AUDITORIAS SGA REQUISITOS DE IMPLEMENTACION DEL SGA Elaborado por la Ing. Luz Stella Berón www.mprconsulting.net

H IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION

Plan de respuesta ante emergencia En el caso de una emergencia como actuar, como evitar Responsabilidades y autoridades Control del riesgo Competencia, formación y toma de conciencia Personal que opera, mantiene, lidera los procesos Control operacional Ejecución de las actividades Documentación Como ejecutar cada actividad, donde, cuando y porque. Comunicaciones Información sobre prácticas, controles, requisitos. Logros.

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación Documentación Control de documentos Control operacional Preparación y respuesta ante emergencias 51

RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar mantener y mejorar el sistema de gestión ambienta. Estos, incluye los recurso humanos y habilidades especializadas, infraestructura de de la organización, y los recursos financiero y tecnológicos. Las funciones, las responsabilidades y la autoridad, se deben definir, documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental. Eficaz. La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para:

RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD a) Asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional b) Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental para su revisión, incluyendo las recomendaciones de la mejora.

COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organización, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuados, y debe mantener los registros asociados. La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus aspectos ambientales y su Sistema de Gestión Ambiental. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe mantener los registros asociados.

COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA La organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de: a) la importancia de la conformidad con la política ambiental, los procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión Ambiental; b) los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeño personal; c) sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental y d) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados

ENTRENAMIENTO, CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA Dar a conocer, entender y aplicar la política. Los procedimientos, prácticas de mejoramiento y control. Difusión del SGA.

Entrenamiento Identificar puestos críticos EJEMPLO: OPERADOR Requerimientos del puesto el deber hacer - conocer - comparar con qué sabe - qué conoce. Evaluación de competencias

Entrenamiento, conocimiento y competencia Procesos de inducción de personal nuevo Entrenamiento, conocimiento y competencia para: Empleados; directivos, administrativos y operativos Contratistas; directivos, administrativos y operativos Qué, cuándo, cómo en cada puesto de trabajo.

4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA CONOCIMIENTO DE EMPLEADOS Y MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN: Consecuencias potenciales de apartarse de los procedimientos operativos Responsabilidad Legal Ambiental

4.4.3 COMUNICACIÓN INTERNAS EXTERNAS

COMUNICACIONES Con relación a sus aspectos ambientales y sus sistema de administración ambiental, la organización debe establecer y mantener procedimientos para: a) Comunicaciones internas entre los diferentes niveles y funciones de la organización b) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de partes interesadas externas. La organización debe considerar procesos para la comunicaciones externa sobre sus aspectos ambientales significativos y registrar su decisión. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer e implementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación externa.

COMUNICACIONES Comunicaciones Internas Comunicaciones Externas - Información sobre la política

Comunicaciones internas Difusión política, objetivos, metas y programas Indicadores de desempeño Logros alcanzados Oportunidades de mejoras Conocimiento entre las áreas de oportunidades de mejora.

Comunicaciones externas Comunicación política Definición de la comunicación de aspectos e impactos ambientales Comunicaciones con las autoridades ambientales y autoridades gubernamentales

Tabla de comunicaciones internas Que Quien Cuando Como Aquien Politica ambiental Alta direccion Al emitirla charlas, memorandos, medios electronicos a todo el personal que labore en la empresa, independiente de su metodo de contratacion Objetivos, metas y programas Alta direccion Logros Procedimientos operativos Jefes y gestion humana al ingreso o cambio de cargo entrenamiento. a todo el personal Reglamentos de trabajo Jefes y gestion humana al ingreso o cambio de cargo entrenamiento. a todo el personal Normas y reglamentos representante del sistema a todo el personal incidentes comunicaciones externas De acuerdo a los peridos informes ambientales representante de la informes escritos, reportes autoridad ambiental estipulados por la autoridad periodicos empresa por medios electronicos competente ambiental recepcion de tutelas, acciones populares partes interesadas escrito dentro de los periodos estipulados por la ley cuando se presenten, seguir quejas ambientales partes interesadas procedimiento de atencion de comunicaciones externas verbal, escrita, internet a la gerencia representante de la gerencia. solicitudes ambientales partes interesadas verbal, escrita, internet representante de la gerencia.

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL La organización debe establecer y mantener información, escrita o en forma elect4ronica para. A). Describir los elementos centrales del sistema de administración ambiental y su interacción.dar b).-dirección a la documentación relacionada.

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL La relación entre todos los numerales de la norma. Cómo, quién y cuándo se aplica cada numeral de la norma.

Manual Información básica sobre el sistema de gestión ambiental Alcance Proceso productivo, (mapa de procesos, caracterización de los procesos).

CONTROL DE DOCUMENTOS Metodología, para editar, realizar, revisar los documentos del sistema Cada cuánto hay que revisarlos. Quién, en dónde tiene los documentos, planos, registros entre otros.

Procedimiento (s) para: 4.4.5 CONTROL DE Controlar los documentos exigidos por la norma y por el SGA Fácilmente localizables Vigencia permisos, licencias, concesiones y/o autorizaciones ambientales Obsolescencia de documentos legales Tiempo para preservar documentos legales ambientales DOCUMENTOS

CONTROL OPERACIONAL Manejo de sustancias químicas, hidrocarburos entre otras. Revisar transporte cumplimiento de decreto 1609 de 2002. Capacitación del personal que opera los vehículos de transporte de sustancias químicas y residuos peligrosos. Listas de chequeo que se hace con la información, como se retroalimenta al proveedor- evaluación del proveedor. Zona de cargue y descargue Procedimiento para la actividad Revisar almacenamiento Compatibilidad, Hojas de seguridad Conocimiento de los operadores que manipulan los productos.

CONTROL OPERACIONAL COMPRAS Evaluar las especificaciones y los requisitos de la compra Establecer criterios para determinar la manera de aceptar subcontratistas Crear un sistema de calificación de proveedores y subcontratistas. Generar un plan de evaluación de proveedores, asignando responsabilidad a los procesos que reciben el servicio o producto.

CONTROL OPERACIONAL Manejo de Materias primas y productos Orden y aseo Control de fugas Uso racional del agua Adecuada disposición de los residuos Manejo de los residuos especiales

Control operacional Uso de recursos naturales Grava, arena Disposición de escombros Transporte Lugar de disposición Rutas de tránsito Generación molestias a la comunidad Ocupación del espacio público Zonas de riesgo demarcación

CONTROL OPERACIONAL Programas de ahorro de agua, de energía Revisar los planes de ahorro, existencia, entrega propuesta a la autoridad. Seguimiento a las acciones propuestas en el plan Ejecución Seguimiento indicadores Conocimiento del personal de los programas, obligaciones sobre el ahorro. Indicadores, mejoras.

CONTROL OPERACIONAL Combustible utilizado, eficiencia en su consumo Controles que garanticen la eficiencia de la operación de los sistemas. Mantenimiento equipos de control de emisiones Seguimiento indicadores Conocimiento del personal de los programas, reglamentación. Acciones correctivas, preventivas, mejoras.

CONTROL OPERACIONAL Manejo de residuos sólidos. Revisar control en la fuente, REDUCIR, RECICLAR, REUTILIZAR Separación de residuos: reciclables, no reciclables, peligrosos, no peligrosos Clasificación Almacenamiento Transporte Entrega a terceros, registros, documentos de recibo, permisos

CONTROL OPERACIONAL MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS Zonas de almacenamiento temporal y final Clasificación Estado de orden y aseo Disposición final Transporte adecuado, permisos del contratista para la disposición- sobre todo los peligrosos. Control de indicadores, verificación de mejoras constante. Registros con trazabilidad de los residuos peligrosos. Plan respel

MANTENIMIENTO Mantenimiento preventivo Mantenimiento correctivo Mantenimiento predictivo Lubricación Áreas antes y después de mantenimiento Coordinación entre operación y mantenimiento. Indicadores de mantenimiento

Control operacional - Almacén Compra de productos químicos Clasificación de productos químicos Transporte de productos químicos Estibas de madera Aires acondicionados Transformadores

PLAN DE RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS IDENTIFICACION DE ASPECTOS POTENCIALES - RIEGOS CONTROL DEL RIESGO PLANES DE CONTINGENCIA ATENCION DE EMERGENCIAS DIQUES DE CONTENCION ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO CAPACITACION SOBRE LOS RIESGOS USO DE ELMENTOS DE PROTECCION BUENAS PRACTICAS OPERATIVAS REALIZACION DE SIMULACROS PHVA EVALUACION DE LA ATENCION ANALISIS DE CAUSAS. PLANES DECACION

PLAN DE RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Plan de emergencias ambientales Programas de operación en caso de una emergencia Simulacros Extintores Capacitación brigadistas

4.4.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Consecuencias legales durante y después de la emergencia Comunicaciones a partes interesadas Previsión legal