TERMINOS DE REFERENCIA CONTRATACION EXPERTOS LOCALES FORMULACION PROYECTO APOYO A LAS LINEAS ESTRATÉGICAS DE LA GESTION EN SALUD, DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO ECUADOR 1
INDICE INDICE... 1 1. LISTA DE ABREVIACIONES... 3 2. FICHA DE IDENTIFICACIÓN... 4 3. PROCESOS DE FORMULACIÓN... 5 3.1 Objetivo... 5 3.2 Análisis (Estudio preparatorio antes de la 1ª misión de formulación)... 5 3.3 Definición de una estrategia de apoyo... 5 3.4 Planificación operativa... 5 3.5 Aprobación del documento... 5 4. METODOLOGÍA DE LA FORMULACIÓN... 7 4.1 Principios de base... 7 4.2 Metodología... 7 4.3 Desarrollo de la formulación... 7 5. CALENDARIO INDICATIVO... 9 6. EQUIPO DE FORMULACIÓN... 11 6.1 Composición... 11 6.2 Perfil de los expertos... 11 6.3 Tareas y responsabilidades... 12 6.4 Duración de las Prestaciones... 14 7. ANEXOS... 15 7.1 Formato del Expediente de formulación... 15 7.2 Lista de documentos para consultar... 17 7.3 Ficha de identificación... 18 2
1. LISTA DE ABREVIACIONES CPPE CTB DGCD DTF EMCL MDMQ MOE MSP MTR PIC PTF QA RDF SS INCOP CAD Participación Entendible en el Planeamiento y Evaluación Agencia Belga de Desarrollo Dirección General de Cooperación al Desarrollo Documento Técnico y Financiero del proyecto/programa Estructura Mixta de Concertación Local Municipio del Distrito Metropolitano de Quito Modalidades de Ejecución Ministerio de Salud Publica Informe de Medio Término Programa Indicativo de Cooperación Socios Técnicos y Financieros Seguro de Calidad Informe de Formulación. Secretaria de Salud MDMD Instituto Nacional de Compras Públicas Comité de Ayuda al Desarrollo de la OCDE 3
2. FICHA DE IDENTIFICACIÓN La ficha de identificación brinda todas las informaciones necesarias en relación al contexto de la formulación, al marco estratégico y operacional. (Ver anexo 7.3). 4
3. PROCESOS DE FORMULACIÓN 3.1 OBJETIVO El objetivo de la formulación es validar, completar o reorientar la información de la ficha de identificación para alcanzar los objetivos propuestos en dicha Ficha y obtener un Documento Técnico y Financiero que represente el marco del futuro programa y sobre el cual los diferentes actores involucrados se pongan de acuerdo de forma consensuada. 3.2 ANÁLISIS (ESTUDIO PREPARATORIO ANTES DE LA 1ª MISIÓN DE FORMULACIÓN) Analizar el funcionamiento del sector salud: estudiar las políticas nacionales relacionadas con el Sistema de salud y los textos que rigen el funcionamiento del sector. Identificar los diferentes sectores que forman parte del Sistema de salud del MDMQ (en particular aquellos interesados en la salud reproductiva), su mandato, su rol en el sector, los medios que disponen para brindar los servicios y los mecanismos existentes de coordinación/concertación. Estudiar los Sistemas de Monitoreo y Evaluación, así como los de Gestión Financiera. Analizar y validar las informaciones presentadas en la ficha de identificación y, de ser necesario, actualizarlas, completarlas, profundizarlas o reorientarlas. 3.3 DEFINICIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE APOYO En base a este análisis, elaborar un concepto de ejecución que describa los grandes ejes de la intervención en el marco global de reforzar la gestión de Salud en el MDMQ Tomará en cuenta las experiencias adquiridas en los proyectos precedentes Salud de Altura y Ecuador Adolescentes Armonizar la estrategia de formulación de éste programa y elaborar la modalidad de ejecución tomando en cuenta las normativas ecuatoriana y belga. 3.4 PLANIFICACIÓN OPERATIVA Especificar los resultados, principales actividades, cronograma, formular los indicadores con sus metas, (definir claramente los puntos que deben formar parte de la línea de base y las fuentes de verificación de la información), riesgos e hipótesis, recursos y las modalidades de ejecución teniendo en cuenta las limitaciones financieras y operativas durante el período de ejecución del programa. El formato para elaborar el documento de formulación se encuentra en anexo. 3.5 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Revisión cuidadosa interna de la CTB. 5
Estructura Mixta de Concertación Local del Programa. Comité de Control y Calidad (CTB y DGCD) 6
4. METODOLOGÍA DE LA FORMULACIÓN 4.1 PRINCIPIOS DE BASE El proceso de formulación será un proceso participativo que involucra a todas las categorías de actores implicados, en primer lugar a las personas que utilizan los servicios de salud. Esto contribuirá a una apropiación del contenido del documento de formulación por el conjunto de actores. En todo momento de la reflexión y de la planificación, el equipo de formulación buscará el fortalecimiento global del Sistema de salud. En particular, tomará en cuenta la armonización del programa con otros que conciernen la salud. Igualmente, el equipo se enfocará en el alineamiento a la política nacional, basada en una reflexión crítica. En cuanto al alineamiento administrativo y financiero, se perseguirá una integración óptima con los procesos del país socio. El expediente técnico y financiero se redactará de manera flexible con el fin de dar un margen suficiente de maniobra en el momento de la ejecución en función de las necesidades y del contexto. 4.2 METODOLOGÍA El formulador especificará, de manera más elaborada, en la oferta: - El modelo conceptual y la tabla de análisis que será utilizada para realizar el análisis de la situación y de las necesidades. - La metodología (entrevistas, talleres, discusión focalizada en grupos, etc.) para asegurar la participación de todas las partes involucradas. La metodología de planificación integrará los instrumentos del marco lógico con otros que pudieran ser útiles de ser necesario (por ejemplo instrumentos nacionales). 4.3 DESARROLLO DE LA FORMULACIÓN Fase 1: Preparación de la misión Tener disponible el conjunto de documentos a partir de la lista que se adjunta en anexo7.2. Organizar los aspectos logísticos de la (las) misión (es) de formulación. Recoger información de la CTB Quito/Bruselas Fase 2: Primera misión de formulación Recoger la información necesaria para redactar el DTF y el RDF 1 a través de las visitas de terreno y de consultas de las partes involucradas según una gestión participativa. Considerar la forma más adecuada y más avanzada posible para aplicar los principios de la Declaración de Paris y del Programa de Acción de Accra en el diseño del programa. 1 La misión de formulación preparará un reporte interno, diferente y complementario al DTF y RDF, que será presentado al Agregado de Cooperación. 7
Armonizar la misión con el programa Salud PSAS de la CTB/MSP Adicionalmente se armonizará la misión de formulación de apoyo técnico con la del Programa Bilateral de Becas (programa que es complementario a los programas del PIC en curso y que busca fortalecer organizaciones). Hacer coincidir, siguiendo el deseo del socio (MDMQ) la ejecución del programa, considerando los componentes del programa Salud y el apoyo técnico. Informe a elaborar por el equipo de formulación : una ayuda memoria en español, la cual será presentada para el debate en una reunión de información con los actores implicados nacionales e internacionales. Fase 3: Redacción del expediente de formulación Elaborar el DTF siguiendo el formato actual (ver anexo). Consultar los diferentes servicios implicados en el proceso de formulación de la CTB (representación, geo, finanzas, recursos humanos, expertos temáticos, expertos en temas transversales, servicio de comunicación, servicio de becas). Informe a elaborar por el equipo de formulación: el DTF (en español), el cual será enviado a los integrantes de la EMCL (al menos 2 semanas antes de la restitución). El consultor/a será el responsable de la restitución al socio (MDMQ). Fase 4: Restitución del DTF en el país socio Presentación y discusión del DTF en un EMCL a los actores involucrados. Adaptación del DTF. Informe del consultor/a: presentación de la versión adaptada a los integrantes de la EMCL. Fase 5: Aprobación del expediente de formulación Organizar la revisión interna y minuciosa en la CTB de los documentos elaborados por el equipo de formulación. Finalizar el expediente de formulación y someterlo a la EMCL para su revisión y aprobación antes de enviarlo al Comité de Control de Calidad (CCQ). Tener la reunión del CCQ (como mínimo 10 días laborables después de someter el expediente). Transferir el DTF al EMCL para la aprobación final. Oficialmente transferir el expediente a la DGD. 8
5. CALENDARIO INDICATIVO La formulación se desarrollará según el cuadro presentado a continuación: ETAPAS DE LA FORMULACIÓN LUGAR DURACIÓN MISIÓN DE FORMULACIÓN FASE 1 : Preparación de la formulación (--/--/---- --/--/----) 3 DIAS Preparación y traducción del escenario y pliego de condiciones Estudio del análisis de la situación, de las capacidades y de los desafíos Validación de los TDR Quito / Bruselas Ecuador Quito FASE 2 : Misión de formulación (--/--/---- --/--/----) 6 DIAS (--/--/---- --/--/----) 1 DÍA (--/--/---- --/--/----) 1 DÍA (--/--/---- --/--/----) 1 DIA Misión de terreno Presentación de la ayuda-memoria Ecuador Quito (--/--/---- --/--/----) 5 DÍAS (--/--/---- --/--/----)1 DIA FASE 3 : Redacción del expediente de formulación (--/--/---- --/--/----) 11 DIAS Redacción RDF y DTF Servicio de consulta de los implicados de la CTB Lectura del experto académico independiente Envío de los actores implicados al país socio y lectura FASE 4 : Restitución (--/--/---- --/--/----) 1 dia Restitución Consultor Ecuador Ecuador Ecuador Ecuador (--/--/---- --/--/----)5 DIAS (--/--/---- --/--/----)2 DIAS (--/--/---- --/--/----)2 DIAS (--/--/---- --/--/----)2 DIAS (--/--/---- --/--/----) 1 dia FASE 5 : Aprobación del expediente de formulación (--/--/---- --/--/----)) 13??? Sumisión del informe de formulación y del DTF a los miembros de la revisión interna minuciosa en la CTB Presentación de la revisión interna minuciosa en la CTB Sumisión del informe de formulación y del DTF a los miembros del Comité de Control de Calidad C TB/DGD Presentación al Comité de Control de Calidad (CCQ) Adaptación del DTF en función de las observaciones del CCQ Bruselas Bruselas Bruselas Bruselas Bruselas (--/--/---- --/--/---- )??? (--/--/---- --/--/---- )??? (--/--/---- --/--/---- )??? (--/--/---- --/--/----)?? (--/--/---- --/--/----)?? 9
Transmisión del DTF a la EMCL para validación Finalización del DTF y transmisión a la DGD Ecuador Ecuador (--/--/---- --/--/----) 10 dias (--/--/---- --/--/----) 3 dias 10
6. EQUIPO DE FORMULACIÓN 6.1 COMPOSICIÓN Los/las consultor/ es/as deben reunir experiencia en la formulación, implementación o evaluación de programas o proyectos. El equipo de formulación estará compuesto por: Un experto nacional en salud publica, con experiencia en Salud reproductiva. Profesional nacional especializado (a) en construcción, análisis económico financiero de obras de infraestructura hospitalaria, experiencia en cooperación internacional, experiencia en coordinación interinstitucional, Los/las consultores/as nacionales serán contratados por la representación de la CTB en Quito en coordinación con, SS, y la CTB en Bruselas. Adicionalmente, si es necesario, se contratará una consultoría específica para fortalecer algún tema durante la formulación del programa. 6.2 PERFIL DE LOS EXPERTOS El experto nacional, jefe de misión deberá tener el siguiente perfil : - Un diploma universitario en medicina - Experiencia comprobada de 10 años en dirección de proyectos de salud pública /o de cooperación internacional. - Conocimiento de la problemática de salud, de salud reproductiva, en el aspecto demanda de cuidados, seguro de calidad de servicios, dinámica comunitaria. - Experiencia en implementación de políticas públicas. - Experiencia en organización y funcionamiento del Sistema y del servicio de salud del Ecuador Experiencia en materia de preparación, ejecución, gestión y evaluación de proyectos o programas en el sector de la salud. Buen conocimiento del marco lógico y dominio de los métodos de planificación participativa. Buen conocimiento de los procedimientos de la CTB será considerado como una ventaja. - Conocimiento de las modalidades de ejecución nacionales - Conocimiento de la Declaración de Paris, Programa de Acción de Accra, nuevas modalidades de cooperación, y experiencia en mecanismos de coordinación. - Experiencia y capacidad de integrar dentro del Programa uno o varios temas transversales (género, economía social, VIH/SIDA, derecho de los niños, medio ambiente) y/o la problemática de la interculturalidad. - Muy buen dominio del español 11
- Buen trato interpersonal - Buena capacidad de redacción. El experto nacional, especializado en infraestructura,tendrá el siguiente perfil - Un diploma universitario en arquitectura o ingeniería - Experiencia en obras de infraestructura hospitalaria - Conocimiento de las reglas y normas nacionales y municipales en cuanto a al infraestructura hospitalaria - Experiencia en materia de preparación, ejecución, gestión y evaluación de proyectos o programas en el sector de la salud. Buen conocimiento del marco lógico y un dominio de los métodos de planificación participativa. Buen conocimiento de los procedimientos de la CTB será considerado como una ventaja. 6.3 TAREAS Y RESPONSABILIDADES El jefe de misión: - Será el responsable de las acciones de la misión según las tareas descritas anteriormente. - Garantizará que los puntos de vista de todos los actores implicados por la formulación sean tomados en cuenta. - organizará al menos dos reuniones de concertación con los actores implicados y guiará estas reuniones. - garantizará la buena integración de los temas transversales. - garantizará la elaboración de los mecanismos de coordinación que permitirán un alto nivel de armonización con otros donantes y actores - será el responsable de preparar y presentar una ayuda-memoria al final de la misión de formulación. Esta ayuda-memoria retomará los elementos esenciales de la formulación que serán desarrollados en el DTF. - será responsable de la coordinación de los aportes de los actores y de concluir los diferentes documentos a realizarse especialmente el expediente técnico y financiero. El primer borrador del DTF será enviado a los socios al menos 15 días antes de la misión de restitución. - será responsable de efectuar la restitución del DTF a las autoridades y actores implicados en el país socio. - Será responsable en relación a la identificación de actividades pertinentes y en relación a los temas transversales. - Coordinará con los representantes de la SS (MDMQ) y MSP, en el proceso de formulación. 12
El experto nacional especializado en infraestructura - En conjunto con el jefe de la misión implementará el proceso de formulación y coordinación del trabajo en base a su experiencia y conocimiento de la realidad y las instituciones nacionales. - Realizar un inventario del estado actual de la infraestructura de las unidades de salud operativas municipales y proponer les intervenciones necesarias. - Establecerá los procedimientos para licitaciones y compras públicas establecidas en el INCOP, - Realizará las evaluaciones de las estimaciones de precios del mercado nacional y presentar un presupuesto inicial - Será el responsable de preparar y presentar una ayuda-memoria al final de la misión de formulación en el tema de su competencia. Esta ayuda-memoria retomará los elementos esenciales de la formulación que serán desarrollados en el DTF. El equipo de la Representación de la CTB: - Asegurará la coordinación logística de la misión. - Contribuirá en todo el proceso de formulación con un análisis crítico de propuestas y apoyará al jefe de la misión de formulación en todos los aspectos específicos - Contribuirá para la definición de las modalidades de ejecución - Será responsable de la elaboración general del presupuesto y de su ubicación según lo establecido en el documento de identificación - Será responsable de la identificación de las necesidades en término de personal para la futura puesta en marcha del programa ; - Contribuirá a los acuerdos de colaboración con la OCB, principalmente en las modalidades de ejecución del programa ; - Contribuirá en volver a leer los documentos (ayuda-memoria, DTF). El consejero técnico de la CTB en Bruselas: - Será responsable final del resultado de la formulación. - Será el responsable de sustentar el DTF y RDF en la pre revisión del documento en la CTB y en el Comité de Control de Calidad. - Asegurará el acompañamiento técnico al equipo de expertos durante todo el proceso de formulación. - Acompañará durante una semana a la misión exploratoria de formulación en el terreno (y si es necesario en la misión de restitución). Otros servicios de la sede de la CTB: - La responsable geográfica para el Ecuador contribuirá con la elaboración y la re lectura del DTF. Ella participará en particular en la redacción del capítulo de modalidades de ejecución. 13
- El servicio financiero contribuirá en la redacción del capítulo de modalidad de ejecución y en el capítulo de recursos. - El servicio de recursos humanos contribuirá en el capítulo de recursos humanos en la elaboración eventual del perfil de los expertos. - Los expertos en los temas transversales participaran en la identificación de actividades en relación con los diferentes temas y la redacción de los temas transversales (en particular el experto en medio ambiente y en género). Lecturas independientes: - Un consejero técnico independiente o expertos temáticos asegurarán una relectura técnica del DTF. Los integrantes del EMCL - Los integrantes del EMCL brindarán información útil al equipo de formulación. Colaborarán con el equipo de formulación de acuerdo a sus necesidades y/o requerimientos. 6.4 DURACIÓN DE LAS PRESTACIONES Número de hombres/día Consultor nacional 1 Consultor nacional 2 Representación CTB Consejero técnico CTB Otros Consejeros como personas de recursos: 1 Lector independiente. 2 otros servicios CTB (geo, RH, TT, finanzas, becas). Fase 1: Preparación de la formulación 2 Fase 2: Misión de formulación Fase 3: Redacción del expediente Fase 4: Restitución Fase 5: Aprobación del expediente por los Comités: de gestión y de calidad 3 11 6 1-3 11 6 1 3 11 1 - - - - - 2 13 14
7. ANEXOS 7.1 FORMATO DEL EXPEDIENTE DE FORMULACIÓN El equipo de formulación producirá un expediente de formulación. Este informe de formulación tendrá el siguiente formato evitando duplicaciones en los diferentes capítulos: 1. Descripción del proceso Esta parte explicará la descripción de la formulación teniendo en cuenta la ficha de identificación elaborada por el país socio y las diferentes etapas a seguir para llegar al resultado final, así como las lecciones adquiridas. 2. Ficha de análisis del proyecto Esta ficha podrá contener información administrativa, la información CAD y la lista de verificación temática. 3. Contexto sectorial Las siguientes informaciones serán disponibles: Referencia a la política nacional del país socio en la cual se integra el proyecto. Análisis institucional del sector. Análisis de la estrategia belga en el sector y de las experiencias operacionales. Análisis de los proyectos o intervenciones de otros donantes de fondos, de principales lecciones recogidas y de las posibles sinergias. 4. Estudios adicionales Estudios adicionales como: el estudio de factibilidad, análisis temáticos en profundidad, análisis apoyados en la dimensión de conflicto pueden ser ejecutados con el fin de guiar las elecciones de las orientaciones estratégicas. 5. Documento técnico y financiero El Documento Técnico y Financiero será un documento separado y será anexado al convenio específico. El informe contendrá los siguientes capítulos: 1. Análisis de la situación Un análisis de las fortalezas y debilidades; oportunidades y amenazas; necesidades. Será en base de las elecciones estratégicas y de los resultados propuestos en la planificación operativa. 2. Orientaciones estratégicas del proyecto Serán definidas: la naturaleza y los ejes del proyecto, los beneficiarios, las organizaciones socias, la ubicación o localización del proyecto. 3. Planificación operativa Esta planificación comprenderá la descripción de los objetivos del proyecto, los resultados, las actividades, los indicadores y los medios de verificación, las condiciones previas, los riesgos y las hipótesis. La planificación deberá igualmente poner en evidencia los actores involucrados en la puesta en marcha y ejecución del proyecto (comprende también a los actores no estatales eventuales). 15
4. Planificación financiera La planificación financiera tendrá en cuenta los recursos necesarios (contribución belga + contribución nacional) para ejecutar la planificación operativa e incluirá un vínculo con los resultados y las actividades previstas. La planificación tendrá flexibilidad para adaptarse a los cambios que se presenten en el sector. 5. Modalidades de ejecución Las modalidades de ejecución, definidas sobre la base del PIC y del análisis de los riesgos, y según los principios de responsabilidades de los socios, de armonización y de alineamiento, cubrirán: las responsabilidades en términos de toma de decisiones (técnica, administrativa y financiera). los canales de desembolso financiero. los procedimientos ligados a las licitaciones públicas (incluidos los límites de responsabilidad) los procedimientos de reporte administrativo, contable y financiero. los procedimientos de seguimiento y evaluación en el cuadro de la estructura mixta de concertación local (EMCL). la composición y las responsabilidades / atribuciones de las estructures de seguimiento y de ejecución si es aplicable los diferentes mecanismos de coordinación con otros actores (nacionales, sociedad civil, otros donantes y actores belgas). 6. Temas transversales (pertinentes para el proyecto) refiriendo a su integración en la planificación operativa y financiera Obligatorio: Medio ambiente (incluye adaptación al cambio climático) Género Derecho de los niños. Interculturalidad Opcional: VIH/SIDA Economía social Población excluida. 7. Análisis de riesgos El análisis de riesgos se apoyará, entre otros, en la puesta en marcha de la ejecución, el aspecto fiduciario, la eficacia y la sostenibilidad. 8. Anexos Les anexos comprenderán: el calendario de ejecución, cronograma y marco lógico de indicadores. El tipo de asistencia técnico a largo plazo contemplando funciones y perfil. la lista de abreviaciones y el glosario de términos. todo otro documento pertinente (ejemplo: planificación operativa del socio MDMQ). 9. Referencias Una lista bibliográfica será integrada y mencionará todos los documentos de referencia utilizados para la constitución del informe de formulación. Los documentos esenciales al informe de formulación podrían ir como anexo. 16
7.2 LISTA DE DOCUMENTOS PARA CONSULTAR Documentos del país Socio: - Acuerdo nacional DGCD: - Acta de la Comisión Mixta Ecuador Bélgica y sus anexos - Ficha de identificación (componente de apoyo técnico) + anexo. SALUD DE ALTURA: - DTF - Informes anuales - Informe final ECUADOR ADOLESCENTES: DTF - Informes anuales - Informe final CTB - Informe de apreciación Ecuador. - Actas del comité de socios: COPASOC. - Nota estratégica de la cooperación belga en el sector salud, DGD (2008) - Marco conceptual de la cooperación belga titulado invertir en la salud para un mejor bienestar, Because Health (2007). - Carta/Lista de verificación técnica de las medicinas, Because Health (2008) (firmada por la CTB). - Nota política Derechos sexuales y de salud reproductiva de la cooperación belga, DGD (2007). - Nota política de la cooperación belga con relación al VIH/SIDA, DGD (2006). - Evaluación del sector de la Salud de la Cooperación Belga, HERA (2005). - CTB, Extensión del Programa de Apoyo financiero sectorial al Seguro Integral de Salud. Convenio Específico. Anexo al Documento Técnico. - CTB, Cooperación internacional. Nuevas tendencias de la cooperación internacional en el Ecuador. De la gestión de proyectos al apoyo financiero sectorial en el campo de la salud. Resumen ejecutivo. - CTB, Presentación del Estado de los Programas en Salud financiados por la Cooperación Belga (ppt CTB Ecuador) OTROS: - Todo otro documento considerado útil por las autoridades locales y la CTB para el equipo de formulación 17
7.3 FICHA DE IDENTIFICACIÓN 18