1. Propósito y Alcance: Describir el instructivo de Baja de Bienes Municipales con el fin de mantener actualizado el inventario de bienes propiedad del H. Ayuntamiento de Cajeme. Este instructivo es aplicable para todos los que interactúan con el mismo. Abarca desde la recepción de la solicitud de baja del bien, hasta la solicitud de desincorporación del bien del registro contable (Contabilidad) del H. Ayuntamiento. 2. Definiciones: Inventario Bienes Inmuebles Bienes Muebles Recuento de bienes muebles e inmuebles, es decir: edificios, mobiliarios, maquinaría y equipo que sea propiedad del Municipio. Son bienes municipales que se encuentran fijos en el suelo y no pueden ser movidos o desplazados, siendo los edificios, terrenos, plazas públicas, parques y algún otro que reúna estas características. Son activos que están disponibles para uso del H. Ayuntamiento, por ejemplo parque vehicular y equipo de oficina; bienes que por su particular característica pueden ser movidos o desplazados fácilmente. Resguardo Documento escrito mediante el cual se acredita la responsabilidad del usuario al recibir el bien. Enajenación Chatarra Se entiende por enajenación toda transmisión de la propiedad de bienes. Son artículos o partes en condiciones de desecho, los cuales ya no son funcionales; por ejemplo: fierro viejo, acumuladores y llantas en desuso. 3. Responsables: COORDINADOR DE BIENES MUNICIPALES COORDINADOR DE ASIGNACION DE RESGUARDO RETARIA 4. Diagrama de flujo: Página 1 de 5
In ic io S o lic itu d d e b a ja d e l b ie n S e c a n c e la re s g u a rd o d e l b ie n S e c o n c e n tr a e l b ie n P u e d e re a s ig n a r s e? S e s o lic itó e l b ie n? T ip o d e b a ja b ie n m u e b le? S e p a s a a l p ro c e s o d e a lta d e b ie n e s S e e la b o ra fo lle to d e b ie n e s p a ra b a ja S e a p lic a p ro c e d im ie n to d e s u b a s ta e n a je n a c ió n d e c h a ta rra S e p a s a a C a b ild o p a ra s u a u to r iz a c ió n S e a u to r iz ó? S e a p lic a p ro c e d im ie n to d e s u b a s ta d e b ie n e s in m u e b le s e n d e s u s o A c ta d e h e c h o s p o r p a rte d e C o n tra lo r ía S e s o lic ita d e s in c o rp o ra c ió n d e lo s b ie n e s e n c o n ta b ilid a d F in 5. Descripción de Actividades: Página 2 de 5
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 Recepción de solicitud de baja del bien: La solicitud de baja del bien se realiza por medio de oficio dirigido a la Jefatura de Bienes Municipales, el cual debe de contener código del bien, así como sus características y nombre del responsable del resguardo; además se debe anexar el dictamen técnico del bien. La solicitud de baja de Chatarra se hace vía telefónica, por parte de Talleres Municipales. Se cancela el resguardo del bien: La cancelación del resguardo del bien se realiza en el Sistema de Bienes, una vez que este se encuentra a disposición de la Jefatura de Bienes Municipales. Se concentra el bien: La chatarra se concentra en el patio de Talleres Municipales, conforme se va acumulando. El mobiliario y equipo se concentra en Bodegas de Bienes Municipales. Las unidades motrices se concentran en el Corralón Municipal. Se busca su reasignación: La chatarra no se puede reasignar, debido a que se conforma por artículos o partes en total desuso. Cuando un bien mueble se encuentra en condiciones funcionales puede ser reasignado, siempre y cuando haya sido solicitado en alguna de las dependencias que conforman el H. Ayuntamiento de Cajeme y se inicia el Proceso de Alta de Bienes Municipales; si no fue solicitado dicho bien permanece bajo resguardo de la Jefatura de Bienes Municipales en disponible. Si el bien se encuentra en condiciones no funcionales, se procede a su baja y posterior enajenación. Baja y Enajenación de Bienes Muebles: Se elabora folleto de Bienes Muebles a dar de baja. Se pasa el folleto de Bienes Muebles a Cabildo, solicitando la autorización de baja y posterior enajenación de estos. Si se autoriza la baja y enajenación de los bienes muebles en desuso, se aplica el Procedimiento de Subasta para la enajenación de Bienes Muebles. (Anexo 1) Si no se autoriza la baja y enajenación de los bienes muebles en desuso, se documenta nuevamente el folleto de Bienes Muebles y se vuelve a solicitar la autorización de Cabildo. Baja y enajenación de Chatarra: Se aplica Procedimiento de Subasta para la enajenación de Chatarra. (Anexo 2) 5.7 Contraloría elabora acta de hechos: Una vez que se ha concluido la venta de Chatarra ó venta de Bienes Página 3 de 5
5.7 Muebles, Contraloría deberá realizar un acta circunstancial del suceso, la cual será informada a todas las partes que en ella intervinieron. Se solicita la desincorporación del bien del registro contable (Contabilidad): Se envía relación de Bienes Muebles dados de baja del H. Ayuntamiento de Cajeme a Tesorería (Contabilidad), para su desincorporación del Registro Contable. 6. Documentos de Referencia: N/A N/A 6.1 Procedimientos: 6.2 Instructivos: 6.3 Formatos: SMU-DBM-F02.01 SMU-DBM-F02.02 Bajas de Resguardo Resguardo del Corralón 6.4 Anexos: SMU-DBM-A01 SMU-DBM-A02 Procedimiento de Subasta para la Enajenación de Bienes Muebles Procedimiento de Subasta para la Enajenación de Chatarra 6.5 Otros Documentos de Referencia: SMU-DBM-F01.03 Registro de Correspondencia 7. Objetivos de calidad: Los objetivos de calidad para este instructivo son los siguientes: (La eficacia para este instructivo es medida mensual) Página 4 de 5
OBJETIVO META INDICADOR Cumplir al 100% con las solicitudes de baja de bienes en desuso, para mantener actualizado el inventario de Bienes. 100% Solicitudes de baja de bienes Vs. Bienes dados de baja La medición de los objetivos de este instructivo será mediante el registro de los resultados de los indicadores correspondientes y son presentados a la Dirección para su revisión. Revisó Jefe de Bienes Municipales Aprobó Innovación Gubernamental Página 5 de 5