Dr. Guillermo Cruz Socio Director Tel. 5281 8016 5281 8560 gcruz@acad-mx.com EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS EMPRESAS PYMES Servicios de Institucionalización de Mejores Prácticas de Control y Gobierno Corporativo 2011 Asesores Todos los de derechos Consejo reservados. y Alta Dirección S.C./ Board Solutions LLC EL ARTE EL ARTE DE INSPIRAR, DE INSPIRAR, PROTEGER PROTEGER Y Y AUMENTAR AUMENTAR EL VALOR EL VALOR EMPRESARIAL EMPRESARIAL
Ing. José Alberto Alvarez Socio Tel. 5281 8016 5281 8560 aalvarez@acad-mx.com EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS EMPRESAS PYMES Servicios de Institucionalización de Mejores Prácticas de Control y Gobierno Corporativo 2011 Asesores Todos los de derechos Consejo reservados. y Alta Dirección S.C./ Board Solutions LLC EL ARTE EL ARTE DE INSPIRAR, DE INSPIRAR, PROTEGER PROTEGER Y Y AUMENTAR AUMENTAR EL VALOR EL VALOR EMPRESARIAL EMPRESARIAL
El Sistema de Control Interno
La teoría del control por control William Glasser dice que :[1] La gente responde a 6 necesidades básicas. Todas nuestras elecciones y comportamientos están basados en la urgencia por: Sobrevivir, Poder, Amar, Pertenecer, Libertad y Diversión. Esta teoría indica que el 95% de los esfuerzos están dirigidos a controlar a los demás para lograr mayor poder. Esto es muchas veces controlamos lo que no debemos controlar y descuidamos aquello que si es importante. Esta Teoría dice que si el ser humano logra entender y controlar las motivaciones que tiene para sobrevivir, poder, amar, pertenecer, libertad y diversión, será más concientes de la necesidad por un mundo de mayor calidad de vida [1]Rf. Teoría de la Elección y Control de M.D. William Glasser 4
El Sistema de Control Interno La Comisión Nacional Bancaria y de Valores explica que el sistema de control interno se refiere al conjunto de objetivos y lineamientos que deben establecer las instituciones con el propósito de: Procurar que los mecanismos de operación sean acordes con las estrategias y fines de las instituciones que permitan prever, identificar, administrar, dar seguimiento y evaluar los riesgos que puedan derivarse del desarrollo de su objeto social, con el propósito de minimizar las posibles pérdidas en que puedan incurrir. Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades entre sus órganos sociales, unidades administrativas y de personal, a fin de procurar eficiencia y eficacia en la realización de sus actividades. Contar con información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa completa, correcta, precisa, íntegra, confiable y oportuna, y que contribuya a la adecuada toma de decisiones. Coadyuvar de manera permanente a la observancia de la normatividad aplicable a las actividades de las instituciones.
El Sistema de Control Interno Lawrence B. Sawyer define el sistema de control interno como: Todos los medios empleados en una compañía para promover, dirigir, restringir, gobernar y validar que las actividades que realiza una organización se operen de tal forma que se asegure que los objetivos corporativos planteados son alcanzados. Explica que entre los elementos o medios básicos que se deben emplear en el sistema están: Organización Políticas Procedimientos Personal Contabilidad Presupuesto Sistema de información
El Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno consiste en una serie de procesos, referencias y mecanismos de mejores prácticas que se aplican a nivel de planeación, organización, dirección y operación a efecto de dar certidumbre al logro de sus objetivos bajo un ambiente: Eficiente, ético, De cumplimiento, De calidad y mejora continua. 7
Énfasis en Cambio Matriz del Énfasis del Control vs Cambio El Sistema de Control Interno es algo que debe transmitirse a través de la convicción y actitud de los líderes, actuando con el ejemplo, de no ser así, definitivamente las cosas no funcionan. (A Manager s Journey Wiley 2001) + Caos Innovación Estructurada Inercia Burocracia - Énfasis en Control + 8
BAJA ALTA Eficiencia y Eficacia EFICIENCIA BAJA ALTA E F E C T I V I D A D B. Baja eficiencia / Alta efectividad Los Gerentes escogen los objetivos correctos que perseguir, pero hacen un trabajo de bajos resultados al usar los recursos para lograr estos objetivos. Resultado: Un producto que los clientes quieren pero es demasiado costoso D. Baja eficiencia / Baja Efectividad Los Gerentes escogen objetivos equivocados y hacen un mal uso de los recursos. Resultado: Un producto de baja calidad que los clientes no desean. A. Alta eficiencia / Alta Efectividad Los Gerentes escogen los objetivos correctos y hacen un buen uso de los recursos para lograr estos objetivos. Resultado: Un producto que los clientes quieren a la calidad y precio que ellos pueden obtener. C. Alta eficiencia / Baja Efectividad Los Gerentes escogen los objetivos incorrectos y hacen un buen uso de los recursos para lograr estos objetivos. Resultado: Un producto de alta calidad que los clientes no quieren. Las organizaciones de alto desempeño son eficaces y eficientes 9
El Control Interno ayuda Mayor efectividad y eficiencia con un buen Sistema de Control Interno Es claro que el sistema de control interno es un mecanismo corporativo indispensable para proteger a la organización contra riesgos significativos, demás de que permite tener conocimiento sobre los niveles de efectividad y eficiencia, dando posibilidad de ejecutar las acciones correctivas o de impulso necesarias para mejorar la productividad corporativa.
Responsabilidad Todos en una organización tienen cierta responsabilidad con respecto al Sistema de Control Interno, tanto el personal interno como las partes externas interesadas o relacionadas. Cada cual en su rol ejerce un esfuerzo de control inicialmente guiado por la protección de sus propios intereses. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENTE JURIDICO ABOGADO SENIOR JEFE DE LITIGIO ABOGADO JUNIOR GERENTE CONTRALORIA GERENTE DE IMPUESTOS TODOS GERENTE PLANEACION FINANCIERA Y TESORERÍA GERENTE CONTROL INTERNO GERENTE TECNOLOGIA DE INF.
Normas y Principios Normas Generales o Componentes del Control Interno Ambiente de Control.- Marca la pauta del funcionamiento de una organización e influye en la concienciación de sus empleados Evaluación del riesgo.- Permite a la entidad, considerar la amplitud con que los eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos. Actividades de control.- Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de los directivos. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. Información y comunicación.- La información se necesita a todos los niveles de la organización para identificar, evaluar y responder a los riesgos y conseguir sus objetivos. Supervisión o monitoreo.- Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
Marcos de Referencia Modelos de Control Interno a nivel mundial El Sistema de Control Interno, es un modelo integral que contempla conceptos tradicionales concebidos y contenidos en modelos de control de gran reconocimiento mundial como: COSO, Comité de patrocinadoras de la Comisión Treadway (USA) COCO, Comité de Criterios de Control (Canadá) COBIT, Objetivos de Control para la información y tecnología ISO, Organización Internacional de Estandarización ACC, Criterios de Control de Australia King Report, Código de Mejores Prácticas de Sudáfrica Turnbull, Código Combinado (UK) MBNQA, Premio Nacional de Calidad Malcom Baldrige
COSO COSO (Commitee of Sponsoring Organizations for the Treadway Commission) Estados Unidos de Norteamérica -1992 El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión: Ambiente de control. Evaluación de riesgos. Actividades de control. Información y comunicación. Supervisión.
Principios de Control Interno Los más importantes Principios de Control Interno son los siguientes: Responsabilidades delimitadas Segregación de funciones Ningún empleado debe ser responsable para una transacción completa. En lo posible, rotación periódica de deberes y funciones. Fianzas para protección de los recursos Instrucciones por escrito. Contabilidad por Partida doble Control y uso de formularios pre-numerados Evitar el uso de dinero en efectivo Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas. Depósitos oportunos e intactos.
Elementos de Control Sistema de Control Interno Elementos de índole estratégico Elementos de Índole directivo Elementos de índole operativo Consejo de Administración Comités del Consejo (Auditoría Practicas Soc) Planeación estratégica Plan de negocio y presupuestos Políticas de dirección Visión del negocio (prioridades y riesgos) Código de ética y conducta Auditoría interna y externa Indicadores de gestión corporativos Sistema de seguimiento de acciones compromiso Organigramas líneas de mando Distribución de facultades y responsabilidades Administración de recursos humanos Metas e indicadores de desempeño Sistema de información (MIS) Sistema de administración de riesgos Descripciones y perfiles de puestos Sistema de supervisión - agendas Controles en procesos y actividades Matriz de riesgos y controles Sistema de calidad (registro de no conformidades) Manuales de operación Sistema de quejas y denuncias Agendas EL ARTE de autocontrol DE INSPIRAR, PROTEGER Y
Medición del Beneficio Control de Gestión Cómo hacer que las organizaciones adopten un adecuado control de gestión? Control Impuesto Autocontrol I Imponer Autoridad I Otorgar la oportunidad de su propio control de gestión como un derecho Jerarquía Supervisión Directa Asignar cuota de resultados metas Políticas y procedimientos Darle a la gente la oportunidad de elegir la mejor manera de responder eficientemente Dejar que la gente establezca sus propias metas II Evaluar (Sancionar Premiar) II Obtener compromisos de mejora en estándares personales Competencia interna Plan de incentivos Sistema de evaluación y desempeño Permitir a la gente diseñar sus propios trabajos y crear sus sistemas Transformar la evaluación en programas de desarrollo personal III Ofrecer libertad condicionada, eliminando ciertos controles III Lograr cultura de autogestión y calidad total desde el origen Dar facultad a la gente para tomar responsabilidades sin asignar total autoridad para ello Motivar a la gente a dar sugerencias sin darles la autoridad de actuar Hacer que pares evalúen o juzguen a sus pares Crear planes de mejora personal Estar convencidos que la gente quiere ser grande Estar convencido que la gente puede hacer cosas importantes y de gran eficiencia 17 Crecimiento del 166% en ingresos y 1% en utilidades Crecimiento del 682% en ingresos y 756% en utilidades Cf. Collins and Porras, Built to Last: Successful Habits of Visionary Companies, New York: HarperBusiness, 1977
Cambios en la Visión de A.I. Pasado Hoy Reactiva Similar al año pasado Enfocada en Control Función de Evaluación Parte del Costo Operativo Orientada por Proceso Proactiva Innovadora Enfocada en Riesgo Función de Consultoría Valor Agregado Orientada a Resultados
Ing. José Alberto Alvarez Socio Tel. 5281 8016 5281 8560 aalvarez@acad-mx.com Gracias Estamos a sus ordenes STAND 10166 Servicios de Institucionalización de Mejores Prácticas de Control y Gobierno Corporativo 2011 Asesores Todos los de derechos Consejo reservados. y Alta Dirección S.C./ Board Solutions LLC EL ARTE EL ARTE DE INSPIRAR, DE INSPIRAR, PROTEGER PROTEGER Y Y AUMENTAR AUMENTAR EL VALOR EL VALOR EMPRESARIAL EMPRESARIAL