Ajustes Contables Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
Clases De Ajustes Ajustes ordinarios Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas: Caja Bancos Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías Depreciación acumulada Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales
1. Ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos: El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.
EJEMPLOS: 1.El 30 de diciembre de 20xx se realizó arqueo de caja en la caja No 1 del almacén, se encontró un faltante de $160.000, en el momento no se pudo establecer la razón del faltante. 2.El 05 de enero del 20xx El cajero de la caja No 1 encontró que del faltante en el arqueo del 30 de diciembre, había entregado $75.000 al mensajero para la compra de papelería, no había elaborado el comprobante de egreso y no existía el registro contable. 3.El cajero de la caja No 1 encontró que del saldo del faltante, había entregado dinero demás a un cliente, no se puedo determinar cuál cliente.
2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. Las diferencias mas frecuentes puede ser: Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria. Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.
EJEMPLO: CONCILIACION BANCARIA 1. Realizada la conciliación bancaria, se encontró en el extracto bancario la siguiente información, que no ha sido contabilizada por la empresa. Nota debito x valor de $ 120.000 correspondiente a compra de chequera no contabilizada. GMF. (4 x mil) $395.000 Consignación nacional efectuada por un cliente para el pago de una factura por $ 1.567.987. Rendimiento financiero por valor de $ 55.000 de una cuenta de ahorro.
3. Ajuste por provisión o deterioro de la cartera o estimado para deudas de difícil cobro: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes. Cuentas: 139905 Provisión o Deterioro 519910 Gasto Provisión o Deterioro.
EJEMPLO CLIENTE - JOSE ARMENTA FACTURA No R-2233 VALOR 1.000.000 VENCIMIENTO EN MESES 0-3 meses 3-6 meses 6-12 meses + DE 12 meses 1.000.000 - GLADIZ MARTINEZ R-2244 800.000 800.000 - RAUL JIMENEZ R-3322 2.000.000 2.000.000 - PEDRO RAMOS R-1188 7.000.000 3.000.000 4.000.000 TOTAL $10.800.000 $800.000 $4.000.000 $2.000.000 $4.000.000 Provisión individual: Entes económicos cuyo numero de cuentas x cobrar es reducido, y corresponde al 33% de las deudas mayores a un año. Existen dos métodos de provisión Provisión general: Entes económicos cuyo numero de cuentas es grande, y corresponde si en el ultimo día del año gravable: 3 a 6 meses 5% 6 a 12 meses 10% 12 y mas 15%
Puede suceder: 1. Si el cliente Raúl Jiménez nos envía una carta informando que por inconvenientes de liquidez no cancelara La deuda: 531095 Deterioro en deudores(db) 139905 Deterioro (DB) 130505 Clientes Nacionales (CR). 2. El cliente Pedro Ramos nos cancela toda la deuda: 110505 Caja General (DB) 130505 Clientes Nacionales (CR) 425035 Recuperaciones x Deterioro (CR) - 139905 Deterioro (DB). 3. Después de 1 año el cliente Raúl Jiménez nos cancel la deuda: 110505 Caja General (DB) 425005 Recuperaciones Deudas malas (CR).
4. Ajuste por Depreciación de propiedades, Planta y Equipo (Activos Fijos) La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil. Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirán a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.
De Acuerdo con la legislación colombiana(fiscal), el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes: De acuerdo con la normatividad internacional el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido, lo determina la persona que adquiere el activo fijo.
EJEMPLO: DEPRECIACION 1. No se ha efectuado la depreciación del año 2015, de un vehículo que se adquirió el 2 de enero del año 2015., el valor histórico del activo es de $25.000.000. Cuentas 1592 Depreciación Acumulada 5160 Depreciaciones 5260 - Depreciaciones
5. Ajuste por amortización Activos Diferido: Los activos diferidos representan aquellos gastos que la empresa ha pagado o materiales que ha comprado para consumirlo en un periodo futuro, esto quiere decir, pagados en la forma anticipada. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.
EJEMPLO: ACTIVOS DIFERIDOS 1. En el proceso de montaje y puesta en marcha de un nuevo local comercial, la empresa incurrió en gastos por valor de $40.000.000, los cuales se contabilizaron como activos diferidos en la cuenta cargos diferidos, se decidió amortizar el gasto en 5 años, realice la amortización del primer año y contabilícelo. 2. La empresa compro y pago en efectivo papelería, la cual alcanza para 4 meses, el saldo de la cuenta a 31 de marzo es de $1,000.000, no se ha causado el gasto correspondiente a marzo. Cuentas: 1705 - Gastos pagados por anticipado, 1710 - Cargos diferidos
6. Ajuste por amortización de pasivos diferidos: Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como un empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Cuentas: 2705 - Ingresos recibidos por anticipado, 2805 Anticipos y avances recibidos. 8. Ajuste por ingresos por cobrar: Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos. Cuenta: 1345 Ingresos por cobrar
7. Ajuste por Costos y Gastos por Pagar: Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.
8. Ajuste por diferencia en cambio: Cuando se adquiere el pasivo o el activo en moneda extrajera, se contabiliza por su valor en pesos, puesto que nuestros principios de contabilidad así lo exigen. Cuando se procede a realizar el cierre contable, ese valor en moneda extrajera se debe representar en moneda nacional a la tasa de cambio vigente para ese último día del periodo en el cual se hace el cierre. Como resultado de esa conversión, puede resultar un mayor valor o un menor valor en comparación con lo mostrado en la contabilidad. Cuentas: 421020, 530525 Diferencia en cambio.
EJEMPLO: 1. La obligación que se tiene con el banco del exterior es de U$10.000, en la fecha en que se tomó el crédito el valor del dólar era de $1.884.21, a la fecha del cierre contable se cotizaba a $2.050. 2. Se tiene una inversión en un banco del exterior de 5.000, en la fecha en que se invertido el valor del Euro se cotizaba a $2.154.41, a la fecha del cierre contable se cotizaba a $2.282.44.
ASIENTOS DE CIERRE Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905]. Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre. Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.
EJEMPLO: La empresa Virtual S.A.S al terminar sus operaciones el 31 de diciembre de 20xx presenta los siguientes saldos en las cuentas de resultado (Ingresos, costos y gastos). 4135 Comercio al por mayor y menor = $ 7,000,000 (CR) 5105 Gastos de personal = $ 3,200,000 (DB) 5220 Arrendamiento = $1,100,000 (DB) CODIGO CUENTA DEBE HABER 4135 Comercio al por mayor y menor $ 7,000,000 5905 Ganancias y perdidas $ 7,000,000 5105 Gastos de personal $ 3,200,000 5905 Ganancias y perdidas $ 3,200,000 5220 Arrendamiento $1,100,000 5905 Ganancias y perdidas $1,100,000
Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $2,700,000, saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio. Si el saldo de la cuenta 5905 fuera Debito, se debía cancelar con la cuenta de patrimonio 3610 Perdida del ejercicio. DEBE 5905 Ganancias y perdidas HABER $ 3,200,000 $ 7,000,000 $1,100,000 $ 4,300,000 $ 7,000,000 $ 2,700,000 Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 es crédito, nos indica que hay una utilidad, la cuenta 5905 la cancelamos contra la cuenta 3605 Utilidad del ejercicio. De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al hacer el cierre contable, sólo nos quedan las cuentas de balance ACTIVOS PASIVOS - PATRIMONIO Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el cierre se incorporan al patrimonio como utilidad o como pérdida.
Fuente Electrónica: www.actualicese.com www.gerencie.com Fuentes Bibliográficas: Eduardo Godoy Ramírez.(2012) Contabilidad y Presentación de Estados Financieros, 2da edición, Colombia: Nueva Edición Ltda. Ángel María Fierro Martinez, Francy Milena Fierro Celis. (2015) Contabilidad General con enfoque NIIF para las Pymes, 5ta edición, Colombia: Ecoe Ediciones. Carlos Augusto Rincón Soto, Giovanny Lasso, Álvaro Parrado. (2012) Contabilidad Siglo XXI, 2da Edición, Colombia: Ecoe Ediciones, CETA Siglo XXI.