Auditoría interna del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Ing. Richard Huapaya Pardavé
Agenda 1. Por qué hacemos auditorías?. 2. Conceptos básicos. 3. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. 4. Cómo auditar el SGSST?. 5. Redacción de hallazgos. Casos. 6. Registros de auditoría del SGSST. 7. Perfil del auditor. 8. Consideraciones a tomar en cuenta. 9. Y ahora que hacemos?.
Por qué hacemos auditorías? PRINCIPIO DE PREMACIA DE LA REALIDAD PRINCIPIO DE CONSULTA Y PARTICIPACIÓN MEJORA CONTINUA EVALUACION DEL SGSST (Art 43 Ley 29783) RESPONSABILIDAD SOCIAL DEBER MORAL CONVENIENCIA ECONÓMICA VENTAJA COMPETITIVA
Conceptos básicos Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo POLÍTICA SST OBJETIVOS SST CONTROLES PREVENCIÓN DE LESIONES Y ENFERMEDADES RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
Conceptos básicos PELIGRO RIESGO
Conceptos básicos AUDITORÍA INSPECCIÓN Procedimiento sistemático, independiente y documentado para evaluar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que se llevará a cabo de acuerdo a la regulación que establece el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. D.S.005-2012-TR Verificación del cumplimiento de los estándares establecidos en las disposiciones legales. Proceso de observación directa que acopia datos sobre el trabajo, sus procesos, condiciones, medidas de protección y cumplimiento de dispositivos legales en seguridad y salud en el trabajo. D.S.005-2012-TR FISCALIZACIÓN PROCESO SANCIONADOR
Qué es Auditoría? PROCESO SISTEMÁTICO NO ALEATORIO. ACTIVIDAD PLANIFICADA Y PROGRAMADA REVISAR EL SISTEMA DE GESTIÓN Y SUS PROCESOS VERIFICAR CONFORMIDAD CON DIFERENTES CRITERIOS. INDEPENDIENTE AUDITORES INDEPENDIENTES DEL AREA AUDITADA DOCUMENTADO EL PROCESO SE PUBLICA COMO DOCUMENTO (FÍSICO / DIGITAL)
Clases de Auditoría PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE AUDITORÍA INTERNA COMPRADOR AUDITORÍA EXTERNA ORGANIZACIÓN AUDITORÍA EXTERNA OBJETIVOS: Determinar si el SG SST: Es conforme con los requisitos planificados Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz Efectivo para lo que fue creado Para: Evaluar la eficacia del sistema de SST Identificar las oportunidades de mejoramiento OBJETIVOS: Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del SG SST del proveedor. Verificar la aplicación de disposiciones contractuales Para: Evaluar y seleccionar proveedores Mantener relaciones ganar - ganar OBJETIVOS: Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos de SG SST Disminuir la necesidad de efectuar auditoría por los clientes. Para: CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO
Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Mejoramiento Continuo Revisión por la dirección Verificación y acción correctiva A P V H Política de SST Planificación Implementacion y Operación
Principios de Auditoría AUDITORES Conducta Ética Cuidado profesional Presentación Justa
Cómo auditar el SGSST?
Auditoría del Sistema de SST CRITERIO DE AUDITORIA Criterio de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requerimientos usados como referencia Norma OHSAS 18001: 2007 Documentación del Sistema Requisitos legales y de clientes
Etapas de la Auditoría Inicio Revisar Documentos ETAPAS Designar auditor Líder. Definición objetivos, alcance y criterios. Determinación viabilidad. Conformación equipo auditor. Contacto inicial con auditado Viabilidad Preparar auditoría de campo Plan de Auditoría Lista de Verificación Otros documentos de trabajo. Asignar trabajo al equipo auditor.
Etapas de la Auditoría Reunión de apertura Comunicación. Auditoría de Campo Funciones guías y observadores. Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre
Etapas de la Auditoría Inicio Definición Objetivos, alcance y criterios. Los objetivos de la auditoría deberían estar establecidos por el cliente, definir qué es lo que se va a lograr con la auditoría y podría incluir: a. Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión del auditado o parte de él, con los criterios de la auditoría. b. La evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales c. La evaluación de la eficacia del sistema de gestión en logar los objetivos. d. La identificación de áreas de mejora potencial del sistema de gestión.
Etapas de la Auditoría Inicio Definición Objetivos, alcance y criterios. Ejemplo de alcances de auditoría 1. Determinados requisitos del sistema OHSAS 18001 * 2. La totalidad del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo 3. Un centro de trabajo fijo 4. Un proceso * 5. Una central / obra 6. Una línea de fabricación * * Auditoría interna / Segunda parte
Etapas de la Auditoría Revisar Documentos Antes de iniciar la auditoría in situ, se revisa la documentación del auditado, para determinar la conformidad del sistema. La revisión debe tener en cuenta: - Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización, - Los requisitos legales específicos del sector, - Los objetivos y alcance de la auditoría. Si la documentación es inadecuada se informa al auditado y se decide si se continúa o suspende la auditoría hasta que se resuelvan los problemas de la documentación.
Etapas de la Auditoría INFORME Preparación. Aprobación y Distribución. Termino de auditoría Retención de documentos. Finalización
Etapas de la Auditoría Actividades complementarias FIN
Identificar LA LISTA DE VERIFICACIÓN Herramienta PROCESOS REQUISITOS APLICABLES DOCUMENTOS INTERRELACIONES RECURSOS Verificar IMPLEMENTACIÓN EFICACIA SG SST MEJORA SG SST
LA LISTA DE VERIFICACIÓN PREGUNTAS PARA ABRIR Y CERRAR TIPO DE PREGUNTAS TIPO DE RESPUESTAS EFECTO QUÉ, PORQUÉ, DÓNDE ABIERTAS (larga) ABREN LA CONVERSACIÓN QUIÉN, CUANDO CORTA CIERRAN EL INTERCAMBIO DE ACUERDO A LOS RIESGOS PRIORIZADOS CUALES SON LOS CONTROLES? ABIERTAS, DAN LUGAR PARA EXPRESARSE GUIAN AL AUDITADO SIN CONTROLARLO
Reunión de Apertura OBJETIVO Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no exista. Aclarar desde el comienzo, si es necesario los conceptos básicos de la auditoria. Confirmar la logística. CONTENIDO PRESENTACIÓN DE LOS EQUIPOS AUDITOR Y AUDITADO OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA RECOFIRMAR EL PLAN QUE SE VA A INICIAR RECORDAR FECHA DE REUNIÓN DE CIERRE VALIDAR LOS MEDIOS LOGÍSTICOS METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA CONFIDENCIALIDAD Y COMUNICACIÓN SEGURIDAD Y EMERGENCIA FUNCIONES PARTICIPANTES
Recolección de la Información Entrevista, Observación, etc. Recolección mediante muestreo INFORMACIÓN EVIDENCIA Verificación Evaluación vs.. Criterios HALLAZGOS Revisión Conclusiones de Auditoría
Redacción de hallazgos Incumplimiento de un requisito Problema Requisito asociado Evidencia Hallazgo
Generación de Hallazgos EVIDENCIA Vs. CRITERIOS CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD MEJORA
Caso 1 Plastiquitos S.A. es una empresa que se dedica a la inyección de productos plásticos tales como baldes, sillas, tachos, bancos y demás variedades, durante la auditoría se recopiló la siguiente información: a) En el área de Ensamble se encontraron 3 envases de insumos químicos no rotulados, así mismo carecían de las hojas de seguridad. b) En el área de Matricería se observó que el personal esta expuesto a gases tóxicos y no usa protección respiratoria, este riesgo no esta identificado en el IPER correspondiente.
Redacción del hallazgo a) Se evidenció que en el área de Ensamble se utilizan y almacenan insumos químicos, los cuales, no cuentan con rotulación ni hoja de seguridad (MSDS), contraponiendo lo establecido en la instrucción de manejo de insumos químicos I-20-01 versión 02. b) Se observó que el peligro gases tóxicos no ha sido identificado en el IPER del área de Matricería, incumpliendo lo estipulado en la (cláusula 4.3.1 de la norma OHSAS 18001:2007) / (Artículo 77b del D.S.005-2012-TR).
Caso 2 La empresa metal mecánica Los 3 Chanchitos S.A. se dedica a la fabricación de cisternas para regadío, tolvas y cama baja principalmente. Durante la auditoría se escucho un ruido estrepitoso, al acercarnos al patio de maniobras se observó que un trabajador estaba tirado en el piso rodeado de un charco de sangre, al parecer subió a verificar la prueba de presión, instante en el cual explotó la cisterna; y el trabajador salió disparado impactando su cabeza en el piso. El Jefe de SST, los Supervisores SST y los brigadistas de respuesta ante emergencias no supieron organizarse, ya que el accidentado fue rescatado por sus compañeros sin seguir el procedimiento de evacuación (PR.23.01-01) y después de permanecer 30 minutos dentro de la empresa pudo ser evacuado a la clínica.
Redacción del hallazgo Se evidenció que el plan de contingencia y procedimientos para respuesta a emergencias no habían considerado la potencial explosión de una cisterna, así mismo los brigadistas e involucrados no se organizaron para responder ante la emergencia incumpliendo (el procedimiento de evacuación PR.23.01-01) / (el requisito 4.4.7 de la norma OHSAS 18001:2007).
Recolección de la Información EJEMPLOS DE EVIDENCIAS CONDICIONES DE OPERACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO REGISTROS ESTADÍSTICAS / INDICADORES ACTOS SUBESTÁNDARES
Información N 1
Información N 2
Información N 3
RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN FUENTES DE INFORMACIÓN Personas Responsabilidad Entrenamiento Competencia Autoridad Interrelaciones Criterios Manual de SST Procedimientos Instrucciones Registros Reglamentos Procesos Operaciones Almacenes Mantenimiento
Registros de auditoría del SGSST D.S. N 014-2013-TR Requisitos: 1.- DNI 2.- RUC/CE 3.- Recibo luz, agua, teléfono. 4.- Título profesional. 5.- Habilitación en el colegio profesional. 6.- CV documentado. 7.- Experiencia no menor de 5 años. 8.- Experiencia no menor de 4 años, 2 de ellos en SGSST o SIG y con 160 horas de trabajo de campo. 9.- Aprobación del curso de SIG. 10.- Postgrados, cursos de especialización
INFORME CONTENIDO OBJETIVO, ALCANCE Y CRITERIOS FECHAS Y LUGARES DE REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA PROCESOS AUDITADOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES
INFORME CONTENIDO PERSONAL ENTREVISTADO AUDITOR LIDER, EQUIPO AUDITOR FORTALEZAS OPORTUNIDADES DE MEJORA HALLAZGOS (NO CONFORMIDADES / OBSERVACIONES) CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Perfil del auditor EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA
Competencia de los Auditores ATRIBUTOS PERSONALES Mente abierta Ético, Justo Veraz, Honesto, Discreto Observador Versátil Persiste Decidido Seguro Perceptivo Diplomático
Competencia de los Auditores DESARROLLO DE HABILIDADES DEL AUDITOR MANEJO DE DIFICULTADES LÓGICAS Y SISTEMÁTICAMENTE CAPACIDAD PARA COMPRENDER RÁPIDA Y EFICIENTEMENTE ESTAR EN CONDICIONES DE VER Y ACEPTAR OTROS PUNTOS DE VISTA CAPACIDAD PARA ELABORAR INFORMES CONCRETOS CAPACIDAD PARA ADAPTAR EL PLAN A CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES MANTENER EL CONTROL DE TIEMPO EN TODAS LAS FASES DE LA AUDITORÍA
Consideraciones a tomar en cuenta Situaciones que podrían ocurrir: Redacción incompleta o subjetiva de hallazgos. Conclusiones mal redactadas, similares a hallazgos. Inadecuada presentación del informe (Estadísticas, clasificación y sub-clasificación). No participar a todas las áreas involucradas en la resolución de los hallazgos. Errores al utilizar el método de análisis de causas. Proponer acciones correctivas que no engloben a todas las causas detectadas. Confundir acciones correctivas con preventivas. Incumplir los plazos establecidos para el cierre de los hallazgos. No evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
Y ahora que hacemos? Mejoramiento Continuo Revisión por la dirección Verificación y acción correctiva A P V H Política de SST Planificación Implementacion y Operación