Revisar las carpetas y/o las tarjetas de registro de Entradas y Salidas de su personal.? Poder realizar los cálculos respectivos: Horas Trabajadas, Horas Extras, Ticket de Alimentación, Retrasos. Conocer un dato sobre: Puntualidad, Asistencia, Ausencias o Retraso de un Empleado, un Departamento o una Dirección? Generar un reporte de todas estas incidencias y poder preparar un informe con datos exactos a los directores de empresa? Quizás s su empresa este pagando un alto precio por no contar con un buen b control de asistencia. A veces las nóminas infladas se deben a los altos costos de la empresa en horas extras, las cuales muchas veces no son reales por no tener un control que así lo demuestre.
Sistema de Control de Presencia
Permite centralizar nominas indistintamente del lugar donde se encuentren las oficinas. Módulo de importación, el cual permite Cargar de forma simple y automática los datos para la elaboración de la nómina, reduciendo de manera significativa el tiempo a la hora de realizar los cálculos de horas hombre, de las diferentes jornadas diaria que puede estar estructurada, ya sea en horas Teóricas, horas Extras (Diurnas, Nocturnas, Extra Nocturnas), Calculo del Bono de los Cesta Ticket. Elaboración de Nominas Semanales, Quincenales y Mensuales a un mismo tiempo, según el departamento en el que labore el empleado y según los régimen de pago de la empresa. Programar cualquier tipo de Rotación de Turnos por día, por Semana, por Mes. Programación de incidencias, (Reposos, Faltas Justificadas e Injustificadas, Permisos Remunerados y no Remunerados, Vacaciones, Cambios de Turno por Emergencia, etc.) Reporte de entradas, salidas, horas trabajadas, horas extras, cesta ticket, etc. Reportes por persona, departamento, dirección, empresa, etc. según se requiera. Seguidamente se explica brevemente los diferentes módulos de la herramienta Tempo Para el área de R.R.H.H. a la hora de hacer los diferentes cálculos de Horas trabajadas a Cancelar!!!
Calendarios Ficha del Empleado Movimientos Cambio de Password Contadores Exportación de Datos Comunicación al Traxit Parámetros Salida Empresa Ayuda Agenda Recepción de Marcajes Horarios Listado de Usuarios Incidencias Festivos
Caracas - Venezuela Parámetros 1. 2. 3. En esta pantalla se define una serie de filtros y parámetros, Ejemplo: 1. Control de los Carnets que van desde (1 hasta 65.000). 1. Recogida, integración y tratamiento de marcajes. 2. Presentación de los Niveles Administrativos y la cantidad de líneas por pagina de impresión. 3. Arrastres de Saldos (esta opción no aplica en Venezuela). Guardar Salir Diap.- 3
Empresa 1. 2. Pantalla donde se define los Tres (3) Niveles Administrativos de la Empresa. 1. Organigrama: Nombre de los diferentes niveles organizacionales que conforman la empresa. 2. Área: Creación de las diferentes Áreas, Departamentos y Secciones que conforman la empresa. Nota: En cada nivel del organigrama de las Áreas Administrativas se le asigna un número el cual debe ser correlativo en todos los niveles Nuevo Guardar Borrar Salir Diap.- 4
Seleccionador de Datos En esta sub-ventana el tempo nos permite buscar la información de un empleado ya sea por: Código: El Número de la posición del empleado según el sistema internamente. Tarjeta: Número del Carnet. Empleado: Búsqueda por nombre o por apellido según como se hayan ingresado los datos. Es importante que el teclado este en Mayúscula para que el sistema ubique con más rapidez la persona. Empresa Identificador: Número de nivel donde esta ubicado según el correlativo, más el número del empleado de la ficha. Cédula: Búsqueda por el número de la Cédula, (sin colocar los puntos). Diap.- 6
Empleados Ficha de cada empleado que labora en la Empresa. Es donde se registra con detalle la información referente al empleado, tal como: el identificador y el numero del carnet que le pertenecerá mientras labore en la misma, nombre, apellido y demás datos necesarios para su Identificación. También es donde se le asigna el Nivel Administrativo donde estará ubicado mientras labore en las instalaciones, (más el período en que comienza y finaliza). Turno/Categ: Es donde se declara un numero, para categorizar un empleado ya sea, fijo o contratados. Nuevo Seleccionador de Datos Botones de Desplazamientos Guardar Borrar Salir Ini -5-1 +1 +5 Fin Diap.- 5
Días Festivos En esta ventana el sistema Tempo nos permite declarar o agregar todos los días festivos que tiene el año laboral. (manualmente). No se puede colocar la opción de generación de ciclos, debido a la variación de los días festivos de Semana Santa, y Carnavales. Nota: La generación de Ciclos se explicara más adelante a la hora de crear los Calendarios Diap.- 7
Contadores Esta opción nos permite asociar nombres a los códigos donde se van almacenando las horas, ya sean Normales (Teóricas), Horas Extras (Simple, Dobles o Triples), también el rango de horas para un Bono especifico, ya sea que esté contemplado por la Ley o por la Empresa. Tipos de Contadores: Contadores Particulares: Son los asignados por el sistema al usuario y van desde el 1 hasta el 99. Contadores Standard: Son los que vienen ya predefinidos en la aplicación, van desde el 100 hasta 149. Contadores Virtuales: Son definidos por el Usuario para elaborar algún tipo de cálculo para un contador particular, ejemplo: el Cálculo de los Cesta Ticket, van desde el 150 hasta 299. Diap.- 8
Incidencias Las incidencias sirven para tratar las excepciones que se produzcan sobre un horario establecido, por tanto, constituyen los distintos motivos por los cuales un empleado puede ausentarse. Se utilizan para: Las entradas retrasadas. Las salidas adelantadas. S.S.O, Justificadas o Injustificadas. Maternidad, etc. Diap.- 9
Horarios Los horarios reflejan la especificación exacta de cómo y cuándo un empleado puede o debe estar cumpliendo con su jornada diario. El número del código puede ir desde 100 hasta 65534. Por tanto, tenemos un rango muy amplio para poder abarcar todas las posibilidades horarias que se nos presenten. Para la Descripción, disponemos de un campo de 15 Caracteres en el que se anotará un nombre representativo del horario que se va a definir. Diap.- 10
Tipos Horarios Existen los siguientes Tipos: Normal: Abarca la mayoría de horarios de trabajo. El primer marcaje de una jornada con un horario del tipo "Normal", se deduce como entrada y Salida. Libre: Permite que las entradas y salidas se distribuyan en días distintos de forma totalmente libre. Director: Condiciona al programa a escoger entre diversos horarios, el que mejor se ajuste a los marcajes realizados. Festivo: Indica si el horario corresponde a una festividad. Vacaciones: Sirve para asignar los días a disfrute. Diap.- 11
Calendarios En este campo anotamos el calendario que realizará el empleado durante ese año. En caso de realizarse un cambio en el transcurso del año se debe que reflejar como una anotación en la agenda. Diap.- 12
Tipos de Calendarios Calendario Anual. Calendario Rotativo Creación de Ciclos Los ciclos nos ayudan a programar todo el año con la secuencia de laborales y festivos que necesitemos. Para ello debemos estudiar previamente cuál va a ser la secuencia de repetición de nuestros horarios. En el generador de ciclos especificamos la fecha de inicio y cuántas veces queremos repetir nuestro ciclo para que dé cobertura a todo el año. Este campo evidentemente dependerá de la longitud del ciclo a repetir (si tenemos que repetir una secuencia de 7 días, el número de ciclos será 52 o 53, que son aproximadamente las semanas que tiene el año). Diap.- 13
Agenda Para cada empleado dispondremos de una agenda particular, donde se anotarán aquellos cambios o excepciones que afecten al cálculo horario. La Agenda es Anual y permite definir cambios de meses o días como deseemos, pero siempre días completos, es decir, la mínima anotación que permite la agenda es de un día. Básicamente se utiliza para anotar incidencias personales como un viaje, una enfermedad, un cambio de horario, un cambio de calendario, unas vacaciones...etc. Este tipo de cambio no puede reflejarse en el calendario de ese empleado, puesto que afectaría a todas aquellas personas que tuvieran asignado ese mismo calendario. Diap.- 14
Agenda Al darle doble Click en la ventana de anotación se presentara un cuadro de opciones como se muestra en las figuras de abajo. 1 2 En ellos se podrán hacer las anotaciones de los diferentes empleados, se debe seleccionar que tipo de anotación (como se muestra en la Fig. 1), una vez seleccionada la anotación se desplegara del lado izquierdo inferior un menú de opciones con las diferentes anotaciones que ya fueron creadas (como se muestra en la Fig. 2), después de seleccionar estas dos opciones se coloca un rango de fecha que va a durar para esas condiciones. El formato de fecha es DD/MM Diap.- 15
Movimientos En esta pantalla podemos consultar y modificar los marcajes diarios de cada empleado. También muestra el resultado horario para cada día que analicemos. Cuando el marcaje de un empleado se hace manualmente el sistema reflejara un asterisco (*), (como se ve a las 12:59). Si el empleado trabaja más de las 24 horas y su marcaje de salida es a las 26:00 horas, que equivalen a las 02:00 de la mañana, véase que aparece un símbolo de más (+), del lado izquierdo del marcaje. Si no aparece ninguno de estos símbolos el empleado ha cumplido con su jornada normalmente. Diap.- 16
Listados de Usuarios Esta ventana nos permitirá definir, almacenar y utilizar nuevos listados, correspondientes a la información relacionada con el Control Horario. La definición de un Listado se basa en los siguientes campos y conceptos que aparecen en la pantalla: Título: Descripción alfanumérica de 20 caracteres, aparecerá a continuación de "Listado de...", en la cabecera del Listado. Diap.- 17
Listados de Usuarios Selección: En esta área podremos indicar si deseamos ver los marcajes en el listado, además del tipo de totalización de los resultados. Grupos: Este campo permitirá agrupar a los empleados por el nivel que desee, así como obtener listados totalizados por estos niveles. Condición: La condición es el conjunto de requisitos que se deben cumplir para que una línea de información aparezca en el listado. Diario, Semanal, Mensual, Empleado. 10 condiciones simples, enlazados por los nexos 'Y' ó 'O'. Contador: Contador que se evaluará. Operador: Operación lógica de comparación a que se someterá el contador. Valor: Valor contra el cual se realizará la comparación. Diap.- 18
Listados de Usuarios La Primera Línea: Sirve para escribir los títulos de las distintas columnas de información que tendrá el listado. La Segunda Línea: Sirve para indicar los contenidos de cada columna. Existen cuatro (4) líneas para definir el formato que tendrá el listado. Con la barra vertical de desplazamiento accederemos a las otras dos líneas que tienen la misma utilidad que las dos primeras. Aceptar la Configuración Diap.- 19
Listados de Usuarios Se dispone de varios criterios de selección para que los listados resulten más operativos. Código (Empleado, Horario,...etc). Nombre. Rango de fechas. Sexo. Niveles de empresa. Turno/Categoría. Rupt.(marca para el salto de página). Grupo. Propiedades de la Impresora Fuente Selección de Calendarios y Horarios Reporte por Pantalla Impresión Exportar Archivos Planos Exportar a HTML Exportar a WORD Diap.- 20
Listados de Usuarios Diap.- 21
Exportación de Datos Esta utilidad nos sirve para configurar, un archivo para su exportación a un Sistema Administrativo, ya sea Profit, Saint u otros. Configuración de la estructura y Visualizar el archivo plano antes de exportar el contenido del registro. al Sistema Administrativo Cuando se ha creado el fichero de formato lo que tenemos que hacer es ejecutar el generador de ficheros para obtener los resultados. Antes de que se ejecute la generación tendremos que seleccionar que rango de datos queremos exportar, esto se realizara vía criterios. Al seleccionar este botón se desplegará una ventana como la Diap.- 19, Esta selección de criterios servirá para que los listados resulten más operativos a la hora de exportar. Diap.- 22
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