SUPERINTENDENCIA GENERAL DE Código: P-CN-015 Procedimiento: PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA SUGEF PARA LAS Aprobado por: Junta de Líderes Versión: 2.0 Apartado ISO: 7.5 Rige a partir de: 09/07/2013 CONTENIDO 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 2 4. DEFINICIONES... 2 5. RESPONSABILIDADES... 3 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO... 3 7. DIAGRAMA DE FLUJO... 7 8. CONTROL DE REGISTROS... 8 9. ANEXOS... 8
Código: P-CN-015 Versión:2.0 Página 2 de 8 1. OBJETIVO Establecer las actividades que tanto la SUGEF como la entidad financiera supervisada deben seguir para acceder a los servicios del Centro de Información Crediticia (CIC) y el Sistema de Captura, Verificación y Carga (SICVECA), en caso de que la SUGEF, ante una contingencia, active su Plan de Continuidad del Negocio (PCN). 2. ALCANCE Aplica para la SUGEF y entidad financiera supervisada en caso de que se active el Plan de Continuidad del Negocio (PCN). 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NO APLICA 4. DEFINICIONES Despacho: Corresponde al Intendente y/o Superintendente General de Entidades Financieras. Centro de Operaciones de Emergencia: Área física donde, en caso de no contar con nuestras instalaciones principales, se podrán realizar de forma contingente y de manera limitada las funciones definidas previamente como críticas para la Superintendencia. Contingencia: Forma alterna de realizar alguna labor en caso de que no poder ejecutarla como normalmente se haría.
Código: P-CN-015 Versión:2.0 Página 3 de 8 5. RESPONSABILIDADES De la SUGEF Declarar la situación de contingencia y activar del Plan de Continuidad del Negocio. Brindar los servicios del Centro de Información Crediticia (CIC) y el Sistema de Captura, Verificación y Carga (SICVECA), aún y cuando se encuentre en una contingencia. 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Activación del PCN La activación del Plan de Continuidad del Negocio se realizará mediante un comunicado del Despacho al Gerente General de la entidad financiera, ya sea por medio de fax, correo electrónico o de forma telefónica, en el cual se indicará cuáles servicios se habilitarán y la forma en que se estarían habilitando. 6.2 Uso de los Sistemas CIC y SICVECA
Código: P-CN-015 Versión:2.0 Página 4 de 8 La SUGEF cuenta con acceso a Internet desde su Centro de Operaciones de Emergencia, por lo que la utilización de estas aplicaciones es transparente para la entidad financiera; se accederán utilizando internet e ingresando a las mismas direcciones con que ingresa a dichas aplicaciones de forma normal. Sin embargo, de ser requerido, la SUGEF dispone de 10 PCs para uso de la entidad financiera, ya sea en las instalaciones de la SUGEF o en la sala de operaciones ubicada en el BCCR, contiguo al supermercado Automercado, en estos casos, cuando la entidad financiera requiera utilizar los Sistemas deberá llamar a los números 2243-4931 o al 2243-4947 y comunicarse con Belbeth Obando Garro o Guiseppina Aloisio Trullo. El usuario deberá llevar al Centro de Operaciones de Emergencia una memoria USB para guardar digitalmente los reportes que requiera la entidad en su procesamiento. 6.2.1 Centro de Información Crediticia (CIC) Envío de información hacia la SUGEF a) Si las oficinas de la SUGEF están habilitadas se debe entregar los documentos en la oficina de correspondencia. b) Si las oficinas de la SUGEF no están habilitadas la entrega de los documentos se debe realizar en la sala alterna ubicada en las instalaciones del BCCR. c) Junto con la información que envía la entidad, se debe adjuntar un medio de almacenamiento (CD, DVD o memoria USB), para grabar los reportes crediticios, ya que los mismos no serán impresos por la SUGEF. Procesamiento de solicitudes de autorización a) La entidad financiera debe enviar la información tal y como lo hace normalmente. b) La información debe ser entregada en la oficina de la correspondencia. El funcionario de la SUGEF que recibe, cuenta los documentos, anota la cantidad dentro del sobre y los envía para su procesamiento. c) Se validan y se procesan las autorizaciones. d) Se generan digitalmente los reportes crediticios de las autorizaciones que cumplen con los requisitos. e) Se graban los archivos digitales en el medio de almacenamiento que la entidad suministró. f) Se comunica a cada contacto que las solicitudes ya están procesadas. Procesamiento de los reportes crediticios a) La entidad debe llenar el registro R-01-P-CN-015 y enviarlo a la SUGEF en dos tantos. b) La firma del formulario lo puede hacer una persona que tenga acceso al sistema CIC.
Código: P-CN-015 Versión:2.0 Página 5 de 8 c) Para las identificaciones que se marque el tipo Con autorización y Para el deudor, se requiere que previamente se haya tramitado una autorización. d) Se valida la información y se procesan los reportes. e) Se graban los archivos digitales en el medio de almacenamiento que la entidad financiera suministró. f) Se comunica a cada contacto que las solicitudes ya están procesadas. g) La entidad debe retirar los dispositivos de almacenamiento en la oficina de correspondencia. h) Los reportes que no se pueden emitir se incluirá un comentario en la columna para uso de la SUGEF.
Código: P-CN-015 Versión:2.0 Página 6 de 8 6.2.2 Sistema de Captura, Verificación y Carga (SICVECA) Envío de información a) Si las oficinas de la SUGEF están habilitadas, los funcionarios que realizan los envíos de información deben presentarse en la oficina de correspondencia. b) Si las oficinas de la SUGEF no están habilitadas el funcionario debe presentarse en la sala alterna ubicada en las instalaciones del del BCCR. c) Se estarán habilitando en el edificio de SUGEF, terminales para que la entidad pueda utilizarlas para el envío de información, por tanto la persona que se presente debe tener perfil de enviar dentro del Sistema. d) Los archivos que desee enviar deben venir firmados y cifrados por la aplicación de escritorio (desktop), el archivo debe tener la extensión.sicveca. Grupos de interés económico (GIEs) a) La entidad podrán incluir dentro de la información a enviar a la SUGEF los grupos que hasta la fecha haya reportado. Padrón de emisores, instrumentos y emisiones a) Para la inclusión de emisores, instrumentos y emisiones las entidades deben traer el archivo electrónico, con las actualizaciones que requieran al padrón en formato Excel. Para tal efecto, se debe llenar el R-02-P-CN-015. Padrón de cédulas (identificaciones) a) Las entidades deben traer las identificaciones que necesitan modificarse en el formato establecido de XML y las copias de las identificaciones respectivas. b) Los funcionarios de las entidades utilizarían las PCs de la SUGEF para realizar el envío y verificación de las identificaciones, así como la generación de las solicitudes de ingreso o modificación. c) Una vez recibida la solicitud de inclusión o modificación la SUGEF procesará dicha solicitud dentro de los tres días hábiles siguientes. 6.3 Correspondencia a) Si las oficinas de la SUGEF están habilitadas, las entidades deben presentarse en la oficina de correspondencia, en éste caso se aplicaría lo establecido en el procedimiento P-CA-003 Control de Correspondencia. Salvo en el caso que no se cuente con los sistemas de información; se recibiría la correspondencia, pero esta se procesará cuando los sistemas se encuentren habilitados, continuando con la operativa normal.
Código: P-CN-015 Versión:2.0 Página 7 de 8 b) Si las oficinas de la SUGEF no están habilitadas las entidades debe presentarse en la sala alterna ubicada en las instalaciones del BCCR,, de acuerdo al horario de atención al público vigente. La correspondencia se recibirá normalmente, y el procesamiento de la misma se realizará según prioridad o necesidad establecida por el Equipo Administrador de Emergencia (EAE). Lo que respecta al resguardo de la información se archivará temporalmente en sitio adecuado, para su traslado al área de correspondencia en las oficinas de la SUGEF para continuar con el proceso de la misma. 6.4 Ubicación del centro de operaciones El centro de operaciones está ubicado en el Banco Central de Costa Rica, corresponde a la sala donde se debe trasladar el personal de la SUGEF y el personal de las entidades en caso de activarse el PCN y que no se cuente con internet ni con el Sitio Principal. 7. DIAGRAMA DE FLUJO NO APLICA
Código: P-CN-015 Versión:2.0 Página 8 de 8 8. CONTROL DE REGISTROS Código Título Tipo de Consec. Lugar y tiempo de archivo en el área gestora (mínimo tres años ) Responsa. de archivo Tiempo de conservació n en el Archivo Intermedio de SUGEF (máximo 4 años) Tiempo de conservación en el Archivo BCCR (máximo 3 años) R-01-P-CN-015 Solicitudes de reportes al CIC Por fecha Servicios Técnicos, 5 años Servicios Técnicos. NA NA R-02-P-CN-015 Solicitud de Inclusión de los títulos valores Por fecha Servicios Técnicos, 3 años Servicios Técnicos. NA NA 9. ANEXOS NO APLICA