SNCTI GUIÓN MÓDULO 6: GESTIÓN DE PROYECTOS

SNCTI GUIÓN MÓDULO 6: GESTIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN Este módulo sirve de guía para identificar los lineamientos administrativos para la gestión de proyectos de investigación en la Universidad Industrial de Santander.

CONTENIDO Los temas a tratar en este módulo son los siguientes: 1.Inicio del proyecto 2.Ejecución del proyecto 3.Cierre del proyecto Finalmente, se presentarán la bibliografía y las lecturas recomendadas.

1. INICIO DEL PROYECTO 1.1 Legalización: Una vez publicada la lista de propuestas aprobadas, Colciencias prepara el memorando de elaboración del contrato y el contrato y los envía a la VIE, quien se encarga de coordinar la respectiva legalización. Luego de legalizado el contrato, Colciencias procede a desembolsar los recursos y así la VIE se encarga de solicitar asignación de código y adición presupuestal para el proyecto, teniendo en cuenta el presupuesto definido en la propuesta. 1.2. Acta de Inicio: la VIE se encarga de diligenciar el Acta de Iniciación para Proyectos de Investigación con Financiación Externa (FIN.47), en la cual se establecen los compromisos y condiciones de ejecución del proyecto y que contiene entre otros aspectos, título proyecto, fechas de inicio y terminación, valor total, duración. Además de lo anterior, la VIE debe hacer llegar a Colciencias, el Plan de Acción del Proyecto, el cual debe elaborar el investigador principal y cuya finalidad es establecer la relación entre los objetivos planteados y los resultados que se espera obtener con el proyecto. Para mayor información acerca del Plan de Acción del Proyecto, favor consultar http://www.uis.edu.co/webuis/es/investigacionextension/documentos/guias/guiaejecucioninfcolciencias.pdf.

2. EJECUCIÓN Una vez se han asignado tanto el código como la adición presupuestal, el investigador principal puede dar inicio a la ejecución de los recursos. Es decir, con el proceso de contratación del personal, compra de insumos, compra de equipos y software, contratación de servicios, trámites de auxiliaturas y becas. Éstos se realizan a través del Sistema de Información de la VIE SIVIE; cabe mencionar que la VIE cuenta con un profesional, quien se encarga de brindar las capacitaciones para utilización del sistema y que en el portal web de la universidad se encuentran los Manuales para investigadores y personal de apoyo del SIVIE 1. 1 http://www.uis.edu.co/webuis/es/investigacionextension/sivie.html

3.1. Lineamientos para la ejecución presupuestal: En el caso de la contratación de personal, es necesario tener en cuenta: Si es un profesional, la contratación se hace a través de una orden de prestación de servicios. Si se trata de un estudiante de pregrado, éste se contrata bajo la figura de auxiliar de investigación y, Si el estudiante es de posgrado, la contratación se hace bajo la figura de beca. Es fundamental recordar que cuando el personal aparece como N.N en la propuesta, el director de la iniciativa debe enviar a Colciencias la hoja de vida de la persona que se planea vincular al proyecto, para su respectiva aprobación. Es importante tener en cuenta, que deben analizarse los posibles conflictos de interés e inconvenientes legales que pueden surgir con la contratación, particularmente donde hay lazos de consanguinidad o lazos familiares de algún tipo entre el investigador principal y algunos de los integrantes a contratar con cargo al proyecto.

3.2. Lineamientos sobre el periodo de ejecución: Cuando se identifica que el tiempo para la ejecución del proyecto no es suficiente, se debe solicitar una prórroga, para así continuar con el desarrollo del mismo. Para esto, el director del proyecto debe diligenciar el Anexo 1 de la Guía para la ejecución técnica, administrativa y financiera de los proyectos financiados con recursos de Colciencias y entregarlo en la VIE al profesional de Coordinación de Programas y Proyectos, quien lo envía junto con la respectiva comunicación firmada por el Vicerrector de Investigación y Extensión. La solicitud de prórroga debe hacerse mínimo 3 meses antes de la fecha de finalización de ejecución del proyecto. Otras de las situaciones que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto son cambios de rubro, cambios o vinculación de personal y cambio de destino en viajes.

3.3. Lineamientos para presentación de informes: Es de suma importancia que el investigador principal tenga en cuenta que él es el único responsable de la correcta ejecución de los recursos de acuerdo con el presupuesto aprobado y de la preparación de los informes técnicos parciales y finales. El profesional de la Coordinación de Programas y Proyectos de la VIE, se encargará de la preparación de los informes financieros y de su envío junto con los informes técnicos. Parte importante de la ejecución de un proyecto de investigación es la presentación de informes. Usualmente dichos informes deben presentarse con una periodicidad que puede variar, siendo la presentación de informes de avance cada 6 o 9 meses, algo habitual. Adicionalmente, en todos los casos es necesario presentar un informe final, un mes después de finalizado el período de ejecución del proyecto, pactado en el contrato.

3. CIERRE Luego de la entrega del informe final, Colciencias realiza la correspondiente evaluación técnica, administrativa y financiera y la envía para revisión del investigador principal. Éste último tendrá 8 días hábiles para hacer aclaraciones o requerir mayor información acerca de la misma. Finalmente, con el informe evaluado y aprobado, se procede con la liquidación del contrato, para lo cual Colciencias emite la respectiva acta de liquidación, que debe ser revisada y firmada por las partes.

BIBLIOGRAFÍA Guía para la ejecución técnica, administrativa y financiera de los proyectos financiados con recursos de COLCIENCIAS Normas para la presentación de informes relacionados con proyectos financiados total o parcialmente por Colciencias Instrucciones para la elaboración de informes técnicos finales de proyectos de investigación.