DE CÓDIGO: IG-P-05 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
PÁGINA 2 de 5 1. OBJETIVO Describir la metodología a seguir para proceder frente a las solicitudes de reparación o mantenimiento de infraestructura generada en las diferentes áreas de la empresa, dándole curso de manera oportuna. 2. ALCANCE Aplica al proceso de Mantenimiento. 3. RESPONSABLE 4. RECURSOS Computador, papelería, recurso humano. 5. VOCABULARIO INFRAESTRUCTURA: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento para una organización. PREVENTIVO: Programación periódica de actividades o inspecciones que se lleva a cabo en maquinaria, equipos e infraestructura, así como reparaciones menores, tendientes a evitar que se produzcan fallas o imprevistos mayores. CORRECTIVO: Acción encaminada a rehabilitar un equipo, instalación dañada o infraestructura en mal estado. INSPECCIÓN: Actividad tendiente a juzgar la condición actual de un equipo o instalación.
PÁGINA 3 de 5 ACTIVO FIJO: En términos generales, el activo fijo es aquel activo que no está destinado para ser comercializado, sino para ser utilizado, para explotado por la empresa. Los activos físicos o tangibles de la empresa se suelen clasificar en activos fijos y movibles. Los activos movibles son aquellos que están destinados para venderse, los activos fijos no. Un bien que la empresa ha construido o adquirido con el objetivo de conservarlo para utilizarlo, explotarlo, para ponerlo al servicio de la empresa, se considera fijo. Por lo general, el activo fijo es aquel que hace parte de la propiedad, planta y quipo, como son los vehículos, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc. 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Programación de mantenimiento preventivo: Se plantea un cronograma de actividades de mantenimiento acorde a las recomendaciones del fabricante (para el caso de equipos) y las necesidades de la infraestructura de la sede administrativa. Este cronograma se envía por e-mail a para aprobación, previa a su implementación. 2 Ejecución de Cronograma de mantenimiento: Se solicita al proveedor de mantenimiento el servicio y se ejecutan las actividades de mantenimiento según los cronogramas establecidos en la actividad anterior, teniendo en cuenta que el desarrollo de las mismas no deberá interrumpir las labores de los integrantes de Inelegas Ltda.
PÁGINA 4 de 5 3 Gestión de necesidades de mantenimiento correctivo: Cuando se detecta la necesidad de un mantenimiento correctivo, por medio del formato de requisición de compra se reportará a asistente Administrativo. Se solicita a proveedor de mantenimiento el diagnóstico y según lo observado, se ejecuta la reparación necesaria, registrando la actividad en la Hoja de vida de mantenimiento. 4 Verificación de funcionamiento: Luego de realizado el mantenimiento correctivo o preventivo, se verifica con el usuario de la infraestructura el estado de funcionamiento de la misma y se firma en la hoja de vida de mantenimiento que corresponda. 7. GENERALIDADES Se cuenta con una Hoja de vida de Mantenimiento, en la cual se registran las especificaciones técnicas, datos de identificación, recomendaciones de uso y mantenimientos correctivos y preventivos realizados a los equipos de oficina, vehículos, sistema de aires acondicionados y sistemas de comunicación, la cual debe ser diligenciada por el proveedor que ejecuta el mantenimiento. Se realizan inspecciones a los vehículos, con el fin de detectar anomalías, establecidas en el proceso de Gestión y en casos de ser necesario se reporta a Gestión de Infraestructura para dar trámite oportuno al mantenimiento requerido. Para las actividades de mantenimiento de infraestructura relacionadas a: control de plagas, pintura, impermeabilización de techos, Edificaciones, Muebles de oficina, se realiza control de su ejecución en el mismo programa de mantenimiento, por lo que no se hace necesaria hoja de vida de mantenimiento para estas.
PÁGINA 5 de 5 8. FORMATOS RELACIONADOS Listados de Activos fijos IG-F-08 Programación de Mantenimiento Infraestructura. IG-F-16 Hoja de vida de Mantenimiento IG-F-15 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO REVISÓ: APROBÓ: Sandra Guzmán Líder del Proceso Sandra Guzmán GERENTE