Página 1 de 15 1.0 Propósito 1.1 Establecer los lineamientos para la producción de las normas, los formatos oficiales de certificación para el reconocimiento de los estudios realizados por los usuarios del sistema educativo nacional, así como de los formatos de apoo al control escolar de los niveles educativos que norma la Dirección General de, Incorporación Revalidación (DGAIR). 2.0 Alcance 2.1 Este procedimiento tiene un alcance e impacto en las áreas de registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales. 2.2 Certificación a la Subdirección de Control Evaluación de la Certificación, por ser del ámbito de su competencia la distribución de normas, formatos de certificación de apoo al control escolar. 2.3 Coordinación Administrativa, en virtud de la requisición dotación de los insumos de materias primas para la producción de los manuales de normas, formatos de certificación de apoo al control escolar. 2.4 Dirección de Certificación, en cuanto a la validación autorización del Programa de Producción Anual. 2.5 Subdirección de Producción Distribución de Materiales de la Dirección General de Evaluación de Políticas, en virtud de que es el área responsable de la producción de las normas formatos de certificación apoo al control escolar. Se relaciona en el proceso al hacer la solicitud por escrito de las necesidades de formatos al área en comento. 3.0 Políticas de operación 3.1 Las áreas de registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales enviarán mediante oficio la estadística de inicio de cursos (última semana de octubre) fin de cursos(última semana de agosto como máximo) de cada ciclo escolar, según la norma establecida por la DGAIR. De no ser así el Jefe del Certificación hará un recordatorio por correo electrónico /o vía telefónica a las áreas solicitando la información.
Página 2 de 15 3.2 Se considerarán a la vez las estadísticas básicas que enviarán áreas de registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales, sobre los alumnos inscritos sujetos de acreditación certificación en los distintos niveles educativos 3.3 Adicionalmente se considerará el Formato Único para la Solicitud de Documentos, que se utilizará para complementar los datos estadísticos que proporcionarán las áreas de registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales. 3.4 La cantidad de formatos de certificación de apoo al control escolar que solicitarán las áreas de registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales involucradas en los procesos de inscripción, acreditación certificación, será responsabilidad de los titulares de éstas, así mismo, bajo la supervisión de la DGAIR, del uso el destino final que se dará a dichos formatos. 3.5 El Acta Administrativa o Acuse de Recibo deberá ser enviado según sea el caso, debidamente firmado a más tardar 10 días posteriores a su recepción por las áreas de registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales. 3.6 El papel bobina que no sea utilizado durante una producción ordinaria por parte de la Dirección General de Evaluación de Políticas, se usará para pruebas posteriores de tiraje de impresión envoltura de formatos, identificándolo como devolución, disposición, empaque o pruebas. 3.7 Se informará telefónicamente a los responsables de las áreas de registro certificación de los envíos que se hagan a sus entidades federativas se le dará seguimiento hasta conocer su situación final. 3.8 El procedimiento de compra de insumos papel es realizado por la Coordinación Administrativa, bajo los lineamientos establecidos por la Dirección General de Recursos Materiales Servicios.
Página 3 de 15 4.0 Diagrama de flujo JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SUBDIRECTOR DE CONTROL DIRECTOR DE COORDINADOR PROGRAMACIÓN, OPERACIÓN, Y EVALUACIÓN DE LA ACREDITACIÓN Y ADMINISTRATIVO ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE ACREDITACIÓN Y LA ACREDITACIÓN Y INICIO 1 2 3 Elabora el Programa Preliminar de Producción Anual. Verifica Programa de Producción Anual. Autoriza Programa de Producción Anual NO SÍ 4 Es correcto el Programa de Producción Anual? Elabora solicitud de 6 Valida solicitud de 5 Verifica solicitud de insumos, realiza compra entrega materiales. Sí NO Las cantidades son correctas?. 2
Página 4 de 15 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SUBDIRECTOR DE CONTROL DIRECTOR DE COORDINADOR PROGRAMACIÓN, OPERACIÓN, Y EVALUACIÓN DE LA ACREDITACIÓN Y ADMINISTRATIVO ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE ACREDITACIÓN Y LA ACREDITACIÓN Y 1 7 Recibe revisa 8 Valida solicitud de formatos elabora oficio. 9 Recibe Original Mecánico para la producción de documentos. 10 Verifica oficio de solicitud de impresión. NO Autoriza? 11 Remite oficio solicita al área competente, la producción de las normas los formatos de certificación de apoo al control escolar. SÍ 12 Recibe verifica las normas, los formatos de certificación de apoo al control escolar producidos. 3
Página 5 de 15 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SUBDIRECTOR DE CONTROL DIRECTOR DE COORDINADOR PROGRAMACIÓN, OPERACIÓN, Y EVALUACIÓN DE LA ACREDITACIÓN Y ADMINISTRATIVO ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE ACREDITACIÓN Y LA ACREDITACIÓN Y 2 13 Registra controla las normas, los formatos de certificación apoo al control escolar producidos. 14 Distribue las normas, los formatos de certificación de apoo al control escolar, para el reconocimiento de estudios. 15 Aplica encuesta en reuniones nacionales /o regionales con la finalidad de conocer la calidad al servicio que se presta. FIN
Página 6 de 15 5.0 Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Elabora el Programa 1.1 Recibe oficio de estadística de inicio fin Jefe del Preliminar de cursos de cada ciclo escolar de las áreas de Programación, Operación Producción Anual. registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales; así como el Formato Único para la Solicitud de Documentos DGAIR-A02B--01 (Anexo 9.1). 1.2 Actualiza el registro correspondiente utilizando para tal efecto el Concentrado General de Estadísticas DGAIR-A02B--02 (Anexo 9.2). 1.3 Analiza las necesidades reportadas a fin de prever errores o confusiones en la producción de formatos, cotejan las necesidades de solicitados por las áreas de administración escolar de las entidades federativas áreas educativas centrales, por medio de oficio Formato Único para la Solicitud de Documentos DGAIR-A02B--01 (Anexo 9.1), con las estadísticas enviadas la cantidad distribuida en el ciclo escolar anterior. 1.4 Elabora de forma preliminar el Programa de Producción Anual DGAIR-A02B--03 (Anexo 9.3). 1.5 Envía por correo electrónico el Programa Preliminar de Producción Anual DGAIR-A02B- -03 (Anexo 9.3), al Jefe de Estudios para la Certificación de la Educación Básica; Jefe de Estudios para la Certificación de la Educación Media Superior, Superior Formación para el Trabajo; al Subdirector de Diseño Desarrollo de la Certificación al Subdirector de Control Evaluación de la
Página 7 de 15 Secuencia de etapas Actividad Responsable 2. Verifica Programa de Producción Anual. 3. Autoriza Programa de Producción Anual. 2.1 Recibe el Programa de Producción Anual DGAIR-A02B--03 (Anexo 9.3). 2.2 Envía comentarios o cambios por correo electrónico. Continúa con la actividad 1.4. Es correcto? 2.3 No, solicita al Jefe del Análisis Evaluación de la Certificación realice las correcciones. Continua con actividad 2.2 2.4 Si, el Subdirector de Control Evaluación de la Certificación válida en el mes de enero de cada año el Programa de Producción Anual DGAIR-A02B--03 (Anexo 9.3) lo envía para su autorización al Director de 3.1 Recibe el Programa de Producción Anual DGAIR-A02B--03 (Anexo 9.3). Subdirector de Control Evaluación de la Certificación/ Estudios para la Certificación de la Educación Básica/ Estudios para la Certificación de la Educación Media Superior, Superior Formación para el Trabajo/ Subdirección de Diseño Desarrollo de la Certificación Director de 3.2 Autoriza el Programa de Producción Anual DGAIR-A02B--03 (Anexo 9.3) firma oficio con la propuesta final dirigido al titular del área de impresión de la Dirección General Evaluación de Políticas. 4. Elabora solicitud de 5. Valida solicitud de 4.1 Recibe Programa de Producción Anual DGAIR-A02B--03 (Anexo 9.3), autorizado determina las necesidades de 4.2 Solicita insumos mediante Solicitud de Compra (Anexo 9.10), envía al Subdirector de Control Evaluación de la Certificación, para su autorización firma. 5.1 Recibe Solicitud de Compra (Anexo 9.10) verifica las cantidades de materiales solicitados. Las cantidades son correctas? Jefe del Programación, Operación Subdirector de Control Evaluación de la 5.2 No, devuelve al Jefe del
Página 8 de 15 Secuencia de etapas Actividad Responsable Análisis Evaluación de la Certificación, para su corrección. 5.3 Si, valida con su visto bueno la Solicitud de Compra (Anexo 9.10) turna al Coordinador Administrativo. 6. Verifica solicitud de 6.1 Recibe Solicitud de Compra (Anexo 9.10). 6.2 Analiza la Solicitud de Compra (Anexo 9.10) e instrue al Jefe del Recursos Materiales Servicios para la adquisición entrega de Coordinador Administrativo. 7. Recibe verifica 7.1 Recibe mediante remisión o factura, los insumos de materias primas para la producción distribución de normas formatos de certificación de apoo al control escolar. Almacenista/ de Almacén Encargado 7.2 Si, contabiliza los materiales resguarda para garantizar su custodia. Ver Instrucción de trabajo Manejo Almacenamiento de Insumos DGAIR-A02B-IT-03-01. 7.3 Registra las entradas salidas de los insumos de materias primas en el Kardex de Insumos DGAIR-A02B--04 (Anexo 9.4) archiva copia de remisión o factura. 8. Valida solicitud de formatos elabora oficio. 8.1 Elabora oficio con base en la información revisa el Formato Único para la Solicitud de Documentos DGAIR-A02B--01 (Anexo 9.1) Programa de Producción Anual DGAIR- A02B--03 (Anexo 9.3) determina la cantidad a imprimir elabora oficio. Jefe del Programación, Operación 8.2 Coteja el Formato Único para la Solicitud de Documentos DGAIR-A02B--01 (Anexo 9.1) u oficio de solicitud de documentos contra el Programa de Producción Anual DGAIR- A02B--03 (Anexo 9.3), determina la cantidad de formatos a imprimir.
Página 9 de 15 Secuencia de etapas Actividad Responsable 9. Recibe original 9.1 Recibe original mecánico mediante Jefe del Mecánico para la comunicación interna (procedimiento DGAIR- Programación, Operación producción de A03A-PO-02). documentos (Ver. Procedimiento para 9.2 Elabora un oficio de solicitud de impresión, el Diseño, Difusión especificando las características físicas de los e Implantación de las formatos, así como la cantidad a producir. Normas Formatos de Control Escolar de los niveles educativos que norma la DGAIR A03A-PO-02) 9.3 Revisa el oficio de solicitud de impresión lo remite al Subdirector de Control Evaluación de la Certificación, para su autorización firma. 10. Verifica oficio de solicitud de impresión. 10.1 Verifica las características físicas del formato de acuerdo al Programa de Producción Anual DGAIR-A02B--03 (Anexo 9.3), así como la cantidad de formatos a producir. Autoriza? Subdirector de Control Evaluación de la 10.2 No, turna al Jefe del Análisis Evaluación de la Certificación, para que realicen las aclaraciones correcciones correspondientes continua con la actividad 8.2. 10.3 Si, autoriza firma oficio de solicitud de impresión remite al Jefe del Departamento de Análisis Evaluación de la Certificación, para su entrega al titular del área de impresión de la Dirección General de Evaluación de Políticas. 11. Remite oficio solicita al área competente, la producción de las normas formatos de certificación de apoo al control escolar. 11.1 Recibe oficio de solicitud de impresión entrega al Subdirector de Producción Distribución de Materiales de la Dirección General de Evaluación de Políticas, para la producción de normas, formatos de certificación de apoo al control escolar da seguimiento a la producción con Bitácora de Seguimiento de Producción DGAIR-A02B-PO- 03-06 (Anexo 9.6). Ver Manual de la Jefe del Programación, Operación /Almacenista/ Encargado de Almacén.
Página 10 de 15 Secuencia de etapas Actividad Responsable Planeación de la Calidad MPC01 (Registro 4.1). 11.2 Valida la Orden de Trabajo de los insumos necesarios para la producción de los formatos que remite el Subdirector de Producción Distribución de Materiales de la Dirección General de Evaluación de Políticas. 11.3 Entrega los insumos al Jefe de Departamento de Planeación Control de Producción de la Subdirección de Producción Distribución de Materiales de la Dirección General de Evaluación de Políticas. Ver Instrucción de Trabajo Manejo Almacenamiento de Insumos DGAIR-A02B -IT-03-01. Es Certificado? 11.4 No, pasa al punto 12.1 11.5 Si, supervisa a pie de máquina que los folios sean consecutivos. Ver Instrucción de trabajo de Inspección Almacenamiento de Normas Formatos DGAIR-A02B-IT-03-02. 12. Verifica las normas, los formatos de certificación de apoo al control escolar producidos. 13. Registra controla las normas, los formatos de certificación de apoo al control escolar producidos. 12.1 Recibe verifica que los formatos producidos cumplan con las características especificadas en el oficio de solicitud de impresión. Ver Instrucción de Inspección Almacenamiento de Normas Formatos DGAIR-A02B-IT-03-02. 13.1 Registra en el Sistema de Registros Electrónicos (SIREL) en carpetas la cantidad de normas formatos producidos por tipo de formato entidad federativa para optimizar su control. 13.2 Emite kardex electrónico por medio del SIREL por entidad federativa periodo escolar, a fin de facilitar su consulta control. Jefe del Programación, Operación Técnico Especializado del Programación, Operación 13.3 Elabora catálogos de los formatos de certificación de apoo al control escolar producidos, para constatar las características físicas de los mismos por ciclo escolar.
Página 11 de 15 Secuencia de etapas Actividad Responsable 14. Distribue las normas, los formatos de certificación de apoo al control escolar, para el reconocimiento de estudios. 14.1 Selecciona por entidad federativa las cajas que contienen las normas, los formatos de certificación de apoo al control escolar de acuerdo a la solicitud formulada por las áreas de registro certificación de las entidades federativas para preparar su envío. 14.2 Actualiza el SIREL para el control de distribución a través de Acta Administrativa DGAIR-A02B--07 (Anexo 9.7), para los formatos de certificación o Acuse de Recibo DGAIR-A02B--08 (Anexo 9.8) para las normas los formatos de apoo al control escolar. 14.3 Emite el Acta Administrativa DGAIR-A02B- -07 (Anexo 9.7), para los formatos de certificación o Acuse de Recibo DGAIR-A02B- -08 (Anexo 9.8), para las normas los formatos de apoo al control escolar, para el envío de formatos incluéndolo en la última caja del envío. 14.4 Formula etiquetas con los datos de los funcionarios de las áreas de registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales, para la remisión de las normas, los formatos de certificación de apoo al control escolar. 14.5 Emite por cada caja de formatos empacados, las guías del servicio de mensajería con los datos necesarios, para proceder a su envío. 14.6 Supervisa el fleje de cajas que los datos de las etiquetas correspondan al envío. 14.7 Coloca las guías en cada una de las cajas, para asegurar su destino. 14.8 Solicita al proveedor encargado de la distribución recoja el material para llevar a cabo el proceso de entrega de las normas emite la Relación de Entrega de Material al Proveedor Externo DGAIR-A02B--10 (anexo 9.11) donde se especificará la entidad tipo de documento para que se realice el respectivo envío de los formatos de certificación de apoo al control escolar a las Almacenista/ Encargado de Almacén /Técnico Especializado personal del Programación, Operación
Página 12 de 15 Secuencia de etapas Actividad Responsable áreas de registro certificación de las entidades federativas. 14.9 Informa telefónicamente a las áreas centrales para que recojan su material a su vez da aviso a las áreas de registro certificación de las entidades federativas del envío de documentos proporciona el número de guía para su seguimiento monitorea telefónicamente su recepción final mediante la Bitácora de Llamadas para el Envío de Documentos DGAIR-A02B--09 (Anexo 9.9) 15. 15.1 Aplica Encuesta de Calidad de Atención al Cliente DGAIR-A02B--11 (Anexo 9.12) la cual se aplica en las reuniones nacionales /o regionales, a fin de evaluar el servicio que este Departamento presta en cuanto a la producción distribución de Documentos Oficiales. 6.0 Documentos de referencia Jefe del Programación, Operación Documentos Lineamientos para la producción de las normas, formatos de certificación apoo al control escolar. Manual de Gestión de la calidad Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, junio 2005 Norma ISO 9000-2000 Requisitos 7.0 Registros Código (cuando aplique) No aplica MC05DGAIR No aplica No aplica Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Formato Único para la Solicitud de Documentos 2 años la Certificación DGAIR-A02B--01 Concentrado General de Estadísticas 2 años DGAIR-A02B--02
Página 13 de 15 la Certificación Programa de Producción Anual 2 años la Certificación DGAIR-A02B--03 Kardex de Insumos Bitácora de Seguimiento de Producción Acta Administrativa Acuse de Recibo Bitácora de Llamadas para el Envío de Documentos Relación de Entrega de Material al Proveedor Externo Encuesta de Calidad de Atención al Cliente 5 años la Certificación 1 año la Certificación Indefinido la Certificación 1 año la Certificación 1 año la Certificación 1 año la Certificación Indefinido la Certificación DGAIR-A02B--04 DGAIR-A02B--06 DGAIR-A02B--07 DGAIR-A02B--08 DGAIR-A02B--09 DGAIR-A02B--10 DGAIR-A02B--11 8.0 Glosario FORMATO ÚNICO: Es el formato mediante el cual las áreas de registro certificación de las entidades federativas áreas educativas centrales solicitan los formatos que van a requerir en el ciclo escolar. ACTA ADMINISTRATIVA: Es el documento que ampara el envío de formatos de certificación a las áreas de Administración Escolar ACUSE DE RECIBO: Es el documento que ampara la entrega o envió de formatos de apoo al control escolar.
Página 14 de 15 SIREL: Es el Sistema de Cómputo que administra la distribución de formatos de certificación de apoo al control escolar. SOLICITUD DE COMPRA: Es el documento mediante el cual se solicitan los insumos necesarios para la producción de formatos de certificación de apoo al control escolar. KARDEX ELECTRÓNICO: Es el documento que genera el SIREL para el control de entradas salidas de documentos de certificación apoo al control escolar. 9.0 Anexos 9.1 Formato Único para la Solicitud de Documentos DGAIR-A02B--01 9.2 Concentrado General de Estadísticas DGAIR-A02B--02 9.3 Programa de Producción Anual DGAIR-A02B--03 9.4 Kardex de Insumos DGAIR-A02B--04 9.6 Bitácora de Seguimiento de Producción DGAIR-A02B--06 9.7 Acta Administrativa DGAIR-A02B--07 9.8 Acuse de Recibo DGAIR-A02B--08 9.9 Bitácora de Llamadas para el Envío de Documentos DGAIR-A02B--09 9.10 Solicitud de Compra 9.11 Relación de Entrega de Material al Proveedor Externo DGAIR-A02B--10 9.12 Encuesta de Calidad de Atención al Cliente DGAIR-A02B--11
Página 15 de 15 10.0 Cambios a esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 0 Octubre 2003 Creación del sistema de gestión de la calidad 1 Junio 2004 Actualización al procedimiento 2 Junio 2004 Actualización al procedimiento baja de un código 3 Enero 2005 4 Junio 2005 Modificación de texto Actualización del procedimiento se actualizo nombre de un registro Kardex de Insumos código 211-NO-PO-003-004, Rev.2 5 Enero 2007 Utilización de nuevo formato código 211-NO-PO-003-010 6 Abril 2007 7 Febrero 2008 Cambia el Escudo de Águila Estilizada al Nacional con la leenda Secretaría de Educación Pública SEP Modificación de texto números de código o identificación única de los anexos utilizados en este procedimiento cambio de número de código de registro del mismo. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ MAURICIO CHÁVEZ RUIZ JULIETA MARTÍNEZ YRÍZAR GUILLERMO PABLO LÓPEZ ANDRADE Febrero 2008 Febrero 2008 Febrero 2008