Página 1 de 7 PROCEDIMIENTO GENERAL DI-PG 8.5.1 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS TABLA DE CONTENIDOS 1. OBJETIVO 2. CAMPO DE APLICACIÓN 3. NORMAS Y REFERENCIAS 4. DEFINICIONES 5. ENTIDADES AFECTADAS 6. MÉTODO 6.1 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS 6.2 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS 6.3 VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS 9. REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO
Página 2 de 7 1. OBJETO Identificar, investigar, evaluar y documentar las causas de no conformidades y potenciales no conformidades, tomando las acciones correctivas o preventivas necesarias para evitar su repetición u ocurrencia respectivamente. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento general se aplica ante la ocurrencia de las siguientes situaciones: Reclamos de clientes y/o partes interesadas por problemas de no conformidad con el servicio proporcionado y cualquier desviación a los requisitos de la comandancia y lo especificado en el sistema de gestión integrado de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional de La Comandancia. Ante la notificación, por parte de algún integrante de La Comandancia, sobre la detección de un trabajo no conforme, de alguna deficiencia o no-aplicación de un procedimiento establecido. (inspecciones, observaciones, simulacros, etc.) Ante la notificación, por parte de algún integrante de La comandancia, de la existencia de una potencial no conformidad. Ante la proposición de una acción, por parte de un integrante de La Comandancia encaminada a la mejora continua de Gestión del Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente y de seguridad y salud ocupacional y por ende de sus procesos y productos entregados. Al detectar no conformidades en las auditorias primera parte (internas), segunda parte (asesor externo), o tercera parte (Certificación) realizadas a la Empresa. Ante la ocurrencia de cualquier incidente, con daño material o con tiempo perdido, como también de las cuasi-perdidas.
Página 3 de 7 Para solucionar no conformidades o potenciales no conformidades detectadas durante la revisión de la dirección que realiza periódicamente el Comité de Gestión de La Comandancia. 3. NORMAS Y REFERENCIAS Este procedimiento general cumple con El Capítulo 8.5.2 Acciones Correctivas del Manual Integrado del Sistema de Gestión de Calidad y Medioambiente y Seguridad y Salud Ocupacional. El Capítulo 8.5.3 Acciones Preventivas del Manual Integrado de Sistema de Gestión de Calidad y Medioambiente y Seguridad y Salud Ocupacional. El procedimiento General 7.2.2 Comunicación y Satisfacción del Cliente Además tiene referencia con los siguientes documentos: Cláusula 8.5.2 Acción Correctiva de la Norma NCh ISO 9001:2000. Cláusula 8.5.3 Acción Preventiva de la Norma NCh ISO 9001:2000. Cláusula 4.5.1 Seguimiento y Medición de la Norma ISO 14001:2004 Cláusula 4.5.3 No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva de la Norma NCh ISO 14001:2004 Cláusula 4.5.5 Auditorias Internas de la Norma ISO 14001:2004 Cláusula 4.5.1 Medición del desempeño y monitoreo de la Norma OHSAS 18001:2007 Cláusula 4.5.3 Investigación de Incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva de la Norma OHSAS 18001:2007 Cláusula 4.5.5 Auditoria de la Norma OHSAS 18001:2007
Página 4 de 7 4. DEFINICIONES Acción Inmediata: Es todo acto realizado, en forma temporal o provisoria cuando corresponda, por un funcionario responsable, para minimizar el efecto de una no conformidad detectada. Acción Correctiva Definitiva: Son todas las actividades tendientes a evitar que una no conformidad sea corregida y no se vuelva a repetir. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas potenciales de no conformidades, defectos u otras situaciones indeseables que puedan generarse. 5. ENTIDADES AFECTADAS Las entidades afectadas por este procedimiento, son todos aquellos procesos que se encuentran bajo el alcance del Sistema de Gestión Integrado de Calidad y Medioambiente y seguridad y salud ocupacional y declarados en la estructura organizacional de la Comandancia, según organigrama del capítulo 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación del Manual Integrado del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. 6. MÉTODO 6.1 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Ante la detección por parte de un integrante de La Comandancia de alguna de las situaciones planteadas en el punto 2 de este procedimiento, éste procede a informar su observación a su Jefe directo, quien previo análisis, si corresponde, comunicara al representante del sistema de Gestión y/o encargado de gestión para completar información y despachar la información via e-mail para ser introducida en el anexo Planilla Control, Estado Acciones Correctivas y/o preventiva según corresponda la naturaleza de la No Conformidad. Posteriormente el Encargado de Gestión, controla y verificada su ejecución. El anexo se completa de la siguiente forma:
Página 5 de 7 (1) Columna FECHA LEVANTAMIENTO DEL HALLAZGO Identificar la Fecha en que se levanta la no conformidad. (2) Columna ORIGEN DEL HALLAZGO Identificar el origen de la No Conformidad pudiendo ser este de acuerdo a lo establecido en el punto 2. (3) Columna NUMERO Identificar el número correlativo único de la no Conformidad detectada. (4) Columna ESTADO Identifica el estado en que se encuentra la No Conformidad detectada pudiendo ser este: A Abierto C Cerrado V Verificado Se tendrá que modificar el estado de la No Conformidad, en la medida que el encargado de gestión efectúe el seguimiento de cada No Conformidad a objeto de determinar su estado (5) Columna DESCRIPCION DESVIACIÓN ENCONTRADA Se describe la No Conformidad detectada en forma clara y precisa. (6) Columna CATEGORÍA Se categoriza la No Conformidad detectada pudiendo ser solamente dos estados: SAC Solicitud de Acción Correctiva SAP Solicitud de Acción Preventiva (7) Columna CENTRO OPERACIÓN Se individualiza el Centro de Operación donde se detecto la No Conformidad.
Página 6 de 7 (8) Columna AREA Se describe el área (Departamento o Compañía) donde se detecto la No Conformidad. (9) Columna NORMA Se identifica la norma a la cual pertenece la No Conformidad detectada pudiendo ser: 9001:2000 14001:2004 18001:2007 (10) Columna CLAUSULA Se anota la cláusula que corresponde según norma y No Conformidad detectada (11) Columna AUDITOR Se anota la inicial del auditor (Interno, Externo) o personal de La Comandancia, que detecto la No Conformidad. (12) Columna ANÁLISIS DE LAS CAUSAS BÁSICAS Se identifica la causa raíz que dio origen a la No Conformidad detectada. (13) Columna RESPONSABLE DE LEVANTAR EL HALLAZGO Se identifica el responsable de dar solución a la No Conformidad detectada. (14) Columna ACCION CORRECTIVA PARA ELIMINAR LA CAUSA Es la acción inmediata que determina el jefe de Área y/o quien se designe para ello, según corresponda para dar solución pronta a una desviación detectada (15) Columna FECHA LIMITE PARA IMPLEMENTAR Se anota la fecha correspondiente al plazo asignado para resolver la No Conformidad que se detecto.
Página 7 de 7 (16) Columna VERIFICACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA Y EVALUACIÓN DE LA EFICACIA Se describe la verificación de la implementación de la acción correctiva y/o preventiva propuesta. (17) Columna FECHA CIERRE El encargado de gestión dispondrá que en la próxima auditoria o de una inspección especial según sea el caso para verificar el trabajo en el tiempo estipulado y procederá a cerrar la SAC y/o SAP levantada, cuando una SAC y/o SAP no tiene fecha significa que permanece abierta. (18) Columna FECHA VERIFICACIÓN El Encargado de Gestión es responsable de la tramitación adecuada de una acción correctiva o preventiva, además es quien mantiene permanentemente actualizado el registro Anexo Planilla Control, Estado Acciones Correctivas y Preventivas". 6.2 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS Se consideran acción preventiva todas las acciones tendientes a solucionar no conformidades potenciales o problemas que puedan suscitarse a futuro. El objetivo de las acciones preventivas es una oportunidad de mejoramiento para prevenir la aparición de no conformidades reales. Ante la detección de alguna de las situaciones planteadas en el inciso anterior, cualquier integrante de La Comandancia puede canalizar su solicitud a través de su Jefe directo, quien comunicara al encargado de gestión para solicitar ingresar al anexo Planilla Control, Estado Acciones Correctivas y/o preventiva según lo descrito en el punto 6.1., y hará llegar al Encargado de Gestión una copia para su posterior control.
Página 8 de 7 Además, La Comandancia genera acciones preventivas en forma sistémica a través de las Revisiones de la Comandancia que se efectúan en las reuniones del Comité de Gestión. Para lo anterior, cada integrante de dicho Comité propone las acciones correctivas que estime conveniente para el mejoramiento del sistema, las cuales son estudiadas, analizadas, evaluadas, aprobadas, modificadas o rechazadas por el Comité de Gestión. La Comandancia considera como fuente generadora de acciones preventivas las sugerencias y reclamos que efectúan sus clientes. 6.3 VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS Implantada la solución, el Encargado de Gestión es responsable de verificar la implementación de la solución propuesta. En caso de que la acción propuesta no pueda ser implantada o no sea eficaz, el Encargado de Gestión reinicia el proceso anteriormente señalado en los puntos 6.1 o 6.2 con el levantamiento de un nuevo ciclo según lo descrito en el punto 6.1. Mensualmente, el Encargado de Gestión procede a efectuar una revisión del estado de las Solicitudes acciones correctivas (SAC) o preventivas (SAP) pendientes, así como de la efectividad de éstas. De lo anterior informa al Gerente Industrial y al Comité de Gestión según lo establecido en el procedimiento general DI-PG 5.6.1 Revisión por la Comandancia. El Encargado de Gestión elabora y controla el anexo Planilla Control, Estado Acciones Correctivas y/o preventiva manteniéndola debidamente actualizada. 7. REGISTROS Planilla Control, Estado Acciones Correctivas y/o preventiva 8. ANEXOS No se Consideran
9. REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO GENERAL Página 9 de 7 Nº REVISIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN PAGINAS ELAB. O MODIFICADAS 0 08.FEB.2010 Elaboración inicial Todas