual se generan acciones y programas que informan, divulgan, permiten establecer relaciones y conllevan a la participación de las diferentes áreas de la Organización. VIGÍA OCUPACIONAL: Ente conformado por representantes de las Organizaciones, según lo dispuesto en la ley, con el fin de promover la gestión en seguridad y salud ocupacional. Convenio: Documento escrito en el cual se describen las acciones de parte y parte, a las cuales se compromete tanto la Organización como las partes interesadas externas. Incluye las firmas de los representantes de las partes involucradas. Comunicación Externa: Tipo de comunicación que proviene de una parte interesada externa y debe ser respondida. Al responderla se busca establecer y fortalecer vínculos de la Organización con las comunidades u otras partes interesadas ubicadas en su área de operación. Inquietud: Solicitud o consulta realizada en forma verbal o escrita que busca obtener información o aclarar algún aspecto sobre un tema específico. Parte Interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño ambiental y de seguridad o éxito de una organización. 4. PROCESO 4.1 Proceso de comunicación La comunicación interna será descendente o ascendente con los siguientes criterios:
Comunicación Descendente La Gerencia de CELTAR S.A.S., en conjunto con la Coordinación SGI, define políticas, objetivos, metas y planes acerca de la prevención de riesgos laborales e impactos ambientales, como también todo lo relacionado con el Sistema de Gestión Integral, y a su vez deciden las formaciones y gestiones a llevar a cabo en estos temas; La comunicación la realiza la Coordinación SGI, directamente al personal administrativo y para el personal operativo por medio de los Ingenieros de Proyectos y Servicios o Encargado SGI para el proyecto. La Dirección de la empresa va transmitiendo información al personal acerca de estos temas. Para ello se utilizarán las vías de comunicación instauradas en la empresa como son: Verbal. Correos electrónicos. Carteleras. Llamadas telefónicas. Folletos informativos. Presentaciones. Comunicación Ascendente El personal Operativo debe comunicar a sus superiores, o directamente al Ingeniero de Proyectos y/o Servicios y a la Coordinación SGI, según el caso, utilizando los mismos canales de comunicación, cualquier sugerencia o aspecto destacable que aprecie en su puesto o área de trabajo o en el Sistema de Gestión Integral orientado a la detección de peligros e impactos y sugerencias para su eliminación, minimización y control. Si la información no ha sido canalizada por el Ingeniero de Proyectos y/o Servicios también podrá ser transmitida directamente a la Coordinación de Gestión Integral, quien a su vez el será quien planteará sugerencias y acciones a llevar a cabo. Dependiendo del tema, y según aplicación, la Dirección de Gestión Integral comunicará al Gerente quien será el encargado de tomar decisiones y dar sugerencias; el personal administrativo se comunicara directamente con la Gerencia y estos a su vez también se comunicarán directamente con ellos. 4.2 Comunicación Externa El Director Proyectos y Servicios es responsables de: Generar y aprobar las comunicaciones a proveedores y contratistas Recibir, documentar, responder y llevar a cabo el seguimiento a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas. Preparar y difundir la respectiva información a organizaciones e individuos ajenos a la empresa. La sistemática para mantener comunicaciones con el exterior es la que se muestra en el diagrama No 2:
COMUNICACIÓN EXTERNA Comunicación AL exterior. Comunicación DESDE el exterior Comunicación a los principales clientes, proveedores, subcontratistas comunidad y a la administración. Cualquier parte interesada Poner a su disposición información relaciona si procede Sugerencias y reclamaciones Es una sugerencia o reclamación? No Sí Resultados del seguimiento en caso de que originen un incidente Se considera necesario adoptar una acción Resultados de homologaciones realizadas mediante auditoria GI-PR-03 Procedimiento de Acciones de Mejora Sí Evaluaciones y auditorías realizadas Comunicaciones y obligaciones de ley. Seguimiento y contestación a las partes interesadas. Diagrama No 1 Comunicación externa. Temas y órganos Las comunicaciones externas se reciben, documentan y responden a las partes interesadas, el tratamiento a cada una de estas comunicaciones se presenta en la siguiente tabla:
PARTE INTERESADA Autoridades Locales Autoridades Ambientales Clientes Comunidades Proveedores y Contratistas DESCRIPCIÓN Alcaldía Bomberos, Secretaria Salud Planeación MADS SDA CAR Clientes externos JAC Grupos comunitarios Proveedores y Contratistas Tabla 1. Partes interesadas TRATAMIENTO Atendidas por la Gerencia, para los casos específicos (impuestos, tráfico, etc.), que sean de otra área de competencia, la atención la realiza el Coordinador del Área correspondiente, en caso que no se encuentre el Gerente. Las visitas ocasionales (en caso de presentarse) son atendidas por el Ingeniero de Proyectos o Servicios o la Coordinación SGI; cuando se emitan documentos de carácter legal particular, se les da respuesta una vez revisada la información con los abogados; en caso de solicitarse cumplimiento, el sistema podrá dar respuesta a través de la matriz de aspectos e impactos, y peligros y riesgos, aplicando las disposiciones para el trámite descritas en este procedimiento. La comunicación con los clientes externos la realiza directamente el Gerente o Director de Proyectos o Servicios; así también en caso de presentarse una queja, reclamo o sugerencia que amerite la definición de una acción de mejora se llevará a cabo por medio del Procedimiento de acciones de mejora GI-PR-03. Atendidas por la Gerencia, en conjunto con la Coordinación SGI En caso de solicitudes expresas de la comunidad, la solicitud se realizará directamente al Gerente o Director de Proyectos, las mismas se canalizarán en caso de ser necesario a la Coordinación SGI para su análisis y seguimiento. La comunicación se realizará de acuerdo al procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores y Contratistas GI-PR-06. La relación de interlocución directa con el personal de todos los procesos en lo referente a temas de Seguridad y Salud Ocupacional, las realiza la Coordinación SGI una vez aprobado por las Gerencias. La Gerencia de CELTAR S.A.S., ha decidido no comunicar externamente información acerca de sus riesgos e impactos prioritarios. Los temas que involucren el Sistema de Gestión o su desempeño, solicitados por partes externas o interesadas (clientes), se revisarán para envío en conjunto con los Directores de Proyectos, y se llevará a cabo mediante el presente documento. 4.3 Ingreso de visitantes. Es responsabilidad de los Ingenieros de Proyecto o el Asistente de Gerencia, dar a conocer la tarjeta de ingreso a las personas que visitan las instalaciones de CELTAR S.A.S., en la misma se encontrará un mensaje de bienvenida, información general en caso de emergencia, riesgos presente, así como la forma en que se encuentran identificados los brigadistas y el plano de rutas de evacuación donde se encuentra el punto de encuentro. 5. PROCESO DE CONSULTA Y PARTICIPACIÓN
La Gerencia de la empresa por medio de mecanismos de consulta hará participe a trabajadores de la adopción de las decisiones relativas a: los a) Desarrollo y revisión de políticas y objetivos Integrales b) La planificación y la organización del trabajo en la empresa y la introducción de nuevas tecnologías. c) La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y prevención, incluida la designación de trabajadores o el recurso a un servicio de prevención ajeno. d) La designación de trabajadores encargados de las medidas de emergencia. e) La identificación de peligros y aspectos, valoración de riesgos e impactos y determinación de controles. f) Los procedimientos de información y documentación. g) La investigación de incidentes. h) Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la seguridad, la salud y el ambiente. Existe un plazo de 15 días, que una vez transcurridos, si no ha habido reclamación alguna por parte de los trabajadores, la Gerencia y la Coordinación SGI de la empresa presupone la conformidad de los consultados, ya que no ha habido reclamaciones. En caso de que los trabajadores den su opinión a la consulta será estudiada y valorada por la Gerencia. 6. PROCESO DE MOTIVACIÓN La motivación en la empresa, es uno de los factores claves del éxito en la relación laboral, mediante su implementación se logra que los empleados mejoren su nivel de compromiso en el ámbito laboral, personal y familiar. Teniendo en cuenta lo anterior para la empresa, es de vital importancia que sus empleados se involucren en actividades que permitan no solo su desarrollo laboral, sino que también trascienda a la parte formativa y afectiva, permitiéndoles desarrollar su capacidad de liderazgo y mejoramiento permanente. Todas las propuestas deben de ser consideradas, teniendo en cuenta la escala de reconocimientos, establecida para tal fin. Los reconocimientos deben tener el carácter: oportuno, personalizado y público (en las carteleras informativas de la empresa). Siempre. Con el fin de llevar a cabo este propósito, la empresa establece los siguientes criterios que contribuirán al óptimo desarrollo de dichas actividades de motivación, difusión e incentivos: Reconocimiento del Mejor Empleado de la compañía, teniendo en cuenta a aquel que tenga los mejores resultados en las evaluaciones de desempeño para su cargo. Actividades sociales, culturales y de integración, será una actividad de la empresa realizar eventos que involucren e integren a los empleados durante su permanencia, para lo cual realizará actividades que cultiven y afiancen sentimientos de identidad y pertenencia hacia el trabajo y su empresa. 7. ANEXOS Procedimiento de acciones de mejora GI-PR-03. Selección y Evaluación de Proveedores y Contratistas GI-PR-06.
8. CONTROL DE CAMBIOS ACTUALIZACIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO 1 28 de Abril de 2015 Edición Inicial del Documento RESPONSABLE Coordinadora SGI 9. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO REVISADO POR: APROBADO POR: Saira Nataly Martin Coordinadora SGI Pedro Tarazona Gerente