Importancia de los seguros y las fianzas para las empresas Por Jack Fleitman En las empresas micro, pequeñas y medianas es conveniente contratar los seguros y fianzas necesarios para la seguridad financiera y operativa de la empresa. La finalidad de los seguros es prevenir contingencias. Un seguro se puede definir como un sistema que permite prever las consecuencias económicas de los hechos futuros e inciertos, cuya eventual realización teme la empresa o persona asegurada y, además, busca anular sus efectos. En resumen se puede decir que los seguros constituyen un sistema de transferencia de riesgos. En los países en desarrollo la cultura del seguro empieza a crearse, aunque todavía se hallan muy lejos de los países desarrollados, en los que un padre de familia invierte en seguros hasta un 7% de su ingreso y una empresa pequeña adquiere la mayoría de los seguros que hay en el mercado. Como todos los costos y gastos de una empresa, el del seguro debe ser congruente con las necesidades de la empresa, debe medirse y controlarse, garantizando con ello que se tengan las mejores condiciones de cobertura. Es conveniente tener un consultor especializado en seguros. Quienes desempeñan esta función son conocidos como corredores o personas físicas. Éstos son agentes de seguros que conocen las ventajas, los pormenores y las características de las diferentes pólizas que ofrecen las aseguradoras. Control de seguros y fianzas Tener formatos de control de los vencimientos de los seguros y fianzas garantiza no olvidarse de las renovaciones. Es necesario ser precisos con la información que se proporciona al asegurador, ya que en el contrato de la póliza son determinadas las sumas aseguradas y los límites de indemnización pactados. También tiene que guardarse una copia firmada o sellada de recibido de la declaración que se entregue, pues en caso de siniestro puede ser necesaria. Crecimiento de la empresa Cuando una empresa está en la etapa de crecimiento, es necesario revisar los seguros para actualizarlos sobre la base de las nuevas adquisiciones, valores y necesidades. Algunos ejemplos son los siguientes: Adquisición de otras empresas. Aumento de la inversión en activos fijos y circulantes. Aumento de la nómina debido a mayores sueldos o más empleados. Nuevas actividades. Nuevos contratos o concesiones. Nuevos productos y/o mercados. 1
Servicios que proporcionan los agentes de seguros Un buen agente de seguros ofrece diferentes servicios que pueden dividirse en planeación, implantación, mantenimiento y actualización de los seguros y fianzas. Planeación: Análisis de pólizas actuales. Asesoría en estimación de valores asegurables y límites de responsabilidad en todos los ramos. Asesoría en prevención de pérdidas. Catálogos de coberturas existentes de diferentes aseguradoras. Condiciones de las coberturas existentes en el mercado. Cotizaciones de varias aseguradoras y descuentos posibles. Selección de la compañía aseguradora. Colaboración en la estrategia para la reducción de costos administrativos en el manejo del programa de seguros. Elaboración y mantenimiento de estadísticas sobre siniestros. Estudios de amortización de inversiones para obtener descuentos. Identificación, análisis y evaluación de riesgos asegurables Sugerencias y estrategias para la reducción de cuotas. Implantación: Cobro y pago de primas. Entrega de pólizas y endosos. Llenado de documentos. Obtención de documentos y coberturas. Obtención y aplicación de descuentos. Presentación periódica de estados de cuenta. Solicitud, revisión y obtención de pólizas y endosos. Mantenimiento: Análisis de siniestros y registros estadísticos. Asesoría en el proceso de ajuste de pérdidas. Cobro de indemnizaciones. Costos mínimos de prima. Elaboración de manuales de operación del programa de seguros. Envío de boletines periódicos sobre siniestros. Mantener condiciones óptimas de aseguramiento. Material gráfico de seguridad. Políticas y procedimientos de operación del programa de seguros. Revisión del mantenimiento del equipo de protección contra incendios. Trámites de reclamaciones rápidos y justas. Pagos de reclamaciones. Vigilancia del vencimiento de pólizas y pago de primas. Actualización: Asesoría en la actualización constante del programa. Capacitación del personal responsable del programa. Conocimiento de nuevas coberturas y modificaciones en el mercado. 2
Ramos de los seguros Existen varios ramos relacionados con el seguro privado. Se denomina ramo a un conjunto de riesgos con características o naturaleza semejante. Los ramos más importantes son: ramos personales, ramos patrimoniales y ramos de prestación de servicios. Dependiendo del tipo de pólizas la vigencia puede ser anual, semestral, trimestral o mensual. Los seguros que se contratan con más frecuencia son los siguientes: Seguro de vida Éste es un tipo de seguro en que la empresa aseguradora paga la cantidad estipulada en el contrato o póliza cuando el asegurado fallece o rebasa los años pactados en un momento determinado. El seguro de vida puede ser otorgado por grupo o persona. Básicamente hay tres planes: temporal, que brinda protección por una temporada; dotal, que es prácticamente una inversión; y dotal mixto, que es una combinación de los dos anteriores. Cuando se elige el monto de la cobertura es recomendable poner atención en que la suma contratada esté indexada a la inflación, a efecto de no perder el valor adquisitivo. El pago de los primeros tres años son los más difíciles ya que implican una aportación mayor, pero a partir del cuarto año, la anualidad se vuelve más accesible. Seguro de accidentes personales y pérdida de miembros Tiene por objeto la prestación de indemnizaciones en caso de accidentes que provoquen la muerte o incapacidad del asegurado a causa de actividades previstas en la póliza. Puede contratarse por un año renovable o por una determinada temporada. En el contrato pueden establecerse los siguientes tipos de cobertura: Un capital en caso de fallecimiento. Un capital en caso de incapacidad. Una pensión diaria en caso de incapacidad temporal. Los gastos por asistencia sanitaria. Se considera un accidente al daño o lesión física que el asegurado sufre de forma involuntaria, debido a una causa externa repentina, inesperada y que cause daño. Seguro colectivo de accidentes personales Pueden contratar la póliza colectiva de accidentes personales las siguientes personas: Los empleados y obreros de una misma empresa. Las grupos dedicados a una misma actividad (sindicatos, uniones) Las agrupaciones legalmente constituidas con características similares de trabajo. Seguro de enfermedad (gastos médicos mayores) En las empresas grandes, una de las prestaciones que se otorga a los ejecutivos es el seguro de gastos médicos. Existen diferentes planes de seguros de gastos médicos en el mercado. Como estos seguros funcionan en forma de reembolso, los aspectos a considerar son: La suma asegurada que se contrate. El deducible (entre mayor es el deducible menor es el costo del seguro). 3
El coaseguro. El asegurado sólo puede reclamar aquellos gastos que rebasen el deducible, lo cual implica que habrá de escoger únicamente los que realmente sean gastos médicos mayores. El coaseguro sirve para que el contratante pueda elegir la calidad de los servicios médicos que desee, puesto que su participación irá en relación directa con el monto del coaseguro o sea con lo que gaste. Procedimiento para la reclamación y el pago de indemnizaciones. El asegurado debe dar aviso a la compañía en los siguientes cinco días hábiles de cualquier accidente o enfermedad. Debe comprobar en forma satisfactoria que ocurrió el siniestro y presentar las formas de declaración correspondientes, acompañadas por los comprobantes originales de gastos. La compañía generalmente designa a un médico para verificar las lesiones o la enfermedad, inspeccionar el hospital y comprobar y ajustar los gastos. Ramo de daños Sirve para proteger a la empresa (oficinas, nave industrial, etcétera) y los bienes que se encuentren dentro de ella. Las coberturas que generalmente se contratan son las siguientes: Incendios y explosión (edificio, almacenes, contenidos, pérdidas consecuenciales). Responsabilidad civil (daños a terceros en sus bienes y/o en sus personas). Automóviles (indemnización por daños o pérdidas del automóvil o camión). Robo con violencia y/o asalto (mercancías, maquinaria, dinero y valores). Equipos y productos en tránsito (cuando se trasladan del proveedor al cliente). Rotura de cristales, anuncios luminosos, robo y daño a equipos electrónicos. Lesiones que sufran los trabajadores en el desempeño de sus funciones. Daños causados por explosión, huracán, granizo, huelgas, alborotos populares, vandalismo, terremoto y erupción volcánica. Existen otras coberturas especiales que el agente de seguros puede proporcionar en el área de prestación de servicios, como son asistencia en viaje, asistencia sanitaria, defensa jurídica, funerales, seguro turístico, etc. Pago de primas La prima del seguro es el pago que hace el asegurado por la protección contratada. La forma de pago puede ser de contado o mediante pagos fraccionados con el recargo correspondiente. De acuerdo al tipo de seguro, es posible optar por pagos fraccionados que pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Cuando no hay contingencias, algunas aseguradoras ofrecen descuentos para el año siguiente o bonos en efectivo. La prima total está conformada por la prima neta + recargo por pago fraccionado (de ser el caso) + derecho de póliza + impuesto. La cuota puede ser general o estar en función de la evaluación del riesgo, dependiendo de la organización y eficiencia de cada empresa. 4
Reclamaciones Es necesario detallar en las pólizas los equipos que se aseguran para que, en caso de siniestro, pueda hacerse una reclamación sustentada y ésta, a su vez, ser cubierta. Los requisitos que solicita la aseguradora al realizar una reclamación son: El levantamiento del acta judicial correspondiente. La posesión de las facturas de los equipos asegurados. Tener las pólizas vigentes y pagadas dentro de los plazos establecidos. Deducibles Los deducibles los establece la empresa aseguradora y en algunos casos hay posibilidad de negociar reducciones en los montos establecidos, ya sea por ser un cliente preferencial o la cantidad y monto de los seguros que se adquieren. El deducible tiene por objeto eliminar del seguro las pérdidas pequeñas que no afectan el patrimonio del asegurado. Es un porcentaje que debe de cubrir el asegurado después de un percance. Cualquier gasto que sea menor a la cantidad que represente el deducible, no es pagado por la aseguradora. Entre más alto sea el deducible menor será el costo de la prima del seguro. Los montos y los porcentajes de los deducibles varían, de acuerdo a lo asegurado. Ejemplo: un automóvil tiene un deducible diferente al seguro de dinero en efectivo, al de un edificio o al de un seguro de vida. A veces, los deducibles son más altos en unas aseguradoras que en otras, así como los montos concernientes a la recuperación de las pérdidas. Las tarifas son libres y cada aseguradora maneja las que considera más convenientes. Sumas aseguradas Es recomendable verificar que las sumas en que son asegurados los inmuebles y equipos estén indexadas a la inflación. Algunas aseguradoras ofrecen el servicio de ajuste automático con relación a la inflación anual. Exclusiones y límites Hay pólizas de seguros que contienen exclusiones y límites, por lo que debe de analizarse a fondo el tipo de póliza que se va a contratar. Contrato El contrato se respalda en la solicitud, la póliza y los endosos. Si el asegurado no está de acuerdo con los términos de la póliza o sus modificaciones, tiene treinta días para notificarlo a la compañía. Después de éste tiempo, la compañía da por hecho que el interesado está de acuerdo. La póliza entra en vigor cuando se le notifica al asegurado que ha sido aceptado. Cuando una póliza es cancelada, la compañía ha de devolver las primas que correspondan al tiempo que falta para la terminación del contrato. Fianzas de fidelidad El objetivo primordial de una fianza de fidelidad es garantizar al beneficiario (adquirente de la fianza) la reparación del daño patrimonial por hechos ilícitos (como robo, fraude, abuso de confianza y peculado) que ocasionen los empleados afianzados y cuya responsabilidad penal sea debidamente comprobada. 5
Puede afianzarse a un empleado, vendedor, comisionista u obrero por un monto determinado. Las fianzas por su tipo pueden dividirse en: Cédula en exceso. Cédula. Cobertura combinada. Combinada en exceso y global integral. Global tradicional. Individual en exceso. Individual. Monto único para vendedores. Dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa, debe contratarse la fianza adecuada ya que cada una establece diferentes coberturas, condiciones, exclusiones, ventajas, requisitos, movimientos de altas y bajas y montos. Generalmente, los asesores en seguros son expertos en fianzas o tienen las relaciones necesarias para solicitar una asesoría profesional. Requisitos para la fianza La compañía afianzadora exige la siguiente información y documentación de las personas que se pretenden afianzar: Constancia de inscripción al Seguro Social. Constancias de contratación. Contrato de relación laboral. Datos suficientes para identificación y localización. Domicilio de parientes cercanos. Estado civil. Fecha y lugar de nacimiento. Nacionalidad. Nombre del cónyuge y número de hijos. Nombre y domicilio de los padres. Recibos de remuneraciones. Solicitud de empleo y/o currículum. Último domicilio. Un informe detallado del sistema de control interno de la empresa. La compañía solicita la descripción del trabajo de cada empleado afianzado y condiciona el pago del delito cometido a que la persona responsable esté desempeñando las funciones específicas de su puesto. Procedimiento de reclamación La empresa debe tener la certeza de que el trabajador afianzado cometió un delito y aportar las pruebas que acrediten el daño patrimonial y la presunta responsabilidad del fiado. La empresa no debe llegar a ningún acuerdo con el trabajador y debe informar por escrito a la compañía afianzadora. El informe debe incluir los siguientes datos: Número de fianza. Monto reclamado (en caso de estar definido). Nombre del presunto responsable de los hechos ilícitos. Documentos que demuestren la vigencia de la relación laboral. Narración suscrita de los hechos que constituyen el reclamo. 6
Fecha de descubrimiento del ilícito. Especificar partidas. Fecha de las pérdidas. Elementos comprobatorios de las pérdidas. Actas judiciales (copias certificadas de las denuncias y ratificaciones ante la autoridad). Cuentas y documentos que tengan relación con lo que se reclama. Comprobante de pago de la póliza. Por lo general, las compañías condicionan la aceptación de los reclamos a los periodos que marca el contrato para dar aviso del fraude y al cumplimiento de los requisitos mencionados. Si se requiere un plazo mayor del estipulado en el contrato, debe solicitarse autorización por escrito. Si el empleado que comete un ilícito sigue laborando, la afianzadora acudirá a la empresa para apoyarla y negociará directamente con el empleado. Cuando la compañía llegue a un acuerdo de pago con el empleado que cometió el ilícito, la afianzadora será responsable de hacerla efectiva. Lo común es que el empleado firme, asumiendo así un compromiso con la compañía afianzadora como pueden ser pagarés respaldados por un aval o un bien raíz. Cuando no se llega a un acuerdo satisfactorio con el empleado, la empresa debe presentar la denuncia ante las autoridades y, posteriormente, ratificarla. También debe presentar por escrito la reclamación a la afianzadora para que ésta analice su validez y, en su caso, realice el pago. Las compañías afianzadoras proporcionan asesoría con abogados especializados en la materia. Deducible Debe pactarse un deducible sobre el monto de la pérdida y sobre el monto de la fianza. Las compañías sólo pagan las reclamaciones que sean superiores al deducible fijo o la cantidad pactada. Marco jurídico La Ley general de instituciones de seguros establece las bases de operación de toda actividad aseguradora. Conclusión La administración eficiente de las pólizas de seguros y fianzas es indispensable para asegurar la permanencia y el futuro de las empresas. Mc.Graw Hill. Negocios Exitosos. Jack Fleitman 2000. 7