1/1 INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE MORRALLA EN LIBRERÍAS
2/1 I. OBJETIVO Establecer un mecanismo para solicitar, manejar, custodiar y depositar la morralla (monedas y billetes) a la empresa de valores contratada por el FCE. II. DESCRIPCIÓN Para atender los requerimientos de efectivo en caja se dispondrán de fondos morralla conforme a las necesidades de cada librería. 1. Para el Manejo de Morralla Las actividades que tendrá que realizar el Encargado de Librería del 1er. turno o la persona designada para tal efecto por el Subgerente de Coordinación de Librerías, serán las siguientes: Para la Recepción Recibir del servicio de protección de valores el importe autorizado, de acuerdo al calendario mensual verificar que la bolsa esté debidamente sellada. Asimismo, que los sellos de plomo o folios de sello seguro, correspondan con el comprobante de la empresa de traslado de valores, que el custodio firme y anote en la papeleta el número que la empresa de traslado de valores le tiene asignado en el Catálogo de Firmas, fecha y hora de la entrega. Contar el importe de la morralla y dividirla en partes iguales entre los cajeros de la librería la totalidad de Vales de Fondo Morralla firmados, deberán amparar la remesa recibida. Si hubiera algún faltante, cambio de denominación de moneda, billete o bien, cualquier anomalía que pudiera surgir de la remesa recibida, se deberá reportar de inmediato vía correo electrónico a la persona correspondiente o designada para tal efecto por el Subgerente de Coordinación de Librerías. Recabar de los cajeros, el Vale de Fondo de Morralla (FCE-LIB-RE.11), por los importes entregados, custodiarlos y actualizarlos conforme se incremente o decremente la morralla.
/1 Para el manejo y custodia Deberá mantener un consecutivo con las copias de los documentos de recepción y depósito de morralla al servicio de protección de valores. Deberá mantener un consecutivo con los Vales de Fondo de Morralla (debidamente firmados por los cajeros, en su caso por el propio Encargado de Librería, de tal forma que el total de la remesa recibida, se encuentre amparada por los vales. Para la Devolución Un día después de recibir la nueva de remesa de morralla, los Cajeros deberán devolver al Encargado de librería o a la persona designada por él, el importe de la morralla recibida en el periodo inmediato anterior, para su depósito inmediato en la caja de seguridad de la empresa de valores. Para el depósito Deberá utilizarse un envase sello seguro, Llenar ficha servicio de protección de valores, en la que se deberá anotar el número del envase, importe, fecha de elaboración, y semana a la que corresponda la remesa que se está depositando, asimismo llenar ficha de depósito del banco, de la cual la fecha de elaboración deberá ser igual a la de la ficha del servicio de protección de valores, así como la fecha de la remesa Llenar y anexar a la ficha de depósito el formato Control de depósito (FCE- LIB-RE.12), describiendo por denominación, cantidad y total por denominación, así como el total del depósito. Y de inmediato deberá efectuar el depósito en la caja de seguridad. Para entregar el depósito de la morralla al servicio de protección de valores, estarán presentes el cajero y el encargado de la librería y deberán: 1. Realizar confirmación positiva de la identificación del custodio de la empresa de servicio de protección de valores, de acuerdo a su gafete y al Catalogo de Firmas autorizadas de esta empresa. 2. Confirmarán el número de papeletas y envases entregados al custodio de la empresa de servicio de protección de valores.. En la papeleta o ficha de entrega de valores original, verificarán al momento de la entrega, que el custodio firme y anote en la papeleta el número que la
4/1 empresa de traslado de valores le tiene asignado en el Catálogo de Firmas, fecha y hora de la recolección, debiendo en ese momento también el cajero firmar y anotar fecha y hora en la papeleta original, datos que deberán coincidir con lo anotado por el custodio de la empresa de traslado de valores. Por ningún motivo se deberá reenviar la morralla en el mismo envase con el que se recibió, incluso aún en el caso de que esta no haya sido utilizada, siempre deberá verificarse el importe y depositarse en nuevo envase. La distribución del original y las copias de la ficha del servicio de protección de valores será de la siguiente manera: Original.- Departamento de Registro Contable. 2 copias.- Servicio de Protección de Valores. 1 copia.- Archivo Cajero 1 copia fotostática.- Subgerencia de Coordinación de Librerías a la que le deberá anexar fotocopia de la ficha con la que recibió la remesa que está depositando. Archivar ficha de depósito en consecutivo. 2. Para Solicitar el Incremento o Decremento de Morralla Se buscará que la morralla entregada periódicamente, sea justa y suficiente para cubrir la operación de caja en librerías, cualquier insuficiencia o excedente innecesario no reportado, será responsabilidad del cajero o encargado de la librería. Los incrementos y decrementos en los importes de morralla, estarán en función de la temporada y situación específica que se presente en cada librería, sin embargo deberá disminuirse la cantidad de morralla asignada, por petición del propio cajero o encargado de librería, si se comprueba la no utilización total, como serían los casos de: a) Devolución frecuente del importe correspondiente de la morralla, pues debería ser en su mayoría billetes de alta denominación); b) Notorio exceso de morralla sin utilizar, comprobado en arqueo del mismo concepto; c) Frecuentes faltantes de morralla a un mismo cajero o librería. La Subgerencia de Coordinación de Librerías, o la persona que esta designe será la instancia facultada para gestionar los importes de morralla ante la ventanilla única de la Gerencia de Administración y Finanzas. Los Encargados de Librerías solicitarán a la Subgerencia de Coordinación de Librerías los importes de morralla que requieren para cubrir sus necesidades operativas mensualmente, previa autorización del Subgerente de Coordinación de Librerías y Gerente de Comercialización. El trámite interno que realizarán será el siguiente:
5/1 A) El cajero comunicará al Encargado de Librería/Persona designada, el importe y las denominaciones que requiere. B) El Encargado de la Librería/Persona designada, previa valoración de los importes señalados, gestionará ante la Subgerencia de Coordinación de Librerías, la aprobación correspondiente. C) La persona designada por la Subgerencia de Coordinación de Librerías llenará la requisición de cheques y recabará la firma de autorización del Jefe de Librerías, del Subgerente de la Coordinación de Librerías y del Gerente de Comercialización, sólo de las solicitudes previamente aprobadas. D) La persona designada por la Subgerencia de Coordinación de Librerías realizará las gestiones correspondientes ante la ventanilla única de la Gerencia de Administración y Finanzas. Los incrementos y decrementos en los importes de morralla, deberán solicitarse con un mes de anticipación.. Responsabilidades Cada cajero deberá resguardar en caja fuerte o lugar determinado el importe de morralla del cual es responsable. Los cajeros al inicio y al término del turno deberán verificar que los importes correspondan a la morralla asignada. De la misma manera, serán responsables del uso que le den al mismo. El Cajero del 1er. Turno o la persona designada para tal efecto por el Encargado de la Librería, será la instancia responsable de recibir y realizar el depósito al Servicio de Protección de Valores y resguardar bajo su responsabilidad, los documentos de los depósitos correspondientes. Si en un depósito de morralla, se detecta que se realizó el depositó incompleto del efectivo por parte del cajero, deberá este, junto con el encargado de la librería en cuestión cubrir el importe del faltante. Adicionalmente, si como consecuencia, de que el cajero o la persona designada para hacer los depósitos hubieran omitido seguir el procedimiento en alguna de sus partes, y como consecuencia se generara un faltante en el depósito de la morralla, deberá el cajero
6/1 junto con el encargado de la librería en cuestión también deberán cubrir el importe del faltante. El Jefe de Departamento de Librerías o quién él designe, deberá supervisar los comprobantes de las recepciones y depósitos por billete y morralla. En caso de encontrar alguna irregularidad, deberá de informar de manera inmediata, al Subgerente de Coordinación de Librerías.
7/1 III. CONTROL DE CAMBIOS: FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas 00 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO Representante de la dirección Subgerencia de Coordinación de librerías NATURALEZA DEL CAMBIO Se cambia el término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado Este procedimiento se presentará en la próxima reunión de COMERI Implementación del instructivo IV. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS: ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 4.1 FCE-LIB-PR.0 de punto de venta (caja) V. GLOSARIO DE DEFINICIONES: Morralla.- Monedas y billetes de baja denominación para la operación diaria en las cajas de las librerías del FCE.
8/1 ANEXO 7. FCE-LIB-RE.11 VALE FONDO DE MORRALLA
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10/1 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: VALE DE FONDO DE MORRALLA 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar y controlar la entrega y devolución del fondo de morralla entre los encargados de las librerías y los cajeros del FCE.. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Encargado de librería / Cajero 4. FORMA DE LLENADO: Manual 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Nombre Descripción 1. Librería Nombre de la librería en la que se realiza la entrega devolución de la morralla 2. Recibí de la librería Nombre de la librería en que se realiza la entrega - devolución de la morralla. Número Importe de morralla que se recibe y entrega 4. Letra Anotar con letra el importe de morralla que se recibe y entrega 5. Por concepto de Describir el concepto que corresponda a la elaboración del vale 6. Fecha Día, mes y año en que se realiza el depósito 7. Nombre, firma y puesto 8. Nombre, firma y puesto 9. Nombre, firma y puesto 10. Nombre, firma y puesto Nombre, firma y puesto de quien recibe la morralla Nombre, firma y puesto de quien entrega la morralla Nombre, firma y puesto de quien recibe la devolución de la morralla Nombre, firma y puesto de quien entrega en devolución la morralla
11/1 ANEXO 7.4 FCE-LIB-RE.12 CONTROL DE DEPÓSITO
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1/1 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: CONTROL DE DEPÓSITO 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar y controlar el depósito de dinero en la caja de seguridad de la empresa de valores.. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Cajero / Encargado de librería 4. FORMA DE LLENADO: Manual 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Nombre Descripción 1. Librería Anotar el nombre de la librería en la que se realiza el depósito devolución de la morralla 2. Turno Describe el turno que corresponda: 1, 2, o único. Fecha Día, mes y año en que se realiza el depósito en la caja de seguridad de la empresa de valores 4. Cantidad Número de billetes y/o monedas de cada denominación depositada 5. Importe Cantidad total en pesos que se deposita de cada denominación 6. Total Cantidad en pesos que resulta de la suma de todos los importes parciales 7. Nombre y firma del cajero 8. Nombre y firma del Encargado Nombre y firma del cajero que realiza el depósito Nombre y firma del encargado de la librería que supervisa el depósito