2 / 5 1. OBJETIVO Normar y establecer adecuadamente las acciones para realizar el cierre de periodo. 2. ALCANCE El presente documento es de aplicación obligatoria para el área de Contabilidad con apoyo de las demás áreas de la organización. 3. BASE LEGAL Y OTROS DOCUMENTOS No se registran normas en el presente documento. 4. DEFINICIONES 4.1 Cierre de periodo: La única actividad es el bloqueo y desbloqueo del mes finalizado. Se realiza un análisis de los resultados mensuales mediante reportes emitidos como Balance General, Estado Ganancias y Pérdidas, Balance de Comprobación. Reporte de gastos mensualizado. 4.2 Asientos de consumo: Son aquellas cuentas contables que definen los gastos de almacén; como útiles de oficina, suministros de educación, suministros de mantenimiento, folletería, otros. 4.3 Centros de costos: Definen a donde va dirigido un gasto de acuerdo a departamentos, áreas, etc. 4.4 Cuentas contables: Es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. 4.5 Asientos de planilla: Cuentas contables generadas por cargas de personal. 4.6 Asiento de depreciación: Cuenta contable que se utiliza para el cálculo de valor de desgaste de un bien o inmueble. 4.7 Asiento de ingreso: Cuentas contables que reflejan las ventas de una empresa. 4.8 Asientos de tesorería y gastos: Cuentas contables destinadas para pagos diversos. 4.9 Asientos de ajustes contables: Son aquellos que se utilizan para los cuadres de diferencia por tipo de cambio en las cuentas contables. 4.10 Proyección de gastos fijos: Previsión o determinación de un monto promedio para reflejar un gasto fijo en un periodo determinado. 5. CONDICIONES BÁSICAS 5.1 Las áreas usuarias deberán entregar toda la documentación o comprobantes faltantes al área de Contabilidad antes de realizar el cierre de periodo. 5.2 El Asistente Principal de Contabilidad deberá crear los asientos contables generados en los módulos de PS, con ello deberá revisar y corregir si se requiere. 5.3 Luego analizará los centros de costos y cuentas. 5.4 Realización del Proceso Multimoneda. 5.5 Realización del proceso de Costos (Distribución de Gastos). 5.6 Con todos los procesos realizados recién se pondrán los siguientes informes: Balance General Mensual. Balance General Comparativo. Balance General Detallado Mensual. Balance General Detallado Comparativo. Estado de Resultados por Unidad de Negocio. Estados de Resultados por Unidad Operativa o local. Estado de Resultados por Unidad Operativa Programa. Resultados por Programa Unidad Operativa Programa. Estados de Resultados Unidad Operativa- Programa Carrera. Estados de Resultados Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Resumido Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Consolidado. Estado de Resultados Resumido por Unidad Operativa o Local. Indicadores ancieros Contables Mensuales. Indicadores ancieros Contables Comparativo. Notas a los Estados ancieros. Notas a los Estados Resultados. Resultados por Programa Margen de Contribución (Estados de Resultados por carrera Margen de Contribución). Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Cambio en el Patrimonio Neto.
3 / 5 Inventario Inicial Mensual. 6. CONDICIONES ESPECÍFICAS 6.1 La documentación entregada por las áreas usuarias al área de Contabilidad deberá realizarse los días 2 o 3 de cada mes a más tardar. 6.2 El tiempo de cierre es de 5 a 7 días útiles aproximadamente. 6.3 La presentación de los Estados de Resultados es el Octavo o Noveno día de cada mes. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N Acción Responsable 1 Enviar documentos al área de Contabilidad. A: Área Usuaria 2 Crear asientos contables generados en los módulos de PS. 3 Revisar y corregir la información de los asientos contables. 4 Analiza los Centros de Costos. 5 Analiza Cuentas. 6 Realiza el Proceso Multimoneda. 7 Realiza el proceso de Costos (Distribución de Gastos). 8 Genera informes: Balance General Mensual. Balance General Comparativo. Balance General Detallado Mensual. Balance General Detallado Comparativo. Estado de Resultados por Unidad de Negocio. Estado de Resultados por Unidad Operativa o Local. Estado re Resultados por Unidad Operativa Programa. Resultados por Programa Unidad Operativa Programa. Estados de Resultados Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Resumido Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Consolidado. Estado de Resultados Resumido por Unidad Operativa o Local. Indicadores ancieros Contable Mensuales. Indicadores ancieros Contables Comparativo. Notas a los Estados anciero. Notas a los Estados de Resultados. Resultados por Programa Margen de Contribución (Estados de Resultados por Carrera Margen de Contribución). Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Cambio en el Patrimonio Neto. Inventario Inicial Mensual. 9 Entrega estados de resultados en el octavo día del mes al Contador General. 10 Imprimir y enviar a Gerencia. A: Contabilidad Principal 11 Colocar los reportes en red. A: Contabilidad 12 Enviar los reportes a anzas (Estado de Resultados Consolidado, Estado de Resultados por Local). Principal 13 Adjunta todos los reportes (Administración, Contabilidad, anzas). A: anzas 14 Envía a Gerencia el informe gerencial. A: anzas
4 / 5 N Acción Responsable 8. FORMULARIOS Y/O REPORTES Balance General Mensual. Balance General Comparativo. Balance General Detallado Mensual. Balance General Detallado Comparativo. Estado de Resultados por Unidad de Negocio. Estado de Resultados por Unidad Operativa o Local. Estado re Resultados por Unidad Operativa Programa. Resultados por Programa Unidad Operativa Programa. Estados de Resultados Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Resumido Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Consolidado. Estado de Resultados Resumido por Unidad Operativa o Local. Indicadores ancieros Contable Mensuales. Indicadores ancieros Contables Comparativo. Notas a los Estados anciero. Notas a los Estados de Resultados. Resultados por Programa Margen de Contribución (Estados de Resultados por Carrera Margen de Contribución). Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Cambio en el Patrimonio Neto. Inventario Inicial Mensual. 9. ANEXOS 9.1 Flujograma del Procedimiento de Cierre de Periodo.
5 / 5 ÁREA USUARIA FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DEL CIERRE DE PERIODO MENSUAL CONTABILIDAD FINANZAS Inicio Necesitar creación. Crear asientos contables generados en los módulos de PS. Revisar y corregir información. Analizar CeCo. Analizar cuentas. GL Proceso Multimoneda. Realizar el proceso de costos (Distribución de gastos). Generar informes. Entregar estado de resultados. Octavo día del mes. Estado de Resultado Consolidado. Estado de Resultado por Local. Imprimir y enviar a gerencia. Enviar a anzas. Adjuntar reportes. Colocar en red los reportes. Enviar a Gerencia el informe gerencial. ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: APROBADO POR: Miluska Núñez - Área de Procesos y Tecnología Raúl Marcos - Área de Contabilidad Jaime Tamashiro - Dirección de Administración y anzas REVISIÓN: CADA 6 MESES FECHA DE ELABORACIÓN: Diciembre 2009