Semana 14 14 Empecemos! Bienvenido amigo participante, esta será una semana donde trataremos un tema interesante, por tratarse de conocer un software administrativo de gran versatilidad y reconocimiento en el mercado: Data pro. Qué sabes de...? Qué sabes de la empresa que desarrollo AdaptaPro?, en qué se basa principalmente el diseño de este programa? Sabes que es un software con arquitectura abierta? El reto es... Conocer la dinámica de te actualizará en la propia definición de lo que significa ERP, lo que indica la necesidad de Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo. En América Latina los softwares bancarios más implementados son: Infodesa, Byte, Bantonal, Cobis y. 228
Semana 14 Vamos al grano Resumen histórico DataPro es una empresa venezolana que se inició en 1987; ha creado más de diez (10) versiones del Sistema administrativo, seis (6) versiones del Sistema de nómina y cuatro (4) versiones del Sistema de contabilidad. La misma cuenta con gran experiencia y una exitosa trayectoria basada en más de dos décadas en el mercado y posee una base instalada que supera las 12.000 licencias en todo el territorio nacional. Cuenta con el apoyo de un consorcio de empresas de servicios, Integradores, dedicados exclusivamente a la venta, desarrollo e implantación de los productos DataPro. Este es un programa administrativo líder en sistemas abiertos. Actualmente es una empresa venezolana que desarrolla sistemas bajo el concepto de arquitectura abierta que permite ajustarse a las exigencias de los usuarios, bien sea por parte de la organización, integrador o personal técnico de DataPro, en todos los casos sin depender del fabricante. Ésta poderosa característica le brinda flexibilidad y admite que la herramienta sea adaptada a sus necesidades al mejor costo y menor tiempo. Qué contiene AdaptaPro ERP y cuáles son las ventajas que ofrece AdaptaPro es un novedoso Sistema de Gestión Empresarial, diseñado para la gerencia proactiva que desea alcanzar el éxito basado en la planificación de sus objetivos. Su diseño permite definir la planificación en distintas áreas, tales como: Abastecimiento: involucra todo lo relacionado con los inventarios y reposiciones para lograr satisfacer la demanda de sus clientes, evitando la improvisación causada por la falta de vigilancia de los stocks. Si un producto está en agotamiento, causado por: pedidos aprobados, entregas realizadas o diversos motivos, el sistema podrá generar en forma automática una orden de compra al proveedor y enviarla vía internet o también podrá generar una orden de producción. Todos estos procesos se generan previa carga de valores y definiciones. Clientes (CRM): está basado en toda la relación operativa y financiera con los clientes. El sistema podrá detectar los clientes que no han realizado operaciones en un determinado periodo y generar registros para entrevistas telefónicas o visitas personalizadas donde se toma en cuenta el personal disponible, horarios, días hábiles y tiempo. Las visitas o entrevistas generan respuestas de los clientes que permiten determinar la imagen de la organización, para 229
Semana 14 lograr aplicar los procesos que logren satisfacer sus demandas, estas pueden ser: mejoras organizacionales y generación de pedidos que luego serán aprobados donde se evalúan, límites de crédito, historial de pago, disponibilidad de productos previamente evaluados por abastecimiento, en fin, todos los procesos para: despacho, facturación y cobranza. Asimismo la gestión de cobranza requiere planificación para lograr optimizar la efectividad de su gestión. Toda esta complejidad de operaciones no puede ser llevada dependiendo sólo de la discrecionalidad del usuario, es aquí donde el concepto de ERP tiene gran importancia, ya que el sistema en todo momento le indica al usuario las actividades que debe realizar, como por ejemplo: Clientes que no han realizado compras y pedidos durante algún tiempo. Clientes inactivos sin evaluar o no visitados por el personal de ventas. Pedidos por aprobar. Pedidos aprobados por despachar. Pedidos despachados por facturar. Gestión de cobranza de la semana. Obligaciones: está basado en un conjunto de procesos orientados al cumplimento efectivo de todos los compromisos con terceros u entes oficiales que debe cumplir la empresa para lograr funcionar en forma óptima por medio de la planificación de los compromisos de pago, tales como: Pago puntual con los proveedores que lograron garantizar el abastecimiento de productos para satisfacer a los clientes. Pago de todos los servicios (electricidad, condominios, alquileres, servicios telefónicos, etc.) necesarios para el funcionamiento operativo de la empresa. Aquí el sistema detecta y avisa los servicios que no han sido registrados para evitar suspensiones porque, por ejemplo, no ha llegado la factura del mismo o no se ha realizado su respectivo pago. Cálculo, registro y pago de las obligaciones fiscales. AdaptaPro incorpora un conjunto de funcionalidades que indican al usuario en forma automática sobre las obligaciones que no han sido calculadas para realizar su registro de compromiso (cuentas por pagar), para luego indicar y gestionar su respectivo pago puntual, evitando así sanciones por incumpliendo. Estas obligaciones son: formas fiscales: 11, 12, 13, 14 y 30; impuestos municipales; ARC para proveedores; libros de venta; libros de compra; libro de inventarios; entre otros. El pago del personal y/o obligaciones directas o indirectas derivadas de las contrataciones laborales con el trabajador y con organismos oficiales, tales como: INCE, SSO, entre otros. 230
Semana 14 Tesorería: La disponibilidad de efectivo es fundamental en la toma de decisiones, es por ello que en AdaptaPro los procesos relacionados con el pago, cobranza, entrada o salida de dinero o su equivalente se procesa en línea, obteniendo consultas de caja y cuentas bancarias o de inversión para la toma de decisiones incluyendo el flujo de caja. AdaptaPro ofrece ventajas muy fundamentales como el proceso automático de conciliación bancaria con el cruce de información con los datos del banco. Contabilidad y finanzas: todos los procesos administrativos del sistema generan automáticamente los comprobantes contables y presupuestarios, permitiendo el logro de los resultados contables y financieros de manera inmediata. Entre los alcances más significativos están: Contabilidad histórica: corresponde con los resultados contables históricos generados de los procesos ordinarios, donde podrá contar con los reportes contables y EEFF básicos y activos fijos con sus depreciaciones. Contabilidad fiscal: por medio de los resultados históricos tiene la ventaja de determinar el ajuste por inflación fiscal de la forma más práctica y sencilla, totalmente acumulable y aprovechable en los ejercicios subsiguientes. Contabilidad financiera: los estados financieros re-expresados y comparativos anuales basados en la DPC10 (NIC29) y DPC11 (NIC7) son prácticos de determinar por AdaptaPro. Presupuesto: diseñado para el sector público y privado, ambos con notables diferencias a nivel de procesos y procedimientos, pero con la misma esencia en la comparación de resultados. Producción: para el sector de manufactura e industrial, AdaptaPro ofrece una herramienta integrada con los almacenes e insumos, de tal forma que permita la determinación de los costos de los productos terminados y reposiciones de inventario como el control y descarga de las materias primas e insumos. Nómina y RRHH: la administración del recurso humano y el pago de nómina del personal es totalmente práctico y sencillo con las más modernas herramientas que ofrece AdaptaPro, donde la cantidad de trabajadores no implica mayor cantidad de trabajo, ya que el procesamiento de datos es muy rápido y preciso, además se adapta a todo tipo de contratación laboral y permite gestionar todas las planillas, formatos y reportes laborales u obligaciones contractuales. Características de Administrativo 2.0 El Sistema administrativo es multiempresa y multiusuario, mediante el cual permite llevar una administración de manera eficiente bajo una función de- 231
Semana 14 partamental con criterios contables y reglas comerciales generalmente aceptadas en Venezuela, basándose en las leyes y aspectos de tipo tributario. Características generales Seguridad: brinda al usuario un alto nivel de seguridad con respecto al acceso a la información, funciones, opciones del sistema, mediante los mapas y claves de acceso, que el mismo usuario puede diseñar, permitiendo así el control total de quienes operan el sistema. Multiusuario: está diseñado para que pueda ser operado bajo el ambiente de redes o multiusuarios. Esto quiere decir que diferentes usuarios pueden trabajar simultáneamente con el mismo sistema o aplicación en diversas estaciones o terminales de un computador. Versatibilidad: permite la obtención de resultados instantáneamente, porque esta diseñado y desarrollado bajo las técnicas de programación más avanzadas del momento. Definible: ofrece al usuario la facilidad de poder definir todos los formatos de los documentos utilizados por una empresa (hasta 999 formas diferentes de diseño por tipo de documento) tales como: facturas, nota de entrega, órdenes de compra, cotizaciones, devoluciones de compra/venta, estados de cuenta, recibos de ingreso, listado de clientes, giros, análisis de vencimiento, etc. Además el usuario puede definir: los dispositivos del sistema, los colores del monitor, plan de cuentas, cuentas de integración entre los módulos y la contabilidad, las empresas que pueden operar con el sistema, etc. Facilidad: ofrece un ambiente de trabajo amigable e interactivo con el usuario, mediante los mensajes que emite, según la opción o aplicación que se está ejecutando. La edición y mantenimiento de registros se efectúa a través de un editor de archivos, el cual provee de opciones y características básicas de trabajo (Inc Con Mod Eli Bus Sel Alt); que permite al usuario la facilidad de adaptarse en corto tiempo al manejo y utilización del sistema. Integración: permite la integración automática entre todos los módulos; ejemplo: al momento de realizar una venta el sistema actualiza inmediatamente las existencias de inventarios y cuentas por cobrar (si la venta es a crédito) o la recepción de pago (si la venta es al contado). Cuando se realiza una orden de pago el sistema afecta directamente la cuenta de bancos y las cuentas por pagar a los proveedores, los bancos y las cuentas contables en caso de efectuar otros pagos, permitiendo también la integración de compras-ventas con caja-bancos y la contabilidad. Multiempresa: permite la capacidad de manejar las empresas que desee o las que el disco duro de su computador soporte. 232
Semana 14 Saldos en línea: está diseñado para que el usuario no tenga necesidad de efectuar procesos de cierre que le colocan una barrera de acceso de la información o efectuar operaciones en períodos o meses anteriores, ya que el sistema mantiene toda la información disponible para cuando se desee y permite visualizar instantáneamente el flujo o comportamiento de cualquier cuenta durante el ejercicio. Ilimitado: está diseñado bajo el concepto del manejo de bases de datos, que generan registros en el dispositivo de almacenamiento auxiliar (disco duro) quien le pone límite a la capacidad de manejo de información. Documentación: está totalmente documentado, mediante un manual operativo en papel o electrónico en línea, que es invocado al oprimir la tecla F1 cuando el usuario lo desee. Crecimiento: es un sistema que está constantemente en desarrollo y perfeccionamiento en torno a las necesidades de la empresa moderna y las soluciones que el usuario necesita. El Generador de Reportes es una práctica herramienta de alto nivel del Sistema de Data Pro Windows que ahora está disponible en forma independiente con acceso a las tablas de datos de 2.0. Permite la creación de reportes escritos en código o léxico xbase de forma manual o auto-construido a través de un potente asistente visual que facilita la creación de reportes de manera instantánea con un mínimo de conocimientos y esfuerzo. Es posible, a través de él, crear desde simples listados hasta complejos reportes especificando rangos y criterios de búsqueda totalmente apoyados por sentencias SQL. El Generador de Reportes también genera el código SQL necesario para obtener las consultas o querys de diversas tablas de la base de datos, requerido para lograr el modelo de consulta que será utilizado en la definición de cada columna que conforme el reporte. Para saber más Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos consultar las siguientes direcciones web: http://li.co.ve/shl http://li.co.ve/shm http://li.co.ve/shn 233
Semana 14 Aplica tus saberes Haz una tabla comparativa (como la tabla 25) de las diferentes características generales que tienen los softwares administrativos estudiados: Saint y, haciendo énfasis en las ventajas o innovaciones presentadas por estos programas. Tabla 25 Saint Ventajas Saint Características innovadoras Comprobemos y demostremos que A continuación se describe el proceso para realizar una búsqueda de clientes en, según los datos totales o parciales introducidos por el usuario para que el sistema realice la búsqueda en la tabla Personal del cliente. Con los datos de teléfono y/o correo también realiza la búsqueda directamente en la tabla de clientes. El formulario del cliente tiene la facilidad de registrar todas las personas que trabajan o están vinculadas con el cliente y el sistema realizará búsqueda en esta tabla de datos (figura 22). 234 Figura 22