H. AYUNTAMIENTO DE LAGOS DE MORENO, JALISCO DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL 2015-2018
1. INDICE 2. CUADRO DE CONTROL 3. BITÁCORA DE REVISIONES 4. RELACIÓN SISTEMÁTICA 5. DIAGRAMA DE FLUJO 6. DESCRIPCIÓN 7. AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO Página 2 de 26
2.- CUADRO DE CONTROL Elaboró: CONTRALORIA MUNICIPAL Fecha de elaboración: 22 de abril de 2015 Actualización: 31 de marzo 2018 Versión 03 Código CM-CM-MP-01 Página 3 de 26 Página 3 de 26
3.- BITACORA DE REVISIONES H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. No. Fecha del cambio Referencia del punto modificado Descripción del cambio 1 2 3 4 Página 4 de 26
RELACION SISTEMATICA PROCEDIMIENTO 1. RELACIÓN SISTEMÁTICA DEL PROCEDIMIENTO DE - AUDITORIA DE EGRESOS ANTES DE LA ELABORACION DEL CHEQUE ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Requisición, comprobantes fiscales, padrón municipal de proveedores y listado de contratos y/o convenios. Las diferentes dependencias municipales. Revisar que exista requisición a proveeduría, comprobantes que cumplan con requisitos fiscales y verificación aritmética en los mismos, que estén inscritos en el padrón de proveedores y existan contratos y convenios. Facturas y comprobantes diversos para trámite de pago Secretarios, directores, jefes de departamento y prestadores de bienes y servicios Se revisa que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y administrativos y de ser necesario se realizan compulsas, después se elaboran relaciones para enviarse a la Secretaría de Finanzas para su trámite de pago y expedición del cheque respectivo. Página 5 de 26
DIAGRAMA DE FLUJO Recepción Auditoria administrativa Contralor Secretaría de Finanzas INICIO Recepción de documentos para su trámite de pago Revisa la documentación realizando compulsas en donde así se requiera aplicando las leyes para el efecto. De ser necesario se regresan la documentos para su corrección. Autoriza con su firma el pago. Se elabora relación y se anexa a oficio que se envía a finanzas con Vo. Bo. para elaboración de cheque y pago. Página 6 de 26
PROCEDIMIENTO 2. REVISION AL PRESUPUESTO MUNICIPAL AUTORIZADO ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Presupuesto de Ingresos y Egresos Secretaria de Finanzas Realizar prorrateo al presupuesto por mes, análisis entre importes reales y lo presupuestado, revisar las variaciones que sean justificables previa explicación y de existir revisar que las medidas correctivas sean aplicadas. Presupuesto asignado, Informes de Ingresos y Egresos y Cuenta Pública. Secretaria de Finanzas Realizar prorrateo del presupuesto por mes, análisis, importes reales y/o presupuestales, revisar variaciones significativas, vigilar la correcta aplicación de medidas correctivas. Página 7 de 26
IAGRAMA DE FLUJO Envío de solicitud del presupuesto Auditoría Financiera Contralor Secretaría de Finanzas INICIO Auditoría Financiera Solicitud del presupuesto autorizado Revisión y análisis documental Elaboración de Listado de observaciones y recomendaciones Revisa y valida listado de observaciones Se envía listado de observaciones y recomendacio nes para su contestación y aplicación. Página 8 de 26
PROCEDIMIENTO 3. ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCION DE DEPENDENCIA ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Acta, Anexos y Archivo Documental. Dependencias y Organismos Municipales Elaboración de anexos y acta de entrega - recepción. Acta de Entrega-Recepción así como documentación soporte de anexos. Personas entrante y saliente de la dependencia Revisión de Mobiliario y equipo, Plantillas, Expedientes, Tramites pendientes, Contratos, Convenios y Archivo en General. Página 9 de 26
DIAGRAMA DE FLUJO H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. Solicitud de intervención de entrega recepción de la dependencia Auditoria Administrativa Contralor Contraloría INICIO Recepción de oficio de solicitud de intervención de la Contraloría en la entrega recepción de la dependencia Se dan a conocer las disposiciones y procedimiento de elaboración de los anexos del acta de entregarecepción Revisión de documentación contenida en los anexos y se elabora el acta de entrega -recepción todo ello de acuerdo con la Ley de Entrega- Recepción del Estado de Jalisco y sus Municipio Firmas de los participantes y se informa a la autoridad sobre la formalización del acto de entrega recepción Un tanto permanece bajo resguardo de la Contraloría para cualquier aclaración pertinente Página 10 de 26
PROCEDIMIENTO 4. DECLARACION DE SITUACION PATRIMONIAL ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Formato de Declaración de Situación Patrimonial Servidores públicos obligados de dependencias y organismos municipales. Establecer el enlace entre la Contraloría Municipal y el Órgano Técnico de Responsabilidades del Congreso del Estado consistiendo en un control del Padrón de Obligados a presentar Declaración de Situación Patrimonial asesorándolos en el llenado de su declaración. Declaración de Situación Patrimonial. Servidor Público obligado por ley. Una vez llenado el formato respectivo se realiza la entrega de las Declaraciones de Situación Patrimonial ya sean inicial, anual o por conclusión del encargo en el Órgano Técnico de Responsabilidades del Congreso del Estado, recabando el acuse para el declarante. Página 11 de 26
DIAGRAMA DE FLUJO H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. Entrega de formatos de Declaración Patrimonial Auditoria Administrativa Contralor Contraloría INICIO Los servidores públicos obligados reciben el formato de Declaración de Situación Patrimonial Actualiza el Padrón de acuerdo a las altas, bajas y reparte los formatos prestando asesoría a quien así lo requiera Se emite recordatorio al Servidor Público que no haya cumplido con la obligación de presentar Declaración Patrimonial apercibiéndole de las posibles sanciones Da cumplimiento con el Artículo 77 fracciones XIV y XV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal de Lagos de Moreno, Jalisco Entrega las Declaraciones Patrimoniales al Órgano Técnico de Responsabilida des de quien recibe el acuse que se entrega al Servidor Público declarante Página 12 de 26
PROCEDIMIENTO 5. REVISIONES RAPIDAS A DEPENDENCIAS ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Listado de fondos revolventes asignados, plantillas de personal y de vehículos oficiales y nóminas. Dependencias y Organismos Municipales Se realizan Arqueos en dependencias que cuentan con autorización de fondo revolvente y en cajas de recaudación, así mismo se supervisan plantillas y nóminas de Personal realizando las verificaciones a fondo de las mismas y se llevan a cabo revisiones del estado físico y mecánico del parque vehicular oficial y del gasto aplicado así como la existencia de los documentos necesarios para su movilización. Listado de Observaciones y Recomendaciones. Servidores Públicos Municipales Analizados los procesos de la auditoria se realiza el informe correspondiente conteniendo en el mismo las observaciones y recomendaciones y de ser necesario el procedimiento de investigación por responsabilidades. Página 13 de 26
DIAGRAMA DE FLUJO Envío de solicitud del presupuesto Auditoría Financiera Contralor Dependencia Revisada INICIO Se solicitan listados de fondo revolvente, Nóminas y Plantillas de Personal y relación del parque vehicular y documentos oficiales de los mismos así como del gasto aplicado en su mantenimiento. Auditoría Financiera lleva a cabo revisión y análisis físico y documental Elabora Informe de Revisión para Contralor Revisa y valida el informe de la revisión Se envía informe de resultado de revisión a la dependencia para su contestación y aplicación. Página 14 de 26
PROCEDIMIENTO 6. REVISION DE INVENTARIOS ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Reporte de Inventario Físico de mobiliario y equipo. Patrimonio Municipal Se solicita listado de inventarios asignados y copia de resguardos Se realiza inspección física de bienes muebles y vehículos para corroborar: 1.Bienes en mal estado 2.Ubicación 3. Bienes no registrados como bienes patrimoniales del Municipio. Inventario actualizado y validado. Servidores Públicos Municipales Habiendo efectuado la revisión, de ser el caso se levanta acta administrativa a fin de fincar responsabilidades al resguardante si resulta con presuntas diferencias. Página 15 de 26
DIAGRAMA DE FLUJO H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. Solicitud documental a Patrimonio Auditoria Administrativa Contralor Patrimonio INICIO Se solicita a Patrimonio Municipal inventarios por dependencia Realiza inspección física de bienes y vehículos Se corrige y actualiza el reporte de Inventario físico de bienes muebles Revisa y valida el inventario físico. Se envía inventario y de haber diferencias se fincan responsabilida des al resguardante Página 16 de 26
PROCEDIMIENTO 7. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS COMO PARTE DE UNA AUDITORIA EN ALMACEN ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Facturas de proveedores, auxiliares de entradas y vales de salida de bienes, balances mensuales y marbetes. Almacén de Proveeduría Establecimiento de mesa de control para verificación de igualdades o diferencias. Se colocan marbetes en los bienes se realiza primer conteo y de ser el caso se lleva a cabo un segundo conteo. Se llenan las cédulas, tomando en cuenta: Saldos de tarjetas auxiliares y que los movimientos del mes sean reportados en el balance mensual. Inventario actualizado con estado de resultados y balanzas de comprobación Servidores públicos y proveedores. En caso de un tercer conteo se realiza prueba de valuación y revisión de movimientos tomando en cuenta el sistema establecido por la dependencia de haber diferencias se pueden fincar responsabilidades. Página 17 de 26
DIAGRAMA DE FLUJO H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. Levantamiento de inventarios Auditoria Administrativa Contralor Almacén INICIO Se establece Mesa de Control con personal que tenga el conocimiento de manejos en almacén Realiza el procedimiento para la fiscalización de bienes en almacén Se podrán realizar hasta 3 conteos a fin de determinar si hay diferencias y se elabora informe. Recibe informe de auditoría lo analiza y valida Recibe pliego de observaciones y recomendacio nes para su contestación y aplicación Página 18 de 26
PROCEDIMIENTO 8. PROGRAMA DE TRABAJO DEL ASESOR JURIDICO EN MATERIA DE RESPONSABILIDADES ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Procedimientos Administrativos de Investigación. Dependencias y Organismos Municipales Ciudadano que presente una queja en contra de un servidor público siempre y cuando reúna los indicios necesarios. Se detecte en auditoría incumplimiento de obligaciones al servicio público. Cuando un superior jerárquico levante acta administrativa que amerite un procedimiento de investigación. Expediente de investigación administrativa Ciudadanos y Funcionarios Públicos Tener elementos suficientes para la instauración del procedimiento sancionatorio en contra del servidor p. Solicitar la comparecencia de quien se estime conveniente para el deslinde de responsabilidades administrativas. La investigación no deberá de exceder de sesenta días naturales contados a partir del día siguiente de su avocamiento. Realizada la investigación y de no haber elementos suficientes se concluye el asunto en caso contrario se hace del conocimiento del Titular de la Entidad. Página 19 de 26
DIAGRAMA DE FLUJO H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. Solicitud de Procedimiento Asesor Jurídico Contralor Contraloría INICIO Al presentarse queja o denuncia en contra de un Servidor Público por parte de un ciudadano ó Superior jerárquico Fundamentada la queja ó denuncia se procede con la investigación administrativa del caso Al tener elementos suficientes se solicitan las comparecencias y se procede con la sanción o conclusión del expediente. Revisa y valida el Procedimiento sancionatorio ó de conclusión según sea el resultado y lo autoriza. Hace del conocimiento del Servidor Público la resolución del Procedimiento ya sea con responsabilidad administrativa ó de conclusión por no existir elementos. Página 20 de 26
PROCEDIMIENTO 9. AUDITORÍA DE OBRA PÚBLICA ENTRADA SALIDA Insumos Proveedor Procedimientos Producto o Servicio Usuario o Cliente Procedimiento Convocatoria, propuesta técnica, propuesta económica, dictamen técnico, fallo de licitación, actas, expediente técnico, facturas, estimación, convenios fianzas, calendarios y finiquitos. Obras Públicas y Contratistas. Revisión de convocatoria: Se divide en tres etapas; apertura de propuesta técnica, apertura de propuesta económica y fallo de licitación, revisando la documentación de cada uno de los paquetes. La propuesta técnica: Las condiciones generales del concurso se efectúan mediante diez y ocho pasos. La propuesta económica: El documento debe de constar de diez y siete partes. Al revisar el expediente técnico debe de constar de diez y siete pasos o partes. También auditar en campo y documentalmente todo tipo de obras, cuantificando volúmenes en cantidad y calidad presentados por el contratista y con documentos a través de estimaciones por volúmenes ejecutados de obra. La estimación de deberá de contener cinco documentos básicos. Ahorro presupuestal y control financiero, volumen de obra y administración. Servidores Públicos y Contratistas Auditar obras con asignación municipal, y de participación federal, estatal y municipal, para detectar irregularidades e implementando medidas correctivas para un eficiente y correcto desempeño de los procedimientos, programas y normas establecidas para ello. Página 21 de 26
DIAGRAMA DE FLUJO. H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. Solicitud de Procedimiento Auditoria de Obra Pública Contralor Obras Públicas INICIO Se realiza acto de presencia en el proceso de licitaciones o al auditar en obras en proceso o terminadas cuantificando volumen de obra ejecutado en cantidad o calidad y la documental en gabinete a través de estimaciones por volumen ejecutado de obra. Procede a realizar los trabajos de auditoria a través de revisiones ya sea documental o en campo sean estas de electrificación, redes de agua, pavimento, etc. En la apertura de propuestas se puede desechar la propuesta (rechazo) Revisa y valida el dictamen o informe de auditoria y lo envía a la dependencia auditada. También valida la participación de cuando menos tres propuestas económicas en una licitación. Recibe listado de observaciones y recomendacion es para su contestación y aplicación También envía a Contraloría las estimaciones para su trámite de pago. Página 22 de 26
DESCRIPCIÓN No. Responsable (puesto y área) Actividad 1 Revisión de facturas y documentación soporte de las Auditor Administrativo mismas para la autorización de pago por parte de la Contralora. 2 Realiza auditorias Auditor Financiero mensuales al presupuesto municipal informando a detalle las variaciones que se detecten y la aplicación de las medidas correctivas, a la Contralora 3 Da a conocer las Auditor Administrativo disposiciones y procedimientos para la elaboración de anexos de Acta de Entrega-Recepción. 4 Auditor Financiero Entrega los formatos de Declaración de Situación Patrimonial asesora en el llenado del mismo y lo entrega al Órgano Técnico de Responsabilidades del Congreso del Estado de Jalisco. 5 Auditor Financiero Realiza Revisiones Rápidas aleatorias a dependencias municipales de diferentes rubros. Página 23 de 26 Formato de guías y plantillas Relación de documentos para trámite de pago y oficios en Word para su envío a Tesorería. Cedulas de auditoria y de trabajo, Listado de observaciones y recomendaciones Acta de Entrega Recepción y formatos anexos. Formato de Declaración de Situación Patrimonial- Cedulas y papeles de trabajo. Listado de observaciones y recomendaciones
6 Auditor Administrativo Constata la existencia física de bienes muebles resguardados en las dependencias municipales verificando el control interno y correcta custodia. 7 Auditoria Administrativa Establece mesa de control colocando marbetes en los bienes realizando hasta tres veces siempre y cuando sea necesario verificando la existencia de balances, auxiliares para reporte de entradas y vales de 8 Programa de trabajo del Asesor Jurídico. salida. Esta área inicia procedimientos de investigación administrativa por responsabilidades ya sea por denuncias ciudadanas o por detectarse en una auditoría alguna irregularidad además por el levantamiento de una acta administrativa por parte de un superior jerárquico. 9 Auditor de Obra Pública Las revisiones que se llevan a cabo por esta área pueden ser desde la presencia en los Reporte de Inventario Físico de Bienes Muebles Cedulas de auditoria. Listado de observaciones y recomendaciones Actas Constancias Acuerdos Avocamientos Resoluciones Cedulas de auditoria, Listado de observaciones y recomendaciones Página 24 de 26
procesos de licitación pública de las obras desarrollando el proceso previsto para este acto como el de auditar en campo y documentalmente las diversas obras que son realizadas ya sea con recursos propios del municipio o de participación municipal, estatal y/o federal. Página 25 de 26
8.- AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró: Revisó: Aprobó: L.C.P. Genaro Cedillo Romo Contralor Municipal L.C.P. Genaro Cedillo Romo Contralor Municipal Lic. Luis Jaime Ruiz Mojica Presidente Municipal Interino del H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jalisco. Página 26 de 26