Planilla Financiera Guía para Usuario Externo La División de Administración de Subvenciones
Índice de Contenido Introducción... 3 Instrucciones Generales... 3 1.ª Etapa Elaboración de Presupuesto (Propuesta)... 6 Costos Indirectos... 9 2.ª Etapa Elaboración y Presentación de Informe Financiero... 10 IF1 Resumen de Información del Proyecto... 10 IF2 Hoja de Cálculo para Gastos y Proyecciones Detalladas... 12 IF3 Formularios de Recibos de Pagos, Divisas y Otros Ingresos... 14 3.ª Etapa Ciclo del Informe Financiero... 16 Date Author Version Change Reference 2012-03-01 Gen Gagnon Visual Identity Program Updates Para uso del IDRC. 2
Introducción La División de Administración de Subvenciones (GAD) del IDRC ha elaborado una Planilla integrada en Microsoft Excel 2007 con habilitación de macros que facilita la toma, validación y distribución de datos y el flujo de trabajo de una propuesta de presupuesto y los informes financieros posteriores (luego de que un proyecto recibe fondos del IDRC). La Planilla está concebida para que los proponentes/beneficiarios y el IDRC se la envíen entre sí durante la elaboración de un presupuesto y las etapas de informe financiero. La Planilla debe presentarse junto con la solicitud al IDRC de una Subvención para la Investigación luego de que el IDRC haya aprobado la idea preliminar del proyecto. Luego de recibir la confirmación del IDRC de que se ha aceptado la solicitud, se le devuelve el archivo con la Planilla al beneficiario para que éste la siga procesando. En este documento se proporcionan instrucciones para la presentación de una propuesta de presupuesto y para la elaboración de informes financieros luego de que se haya aceptado un proyecto. Requisitos de Software La Planilla se elaboró con Microsoft Excel 2007. Para que funcione, la Planilla debe utilizarse con Microsoft Excel 2007 o una versión posterior. Si no se cumplen los requisitos, póngase en contacto con el IDRC. Instrucciones Generales El archivo debe mantener la extensión de archivo XLSM, o el archivo se corrompe y se pierde toda funcionalidad. Es fundamental que el archivo se guarde con esta extensión. 3
Al abrir el archivo, aparecen las instrucciones para habilitar las macros. Las macros deben estar habilitadas para poder seguir adelante. o Para evitar estas instrucciones cada vez que se abre el archivo, el usuario puede guardar el archivo en un lugar seguro atendiendo a las siguientes indicaciones (las instrucciones aparecen al abrir la Planilla). /Nota del Traductor: La traducción del siguiente cuadro se encuentra a continuación del mismo. / Archivo Advertencia de Seguridad Se ha desactivado parte del contenido activo. Por más detalles, haga clic. Habilitar Contenido Bienvenido a la Planilla de Administración de Subvenciones del IDRC. Habilitar Macros Vio la Advertencia de Seguridad en la barra de mensajes de arriba? Indica que se han desactivado las Macros y le da la posibilidad de elegir algunas opciones. Antes de elegir estas opciones, tenga presente que esta Planilla requiere que se Habiliten las Macros o no se abrirá. Haga clic en el cuadro de Opciones de la barra de mensaje de Advertencia de Seguridad para abrir la pantalla de Opciones de Seguridad de Microsoft Office. Aquí verá una selección para Habilitar Este Contenido (Enable this Content). Haga esta selección, haga clic en el botón OK y se abrirá la Planilla. Sin embargo, deberá hacer esto cada vez que ejecute la Planilla. Si desea ejecutar la Planilla sin tener que habilitar las Macros manualmente todas las veces, puede colocar la Planilla en un 4
lugar de Confianza. El lugar de Confianza puede ser cualquiera de las carpetas predeterminadas de Excel 2007 o cualquier carpeta que designe usted. En la parte inferior izquierda de la pantalla de Opciones de Seguridad de Microsoft Office, verá Open the Trust Centre. Haga clic allí y se exhibirá la pantalla Trust Centre. A la izquierda hay una lista; haga clic en Trusted Locations (Lugares de Confianza). Esta pantalla muestra los Lugares de Confianza del Usuario. Puede tomar nota de la ruta de acceso a uno de los lugares predeterminados de Excel 2007 o agregar una carpeta de su elección. En cualquiera de los casos, pase la Planilla a la carpeta Lugar de Confianza y vuelva a abrirla. Para guiar al beneficiario en la elaboración de la Propuesta de Presupuesto y en el ciclo de elaboración de Informes Financieros, se utiliza una barra de funciones (ribbon bar) personalizada. La Planilla va y viene entre el beneficiario y el IDRC durante todo el ciclo de vida del proyecto. Elaboración de Propuesta de Presupuesto Informes Financieros 5
1. ª Etapa Elaboración de Presupuesto Al abrir la Planilla, aparece la pantalla de Información del Proyecto. Llene los siguientes campos: 1) Título del Proyecto: introduzca el nombre propuesto para el proyecto. 2) Razón Social 1 de la Institución Proponente: introduzca el nombre de la institución que administrará los fondos del proyecto. 3) Moneda de Trabajo del Proyecto: introduzca la moneda de los libros contables oficiales de la institución (por lo general la moneda local). Use la lista de valores que se obtiene al hacer clic en la flecha y abrir la lista. 4) Duración del Proyecto: introduzca la duración del proyecto en meses. La duración del proyecto debe incluir el tiempo necesario para que se realicen y se terminen todas las actividades pagadas con fondos de la subvención. Para desplazarse de un campo a otro, se recomienda el botón de 'tab (pestaña). Una vez que ha llenado el formulario, presione el botón save and close (Guardar y Cerrar). 1 La institución debe tener personería jurídica y ser reconocida por el Estado como poseedora de existencia jurídica propia y de activos bajo su control. 6
Es aquí que aparece el formulario de propuesta de presupuesto en la hoja Summary' (Resumen). Esta hoja es sólo para brindar información (no hay acceso para el ingreso de datos en esta hoja); todos los datos deben ingresarse por categoría presupuestaria en las hojas de categorías presupuestarias específicas. Las distintas hojas corresponden a las categorías presupuestarias del IDRC. Se incluye una descripción de gastos aceptables del proyecto en la parte superior de cada categoría/hoja. Diríjase a cada hoja para ingresar rubros específicos en cada categoría presupuestaria (personal, consultores, etc.) y los montos por año para cada rubro. 7
Cada renglón de los rubros debe contar con las notas de presupuesto correspondientes. Las notas de presupuesto deben brindar el desglose de cómo se llegó al monto total en el renglón de ese rubro. Las notas de presupuesto brindan una justificación descriptiva del monto en el renglón correspondiente a ese rubro, explicación o información que vincule o relacione el rubro con la metodología de la propuesta. Si no hay suficientes filas, use el botón Add new row (Agregar nueva fila) que aparece debajo de la lista de rubros presupuestarios en cada hoja. 8
Costos Indirectos Se debe tener cuidado al ingresar los montos correspondientes a Costos Indirectos. Si se está usando un porcentaje fijo, haga clic en el botón Percent of Budget (Porcentaje de Presupuesto) en la parte inferior izquierda de la pantalla. Aparecerá otro cuadro dentro de la pantalla para ingresar el monto porcentual. El sistema calculará automáticamente el costo indirecto por año a partir de los montos consignados para el resto del presupuesto. Por otra parte, los costos indirectos que constan de rubros específicos se pueden enumerar en el espacio suministrado. Asegúrese de que los costos indirectos no superen el 13% permitido por el IDRC. Llene las hojas correspondientes a 'Contribuciones de Donantes, 'Contribuciones Locales y a 'Consolidado (resumen del presupuesto), si es necesario. Una vez que el usuario ha llenado la Planilla, se la debe enviar por e-mail al representante del IDRC, junto con la solicitud al IDRC de una Subvención para la Investigación. Pase a la 2. ª Etapa si su propuesta es aceptada y aprobada por el IDRC. 9
2. ª Etapa Elaboración y Presentación de Informe Financiero Antes de proceder con la fase 2, un representante del IDRC se comunicará con usted para la entrega de una Planilla actualizada. La subvención se regirá solamente por el presupuesto aprobado. El presupuesto aprobado se notificará en el Acuerdo de Subvención, tras la aprobación interna del IDRC. La Planilla actualizada debe utilizarse para los Informes Financieros durante la vida del proyecto y el beneficiario y el IDRC se la enviarán entre sí. Utilizando los formularios FR1, FR2 e FR3 de la Planilla, el usuario llena la información necesaria para el informe financiero y le devuelve la Planilla al representante del IDRC en la fecha prevista o antes (como se establece en el Anexo B - Calendario de Hitos del Proyecto del Acuerdo de Subvención). IF1 Resumen de Información del Proyecto 10
Sección 1: no puede actualizarse sólo a título indicativo. Sección 2: Fechas de los informes Estas fechas son introducidas por el IDRC antes de que se envíe el archivo. Estas fechas no deben modificarse, a menos que el IDRC haya dado su consentimiento. Si durante la vida del proyecto cambian las fechas de los informes de gastos efectivos, luego de consultar con el representante del IDRC, el usuario debe asegurarse de que los campos se actualicen en el formato especificado. Es importante asegurarse de que las fechas de los gastos efectivos no queden fuera de la duración de la subvención. El Centro no cubre los gastos anteriores a la fecha de inicio ni posteriores a la fecha de finalización. Sección 3 Certificación Antes de presentarle la versión final del informe financiero al representante del IDRC, es necesario asegurarse de que el documento esté debidamente certificado. Tanto el 11
encargado del proyecto como un funcionario autorizado de la dirección financiera deben firmar y fechar el informe financiero para certificar que el mismo es exacto. Los informes que no incluyan las dos firmas se consideran incompletos y no serán aceptados por el IDRC. Como consecuencia, podrían retrasarse otros pagos para el proyecto. La formulario FR1 firmado puede enviarse al representante del IDRC por correo electrónico (archivo adjunto en PDF o JPEG) o por fax. FR2 Hoja de Cálculo para Gastos y Proyecciones Detalladas 12
Sección 1: Los gastos efectivos se deben introducir dentro de cada categoría presupuestaria, según lo requerido para el período. Los gastos deben estar comprendidos en el período de gastos que figura en el FR1, y deben concordar con el presupuesto aprobado para el período, el cual figura en la primera columna para cada categoría. Sección 2: Las proyecciones para el próximo período, así como para los períodos restantes del proyecto, deben completarse según lo requerido. Debe incluirse en esta sección cualquier variación sin gastar que se pase a la próxima cuenta. En la parte inferior del FR2, se encuentra una tabla resumen. Una vez que se introducen todos los gastos y las previsiones necesarias, se puede revisar el resumen. 13
Deben incluirse explicaciones de todas las variaciones de ± 10%. Debajo de cada categoría presupuestaria, hay disponibles cuadros de comentarios para dichas explicaciones. FR3 Formularios de Recibos de Pagos, Divisas y Otros Ingresos Sección 3A El Formulario de Recibo de Pago debe llenarse con el monto y la fecha de los pagos que se recibieron del IDRC dentro del período. Nota: cualquier diferencia en los montos recibidos y transferidos por el IDRC deben incluirse como gastos bancarios, bajo costos indirectos (como un gasto). Cuando los fondos recibidos del IDRC se mantienen depositados en una moneda distinta a la moneda de trabajo del proyecto, debe llenarse el Cash Exchange Form (Formulario 14
de Cambio de Efectivo). Ingrese el monto de cada transacción correspondiente al período comprendido entre la moneda de cuenta de depósito y la moneda de trabajo. El tipo de cambio se calculará de forma automática. El Other Income Form (Formulario para Otros Ingresos) se debe llenar por ejemplo,si se ha incurrido en algún interés como consecuencia de tener en depósito los fondos del IDRC. Secciones 3B y C Si el proyecto ha recibido ingresos adicionales de otros donantes (fondos paralelos, contribuciones locales), deben llenarse las secciones 3B y C en la parte inferior del FR3. Después de ser llenada y firmada por el encargado del proyecto y por el funcionario de la dirección financiera, la Planilla se puede enviar por correo electrónico al representante del IDRC para su revisión y aprobación. 15
3. ª Etapa Ciclo del Informe Financiero La 2 ª Etapa continuará durante toda la vida del proyecto para cada período de la subvención conforme a lo estipulado en el Anexo B - Calendario de Hitos del Proyecto. Se generará una nueva hoja FR2 (por parte del IDRC) para cada período según sea necesario durante el proyecto (FR2(1), FR2(2), FR2(3), etc.). 16