Comprobantes Fiscales Digitales C.P.C. Francisco Javier Hernández Garnica Socio 20 de junio de 2012 C.P. Sergio Granados Acosta Introducción El 7 de diciembre de 2009 se publicó, en el Diario Oficial de la Federación (DOF), el Decreto por el que se reformaron diversas disposiciones del Código Fiscal de la Federación (CFF) sobre la reforma relativa a la expedición de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD). Dicha reforma tuvo por objeto establecer medidas de simplificación administrativa, que además apoyaran la recaudación fiscal mediante el fortalecimiento de los mecanismos de comprobación para obtener certeza de que los ingresos, deducciones y acreditamientos manifestados o aplicados por los contribuyentes son reales y correctos, y con esto procurar evitar la evasión y la defraudación fiscal. Lo anterior obedeció a que el esquema de comprobación fiscal vigentes en su momento no habían permitido evitar las diferentes formas de evasión que impactaban de manera considerable en la recaudación del erario público federal. Una de las principales conductas de evasión fiscal identificadas se originaban, en su mayoría, en los comprobantes fiscales emitidos en papel, lo que daba lugar a la aplicación de deducciones soportadas con facturas apócrifas o provenientes de operaciones inexistentes, derivadas de la reproducción, falsificación y comercialización ilegal de ese tipo de comprobantes fiscales, lo cual disminuye de manera significativa la base gravable del impuesto y, en algunos casos, originaba la solicitud de devoluciones indebidas de impuestos. Esta situación se agudizó por diversas razones; entre las que destaca la insuficiencia de elementos de seguridad en los comprobantes fiscales emitidos en papel, la facilidad de poder acceder a instrumentos tecnológicos (escáner, impresoras, fotocopiadoras, etc.) para su reproducción y falsificación, así como la dificultad con que cuenta la autoridad para controlar y rastrear ese tipo de comprobantes. Dentro de los beneficios que se obtendrían con la implementación de estos esquemas se encuentra una considerable disminución en costos administrativos 2012 PricewaterhouseCoopers S.C. Todos los derechos reservados. En este documento PwC se refiere a PricewaterhouseCoopers S.C., la cual es una firma miembro de 1 PwC
para el contribuyente y la oportunidad de salvaguardar su información y documentación ante cualquier contingencia, como un desastre natural, así como un impacto favorable en la conservación del medio ambiente, derivado de la disminución en el uso de papel, ya que de acuerdo con las estimaciones realizadas por las autoridades, durante 2010 año en que la emisión de CFD fue opcional se expedirían alrededor de 1.2 millones de facturas, mientras que para 2012, año que pudiéramos considerar que prácticamente estaremos inmersos en un sistema de factura digital, se emitirán 4.5 millones. Para efectos de lo anterior, se emitieron los requisitos técnicos mediante la publicación del Anexo 20, el cual podría entenderse como el soporte o alma del CFD, la aplicación correcta de este anexo dará como resultado que el archivo electrónico de la factura electrónica denominado XML sea válido. Mediante las disposiciones transitorias al decreto antes mencionado la autoridad fiscal prorrogó la obligación de emitir CFD hasta el 1 de enero de 2011 y extendió el uso de los comprobantes impresos en establecimientos autorizados hasta agotar su vigencia (dos años a partir de su impresión), lo que puede entenderse como un periodo de transición de dos años, el primero por la prórroga antes mencionada y el segundo por el uso, durante 2011 y 2012, de los comprobantes fiscales impresos en 2010 en establecimientos autorizados. Por lo tanto se entiende que la comprobación antes de 2011 era en papel y la alternativa fue el CFD y a partir de 2011 la comprobación es mediante el CDF y como alternativa el papel. Cabe señalar que el 23 de septiembre de 2010 se publicó un cambio sustancial en la estructura de la emisión de los CFD (conocido como CFD por Internet), el cual consistió, en términos generales, que los comprobantes emitidos, antes de ser enviados al cliente, deben ser validados por un tercero autorizado el cual le asigna un folio, lo sella electrónicamente y regresa al emisor para Nuevas reglas fiscales aplicables al CDF El pasado 12 diciembre se publicó en el DOF el Decreto mediante el cual se reformaron diversas disposiciones al CFF, entre ellas las aplicables a los CFD, siendo algunos de los cambios los siguientes: El emisor debe entregar o enviar a sus clientes el CFD a más tardar dentro de los tres días siguientes a aquel en que se realice la operación y, en su caso, proporcionarles una representación impresa de CFD cuando les sea solicitado. En este sentido y con el objetivo de hacer la entrega obligatoria se considera una infracción no enviar o entregar los CFD. 2 PwC
En el caso de comprobantes que se expidan en los supuestos siguientes, se deberá cumplir adicionalmente lo que en cada caso se especifica: a) Los que expidan las personas físicas dedicadas al autotransporte terrestre integrantes del coordinado y hayan optado por pagar el impuesto individualmente, deberán identificar el vehículo que les corresponda. b) En el caso de comprobantes que amparen donativos deducibles para efectos fiscales deberán señalar expresamente tal situación e incluir el número y fecha del oficio constancia de la autorización para recibir dichos donativos o, en su caso, del oficio de renovación correspondiente. Cuando el donativo no sea deducible se deberá indicar dicha situación. c) Los comprobantes que amparen ingresos por arrendamiento y en general por otorgar el uso o goce temporal de bienes inmuebles, deberán contener el número de cuenta predial del inmueble de que se trate o, en su caso, los datos de identificación del certificado de participación inmobiliaria no amortizable. d) Los contribuyentes que presten el servicio de transportación escolar, deberán separar el monto que corresponda por dicho concepto. e) Uno de los requisitos que generó una gran controversia fue que el comprobante deberá señalar la forma en que se realizó el pago, ya sea en efectivo, transferencias electrónicas de fondos, cheques nominativos o tarjetas de débito, de crédito, de servicio o las denominadas monederos electrónicos autorizados, indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente. Dicha controversia se generó, ya que lo que sucede comúnmente en la realidad es que el proveedor del bien o servicio emite el comprobante para ser aprobado y pagado por su cliente, lo cual haría imposible que se cumpliera dicho requisito, teniendo como riesgo, en un sentido estricto, que el comprobante no cumpliera los requisitos fiscales establecidos y, por lo tanto, no se podrían tener todos aquellos beneficios, como deducciones o acreditamientos, que un comprobante fiscal otorga. No obstante, mediante la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2012 publicada en DOF el 28 de diciembre de 2011, se estableció que cuando no sea posible identificar la forma en que se realizará el pago, se deberá indicar en el comprobante fiscal la expresión No identificado, aclarándose así una gran inquietud generalizada que se había creado a la fecha de la publicación de este requisito. 3 PwC
Se eliminó la limitante de $2,000 pesos como monto de los comprobantes para emitirlos en forma impresa con código de barras bidimensional, ya que se establece que este tipo de comprobantes pueden ser expedidos sólo por contribuyentes que hayan obtenido en el ejercicio anterior ingresos inferiores a los que establezca el Servicio de Administración Tributaria (SAT) mediante reglas de carácter general. No obstante, y con el propósito de diferir una vez más la entrada en vigor de las nuevas reglas aplicables a los comprobantes fiscales, mediante el artículo décimo octavo de las disposiciones transitorias a la RMF para 2012, se estableció que será hasta después del 30 de junio de 2012 en que los requisitos incluidos en el Decreto del 12 de diciembre de 2011 deberán cumplirse. Beneficios del uso del CFD A dos años de su aprobación y a uno de su uso obligatorio, se han generado diversos beneficios tanto económicos como de eficiencia al utilizar comprobantes que cumplen las siguientes características: Generación, proceso, transmisión y almacenamiento de comprobantes fiscales de manera 100% digital. Garantía de poder verificar la identidad del emisor y del receptor del comprobante fiscal, confirmando la no alteración de los datos de origen. Esto se logra por medio de los certificados, llaves y claves privadas. Verificación del comprobante fiscal al sellarse digitalmente, lo cual no permite negar la generación del comprobante. Tiene valor fiscal y legal y se garantiza la integridad del comprobante fiscal, ya que la información contenida queda protegida y no puede ser manipulada o modificada. Esto se logra por medio del sellado del documento. No obstante, podrían obtenerse beneficios adicionales al maximizar el uso de los CFD, siempre y cuando el contribuyente no se limite a la emisión, sino también incluya y automatice la recepción de los comprobante fiscales recibidos. Por ejemplo, ciertas empresas requieren a sus proveedores y prestadores de servicios la entrega de facturas electrónicas, otorgándoles todas las facilidades en el uso de recursos técnicos para cumplir dicho requisito comercial, generando así una estandarización de los comprobantes fiscales que recibe y en muchos casos ingresos adicionales. Este método permite a los proveedores de bienes o servicios entregar sus facturas a través de internet o de una página web, con la ventaja que bajo este esquema las facturas son validadas en línea y de forma inmediata, lo que permite ser eficaces en la validación y recepción o rechazo de las facturas. 4 PwC
En algunos casos este esquema de operación se ha extendido para cubrir todo el ciclo comercial entre el emisor y el receptor de los comprobantes fiscales, desde el número de la orden de compra, hasta la autorización del pago, pasando por otros documentos, por ejemplo la confirmación de aceptación del servicio o bien, la emisión de la factura electrónica y cualquier otro documento que se requiera. A continuación mencionamos algunos beneficios que se han podido generar, sin embargo la lista podría ser más extensa, la cual dependerá de la manera en la que se quiera y pueda maximizarse el uso de la tecnología en las operaciones diarias. Eficiencia y eficacia en el registro de los CFD ya que su reconocimiento se realiza de manera automática evitando la necesidad de tiempo adicional o errores humanos al momento del registro. Validaciones más rápidas y precisas. En este aspecto podemos hablar de la validación del archivo XML al comprobar que efectivamente se trata de un CFD que fue generado con base en los lineamientos establecidos por las disposiciones fiscales. Adicionalmente, podríamos mencionar la validación del contenido comercial del comprobante al verificar que los términos y condiciones comerciales acordadas, tales como precio, condiciones y lugar de entrega, fecha de pago, etc., concuerdan con lo establecido. Automatización del pago al proveedor al aceptarse el comprobante fiscal y validar que corresponde a una operación real y concreta mediante el número de orden de compra incluido en dicho comprobante. Rapidez y precisión en la aclaración de aquellos datos que sean incorrectos, lo cual es realizado por el mismo sistema y no por un ser humano. Información contable y financiera veraz y oportuna al registrarse solamente las operaciones debidamente realizadas y documentadas correctamente. Almacenamiento y resguardo de los archivos XML de forma automática y segura, ya que los mismos deberán ser almacenados en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología en su formato electrónico considerando parámetros como: periodos, tipo de actividad realizada, compra-venta, prestación de servicios, etc., usuarios, dando solución a lo que hoy en día es uno de los grandes problemas de los comprobantes fiscales recibidos; el adecuado almacenamiento y resguardo de los archivos recibidos por diferentes usuarios. Esto permitirá adicionalmente que cualquier búsqueda de algún documento sea más rápida. 5 PwC
En conclusión, automatizar la recepción de facturas electrónicas tiene como ventajas: 1. Mayor rapidez. 2. Menores costos. 3. Automatización y eficiencia de los sistemas contables. Por lo antes señalado, será necesario analizar los procedimientos que se están utilizando para recibir, validar, registrar y resguardar los comprobantes fiscales recibidos, ya que dicha tarea pudiera no ser sencilla si el volumen de comprobantes recibidos es importante y además existen diferentes fuentes de obtención, sin perder de vista que su implementación pudiera resultar costosa o difícil de implementar en aquellos casos en que los sistemas contables no cuenten con la capacidad de ser ajustados para estos propósitos. Enfoque para una adecuada implementación del CFD Considerando que actualmente el uso obligatorio de los comprobantes electrónicos para algunos contribuyentes se encuentra en un periodo de transición y que en un futuro cercano deberán implementar la emisión y recepción de los CFD, es necesario tomar en cuenta desde un inicio aquellos factores que lograrán que la implementación sea un éxito. Dichos factores, entre otros, son: Gente: adecuado entrenamiento y comunicación con el personal, así como cambio en las instrucciones de trabajo (trabajo sin papel). Procesos: análisis, definición, implementación y verificación de los requerimientos funcionales a nivel negocio y regulatorio, tomando en cuenta cualquier plan de mejora y remediación para conectar los procesos con las tecnologías de información. Adecuación de los procesos de emisión y recepción sin papel. Establecer los niveles de servicio esperados. Infraestructura tecnológica: adaptar la infraestructura actual o tercerizar el proceso de emisión de comprobantes fiscales. Tener en cuenta los tres factores críticos en cualquier proyecto: 1. Saber planear (preparación del proyecto). 2. Saber ejecutar el proyecto (durante el proyecto). 3. Saber validar y verificar el proyecto (al término el proyecto). 6 PwC
Conclusiones 2012 será un año en que el comprobante fiscal impreso y el comprobante electrónico convergerán para algunos contribuyentes, sin embargo deberán iniciar pronto con la implementación de la infraestructura requerida o la contratación de ésta tomando en cuenta el costo que pudiera representar, para cumplir con la emisión de los CFD a partir del 2012 o en algunos casos extremos a partir del 1 de enero de 2013. Emitir CFD pudiera parecer complicado si se consideran los aspectos antes mencionados, como regulaciones fiscales, requerimientos tecnológicos y los factores de implementación, por lo que será indispensable que no se deje hasta el último momento la planeación y ejecución del plan de trabajo correspondiente para cumplir esta obligación fiscal. De acuerdo con experiencias la implementación de la facturación electrónica no es un proceso demasiado complicado; sin embargo, requiere cierto tiempo que dependerá del volumen de operaciones de emisión y recepción de comprobantes fiscales, así como de aquellos otros beneficios que se puedan obtener de la 7 PwC