Planificación y Control del Trabajo Nivel IV. PMP Abril de 2016
Objetivo general Analizar contenidos y herramientas que posibiliten a los alumnos planificar y controlar su trabajo y el de sus equipos, facilitando el cumplimiento de los objetivos asignados por la compañía.
Presentaciones Nombre y actividad laboral. Alguna actividad que realice fuera del ámbito laboral.
Objetivos específicos Enunciar las principales dificultades actuales asociadas a la planificación y control del trabajo Analizar la importancia de la planificación Identificar herramientas que faciliten la planificación del tiempo, los recursos, la comunicación y los riesgos. Identificar mecanismos de control
Objetivos específicos Discriminar entre lo urgente y lo importante Describir experiencias efectivas de planificación y control del trabajo que puedan replicarse en otros contextos. Seleccionar herramientas que permitan abordar las dificultades identificadas.
Bibliografía Project Management Institute. Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK), Quinta edición. Project Management Institute, Inc. United States of America, 2013. Kerzner, Harold. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, Tenth edition. John Wiley & Sons, Inc. United States of America, 2009. Covey, Stephen. Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Paidos. España, 2014. Telleri a, Juan Luis. Factores clave de dirección: orientados a la obtención de resultados. Madrid: ESIC, 2000 Thomas, Chris J.. Guía básica para mandos intermedios y jefes de equipos. 3a. ed. Madrid: Fundación Confemetal, 2006.
Registro de ocurrencias Cada participante tendrá a lo largo del curso una hoja para anotar ocurrencias de cambios para ensayar en las actividades que desempeñan
Temario Unidad 1: Introducción Qué es la competencia de Planificación y Control del Trabajo? Identificación de las principales dificultades en la en la planificación y control del trabajo El ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar. Unidad 2: Planificación del trabajo La importancia de la planificación Objetivos SMART Planificación del Tiempo. Creación de cronogramas. Diagrama de Gantt Herramientas para estimar la duración de las tareas. Planificación del uso de Recursos Planificación de la Comunicación: matriz de comunicación Planificación de Riesgos: identificación y búsqueda de alternativas. Unidad 3: Ejecución, seguimiento y control del trabajo Diferencia entre lo urgente y lo importante. Seguimiento y control del cumplimiento de tareas: reuniones de seguimiento y reportes de estado. Gestión de cambios: identificación y análisis del impacto.
Aprobación de la materia Presentación de trabajo integrador
UNIDAD I INTRODUCCION
Modelo de competencias Competencias técnicas Entendimiento del Negocio Manejo de Herramientas de Gestión Resolución de problemas comerciales Negociación Competencias de Relaciones Interpersonales Comunicación Colaboración Liderazgo Competencias de Eficiencia Orientación a los Resultados Planificación y control del trabajo Orientación al Cliente Criterio y autonomía
Eficacia y Eficiencia Eficacia: se refiere al logro de los objetivos que nos han asignado. Eficiencia: se refiere a lograr los objetivos consumiendo los menores recursos posibles.
Capacidad para organizar las actividades laborales destinadas al logro de los objetivos, realizando seguimiento para garantizar la eficiencia en el trabajo, con asignaciones apropiadas de tiempo y recursos. Cuál es la relación con la gestión de proyectos?
Expectativas
Trabajando en Equipo
El ciclo PDCA Planificar Actuar Hacer Controlar
UNIDAD II PLANIFICACION DEL TRABAJO
Trabajando en Equipo
Concepto de planificación Definir los pasos para transformar un objetivo en resultado.
Objetivos Qué es un objetivo? Una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo, una posición estratégica que se quiere lograr, un fin que se desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto o un servicio a prestar PMI Ejemplos de objetivos?
Objetivos Smart (Inteligentes) Fuente: Thomas 2006
Cascada de Objetivos Fuente: Thomas 2006
La triple restricción Alcance Calidad Tiempo Costo
Procesos de planificación Una vez establecido un objetivo tendré que planificar: Que tareas voy a realizar, cuando y con que recursos Como voy a comunicarme Que riesgos están asociados a las tareas y que puedo hacer con ellos
Definir actividades en base a objetivos Actividad 1 Como (Alcance) Actividad 2 OBJETIVO Que Actividad: Una porción definida y planificada de trabajo Actividad 3
Definir actividades Para definir las actividades que se deben realizar para cumplir un objetivo tengo dos alternativas: Armar una listas de tareas Crear un cronograma En ambos casos existen diferentes herramientas de software que pueden ayudarme. Cuáles conocen?
Cronograma Qué es el cronograma? El término procede de los vocablos griegos chronos ( tiempo ) y grámma ( letra ). El cronograma es una lista de actividades con fechas previstas de inicio y de fin.
Pasos para crear un cronograma Definir las actividades Secuenciar las actividades Determinar recursos Determinar duración Desarrollar el cronograma
Definir las actividades Identificar y registrar las acciones que se deben realizar para generar los distintos entregables. Definir las actividades Secuenciar las actividades Determinar recursos Determinar duración Desarrollar el cronograma
Secuenciar las actividades Definición de la secuencia lógica del trabajo Existen distintos tipos de dependencias Puedo considerar adelantos y retrasos Definir las actividades Secuenciar las actividades Determinar recursos Determinar duración Desarrollar el cronograma
Determinar recursos Estimar para cada actividad tipo y cantidades de materiales, personas, equipos y suministros. Definir las actividades Secuenciar las actividades Determinar recursos Determinar duración Desarrollar el cronograma
Determinar duración Realizar una estimación de la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades con los recursos estimados. Algunas técnicas para estimar la duración: Juicio de expertos Estimación análoga Estimación paramétrica Tormenta de ideas Definir las actividades Secuenciar las actividades Determinar recursos Determinar duración Desarrollar el cronograma
Desarrollar el cronograma Programar las actividades con una fecha de inicio y fin, considerando todos los puntos anteriores. Definir las actividades Secuenciar las actividades Determinar recursos Determinar duración Desarrollar el cronograma
Visualizar cronograma: Diagrama de Gantt
Trabajando en Equipo
Planificación de Recursos para múltiples activides/proyectos
Planificación de la comunicación Desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones sobre la base de los necesidades y requisitos de información y de los activos disponibles en la organización. (PMI, 2008)
Aspectos a considerar A quienes se debe mantener informados? Qué información se les transmitirá? Cómo se dinamizará la transmisión? Qué tecnología será las más adecuada para transmitir la información? interacciones cara a cara, teléfono, fax, email, chat, mensaje de texto, foros on line, etc.? Con qué frecuencia necesitan recibir la información?
Identificando Interesados (stakeholders) Stakeholder es un término inglés utilizado por primera vez por R. E. Freeman en su obra: Strategic Management: A Stakeholder Approach para referirse a «quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa».
Matriz de comunicación
Reflexionando sobre nuestras prácticas Qué ventajas podría tener el uso de esta matriz? Cuáles serían ejemplos de líneas de la matriz? Cómo podría utilizarla en mi trabajo?
Qué es un riesgo? El Project Management Institute define a un riesgo como Un evento o condición incierto que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en al menos un objetivo. (Project Management Institute, 2008, p. 275) Cuando el efecto del evento incierto tendría un efecto positivo sobre los objetivos hablamos de oportunidad. Cuando el efecto es negativo, de amenaza.
Y que tenemos que hacer con los riegos? Identificar Priorizar Planificar respuestas Controlar
Identificar Si < Evento incierto> entonces <impacto> Algunas herramientas para identificar riesgos: DAFO Tormenta de ideas Consultas a expertos Entrevistas
Priorizar Establecer la probabilidad de ocurrencia. Establecer el impacto.
Planificar respuestas Tipos de respuestas para amenazas Evitar: elegimos otra opción para que el riesgo deje de existir Mitigar La probabilidad: tomamos acciones que permitan disminuir la probabilidad de que el evento ocurra El impacto: tomamos acciones para que si el evento ocurre, el impacto sobre el objetivo sea menor Transferir: transferimos el riesgo a un tercero Aceptar: no realizamos cambios en lo planificado
Planificar respuestas Tipos de respuestas para oportunidades Explotar Mejorar Compartir Aceptar
Registro de riesgos Tipo Descripción (Si ) Consecuencia (Entonces ) Probabili dad Impacto Tipo de Rta Respuesta Amenaza/ Oportunidad Alta/ Media/ Baja Alta/ Media/ Baja
Trabajando en Equipo
Controlar los riesgos
UNIDAD III EJECUCION Y CONTROL DEL TRABAJO
Lo urgente y lo importante
Matriz de la administración del tiempo (S. Covey)
Delegar Delegación en recaderos Delegación en encargados
Controlar Comparar el desempeño real con el desempeño planificado, analizar las variaciones, calcular las tendencias para realizar mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y recomendar acciones correctivas apropiadas según sea necesario PMI, 2009
Reuniones de Seguimiento Son sumamente útiles para: Obtener información del estado del cumplimiento de objetivos Detectar riesgos Planificar acciones futuras
Reportar el desempeño Reportar el desempeño, implicará generar informes de diferentes tipos para las distintas audiencias. Dichos informes pueden incluir: Análisis del desempeño pasado Estado actual de riesgos e incidentes Trabajo realizado durante el período que se reporta Trabajo a realizar próximamente Resumen de cambios aprobados en el período Tiempo y Costo estimado al final del proyecto Otra información relevante
Reflexionamos sobre nuestras prácticas Cómo controlamos el cumplimiento de objetivos de nuestros equipos? Se realizan reuniones de seguimiento? Cómo es la dinámica? Qué reportes de desempeño se confeccionan?
Cambios Variadas son las motivaciones que impulsan a las empresas a implementar cambios. Algunos ejemplos: Factores externos: clientes, proveedores, mercado, competidores, tecnología, requerimientos legales. Factores estratégicos: misión, visión, objetivos, estrategias corporativas, innovación. Factores operacionales: procesos de gestión, prácticas, técnicas Podemos definir la acción de cambiar como: Dejar una cosa o situación para tomar otra. Convertir o mudar algo en otra cosa, frecuentemente su contraria. trasladar o como virar en el sentido de cambiar de rumbo Ejemplos de cambios en sus actividades?
La gestión de los cambios Cada cambio en la planificación requiere de un análisis para determinar su impacto y conseguir las aprobaciones requeridas para llevarlo a cabo.