MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE CONTABILIDAD Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el 20/12/2017 [Versión 01]
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 2 de 26 CONTABILIDAD Contenido 1 INFORMACIÓN BÁSICA... 4 2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 5 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS... 6 4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS... 6 5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS... 8 5.1 SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO...8 5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO... 8 5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO... 9 5.2 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS...10 5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS... 10 5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS... 11 5.3 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR IMPUESTO ANUAL DEL 2 POR MIL...12 5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO ANUAL DEL 2 POR MIL... 12 5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO 2 POR MIL... 13 5.4 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS...13 5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS... 13 5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS... 15 5.5 SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES...15 5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES... 15 5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES... 16 5.6 SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES...17 5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES... 17 5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECLASIFICIACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES... 18 5.7 SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA...18 5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA... 18 5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA... 20 5.8 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN...20 5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN... 20
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 3 de 26 CONTABILIDAD 5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN 22 5.9 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS...23 5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS.. 23 5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS... 24 6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO... 24 7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD... 25 8 ANEXOS... 25
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 4 de 26 CONTABILIDAD GESTIÓN DE CONTABILIDAD 1 INFORMACIÓN BÁSICA Proceso: Código del Proceso: Descripción: Gestión de GA-FIN-CON PROPÓSITO: Registrar, procesar y proporcionar información oportuna de hechos económicos y financieros, además de producir información financiera sistematizada y confiable bajo criterios técnicos soportados por principios y normas de obligatoria aplicación. DISPARADOR: Necesidad de registro de las transacciones financieras - contables de la organización. ENTRADAS: CUR de compromiso Documentación para registro contable y soporte de pago Autorizaciones para apertura de fondos para reposición y para rendición de cuentas Formulario de pagos rechazados Reporte de existencia de consumo corriente Acta de entrega recepción del sistema esbye Listado de cuentas por cobrar Nómina Reporte General de Asistencia Facturas SUBPROCESOS: Gestión de devengado Conciliación de cuentas Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil Conciliación de impuestos Registro de existencias y bienes Reclasificación de pagos años anteriores Nómina Conciliación de Fondos con Reposición Conciliación de Fondos con Rendición de Cuentas Productos/Servicios del Proceso: CUR de devengado o contable Registro de asientos o ajustes contables Liquidación de Fondos de reposición Liquidación de Fondos de caja chica Liquidación de viáticos Apertura de fondos
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 5 de 26 CONTABILIDAD Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Adjetivo Interno y externo Marco Legal: Capítulo V del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Numeral 3 de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público Numeral 402-03 Normativa de Control Interno Art. 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley de Régimen Tributario Interno, en especial en el Capítulo X y Art. 63 Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, particularmente Capítulo X y Art. 147 Resolución No. NAC-DGER2007-0411 y sus reformas Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registros Contables Reglamento para el Pago de Viáticos, Subsistencias, Movilizaciones y Alimentación, dentro del país para las y los servidores y las y los obreros públicos Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias en el exterior, para las y los servidores y obreros públicos Norma técnica para la creación y uso de fondos de reposición y a rendir cuentas Capítulo 3 del Acuerdo 012 CG. Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público Ley Orgánica del Servicio Público Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público Art. 254, Art. 255 y Art.256 2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de requiere considerar las siguientes políticas: Todas las transacciones deben ser registradas en el sistema contable e-sigef. Todo CUR contable debe ser autorizado por el El control recurrente de la información contable es una actividad permanente, por lo que cada funcionario es responsable de la información que procesa. El personal encargado de realizar las conciliaciones, serán independientes del registro, autorización y custodia de los recursos Cuando el caso lo amerite, el Director Financiero podrá conformar una Comisión de Control Previo de la documentación, según el proceso, la misma que estará conformada por el personal designado de cada Jefatura de la Dirección Financiera. Toda actualización requerida por el al presente documento o a los formatos del mismo deberán ser aprobados por el Director Financiero y comunicados al(a) Jefe(a) de Procesos para el registro y control correspondiente.
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 6 de 26 CONTABILIDAD 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término e-sigef SPRYN CUR CUR de devengado CUR contable Viático Subsistencia Alimentación Movilización Existencias Bienes de larga duración Fondos de reposición Caja Chica Fondos rotativos RDP Definición Sistema de Gestión Financiera Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina SPRYN Código Único de Registro En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los ingresos o el egreso en el momento en que nacen como derechos u obligaciones. Por lo general, los sistemas contables se llevan sobre la base devengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos de la explotación deben ser registrados en el mismo instante en que surge el derecho de percepción u obligación de pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se hacen efectivos CUR que no afecta al presupuesto, por ejemplo las depreciaciones Es el estipendio monetario o valor diario destinado a sufragar los gastos en que incurran los servidores y obreros de las instituciones del Estado, cuando pernocten fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo, por haber tenido que desplazarse dentro del país a prestar servicios instituciones o actividades inherentes a su puesto Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentación cuando los servidores y obreros del sector público se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo a prestar servicios instituciones o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo superior a seis horas, siempre y cuando el viaje de ida y el regreso se efectúen en el mismo día. Es el estipendio monetario o valor que se le reconoce a los servidores y obreros que se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo de entre cuatro hasta seis horas. Son aquellos valores puntuales en los que incurre la institución por concepto de servicio de transporte de las y los servidores y las y los obreros que deban trasladarse dentro o fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto Son aquellos bienes que serán consumidos por la institución Son todos aquellos bienes destinados para su uso y explotación por la institución Son aquellos que están sujetos a rendición, reposición y liquidación; y son Cajas Chicas y Fondos Rotativos Es un fondo que tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas Es un fondo para cubrir obligaciones que por su característica no pueden ser realizadas con los procesos normales de la gestión financiera institucional. Comprobante - Para registrar una regularización de devengado 4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de.
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 7 de 26 CONTABILIDAD Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Gestión de CUR de compromiso Gestión de devengado CUR de devengado Listado de cuentas por cobrar Solicitud de registro contable Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil CUR de devengado Reporte de sistema e-sigef Facturas Retenciones Conciliación de impuestos CUR de devengado Reporte de existencia de consumo corriente Acta de entrega - recepción e-sbye Registro de existencias y bienes CUR de devengado CUR contable Formulario de rechazo de pago Print de validación de tesorería Reclasificación de pagos años anteriores CUR contable Oficio de aprobación Solicitud de apertura de fondo Memorando de autorización Solicitud de viatico, subsistencia, movilización, alimentación Documento habilitante del evento Conciliación de Fondos con Reposición Conciliación de Fondos con Rendición de Cuentas CUR de devengado Memorando de autorización de administrador de fondo Análisis de mercado Acta entrega recepción Informe de satisfacción Factura Garantía Técnica (de ser el caso) Formulario de Gastos realizados Conciliación bancaria Estado de cuenta original CUR de devengado Oficio de Director de Talento Humano CUR de compromiso Certificación Presupuestaria Nómina Reporte General de Asistencia Matriz de Programación cuatrimestral (horas extras) Autorización del Rector (horas extras) Autorización de Jefe inmediato (horas extras) Reporte de horas extras (horas extras) Liquidación de haberes pendientes (liquidaciones) Registro de Nómina Oficio para aprobación de pago Datos de fuentes internas o externas Información financiera Saldos de auxiliares Conciliación de cuentas CUR contable
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 8 de 26 CONTABILIDAD 5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS 5.1 SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO 5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO Código del Descripción: Gestión de Devengado GA-FIN-CON-001 PROPÓSITO: Registrar contablemente las afectaciones presupuestarias, considerándose ingresos todos los derechos de cobro; y gastos las obligaciones derivadas de la recepción de bienes y servicios adquiridos por la autoridad competente. DISPARADOR: Necesidad de contabilizar CUR de compromiso ENTRADAS: CUR de compromiso Documentación soporte del pago ACTIVIDADES PRINCIPALES: Recibir CUR de compromiso y documentación soporte Realizar control previo Realizar retenciones y CUR de devengado Firmar CUR Autorizar CUR en el sistema y remitir a Tesorería para gestión de pago Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: CUR de devengado Interno
Tesorería Dirección Financiera Unidad Requirente DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 9 de 26 CONTABILIDAD 5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Gestión de devengado Corregir documentación Necesidad de contabilizar CUR Contratos Facturas CUR de compromiso Informes entrega - recepción Documentación soporte Presupuesto Enviar documentación y CUR de compromiso Gestión de Pago Recibir documentación y CUR de compromiso Solicitar completar documentación Revisar, validar CUR Información correcta? SI Firmar y entregar a Tesorería Reasignar trámite al analista por medio del sistema Autorizar CUR de devengado NO Información correcta? Realizar control previo SI Realizar RDP por medio del sistema y CUR de devengado NO
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 10 de 26 CONTABILIDAD 5.2 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS 5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS Código del Descripción: CONCILIACIÓN DE CUENTAS GA-FIN-CON-002 PROPÓSITO: Verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables, detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes o regularizaciones correspondientes. DISPARADOR: Necesidad de conciliación de saldos ENTRADAS: Datos de fuentes internas o externas Información financiera registrada Saldos de los auxiliares ACTIVIDADES PRINCIPALES: Conciliar cuentas y validar diferencias Elaborar informe Solicitar autorizaciones para registro Registro contable Productos/Servicios del CUR Contable (Asientos de ajuste o regularización) Informes de diferencias detectadas Autorizaciones de registro Responsable del Tipo de cliente: Interno
Ministerio de Finanzas Rector Director Financiero DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 11 de 26 CONTABILIDAD 5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Conciliación de cuentas Necesidad de conciliación de saldos Auxiliares contables Conciliar cuentas y validar diferencias Informe Elaborar informe de las diferencias CUR Contable Registro requiere autorización de finanzas? NO Registrar y generar CUR contable SI Firmar informe y comunicar a Director Financiero Recibir comunicación de negación de solicitud Solicitar autorización a la máxima autoridad para enviar requerimiento Recibir comunicación de negación de solicitud y sumillar al Autorizar el envío del requerimiento NO Recibir y analizar sustento del requerimiento Autoriza? SI Comunicar el registro correspondiente
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 12 de 26 CONTABILIDAD 5.3 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR IMPUESTO ANUAL DEL 2 POR MIL 5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO ANUAL DEL 2 POR MIL Código del Descripción: Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil GA-FIN-CON-003 PROPÓSITO: Registrar los movimientos contables de los valores por recaudar y recaudados por el impuesto 2 por mil DISPARADOR: Cumplimiento de fecha ENTRADAS: Listado de cuentas por cobrar físico y en CD de los contribuyentes Solicitud de registro contable ACTIVIDADES PRINCIPALES: Recibir listados de cuentas por cobrar y soportes Revisar listado y valores Solicitar autorización a Director Financiero Generar CUR y devolver documentación a tesorería Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: CUR de devengado Interno
Director Financiero DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 13 de 26 CONTABILIDAD 5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO 2 POR MIL Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Conciliación de cuentas por cobrar por impuesto anual del 2 por mil Corresponde a incremento de cuenta? Oficio con listado y valores Parte diaria de recaudaciones Formulario Banco Central Papeleta de depósito Recibir listados y analizar soportes NO Revisar listado y valores para dar de baja CD con listado de cuentas por cobrar SI Revisar cd y solicitar autorización a Director Financiero Generar CUR y devolver documentación a Tesorería CUR contable / devengado Cumplimiento de fecha Recibir de Tesorería listado de cuentas por cobrar con solicitud de registro contable y sumillar a analista Sumillar y enviar oficio para autorización de incremento de cuentas por cobrar Recibir observaciones NO SI Analizar requerimiento Autoriza? 5.4 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS 5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS Código del Descripción: Conciliación de Impuestos GA-FIN-CON-004 PROPÓSITO: Realizar las declaraciones de impuestos en base a la conciliación de las transacciones que han generado tributos para su respectiva liquidación mensual.
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 14 de 26 CONTABILIDAD DISPARADOR: Cumplimiento de fecha ENTRADAS: Reporte de sistema e-sigef Facturas Retenciones ACTIVIDADES PRINCIPALES: Revisar en el sistema las transacciones que generaron impuesto Verificar listado con facturas Conciliar los registros Clasificar transacciones por tipo de gasto Ingresar información en el DIMM Anexos Elaborar plantilla de declaración para aprobación Ingresar formularios y anexos Productos/Servicios del Formularios de impuestos Anexos transaccionales Talón resumen Responsable del Tipo de cliente: Interno
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 15 de 26 CONTABILIDAD 5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Conciliación de impuestos Afectar declaración del siguiente mes Reversa devengado? SI Verificar los devengados no pagados NO Verificar que las facturas tengan retenciones (Impuestos) Cumplimiento de Fecha Revisar en el sistema esigef las transacciones que han generado impuesto y receptar facturas Conciliar fondos rotativos Solicitar devolución de retenciones y anular comprobante NO Realizaron retenciones? SI Incluir retenciones en reporte Generar formulario para débito bancario Estructurar reporte y clasificar las transacciones por tipo de gasto Verificar listado generado en el sistema y facturas físicas Conciliar con registros contables Ingresar información en DIMM Anexos Elaborar plantilla borrador para aprobación de Contador Llenar formularios en línea, subir anexos y generar talón resumen NO Validar que información este correcta Esta correcta? SI Autorizar el ingreso de los formulario en línea al SRI 5.5 SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES 5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES Código del Descripción: Registro de existencias y bienes GA-FIN-CON-005 PROPÓSITO: Registrar las adquisiciones o disminuciones de existencias y bienes para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva. DISPARADOR: Recepción de reporte de ingresos o egresos de existencias o bienes ENTRADAS: Reporte de existencia de consumo corriente
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 16 de 26 CONTABILIDAD Acta de entrega recepción del sistema esbye ACTIVIDADES PRINCIPALES: Recibir reporte de existencia o actas de recepción de bienes Dar de baja en el sistema e-sigef o E -SByE Realizar cálculo Registrar contablemente la transacción Productos/Servicios del CUR de devengado Reporte de baja del sistema e-sbye Reporte de depreciación Responsable del Tipo de cliente: Interno 5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Registro de existencias y bienes Reporte de existencia de consumo corriente Verificar reporte de existencia de consumo corriente NO Consta en sistema esbye NO Acta de entrega - recepción Verificar acta de ingreso a sistema esbye SI Dar de baja del sistema esbye CUR contable Registrar contablemente la transacción DAR DE BAJA Son bienes? SI Verificar documentación y si corresponde a nueva adquisión Corresponde a adquisición nueva? SI NO DEPRECIACIÓN Realizar el cálculo Reporte de cálculo de depreciación Recibir registro con sumilla para análisis Recepción de reporte de ingresos o egresos de existencias o bienes Recibir de proveeduría reporte de existencia o acta de bienes, y de Activo Fijo reporte de bienes. Reporte de existencia Acta de entrega recepción Reporte de bienes Sumillar registro a analista
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 17 de 26 CONTABILIDAD 5.6 SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES 5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES Código del Descripción: Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores GA-FIN-CON-006 PROPÓSITO: Realizar el ajuste contable de cuentas por pagar a fin que el pago al proveedor/beneficiario del mismo pueda ser ejecutado en el periodo fiscal actual. DISPARADOR: Necesidad de pago a proveedor / beneficiario que no corresponde al periodo fiscal actual ENTRADAS: Formulario de rechazo de pago Print de validación de tesorería de pago rechazado CUR contable ACTIVIDADES PRINCIPALES: Recepta formulario de rechazo de pago y validación de tesorería Revisa documentación y realiza asiento de reclasificación Genera CUR contable Revisar y generar oficio para aprobación de Director Financiero. Productos/Servicios del CUR contable Oficio de aprobación Responsable del Tipo de cliente: Interno
Director Financiero Tesorero DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 18 de 26 CONTABILIDAD 5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECLASIFICIACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores Necesidad de pago Generar formulario y documentación de rechazo de pago Completar documentación Realizar Gestión de Pago Formulario de rechazo de pago Print de pago rechazado Documentación completa? Revisar documentación NO Solicitar a Tesorería documentación faltante SI CUR contable Generar CUR contable y solicitar aprobación a Jefe de SI Recibir formulario y documentación de rechazo de pagos Oficio Revisar, aprobar y generar oficio para aprobación del Director Autoriza pago? Recibir oficio para aprobación de pago NO Devolver a Tesorería con oficio de negación 5.7 SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA 5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA Código del Descripción: Registro de Nómina GA-FIN-CON-007 PROPÓSITO: Registrar los movimientos correspondientes a las obligaciones salariales y beneficios contraídos con los funcionaros, sean éstas por pago de nómina mensual, anticipos, horas extras, fondos de reserva, décimos, devoluciones y liquidaciones. DISPARADOR: Cumplimiento de fecha
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 19 de 26 CONTABILIDAD ENTRADAS: Oficio de Director de Talento Humano Certificación Presupuestaria Nómina Reporte General de Asistencia Matriz de Programación cuatrimestral (horas extras) Autorización del Rector (horas extras) Autorización de Jefe inmediato (horas extras) Reporte de horas extras (horas extras) Liquidación de haberes pendientes (liquidaciones) ACTIVIDADES PRINCIPALES: Recibir oficio aprobado por Director de Talento Humano Realizar revisión de documentación y de cálculos Ingresar la información en el sistema SPRYN Generar CUR de devengado Productos/Servicios del CUR de devengado Oficio para aprobación de pago Responsable del Tipo de cliente: Interno
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 20 de 26 CONTABILIDAD 5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Registro de Nómina Director de Talento Humano Tesorería Remitir oficio con documentación soporte de nómina Cumplimiento de Fecha Oficio de Director de TH Nómina Reporte General de asistencia Reporte de Horas Extras Liquidación de vacaciones Distributivo Realizar correcciones o completar documentación Realizar Gestión de Pago Recibir documentación, sumillar para revisión y distribución Firmar oficio y devolver a Talento Humano Sumillar oficio a Tesorería para gestión de pago Analista Coordinador Distribuir a analistas para revisión de cálculos y documentación Realizar control de documentación y de cálculos Analista Coordinador Realizar oficio de devolución a TH NO Documentación correcta y completa? SI Revisar cálculos y subir información al sistema SPRYN CUR de devengado Analista Coordinador Revisar documentación y realizar oficio Generar CUR de devengado o contable mediante el sistema esigef 5.8 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN 5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN Código del Descripción: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN GA-FIN-CON-008 PROPÓSITO: Asignar y contabilizar montos destinados a caja chica y fondos rotativos destinado a diferentes unidades de la institución
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 21 de 26 CONTABILIDAD DISPARADOR: Necesidad de asignar valores monetarios a diferentes unidades de la institución. ENTRADAS: Solicitud de apertura de fondo Asignación de custodio ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar apertura de fondo Solicitar al banco apertura de fondo rotativo Comunicar a custodio valores depositados en cuenta Solicitar reposición o liquidación Generar CUR de devengado Generar pago de fondo Productos/Servicios del CUR de devengado Memorando de autorización de administrador de fondo Análisis de mercado Acta entrega recepción Informe de satisfacción Factura Garantía Técnica (de ser el caso) Formulario de Gastos realizados Conciliación bancaria Estado de cuenta original Responsable del Tipo de cliente: Interno
Tesorería Presupuesto Dirección Financiera Unidad Requirente Autorizador del Gasto DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 22 de 26 CONTABILIDAD 5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Conciliación de Fondos con Reposición Necesidad Institucional Nombrar y autorizar Administrador o Custodio del Fondo Rotativo Solicitud área requirente, memorándum de autorización del administrador del fondo rotativo Análisis del mercado-acta entrega-recepción, informe de satisfacción, factura( garantía técnica)formularios de gastos realizados, conciliación bancaria-estado de cuenta original Solicitar apertura de caja chica, fondo o reposición o liquidación a la Dirección Financiera Realizar gastos Corregir observaciones Solicitar reposición de Caja chica, fondo rotativo con documentación soporte del gasto a la Dirección Financiera Remitir con sumilla a contabilidad para control previo Sumillar a contabilidad Firmar devengado y remitir a tesorería para el pago Recibir y sumillar al analista responsable Recibir y sumillar al analista responsable Aprobar devengado y enviar a la Dirección Financiera para la firma Apertura Caja Chica Comunicar al custodio del área requirente los valores ya depositados Oficio dando a conocer el nombre del custodio Devolver al área requirente con las observaciones CUR de devengado Solicitar en el sistema CUR de devengado Enviar oficio al banco notificando apertura del fondo rotativo NO Analizar el requerimiento Apertura de fondo rotativo Reposición o liquidación Recibir y revisar la documentación Documentación completa? SI Enviar a presupuesto CUR de compromiso Generar CUR de compromiso y enviar a Realizar Gestión de Pago
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 23 de 26 CONTABILIDAD 5.9 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS 5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS Código del Descripción: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS GA-FIN-CON-009 PROPÓSITO: Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores públicos y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo dentro o fuera del país, a cumplir tareas oficiales o servicios institucionales derivados de las actividades de sus puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos, desde la fecha de salida hasta su retorno. DISPARADOR: Necesidad de recursos dirigidos a servidores públicos y obreros públicos para desplazamientos dentro o fuera del país por motivos propios a su función. ENTRADAS: Memorando de autorización Solicitud de viático, subsistencia, movilización y alimentación Documento habilitante del evento ACTIVIDADES PRINCIPALES: Realizar control previo de la documentación Solicitar CUR de devengado Productos/Servicios del CUR de devengado Asignación de viático, subsistencia, movilización y alimentación Responsable del Tipo de cliente: Interno
Tesorería Presupuesto Dirección Financiera Autorizador de Gasto Jefe inmediato Servidor asignado DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 24 de 26 CONTABILIDAD 5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Conciliación de Fondos con Rendición de Cuentas Necesidad de recurso Realizar memo con solicitud de autorización de viático y documento habilitante del evento Memorando Solicitud de viático Documento habilitante del evento Reporte de gasto (Reembolso) Facturas (Reembolso) Corregir observaciones y remitir a contabilidad Firmar memo y solicitud de viático, y enviar a la autoridad correspondiente para su autorización Autorizar viático para el cumplimiento de servicios institucionales o autorizar pago y gasto en caso de reembolso de viático Recibir autorizado y Autorizar sumillar a Presupuesto Certificación para el cálculo presupuestaria respectivo Certificación presupuestaria Remitir Certificación autorizada para generar CUR de compromiso Recibir y sumillar al analista para control previo Notificar a Talento Humano para descuento en rol Aprobar y firmar CUR devengado y enviar a Tesorería para Gestión de Pago Memorando Solicitud de viático Documento habilitante del evento Reporte de gasto (Reembolso) Facturas (Reembolso) Certificación Presupuestaria Cálculo de Liquidación de Viático CUR de compromiso Devolver al servidor con las observaciones levantadas NO NO Revisar la documentación soporte Documentación completa? SI Confirmar si corresponde a liquidación de valores a favor del funcionario Valores a favor del funcionario? SI Generar en el sistema CUR de devengado de viáticos Revisar disponibilidad presupuestaria y Certificación generar cálculo del presupuestaria gasto de viático e Cálculo de Liquidación informar a la D.F de Viático Generar CUR de compromiso de viáticos y enviar a con check list de documentos CUR de compromiso Realizar Gestión de Pago 6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de son los siguientes: N Indicador Fórmula de Cálculo 1 2 Porcentaje del CUR de devengado sin observaciones Promedio de número de días de atención del trámite CUR de devengado aceptados/ Total de CUR de devengado *100 Fecha de Recepción Fecha de Atención/ Unidad de Medida Porcentaje Número Responsable de Medición Fuente de la Medición Sistema e-sigef Base de datos Frecuencia de Medición Mensual Mensual
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código GA-FIN-CON-001 Nombre del Descripción: Gestión de Devengado Propósito del proceso Registrar contablemente las afectaciones presupuestarias, considerándose ingresos todos los derechos de cobro; y gastos las obligaciones derivadas de la recepción de bienes y servicios adquiridos por la autoridad competente Disparador: Necesidad de contabilizar CUR de compromiso Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Actividad Inicial/Responsable: Enviar documentación y CUR de compromiso/presupuesto. Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Actividad Final/Responsable: Realizar Gestión de Pago / Tesorería CUR de devengado Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Enviar documentación y CUR de compromiso Dirección Financiera (Presupuesto) Envía documentación y CUR de compromiso a contabilidad. Contratos, facturas CUR de compromiso, informes entrega recepción y documentación soporte. Contratos Facturas CUR de compromiso Informes entrega - recepción Documentación soporte 2 Recibir documentación y CUR de compromiso 3 Reasignar trámite al analista por medio del sistema 4 Realizar control 5 previo Información correcta? Recibe la documentación y CUR de compromiso generado en Presupuesto. Por medio del sistema esigef, reasigna trámite pertinente con documentación adjunta. Realiza control previo de la documentación e información adjunta. Si la información esta correcta, continúa con el paso 8 Caso contario. Continúa con el paso 6. 1
6 Solicitar completar documentación Se solicita a la unidad requirente completar la documentación. 7 Corregir documentación Unidad solicitante Corrige observaciones levantadas y remite al analista para verificación, continúa con el paso 4 8 Realizar RDP por medio del sistema y CUR de devengado Realiza comprobante RDP (Para registrar una regularización de devengado) por medio del sistema esigef y CUR de devengado y remite a la jefatura de contabilidad para su autorización. 9 Revisar, validar y autorizar CUR de devengado Revisa, valida y autoriza CUR de devengado. CUR de devengado 10 Información correcta? Si la información está correcta continúa con el paso 11 Caso contrario, continúa con el paso 4 11 Firmar y entregar a tesorería Firma y entrega a tesorería CUR de devengado y documentación soporte para la gestión de pago pertinente. CUR de devengado 12 Realizar Gestión de Pago Tesorería Recibe CUR de devengado autorizado y procede con la gestión de pago. 2
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-002 Nombre del Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Conciliación de Cuentas Propósito del proceso Verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables, detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes o regularizaciones correspondientes. Disparador: Necesidad de conciliación de saldos Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Conciliar cuentas y validar diferencias / Actividad Final/Responsable: Registrar contablemente /. CUR contable (Asientos de ajuste o regularización) Informes de diferencias detectadas Autorizaciones de registro Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Conciliar cuentas y validar diferencias Concilia cuentas y valida diferencia encontradas. Auxiliares contables 2 Elaborar informe de las diferencias Elabora el informe de las diferencias encontradas. Informe 3 Registro autorización finanzas? requiere de Si el registro requiere autorización de finanzas, continúa con el paso 4 Caso contrario continúa con el paso 11 4 Firmar informe y comunicar a la Dirección Financiera Firma informe y comunica a la Dirección Financiera para trámite respectivo. 5 Solicitar autorización a la máxima autoridad para enviar requerimiento Dirección Financiera Solicita autorización a la máxima autoridad para realizar registro contable. 6 Autorizar el envío del requerimiento Máxima Autoridad Autoriza el informe solicitado. para envío del registro 1
7 Recibir y analizar sustento del requerimiento Ministerio de Finanzas Recibe y analiza sustento del registro solicitado. 8 Autoriza? Ministerio de Finanzas Si autoriza registro, continúa con el paso 10 Caso contrario. Continúa con el paso 9 9 Recibir comunicación de negación de solicitud Dirección Financiera Recibe comunicación de negación de solicitud. 10 Comunicar el registro correspondiente Ministerio de Finanzas Comunicar el registro correspondiente de autorización. 11 Registrar y generar CUR contable Genera CUR contable CUR contable 2
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-003 Nombre del Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil Propósito del proceso Registrar los movimientos contables de los valores por recaudar y recaudados por el impuesto 2 por mil Disparador: Cumplimiento de fecha Descripción: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Recibir de Tesorería listado de cuentas por cobrar con solicitud de registro contable y sumillar al analista / Jefe de Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Adjetivo Interno Actividad Final/Responsable: Registrar y devolver documentación a Tesorería /. CUR de devengado Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Recibir de Tesorería listado de cuentas por cobrar (cd) con solicitud de registro contable y sumillar al analista Recibe de Tesorería listado de cuentas por cobrar con solicitud de registro contable y sumillar al analista de contabilidad para el análisis respectivo. Solicitud de registro contable Listados y CD 2 Recibir listados y analizar soportes Recibe y analiza listado con soportes adjuntos. Solicitud de registro contable Listados 3 Corresponde incremento cuenta? a de Si corresponde a incremento de cuenta, continúa con el paso 4 Caso contrario, continúa con el paso 8 4 Revisar cd y solicitar autorización a Director Financiero Revisa solicitud de registro contable con cd y solicita autorización a la Dirección Financiera. Solicitud de registro contable Listados y CD 5 Sumillar y enviar oficio para autorización de contabilidad Sumilla y envía oficio para autorización de incremento de cuentas por cobrar. Oficio de autorización de incremento de 1
incremento de cuentas por cobrar cuentas x cobrar 6 Analizar requerimiento Dirección Financiera Analiza el requerimiento previo a otorgar autorización. 7 Autoriza? Dirección Financiera Si autoriza el registro devuelve a contabilidad, continúa con el paso 9 Caso contrario, realiza observaciones y continúa con el paso 8 8 Recibir observaciones Recibir observaciones y comunicar a analista contable, continúa con el paso 4 9 Generar CUR y devolver documentación a Tesorería Genera CUR contable y devuelve documentación a Tesorería para trámite pertinente. CUR contable 2
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-004 Nombre del Conciliación de impuestos Propósito del proceso Realizar las declaraciones de impuestos en base a la conciliación de las transacciones que han generado tributos para su respectiva liquidación mensual Disparador: Cumplimiento de fecha Descripción: Actividad Inicial/Responsable: Revisar en el sistema e-sigef las transacciones que han generado impuesto / Alcance: Actividad Final/Responsable: Generar formulario para débito bancario /. Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Formularios de impuestos Anexos transaccionales Talón resumen Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Revisar en el sistema e-sigef las transacciones que han generado impuesto (Impuestos) Revisa en el sistema e-sigef las transacciones que han generado impuestos y recepta las facturas. Reporte e-sigef Facturas 2 Verificar devengados pagados los no (Impuestos) Verifica los devengados no pagados para confirmar si corresponden a la declaración del mes actual. 3 Reversa devengado? (Impuestos) Si reversa devengado, continúa con el paso 4 Caso contrario, continúa con el paso 5 4 Afectar declaración del siguiente mes (Impuestos) Afecta declaración del siguiente mes. 5 Verificar que las facturas tengan retenciones físicas (Impuestos) Si no constan las retenciones físicas, solicita a quien corresponda la elaboración de las mismas. Continúa con el paso 9 Retenciones 1
6 Conciliar fondos 7 rotativos Realizaron retenciones (Impuestos) (Impuestos) Concilia que los fondos rotativos tengan retenciones. Si realizaron retenciones, continúa con el paso 9. Caso contrario, continúa con el paso 8 8 Solicitar devolución de retenciones y anular comprobante (Impuestos) Solicitar a los administradores de fondos con reposición o fondos rendición de cuentas la devolución de las retenciones para anular comprobante. Retenciones 9 Incluir retenciones en reporte (Impuestos) Se incluyen retenciones en reporte. Reporte de transacciones 7 Estructurar reporte y clasificar las transacciones por tipo de gasto (Impuestos) Estructura reporte y clasifica las transacciones por tipo de gasto. Continúa con el paso 10 Reporte de transacciones 8 Verificar listado generado en el sistema y facturas físicas Analista (Impuestos) Verifica el listado generado en el sistema con facturas físicas. Facturas 9 Conciliar con registros contables (Impuestos) Concilia las facturas físicas con los registros contables, continúa con el paso 8 Facturas Registros contables 10 Ingresar información en DIMM Anexos (Impuestos) Ingresa la información en DIMM anexos. Anexos 11 Elaborar plantilla borrador para aprobación de Contador (Impuestos Elabora plantilla en borrador para la aprobación del Contador de las declaraciones. Plantilla borrador 12 Validar que la información este correcta Revisa y valida que la información este correcta y acorde a los soportes 13 Esta correcta? Si la información está correcta, continúa con el paso 14 Caso contrario, devolver al analista para revisión, continúa con el paso 1 2
14 Autorizar el ingreso de los formulario en línea al SRI Autoriza el ingreso de a información al analista contable de los formularios en línea al SRI. 15 Llenar formularios en línea, subir anexos y generar talón resumen Llena los formularios en línea, sube los anexos y genera talón resumen. Formulario SRI Talón Resumen Anexo 16 Generar formulario para débito bancario Genera formulario para débito bancario y remite soporte a Tesorería Formulario SRI 3
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-005 Nombre del Registro de existencias y bienes Propósito del proceso Registrar las adquisiciones o disminuciones de existencias y bienes para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva. Disparador: Movimientos de ingresos o egresos de existencias o bienes Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Recibir de proveeduría reporte de existencia o acta de bienes, y de Activo Fijo reporte de bienes / Actividad Final/Responsable: Registrar contablemente la transacción/ CUR de devengado Reporte de baja del sistema e-sbye Reporte de depreciación Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Recibir de proveeduría reporte de existencia o acta de bienes, y de Activo Fijo reporte de bienes. Recepta de Proveeduría reporte de existencias o acta de entrega recepción de bienes, en caso de ser bienes ya existentes, Activo fijo remite el reporte para registrar depreciación. Reporte de existencia Acta de entrega - recepción 2 Sumillar registro a analista 3 Recibir registro con sumilla para análisis Sumilla documentación al analista contable para revisión y registro Recibe documentación para análisis pertinente 4 Son bienes? Si corresponde a bienes, continúa con el paso 5 Caso contrario, continúa con el paso 6 5 Verificar documentación y si corresponde a nueva adquisición Confirma si la documentación soporte corresponde a nueva adquisición, continúa con el paso 7; si corresponde a dar de baja un bien, continúa con el paso 10; y si corresponde a registro de depreciación, continúa con el paso 12. 6 Verificar reporte de existencia de consumo corriente Revisa el reporte de existencia de consumo corriente y procede al registro contable, continúa con el paso 8. Reporte de existencia de consumo corriente 7 Corresponde a Si corresponde a nueva adquisición, continúa con el 1
adquisición nueva? paso 8 Caso contrario, continúa con el paso 11 si corresponde a depreciación, y con paso 9 en caso de tratarse de un bien por dar de baja. 8 Verificar acta de ingreso a sistema esbye Valida la existencia del acta de ingreso al sistema esbye, y en caso de no contar con la misma solicita a Proveeduría el ingreso. Acta de entrega - recepción 9 Consta en sistema ssbye Si consta en el sistema, continúa con el paso 10 Caso contrario, continúa con el paso 12. 10 Dar de baja del sistema esbye Registra la baja del bien del sistema esbye previo al registro contable. Continúa con el paso 12. Acta de baja del sistema esbye 11 Realizar cálculo Realiza el cálculo de la depreciación previo al registro contable. Reporte de cálculo de depreciación 12 Registrar contablemente transacción la Genera CUR contable como constancia del registro CUR Contable 2
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-006 Nombre del Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores Descripción: Propósito del proceso Disparador: Alcance: Realizar el ajuste contable de cuentas por pagar a fin que el pago al proveedor/beneficiario del mismo pueda ser ejecutado en el periodo fiscal actual. Necesidad de pago a proveedor / beneficiario que no corresponde al periodo fiscal actual Actividad Inicial/Responsable: Generar formulario y documentación de rechazo de pago / Tesorero Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago / Tesorería Formulario de rechazo de pago Print de validación de tesorería de pago rechazado CUR contable Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Generar formulario y documentación de rechazo de pago Tesorero Realizar formulario de rechazo de pago y adjuntar print de validación de pago rechazado del sistema. Formulario de rechazo de pago Print de pago rechazado 2 Recibir formulario y documentación de rechazo de pagos Recibe de tesorería formulario y documentación de rechazo de pagos. 3 Revisar documentación Revisa documentación de pago rechazado 4 Documentación completa? Si la documentación está completa, continúa con el paso 7 Caso contrario, continúa con el paso 5 5 Solicitar a Tesorería documentación faltante Solicita a tesorería la documentación faltante 6 Completar documentación Tesorería Completa documentación solicitada. Continúa con el paso 4 7 Generar CUR contable y solicitar aprobación a Genera CUR contable y solicita aprobación a la jefatura de contabilidad. CUR contable 1
8 Revisar, aprobar y generar oficio para aprobación del Director Revisa, aprueba CUR contable y genera oficio para firma de aprobación de la dirección financiera Oficio para aprobación de pago 9 Recibir oficio para firma de aprobación de pago Director Financiero Recepta oficio y documentación soporte para aprobación del pago 10 Autoriza pago? Director Financiero Si el director financiero autoriza pago, continúa con el paso 12 Caso contrario, continúa con el paso 11 11 Devolver a Tesorería con oficio de negación Dirección Financiero Devuelve a tesorería el trámite con oficio de negación. Oficio de devolución 12 Realizar Gestión de Pago Tesorería Ingresa a proceso de Gestión de Pago. 2
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-007 Nombre del Descripción: Registro de Nómina Propósito del proceso Registrar los movimientos correspondientes a las obligaciones salariales y beneficios contraídos con los funcionaros, sean éstas por pago de nómina mensual, anticipos, horas extras, fondos de reserva, décimos, devoluciones y liquidaciones Disparador: Cumplimiento de fecha Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Remitir oficio con documentación soporte de nómina/talento Humano. Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago/Tesorería Oficio de Director de TH Nómina Reporte General de asistencia Reporte de Horas Extras Liquidación de vacaciones Distributivo Reporte SPRYN CUR de devengado Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Remitir oficio con documentación soporte de nómina Director de Talento Humano Envía oficio para pago de nómina con la documentación soporte generada sea éste por pago de nómina mensual, anticipos, horas extras, fondos de reserva, décimos, devoluciones y liquidaciones Oficio de Director de TH Nómina Reporte General de asistencia Oficio de autorización de pago de horas extras Reporte de Horas Extras Liquidación de vacaciones Distributivo 2 Recibir documentación, sumillar para revisión y distribución Recibe y sumilla documentación para revisión y distribución al analista coordinador de contabilidad. 1
3 Distribuir a analistas para revisión de cálculos y documentación (Coordinador) Asigna al analista para la revisión de documentación y de cálculos. 4 Realizar control de documentación y de cálculos. Verifica los soportes remitidos según el tipo de registro de nómina y efectúa revisión de cálculos realizados. 5 Documentación correcta y completa? Si la documentación soporte está completa y correcta, continúa con el paso 9 Caso contrario, continúa con el paso 6 6 Realizar oficio de devolución a TH (Coordinador) Elabora oficio de devolución de documentación con las observaciones y novedades identificadas. Oficio de devolución de trámite 7 Firmar oficio y devolver a Talento Humano Firma oficio de devolución de documentación a Talento Humano 8 Realizar correcciones o completar documentación Director de Talento Humano Corrige o completa la documentación según las observaciones dadas y vuelve a remitir documentación a contabilidad para que inicie el trámite 9 Revisar cálculos y subir información al sistema SPRYN Revisa los cálculos de la nómina e ingresa la información al sistema SPRYN. Reporte SPRYN 10 Generar CUR de devengado o contable mediante el sistema esigef Ingresa información en sistema esigef y genera CUR de devengado CUR de devengado 11 Revisar documentación realizar oficio y (Coordinador) Revisa información ingresada en sistema SPRYN y CUR de devengado, elabora oficio para trámite de pago Oficio de trámite de pago 12 Sumillar oficio a Tesorería para gestión de pago Firma oficio y remite a Tesorería para que se proceda con trámite de pago 13 Realizar Gestión de Pago Tesorería Ejecuta proceso de gestión de pago 2
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-008 Nombre del Conciliación de Fondos con Reposición Descripción: Propósito del proceso Disparador: Alcance: Asignar y contabilizar montos destinados a caja chica y fondos rotativos destinado a diferentes unidades de la institución Necesidad de asignar valores monetarios a diferentes unidades de la institución Actividad Inicial/Responsable: Nombrar y autorizar Administrador o Custodio del Fondo Rotativo/ Autorizador de Gasto Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago / Tesorería CUR de devengado Memorando de autorización de administrador de fondo Análisis de mercado Acta entrega recepción Informe de satisfacción Factura Garantía Técnica (de ser el caso) Formulario de Gastos realizados Conciliación bancaria Estado de cuenta original Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Nombrar y autorizar Administrador o Custodio del Fondo Rotativo Autorizador del Gasto El autorizador de gasto nombra y autoriza al administrador o custodio del fondo rotativo. Solicitud área requirente Memorándum de autorización del administrador del fondo rotativo/caja chica Análisis del mercado Acta entregarecepción Informe de satisfacción Factura( garantía técnica) Formularios de gastos realizados Conciliación bancaria Estado de cuenta original P á g i n a 1 3
2 Solicitar apertura de caja chica o fondo o reposición o liquidación a la Dirección Financiera Unidad requirente Elabora oficio solicitando la apertura de caja chica, fondo rotativo o liquidación con autorización del autorizador del gasto a la Dirección Financiera. Oficio de apertura de caja chica/fondo 3 Realizar gestión de control previo Dirección Financiera Ejecuta proceso de control previo de y confirma que el expediente cumpla con lo requerido de fondo y forma. 4 Recibir y sumillar al analista responsable Recibe oficio con autorizado y documentación adjunta y sumilla al analista contable responsable del proceso. 5 Analizar requerimiento el Recibe sumilla y el requerimiento con documentación adjunta para el análisis del mismo. 6 Apertura de caja chica, continúa con el paso 8 Apertura de fondo rotativo o reposiciónliquidación Apertura del fondo rotativo, continúa con el paso 7 Reposición Liquidación, continúa con el paso 13 7 Enviar oficio al banco notificando apertura del fondo rotativo Envía oficio al banco notificando apertura del fondo con el nombre del administrador o custodio del fondo rotativo autorizado. Continúa con el paso 8 8 Comunicar al custodio del área requirente los valores ya depositados Comunica al área requirente los valores ya depositados y el nombre del custodio autorizado para el uso del fondo rotativo. Oficio de comunicación 9 Realizar gastos Unidad requirente Realiza gastos del fondo rotativo asignado y recoge los documentos para soportar las transacciones que permitan realizar reposición. 10 Solicitar reposición de caja chica, fondo rotativo con documentación soporte del gasto a la Dirección Financiera Unidad requirente Solicita mediante oficio y documentación soporte la reposición del fondo rotativo a la Dirección Financiera. Análisis del mercado Acta entregarecepción Informe de satisfacción Factura( garantía técnica) Formularios de gastos realizados P á g i n a 2 3
11 Realizar gestión de control previo 12 Recibir y sumillar al analista responsable 13 Recibir y revisar la documentación Dirección Financiera Ejecuta proceso de control previo de y confirma que el expediente de reposición de caja chica o fondo rotativo cumpla con lo requerido de fondo y forma para su correcta ejecución. Recibe y sumilla al analista responsable del proceso. Recibe y revisa que la documentación y genera asiento de registro 14 Documentación completa? Si la documentación está completa, continúa con el paso 17 Caso contrario, continúa con el paso 15 15 Devolver al área requirente con las observaciones 16 Corregir observaciones Unidad requirente Realiza observaciones y devuelve requerimiento para que sea completado. Corregir observaciones levantadas y continúa con el paso 10 17 Enviar a presupuesto Remite documentación a presupuesto para que genere CUR 18 Generar CUR de compromiso y enviar a contabilidad Presupuesto Elabora CUR de compromiso para el fondo rotativo o caja chica y comunica a contabilidad. CUR de compromiso 19 Solicitar en el sistema CUR de devengado () Solicita en el sistema CUR de devengado y envía a para la aprobación del mismo CUR devengado 20 Aprobar devengado y enviar a la Dirección Financiera para la firma 21 Firmar devengado y remitir a tesorería para el pago Contador/a Dirección Financiera Aprueba devengado y envía a la dirección financiera para su firma. Firma de devengado y remite a Tesorero para el proceso de pago. 22 Gestión de Pago Tesorería Ingresa a proceso de gestión de pago para generar el pago correspondiente al fondo rotativo o caja chica. Transferencia P á g i n a 3 3
PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-009 Nombre del Conciliación de Fondos con Rendición de cuentas Descripción: Propósito del proceso Disparador: Alcance: Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores públicos y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo dentro o fuera del país, a cumplir tareas oficiales o servicios institucionales derivados de las actividades de sus puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos, desde la fecha de salida hasta su retorno Necesidad de recursos dirigidos a servidores públicos y obreros públicos para desplazamientos dentro o fuera del país por motivos propios a su función Actividad Inicial/Responsable: Realizar memo con solicitud de autorización de viático y documento habilitante del evento / Servidor asignado Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago / Tesorería CUR de devengado Asignación de viático, subsistencia, movilización y alimentación Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Realizar memo con solicitud de autorización de viático y documento habilitante del evento 2 Firmar memo y solicitud de viático, y enviar a la autoridad correspondiente para su autorización 3 Autorizar viático para el cumplimiento de servicios institucionales o autorizar pago y gasto en caso de Servidor asignado Jefe inmediato Máxima Autoridad o Autoridad correspondiente Realiza mediante memo y solicitud de autorización de viático y documentación adjunta del evento a asistir al cumplimiento de servicios institucional, en caso de ser reembolso se deberá adjuntar reporte de gasto y facturas Revisa y firma el memo con la solicitud de viático con documentos habilitantes del evento a asistir y enviar a la autoridad correspondiente para su autorización. Autoriza memorando con solicitud de viáticos para el cumplimiento del servicio institucional, o emite autorización de pago y gasto en caso de reembolso de viático Memorando Solicitud de viáticos Documento habilitante del evento Reporte de gasto Facturas 1
reembolso de viático 4 Recibir autorizado y sumillar a presupuesto para el cálculo respectivo Dirección Financiera Recibe documentación con autorizado y sumilla a presupuesto para que realice el cálculo de la liquidación de viático correspondiente. 5 Revisar disponibilidad presupuestaria y generar cálculo del gasto de viático e informar a Dirección Financiera. Presupuesto Revisa disponibilidad presupuestaría y genera cálculo de gasto de viáticos con solicitud aprobada por la autoridad correspondiente e informa disponibilidad presupuestaria a Financiero. Certificación presupuestaria Cálculo de liquidación de viáticos 6 Autoriza certificación presupuestaria Dirección Financiera Recibe y autoriza la certificación presupuestaria de acuerdo a la liquidación de viáticos. 7 Remitir certificación autorizada para generar CUR de compromiso 8 Generar CUR de compromiso y enviar a contabilidad con check list de documentos 9 Recibir y sumillar al analista para control previo 10 Revisar documentación soporte. 11 Documentación completa? la Dirección Financiera Presupuesto Remite con sumilla a contabilidad para control previo del proceso. Elabora CUR de compromiso donde constan los recursos para el fondo de anticipo de viático y comunica a contabilidad. Recibe y sumilla al analista responsable para el control previo de la documentación. Revisa la documentación soporte del proceso y los autorizados correspondientes Si la documentación está completa, continúa con el paso 14 CUR de compromiso Memorando Solicitud de viáticos Documento habilitante del evento Reporte de gasto Facturas Certificación presupuestaria Cálculo de liquidación de viáticos CUR de compromiso Caso contrario, devolver al servidor con las observaciones levantadas para su corrección. Continúa con el paso 12 2