SIIGO Pyme Elaboración Órdenes de Compra Cartilla I
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Orden de Compra? 3. Cuál es la Ruta para Elaborar una Orden de Compra? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Orden de Compra?
Presentación A continuación se presenta una guía que explica el proceso para la elaboración de los Documentos Extracontables Tipo Y - Órdenes de Compra; al igual que el documento Tipo M - Orden Compra el cual aplica únicamente cuando se tiene el Modulo de Activos Fijos.
ELABORACIÓN ORDENES DE COMPRA Qué es una Orden de Compra? Una Orden de Compra es un documento extracontable y tienen efecto solo a nivel administrativo es decir, a nivel de informes para controlar las órdenes de compra que realiza la empresa a cada uno de los proveedores sobre los productos que ofrecen; esto es en el caso de los documentos Tipo Y. Para la Orden Compra (Documento tipo M), solo realiza el correspondiente cruce con la requisición que aplica solo para el Modulo de Activos Fijos. Cuál es la Ruta para Elaborar una Orden de Compra? DOCUMENTO TIPO Y La ruta para elaborar una Orden de Compra es: Órdenes de Compra Elaboración de Ordenes de Compras Una Orden de Compra (Documento Tipo Y) SOLAMENTE se puede elaborar cuando se tiene el Modulo de Órdenes de Compra; NO es posible elaborar este Tipo de Documento por el Modulo de Documentos ni por Entrada de Comprobantes. DOCUMENTO TIPO M La ruta para elaborar una Orden Compra es: Activos Fijos Manejo Documentos de Activos - Orden de Compra de Activos Elaboración Órdenes de Compra
Esta Orden Compra (Documento Tipo M) SOLAMENTE se puede elaborar cuando se tiene el Modulo de Activos Fijos; NO es posible elaborar este Tipo de Documento por el Modulo de Documentos ni por Entrada de Comprobantes. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Orden de Compra? DOCUMENTO TIPO Y Al momento de elaborar Órdenes de Compra el sistema habilita la siguiente pantalla: En esta ventana se debe escoger la Orden de Compra que se va a elaborar, las cuales deben estar previamente parametrizadas por el modulo de contabilidad.
A continuación solicita los siguientes datos: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario, es posible cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos F. de Entrega: Se debe digitar la fecha probable en la cual el proveedor realizara la entrega de la mercancía
Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. F. De Pago: En este campo se debe digitar el tipo de negociación que se pacta con el Proveedor Ejemplo. Contado, Crédito 30 días. Datos Adicionales del Proveedor: El sistema presenta automáticamente estos datos, los cuales son definidos en la creación del tercero.
DATOS DE TRANSACCIONES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), F4 (Referencia de fábrica). Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto o Referencia.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto y permite realizar modificaciones Referencia: El sistema trae automáticamente la referencia del únicamente si se digito esta información en la creación del catálogo de producto y este no es un campo editable Saldo: Es un campo que el sistema alimenta de manera automática y para ello lee el sado del producto (entradas menos salidas). Cantidad: Se debe digitar el número de unidades a comprar. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto. Valor Total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Bodega - Ubicación: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, pero pueden ser modificados o crear una nueva bodega, para ello al momento de realizar la búsqueda con la tecla de Función F2 o con los binoculares se habilita el icono de creación
DESCUENTOS Y CARGOS a. Descuentos: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. b. Cargos: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asignó porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos.
CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS EN LA ORDEN DE COMPRA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. El programa presentara la siguiente ventana: El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y cargos calculados, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter. Por último el sistema pregunta si el documento está correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la orden de compra si en la parametrización del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento.
En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresora o Excel Para volver a imprimir una Orden de Compra se debe realizar por la opción de Impresión de Documentos previos en la Ruta: Documentos Impresión de Documentos Previos, donde es necesario digitar nuevamente el Texto de la FORMA DE PAGO. DOCUMENTO TIPO M Este documento solo aplica cuando se tiene el módulo de Activos Fijos Al momento de elaborar estas Órdenes de Compra el sistema habilita la siguiente pantalla:
En esta ventana se debe escoger la Orden Compra que se va a elaborar, las cuales deben estar previamente parametrizadas por el modulo de contabilidad. Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. ORDEN COMPRA CRUZA CON REQUISICIÓN: Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Orden Compra (Tipo M) se seleccionó el campo cruza con requisición.
En esta pantalla se debe indicar cuál es la Requisición que cruzara con el presente documento; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo I que no han sido cruzados. Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Orden de Compra todos los datos digitados en la Requisición, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la requisición. ORDEN COMPRA SIN CRUCE: A continuación solicita los siguientes datos: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos F. de Entrega: Se debe digitar la fecha probable en la cual el proveedor realizara la entrega del activo Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica).
El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Vendedor: En este documento el sistema solicita el vendedor de manera informativo, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación
F. De Pago: En este campo se debe digitar el tipo de negociación que se pacta con el Proveedor Ejemplo. Contado, Crédito 30 días. Datos Adicionales del Proveedor: El sistema presenta automáticamente estos datos, los cuales son definidos en la creación del tercero. DATOS DE TRANSACCIONES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem registrado Grupo Activo: Se debe digitar el grupo del activo fijo, para esto el sistema permite consultar los activos que están creados con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica).
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del grupo de activos fijos y permite realizar modificaciones Cantidad: El sistema trae en forma automática una unidad Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del Activo. % Desc: Permite colocarle un porcentaje de descuento, solo si se parametrizo el campo en la definición del documento. El sistema por cada ítem solo permite ingresar una unidad, si se requieren ingresar varios activos de un mismo grupo se deben ingresar varios ítems o secuencias
DESCUENTOS Y CARGOS a. Descuentos: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos.
b. Cargos: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asignó porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS ACTIVOS QUE SE DESEAN INCLUIR EN LA ORDEN DE COMPRA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA presentara la siguiente ventana:. El programa El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y cargos calculados, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter.
Por último el sistema pregunta si el documento está correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la orden de compra si en la parametrización del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento. En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento.
El documento SOLO puede ser enviado a vista preliminar o impresora. Para volver a imprimir una Orden Compra se debe realizar por la opción de Impresión de Documentos previos en la Ruta: Documentos Impresión Documentos Previos.