PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA DEL SGA

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Fecha de Versión: Julio 2012 Versión No. 04 Copia No. 01 Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 1 de 10 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA DEL SGA

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 2 de 10 1.- OBJETIVO Establecer la metodología para llevar a cabo a intervalos planificados, auditorías internas, para determinar sí el Sistema de Gestión Ambiental. Es conforme con las disposiciones planificadas para la Gestión Ambiental. Es conforme con los requisitos de la norma ISO 14001:2004. Se ha implementado adecuadamente y se mantiene. Dar cumplimiento a los requisitos de 4.5.5 y 4.6.a Proporcionar información a la Dirección sobre el resultado de las auditorías. 2.- ALCANCE Aplica a todos los requisitos de la norma ISO 14001:2004 y a todas las Áreas involucradas en el alcance del SGA. 3.- REFERENCIAS Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental Requisitos con Orientación para su Uso. Norma ISO 14050: Gestión Ambiental Vocabulario. Norma ISO 9000:2005: Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. ISO 19011:2002: Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. Procedimiento de Términos y Definiciones del SGA (P-SGA-4.4.5-02). Procedimiento de No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva (P-SGA- 4.5.3-01). 4.- DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Ver el Procedimiento de Términos y Definiciones del SGA (P-SGA-4.4.5-02).

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 3 de 10 5.- RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Líder del Equipo Auditor: Programar, planificar y realizar las auditorías internas. Elaborar el programa anual de auditorías internas. Elaborar el plan de auditoría interna. Elaborar e informar los resultados de las auditorías al Director General. Mantener y salvaguardar los registros asociados derivados de la auditoría. Mostrar dichos registros cuando sean requeridos y asegurar la confidencialidad de los mismos. Conducir reuniones: Auditores, Apertura y Cierre, Análisis de Hallazgos. Supervisar y evaluar al Equipo Auditor. Identificar y solicitar recursos. Director General del ITSM: Aprueba Programa Anual de Auditorías Internas. Aprueba el Plan de Auditoría interna. Designa al Líder del Equipo Auditor. Autoriza la contratación del Líder del Equipo Auditor Externo. Autoriza la contratación del Organismo de Certificación. Proporciona los Recursos para la implementación del proceso de auditoría. Auditores Internos: Cumplir con las responsabilidades asignadas en el plan de auditoría por el Líder del Equipo Auditor. Realizar la auditoría Aclarar preguntas y dudas que surjan al Auditado durante el proceso de la auditoría. Documentar los hallazgos. Verificar la eficacia de las acciones tomadas, cuando le sean solicitadas.

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 4 de 10 Coordinador del SGA: Verificar la eficacia de las acciones tomadas. Mantener y salvaguardar los registros asociados derivados de la auditoría. Mostrar dichos registros cuando sean requeridos y asegurar la confidencialidad de los mismos. Identificar y solicitar recursos. 6.- DESARROLLO Las fases que lleva a cabo el Instituto Tecnológico Superior de Misantla para la realización del proceso de Auditoría interna son: A.- Fase Inicial de la Auditoría interna B.- Fase de Planificación de la Auditoría Interna C.- Fase de Realización de la Auditoría Interna D.- Fase de Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría Interna E.- Fase de Mantenimiento de Registros de Auditoría Interna. F.- Fase de realización de las actividades de seguimiento de la Auditoría Interna G.- Fase de Mejora del Proceso de Auditoría Interna. 6.1 Fase Inicial de la Auditoría Interna ( A ): El Director General otorga la responsabilidad y autoridad al Líder del Equipo Auditor sobre la gestión completa del proceso de auditorías internas incluyendo la gestión sobre el Programa de Auditorías Internas del Sistema de Gestión Ambiental. El Programa de Auditorías Internas (F-SGA-14) es elaborado por el Auditor Líder durante el primer mes del año, en base a los resultados de las auditorias del año anterior y firmado por el Director General para su aprobación. El Líder del Equipo Auditor del SGA planifica, establece, implementa y mantiene el Programa de Auditorías Internas. Así mismo, organiza al equipo de auditores internos para la planificación de la auditora.

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 5 de 10 Los integrantes del Equipo Auditor deben cumplir con los siguientes requisitos: Auditor Interno: Educación: Licenciatura. Experiencia Laboral en Gestión Ambiental y/o Gestión de Calidad: No requerida. Experiencia Laboral Total: 2 años. Asistir al curso de ISO 14001:2004. Asistir y acreditar el curso de Formación de Auditores. Experiencia en Auditorías Ambientales: Una (1) (Aceptable la 1er auditoría interna bajo la supervisión del Auditor Líder). Líder del Equipo Auditor: Educación: Licenciatura. Experiencia Laboral en Gestión Ambiental y/o Gestión de Calidad: 3 años. Experiencia Laboral Total: 5 años. Asistir al curso de ISO 14001:2004. Asistir y acreditar el curso de Formación de Auditores. Experiencia en Auditorías Ambientales: Tres (3) La competencia de los integrantes del equipo auditor del Sistema de Gestión Ambiental se lleva a cabo mediante el formato F-SGA-18. Los auditores deberán ser imparciales, demostrando que están libres de conflicto de intereses y responsabilidad en la actividad, área o proceso que es auditada. Deben de mantener una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría, asegurándose que los hallazgos y conclusiones están basados únicamente en evidencia verificable la cual está basada en muestras de información disponible ya que el proceso de auditoría se lleva a cabo en un tiempo determinado y con recursos finitos. Estos principios son evaluados por el Líder del Equipo Auditor durante el proceso de auditoría y registrados en el formato de Desempeño del Auditor (F-SGA-20). 6.2 Fase de Planificación de la Auditoría Interna (B): Una vez elaborado y aprobado el Programa de Auditorías Internas (F-SGA-14) por el Auditor Líder y el Director General respectivamente, es comunicado a todo el personal involucrado por el Coordinador del SGA mediante oficio y/o correo electrónico, con lo cual se otorga la autoridad al Equipo Auditor para proceder a la implementación de la auditoría.

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 6 de 10 Adicionalmente el Líder del Equipo Auditor elabora se prepara un Plan de Auditoría del SGA (F- SGA-15), el cual establece el número y la fecha de la auditoría, objetivos, alcance, criterios, fechas y lugares para las reuniones de apertura y cierre, así como la asignación de los roles del equipo auditor, personal que será auditado y los recursos necesarios. El plan de auditoría debe ser lo suficientemente flexible para permitir cambios, tales como modificaciones al alcance, horarios y re-asignación de funciones al Equipo Auditor; de ocurrir alguna modificación se deberá documentar en el punto 11 del Plan de Auditoría del SGA. El Director General revisa el Plan de Auditoría (F-SGA-15) propuesto por el Auditor Líder, de no existir inconveniente, lo autoriza. De existir algún inconveniente, expone sus recomendaciones. Una vez autorizado el plan es comunicado a los Auditados, vía correo electrónico, oficio ó mediante una reunión de trabajo. Como responsabilidad adicional el Auditor Líder solicita al Equipo Auditor revise y se familiarice con este procedimiento, los requisitos de la Norma ISO 14001:2004, los formatos y procedimientos involucrados de las áreas, procesos o actividades que auditará cada miembro. Cada miembro del equipo auditor preparara su auditoría utilizando la lista de apoyo o verificación (F-SGA-17). El Equipo Auditor podrá reunirse antes de la reunión de apertura para afinar detalles, si el Líder del Equipo Auditor lo considera necesario. 6.3 Fase de Realización de la Auditoría Interna (C) Reunión de Apertura: Se lleva a cabo una Reunión de Apertura la cual es conducida por el Auditor Líder y participan el Director General, Personal Directivo, Coordinador del SGA, Comité Ambiental y los Responsables de los procesos y áreas a auditar. El propósito de la Reunión de Apertura es presentar al Equipo Auditor incluyendo una breve descripción de sus roles, confirmar objetivos, alcance, criterios y horarios de la auditoría. Así mismo proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría. Confirmar los canales de comunicación, confidencialidad, clasificación de hallazgos y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas relacionadas con la auditoría. Circular la Lista de Asistencia de Auditoría Interna (F-SGA-31).

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 7 de 10 Comunicación durante la Auditoría: El Líder del Equipo Auditor revisa y evalúa periódicamente el progreso de la Auditoría con el Equipo Auditor y en caso de que sea necesario reasignar responsabilidades, dichas reasignaciones se comunican al auditado. Si el proceso de auditoría dura más de un día se puede realizar una Reunión Intermedia, opcional. Recopilación y Verificación de la Información: El Equipo Auditor se enfoca en buscar la conformidad con los requisitos, para asegurar que el Sistema de Gestión Ambiental se mantiene adecuadamente. El Equipo Auditor puede entrevistar directamente a los responsables y colaboradores que realizan la actividad, observación de actividades, revisión de documentos y registros. La recopilación y verificación de la información la realiza por muestreo, únicamente la información que es verificable constituye la evidencia de la Auditoría. El Equipo Auditor verifica la información solicitada al auditado, si existe evidencia de un posible hallazgo, este se anotara en la columna de Observaciones de la Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna (F-SGA-16), si existe conformidad con los requisitos se anotan en la misma columna colocando un si u ok, cuando se cumple con el requisito. Generación de Hallazgos: Los hallazgos de auditoría pueden ser: Hallazgos Positivos (H+), Oportunidad de Mejora (OM), No Conformidad Mayor (NC+) y No Conformidad Menor (NC-), los cuales son registrados en el formato (F-SGA-17) Hallazgos de Auditoría Interna. El objetivo del uso de la Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna (F-SGA-16) y del Registro de Hallazgos de Auditoría Interna (F-SGA-17), es permitir comentar adecuadamente lo encontrado al Auditado y facilitar la redacción del Informe de Auditoría Interna (F-SGA-19). Conclusiones de la Auditoría: El Equipo Auditor se reunirse para revisar los hallazgos y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría, acordar las conclusiones y preparar las recomendaciones que se expondrán en la reunión de cierre. Realización de la Reunión de Cierre: La Reunión de Cierre es conducida por el Auditor Líder, el objetivo es presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría de modo que sean entendidos y aceptados por los auditados, se debe dar un tiempo para contestar preguntas.

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 8 de 10 Todos los Asistentes deben firmar la Lista de Asistencia de Auditoría Interna (F-SGA-31) para que oficialmente se dé por cerrado el proceso de auditoría 6.4 Fase de preparación, aprobación y distribución del Informe de Auditoría (D). El Líder del Equipo Auditor tiene la responsabilidad y autoridad de preparar, aprobar y distribuir el Informe de Auditoría Interna (F-SGA-19) en un tiempo no mayor a 8 días hábiles después de la fecha de la Reunión de Cierre. El Auditor Líder deberá entregar al Director General y al Represéntate de la Dirección el Informe de Auditoría Interna (F-SGA-19) ya que es parte de la información de entrada al proceso de Revisión por la Dirección. El informe de la auditoría interna es propiedad del ITSM. El Equipo Auditor y todos los receptores del informe, deben respetar y mantener la debida confidencialidad sobre la información contenida en el informe. 6.5 Fase de mantenimiento de los registros de la Auditoría Interna (E). El Coordinador del SGA o el Auditor Líder, tienen la responsabilidad y autoridad para mantener todos los registros generados por el proceso de auditoría interna. Un año el informe de auditoría (F-SGA-19), el registro de calificación de auditores es permanente (F-SGA-18), se actualiza según se incluyan nuevos auditores o se den de baja y un año el resto de los registros (F-SGA- 14, F-SGA-15, F-SGA-20, F-SGA-31), exceptuando el Registro de Hallazgos de Auditoría Interna (F-SGA-17) y la Lista apoyo y Verificación de Auditoría Interna (F-SGA-16) que pueden ser destruidos después de que se elabora el Informe de Auditoría. 6.6 Fase de realización de las actividades de seguimiento de una Auditoría Interna (F). Los Responsables de las Áreas o dueños de los Procesos de las áreas auditadas, se aseguran que se realizan correcciones, y se toman acciones correctivas y preventivas, según sea aplicable, sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas, de acuerdo al Procedimiento de No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva (P- SGA-4.5.3-01). El Auditor Líder y/o el Coordinador del SGA, coordinan la verificación de la implementación las acciones tomadas y su eficacia.

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 9 de 10 6.7 Fase de mejora del proceso de Auditoría Interna (G) El Equipo Auditor se debe reunir antes de cada ciclo de auditorías con la finalidad de identificar oportunidades de mejora al proceso de auditorías internas. Los resultados de estas reuniones pueden llevar a la implementación de acciones correctivas o preventivas de acuerdo al procedimiento correspondiente. El Auditor Líder evalúa y registra el desempeño del Equipo Auditor al finalizar cada Auditoría (F- SGA-20). El desempeño del Auditor Líder es evaluado por el Director General y/o el Coordinador del SGA. El Equipo Auditor debe participar al menos en un auditoría interna al año para poder mantener su competencia, en caso de cambios en las normatividades aplicables el Equipo Auditor debe mantenerse actualizado. 7 - REGISTROS Código F-SGA-14 F-SGA-15 F-SGA-16 F-SGA-17 F-SGA-18 F-SGA-19 F-SGA-20 F-SGA-31 8.- IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Registro Programa de Auditorías Internas al SGA Plan de Auditoría del SGA Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna Hallazgos de Auditoría Interna Calificación de la Competencia de Auditores para el SGA Informe de Auditoría Interna Desempeño del Auditor Lista de Asistencia de Auditorías Internas Fecha Punto Descripción de la Modificación Julio 2009 Todos Emisión. Febrero 2010 4 Julio 2012 N/A Se anexo al punto 4 Definiciones y Abreviaturas el vínculo al Procedimiento Términos y Definiciones del SGA (P-SGA-4.4.5-02). Se agrega como pie de página la leyenda: Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original y Esta versión es vigente si se consulta en la Pagina Web Institucional ó en la Oficina de la Coordinación del SGA

Apartado: 4.5.5 Código: P-SGA-4.5.5-01 Página 10 de 10 Fecha Punto Descripción de la Modificación Noviembre 2012 6.1 Se anexa al punto 6.1. Fase inicial de la auditoría interna segundo párrafo: El Programa de Auditorías Internas (F-SGA- 14) es elaborado por el Auditor Líder durante el primer mes del año, en base a los resultados de las auditorias del año anterior