PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO CONSEJO DE LA JUDICATURA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE CONTRALORÍA

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1 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO CONSEJO DE LA JUDICATURA

2 PÁG. 2 DE ÍNDICE SEC TEMA PÁGINA 1.- ÍNDICE INTRODUCCIÓN MARCO LEGAL PROCEDIMIENTOS... 5 Procedimiento para realizar Auditoria Pública Procedimiento para la recepción de manifestaciones patrimoniales Procedimiento para realizar arqueos de fondo revolvente Procedimiento para realizar la entrega-recepción de servidores públicos en áreas administrativas Procedimiento para elaborar documentos administrativos EXPEDICIÓN... 34

3 PÁG. 3 DE INTRODUCCIÓN La elaboración del presente Manual de procedimientos tiene como propósito fundamental establecer las actividades a realizar para aumentar la certeza del personal al llevar a cabo sus tareas, con base en este Manual, aplicando métodos y técnicas de trabajo de manera uniforme para controlar y corregir desviaciones en la ejecución y le den continuidad a su operación y obtengan los resultados de acuerdo a los programas anuales de trabajo establecidos. Es de vital importancia contar con un documento de apoyo administrativo que funja como un medio de orientación e integración, con la finalidad de ser utilizado como un instrumento de capacitación e información; para facilitar la incorporación del personal a la Dirección de ía. Se pretende que la estructuración adecuada del Manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo. Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de la Dirección. Así mismo damos cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 7 fracciones I y IX de la Ley de Acceso a la Información Gubernamental en el Estado de Querétaro.

4 PÁG. 4 DE MARCO LEGAL 1. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Querétaro; Artículos 103 fracción II y párrafo cuarto, 107 y Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Querétaro. 3. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Querétaro. 4. Ley de adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Querétaro. 5. Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro. 6. Ley Estatal de Acceso a la Información Gubernamental, articulo 7 fracciones I y IX. 7. Reglamento de la Dirección de ía Interna del Poder Judicial del Estado de Querétaro, artículos 5 fracción II, IV, 21, 26 y relativos. 8. Reglamento del Poder Judicial para la Aplicación de la Ley de Adquisiciones. 9. Acuerdos y circulares emitidos por el. 10. Ley de Entrega-Recepción del Estado de Querétaro.

5 PÁG. 5 DE PROCEDIMIENTOS

6 PÁG. 6 DE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para realizar Auditoria Pública. 2.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer el proceso para realizar las Auditorias Públicas con la finalidad de controlar y vigilar el debido cumplimiento de las normas de funcionamiento administrativo y financiero que regulen a los órganos, dependencias y servidores públicos del Poder Judicial. 3.- NORMAS DE OPERACIÓN Definición de la Auditoría Pública. En términos Generales, el concepto de auditoría se entiende como la revisión y examen de una función, cifra, proceso o reporte, efectuados por personal independiente a la operación, para apoyar la función ejecutiva. Criterios de trabajo: Invariablemente se deberá de seguir en el desarrollo de la auditoría la guía de Auditoria pública aprobada por el. Siempre que exista la presunción de que una anomalía detectada pudiera generar responsabilidad administrativa lo comunicará al. El auditor deberá presentarse puntualmente al área auditada, haciendo del conocimiento del titular del inicio de la revisión.

7 PÁG. 7 DE DIAGRAMA DE FLUJO

8 PÁG. 8 DE DESARROLLO SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Auditor 2 3 Auditor Elabora el proyecto del programa anual de Auditorias. (P.A.A.) Investiga la creación de nuevas áreas, juzgados para incluirlos en el programa. Considera los tiempos y fechas del calendario anterior. Revisa y autoriza el proyecto del programa anual de Auditorias y envía al Consejo de la Judicatura para su aprobación. Revisa el programa anual de Auditorias. Valida y realiza modificaciones en caso de ser necesario. Solicita las correcciones necesarias al auditor. Autoriza el programa una vez corregido y envía al para su aprobación. Una vez aprobado por el Consejo de la Judicatura se ejecuta durante el año. Elabora plan de Auditoria. Previamente a la ejecución de la revisión, el o los Auditores encargados de ejecutar la Auditoria llevaran a cabo una investigación preliminar, en base a Auditorias anteriores, que permita conocer los antecedentes del área, programa, rubro por revisar, estructura orgánica, control, marco jurídico y posibles problemáticas. Información que servirá de soporte para la planeación de actividades. Determinar los objetivos y actividades Generales por practicar y delimitar la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditoría, aspectos que se precisarán en la Carta de Planeación. Para elaborar la carta de planeación es necesario consultar el Programa Anual de Auditorias. DOCUMENTO DE TRABAJO Proyecto programa anual de Auditorias Programa anual de Auditorias Carta de planeación

9 PÁG. 9 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 4 Auxiliar de ía 5 Auditor 6 7 Auditor Auditor Pone a consideración del para su validación y autorización. Elabora Orden de Auditoria. La práctica de la auditoría se llevará a cabo mediante mandato escrito que se denomina Orden de Auditoría, de acuerdo a las características establecidas en el Manual General de Auditoria Pública, documento que suscribe el. Registrar la orden en el libro que corresponde. Entrega orden de Auditoria. La orden de auditoría se entregará a quien va dirigida, obteniendo de puño y letra de éste, el acuse de recibo en una copia de la misma (o en su caso se entregará al servidor público designado para el efecto). Además se turnará copia a las instancias que lo requieran. Levanta Acta inicial de auditoría. En todas las Auditorias que se practiquen, invariablemente se levantará Acta de Inicio, en la que se harán constar los aspectos que se mencionan en el Manual General de Auditorias Públicas. Previo al inicio de Auditoria cuando sea necesario, se solicitará información a otras áreas que tengan relación con las operaciones que se lleven a cabo con el área a revisar. (Especificaciones en Manual General de Auditorias) Lleva a cabo la Auditoria. Entrega el Acta de Auditoria firmada con sello de recibido. Inicia la Auditoria aplicando las técnicas y procedimientos de acuerdo con el Manual General de Auditoria Pública. Verifica el status de las observaciones y recomendaciones hechas en la Auditoria anterior. DOCUMENTO DE TRABAJO Orden de Auditoria Registro de orden en libro correspondiente Orden de auditoría Requerimiento de Auditoria Acta inicial de Auditoria. Oficio de solicitud de información. Acta inicial de Auditoria firmada y sellada. Papeles de trabajo Cédulas de observaciones

10 PÁG. 10 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Auditor Auditor Auxiliar de ía Auxiliar de ía Elabora y analiza los papeles de trabajo y la documentación recabada en el transcurso de la Auditoria y las observaciones correspondientes. Da por terminada la Auditoria. Elabora informe final de Auditoria. Terminada la Auditoria elabora el informe final de esta. Elabora el informe de acuerdo a lo establecido en el Manual General de Auditoria Pública, anexando las cedulas de observaciones notificadas durante la auditoría. Las conclusiones es lo más importante. En las conclusiones se plasmará en forma General la situación n que presenta el área auditada. Se presenta para su revisión y autorización al. Entrega informe final de auditoría. Entrega informe final de Auditoria y demás documentación relacionada con esta al Auxiliar. Envía informe final de Auditoria. Envía vía mensajería el informe final al área auditada. Registra en el libro correspondiente. Debe de estar al pendiente de la devolución del mismo y terminar el llenado del libro para seguimiento y control de los informes. Archiva expedientes. Elabora carátulas del expediente. Anexa al expediente la orden de Auditoria, Acta de Auditoria, informe final y papeles de trabajo y archiva. DOCUMENTO DE TRABAJO Cedulas de seguimiento Informe final de Auditoria Informe final de Auditoria Acta de Auditoria firmada Informe final sellado y firmado por el área Libro de registro Expediente de Auditoria

11 PÁG. 11 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 12 Evalúa los expedientes de Auditorias realizadas. Solicita al Auxiliar de ía los expedientes de Auditorias realizadas. Revisa los expedientes. Valida que cumpla con lo establecido en el Manual General de Auditoria Pública y plan de auditoría. Llena el formato correspondiente. Verifica los libros de registro de las Auditorias ejecutadas. Da seguimiento a las recomendaciones efectuadas en las Auditorias. DOCUMENTO DE TRABAJO Informe de Auditoria de seguimiento Formato de evaluación de auditoría

12 PÁG. 12 DE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para la recepción de manifestaciones patrimoniales. 2.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer la metodología para la recepción de declaraciones patrimoniales de los servidores públicos obligados a su presentación para llevar a cabo el seguimiento de su evolución de su situación patrimonial. 3.- NORMAS DE OPERACIÓN Se debe tener a la vista la declaración inmediata anterior a fin de verificar la pertinencia y suficiencia de la información proporcionada. Se debe informar a los obligados a través del sitio de Internet y otros medios, el plazo legal para la presentación de la declaración anual.

14 PÁG. 14 DE 34 Proceso para la recepción de manifestaciones patrimoniales. Auxiliar de ía Usuario Auditor Inicio Obtiene listado de obligados a presentar Manifestación. Determina quien debe presentar manifestación. NO Se trata de una manifestación anual? SI Elabora oficios para solicitar la manifestación inicial y final. Recibe comunicado y elabora manifestación. Recibe manifestaciones, revisa y firma. Da seguimiento a las manifestaciones entregadas. Revisa las manifestaciones recibidas. Elabora oficio y cita al servidor público. Recibe al servidor público para aclaraciones. Archiva documentación. Informa al Consejo de la Judicatura sobre declaraciones presentadas. Entrega informe. Fin

15 PÁG. 15 DE DESARROLLO SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Auxiliar de ía Auxiliar de ía Obtiene listado de obligados a presentar Manifestación. Revisa por áreas que personal del Poder Judicial esta obligado presentar la manifestación anual. Elabora el listado correspondiente y remite al. Determina quien debe presentar manifestación. Revisa listado de personal obligado. Oficios de nombramientos. Determina si es inicial, final o anual, según sea el caso. Entrega al Auxiliar de ía listado para solicitar la manifestación, vía correo electrónico. Elabora oficios para solicitar la manifestación inicial y final. Solo aplica para manifestaciones iniciales y finales. Elabora oficios para solicitar la manifestación inicial o final según aplique y registra en el libro de registro correspondiente. En caso de declaración inicial envía la clave de acceso para poder enviar la declaración vía Internet. Imprime los tantos necesarios de los oficio, solicita firma del y envía al personal del Poder Judicial obligado a presentar las manifestación anual. El usuario lo recibe y en caso de no contar con clave para acceso o no contar con el servicio de Internet se envía anexo al oficio un formato impreso de la manifestación anual. Recaba los acuses de entrega de los oficios y los archiva en expedientes personales. DOCUMENTO DE TRABAJO Listado Listado aprobado. Libro de registro correspondiente. Oficio. Acuse de recibo. Expedientes personales.

16 PÁG. 16 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 4 Usuario 5 6 Auditor Auxiliar de ía Recibe comunicado y elabora manifestación. Recibe indicación vía correo electrónico, Sitio de Internet u otros medios de comunicación. Elabora su manifestación, inicial, final o anual, según sea el caso. La elabora y envía vía Internet o en formato, según corresponda. Solicita asesoría a la Dirección de ía Interna. (en caso de necesitarlo). Recibe manifestaciones, revisa y firma. Recibe manifestaciones vía Internet o en formato impreso en forma aleatoria. Valida si es inicial, final o anual. Revisa que cumpla con lo solicitado en el formato. Revisa que cumpla con los criterios de trabajo establecidos. Analiza el contenido y coteja la información declarada y se valida con la anterior. En caso de no estar correcta la información declarada se solicita al servidor público realice las modificaciones necesarias y la reenvía para su aprobación. El usuario envía la declaración con las modificaciones y aclaraciones solicitadas. Recibe por Internet declaración autorizada, en la cual se asigna el folio automáticamente, en el caso de las presentadas en el formato, se autoriza mediante firma y se entrega al Auxiliar de ía quien asigna el folio correspondiente. Da seguimiento a las manifestaciones entregadas. Revisa el listado de manifestaciones recibidas contra el listado de obligados a presentar. Informa al y a los Auditores para llamarles y solicitarles sus manifestaciones. DOCUMENTO DE TRABAJO Manifestación anual en sistema o impresa firmada y sellada. Listado en sistema

17 PÁG. 17 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Recibe de los Auditores las manifestaciones recibidas en papel y archiva. DOCUMENTO DE TRABAJO 7 Revisa las manifestaciones recibidas. Revisa los expedientes. Realiza las anotaciones correspondientes. En caso de encontrar anomalías cita a los empleados para aclarar cualquier situación. Si no se presento la manifestación correspondiente o fue extemporánea, solicita al Auxiliar elabore oficio para solicitar la presencia del funcionario y aclarar lo conducente. Expedientes de los servidores públicos obligados 8 Auxiliar de ía Elabora oficio y cita al servidor público. Envía oficio firmado por el. Oficio Auxiliar de ía Recibe al servidor público para aclaraciones. Solicita informe del motivo por el cual no entrego su manifestación lo hizo extemporáneamente. Solicita aclares anomalías encontradas en su manifestación. Recibe manifestación correspondiente. En caso necesario se lleva acabo el procedimiento administrativo aplicable en base a la autorización del Consejo del a Judicatura. Todo se deberá hacer constar en Acta. Archiva documentación. Archiva las manifestaciones u oficios correspondientes. Informa al sobre declaraciones presentadas. El Auxiliar de ía elabora informe que contiene: Expedientes de los servidores públicos obligados Libro de registro correspondiente Informe

18 PÁG. 18 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 12 Auxiliar de ía o informe correspondiente, anexando el listado. o Solicitud de autorización para iniciar el procedimiento administrativo de responsabilidad por la falta de presentación o bien exhibición extemporánea. o Se informa sobre irregularidades detectadas en la evolución patrimonial de los servidores obligados. Espera indicaciones al respecto. Entrega informe. Asigna N de oficio. Registra en el libro correspondiente. Entrega informe en la Presidencia del Poder Judicial. DOCUMENTO DE TRABAJO Informe recibido acuse

19 PÁG. 19 DE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para realizar arqueos de fondo revolvente. 2.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer la metodología para realizar los arqueos a las diferentes áreas del Poder Judicial que cuentes con fondo revolvente y verificar su correcta utilización. 3.- NORMAS DE OPERACIÓN Es importante que determinadas áreas cuenten con un fondo revolvente para cubrir los gastos administrativos que se presente que sean inherentes a las actividades propias del Poder Judicial. El fondo revolvente no debe de ser utilizado para solventar situaciones de carácter personal. Todos los gastos que se realicen se deberán comprobar con las respectivas facturas o recibos según criterios de trabajo establecidos para justificar el gasto realizado. Todo fondo revolvente se repondrá contra la comprobación de pagos realizados, previa autorización del Jefe inmediato. La comprobación y reposición del fondo revolvente se realizará en la Dirección de Contabilidad y Finanzas. El arqueo se debe realizar de acuerdo al programa de Auditorias y deberá realizarse sin ser notificada el área a revisar. Se debe de verificar que el efectivo y los recibos o facturas que comprueben el gasto realizado es igual a la cantidad asignada.

21 PÁG. 21 DE DESARROLLO SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 2 Auditor 3 Auditor 4 Auditor Designa Auditores a realizar arqueos. En base al programa correspondiente. Considera el lugar donde se encuentran trabajando para iniciar los arqueos. Solicita relación de importes asignados. Solicita en lo económico a la Dirección de Contabilidad y Finanzas los importes asignados a cada una de las áreas Realiza los arqueos asignados. Se presenta en el área con la persona responsable del fondo revolvente. En caso de consignaciones considera el fondo fijo y las dotaciones a cajas receptoras. Solicita el efectivo y anota las cantidades de billetes y monedas en el formato correspondiente. Procede a revisar contra importe asignado. Llene el formato correspondiente. Entrega efectivo al responsable del fondo revolvente. Solicita las notas y facturas que amparan los gastos realizados. (si aplica) En el caso de las consignaciones en el arqueo a cajas receptoras se le solicita listado General de depósito y retiros de certificados, para considerar los movimientos en el efectivo localizado. Relaciona efectivo entregado y documentos que amparan los gastos realizados en el formato correspondiente. Regresa al responsable de fondo revolvente la documentación. Si detecta errores, faltantes o sobrante investiga las causas y las anota en el formato correspondiente. Entrega formato de aqueo de caja. Solicita firma del responsable del fondo DOCUMENTO DE TRABAJO Programa anual de Auditorias Listado de importes asignados Formato arqueo de caja Formato arqueo de caja

22 PÁG. 22 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 5 6 Auxiliar de ía revolvente. Firma el formato de arqueo de caja. Entrega copia del arqueo de caja al encargado del fondo revolvente si aplica. Entrega arqueo de caja firmado al Auxiliar de ía para su archivo. Si no se detecta faltantes se prosigue con el procedimiento. Si detecta faltantes considerables de Dinero o de sus comprobantes debe de informar al y esperar instrucciones, en su caso levanta Fe de hechos o Acta administrativa, según corresponda y se prosigue con el paso 6 de este procedimiento. Recibe y archiva los arqueos en la carpeta correspondiente. Recibe los arqueos de los Auditores. Registra los arqueos en el libro correspondiente. Archiva arqueos por año y área. Inicia proceso para levantar Actas administrativas. Según proceso establecido. Según lo que indica las leyes y normas aplicables. DOCUMENTO DE TRABAJO firmado Libro de Carpeta con arqueos firmados. Acta administrativa

23 PÁG. 23 DE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para realizar la entrega-recepción de servidores públicos en áreas administrativas. 2.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer la metodología para la entrega recepción de servidores públicos que dejan el puesto asignado y facilitar la entrega de documentación, bienes y asuntos de trámite pendientes del área y cumplir con lo establecido por la ley y cumplir con los criterios de trabajo establecidos. 3.- NORMAS DE OPERACIÓN Cumplir con lo establecido en la Ley de entrega recepción del estado de Querétaro. La entrega recepción consiste en la entrega formal, documental y física de todos los bienes y recursos que corresponden al patrimonio del Poder Judicial, mediante Acta administrativa circunstanciada en la que se describe el estado que guarda su administración, por parte del servidor público saliente y que da por recibido el servidor público entrante. Aplica para todos los servidores públicos del poder Judicial en puestos directivos o que por sus funciones sea necesario efectuar la entrega del área. La Dirección de Recursos Humanos, debe de notificar a la Dirección de ía para que intervenga en la entrega recepción. Es responsabilidad de la Dirección de ía intervenir en el proceso de la entrega recepción de servidores públicos y vigilar que se haga con transparencia y vigilar que se cumpla de acuerdo al so criterios de trabajo establecidos. La ía, quien tendrá a su cargo verificar que la entrega recepción se realice con apego a lo establecido a la Ley Entrega Recepción del Estado de Querétaro, así como los lineamientos establecidos en el presente procedimiento, como fungir como testigo de asistencia en la diligencia de entrega recepción; coadyuvar en el proceso de cambio entre los servidores públicos entrante y saliente. El servidor Público saliente estará obligado a preparar oportunamente la documentación e información objeto de la entrega; mantener actualizado los registros, archivos y documentación y en General de todos los asuntos de su gestión, prever los recursos que el servidor público

24 PÁG. 24 DE 34 entrante requiera para el buen funcionamiento de su administración; además proporcionar a la administración entrante la información relativa a los asuntos que quedarán pendientes. El servidor público entrante deberá designar a las personas que intervengan en el acto de entrega recepción, tomará conocimiento de la situación actual que guarda la administración y de los asunto s y compromisos que quedarán pendientes de su cumplimiento y solicitar aclaraciones e información que se requiera, así como constatar física y documentalmente lo que recibe. Se deberá contar con el formato para la elaboración del Acta y proporcionarlo al usuario. Las controversias que se presenten con motivo del acto de entregarecepción serán aclaradas ante la ía Interna por el servidor público saliente, previa solicitud de intervención del servidor público entrante, con base a la Ley de entrega recepción y Ley de responsabilidades de los Servidores Públicos.

25 PÁG. 25 DE DIAGRAMA DE FLUJO Proceso para realizar la entrega-recepción de servidores públicos. Dirección de Recursos Humanos Servidor Público Auditor Auxiliar de ía Inicio Solicita la presencia del Órgano de Control en la entrega recepción. Recibe solicitud y asigna personal. Prepara su entrega recepción. Asiste al área para constatar la entrega recepción. Lleva a cabo el acto formal de la entrega recepción. Valida que la entrega recepción se realice de acuerdo a lo establecido. Elabora acta circunstanciada. Solicita firmas de los asistentes y testigos. Entrega copias a las autoridades correspondientes. Obtiene copia de acta circunstanciada. Archiva expedientes. Fin

26 PÁG. 26 DE DESARROLLO SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Dirección de Recursos Humanos Servidor público Solicita la presencia del Órgano de Control en la entrega recepción. Informa al para que asista a la entrega recepción e Informa fecha y hora de la entrega recepción. DOCUMENTO DE TRABAJO 2 Recibe solicitud y asigna personal. Asigna Auditores si aplica Servidor público Auditor Servidor público Prepara su entrega recepción. De acuerdo en lo establecido en la ley que de entrega recepción del estado de Querétaro. Elabora su Acta de entrega recepción que debe de contener la siguiente información de acuerdo a la actividad realizada: o Expediente protocolario. o Documentación financiera y presupuestal. o Expediente de obra pública. o Documentación patrimonial. o Expedientes diversos. o Recursos humanos. o Asuntos en trámite. o Expedientes fiscales. o Otros. Designa testigos. Asiste al área para constatar la entrega recepción. De acuerdo al fecha y horario establecido. Lleva a cabo el acto formal de la entrega recepción. Da lectura al Acta de entrega recepción. El servidor público entrante deberá verificar lo entregado. El servidor público entrante podrá validar la documentación durante los primeros 15 días Acta entrega recepción Acta entrega recepción

27 PÁG. 27 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Auditor Servidor público Servidor público posteriores a la entrega, en caso de encontrar alguna anomalía la deberá de reportar al del Poder Judicial. Valida que la entrega recepción se realice de acuerdo a lo establecido. Verifica que se cumpla con lo establecido en la Ley de Entrega Recepción del Estado de Querétaro. Elabora Acta circunstanciada. Deberá contener lo solicitado en el artículo 19 del la Ley de entrega Recepción del Estado de Querétaro. Obtiene originales y copias para ser distribuidos de la siguiente manera: El original será entregado a la administración entrante en la fecha en que el servidor público respectivo reciba el cargo. La primera copia, será entregada a la ía en la fecha en que se reciba la nueva administración. La segunda copia deberá conservarse en el expediente respectivo. La tercera copia será destinada al servidor público saliente. Por último, la cuarta copia será entregada al a través de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia, quien procederá a la verificación total de la información que contenga cada uno de los paquetes mencionados, pudiendo en su caso delegar esta obligación, al personal que considere pertinente. Solicita firmas de los asistentes y testigos. Debe de firmar el servidor público saliente y entrante. Solicita firma al representante del Órgano de Control. DOCUMENTO DE TRABAJO Acta entrega recepción Acta circunstanciada. Acta entrega recepción firmada y sellada

28 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Solicita firma de testigos designados. PÁG. 28 DE 34 DOCUMENTO DE TRABAJO Servidor público Auditores Auxiliar de ía Entrega copias a las autoridades correspondientes. Entrega la información a las autoridades correspondientes. Obtiene copia de Acta circunstanciada. Recibe copias de Acta circunstancia. Entrega al Auxiliar de ía para su archivo correspondiente. Archiva expedientes. Archiva de acuerdo a los criterios de trabajo correspondientes. Acta circunstanciada. Copia Acta circunstanciada. Copia Acta circunstanciada.

29 PÁG. 29 DE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para elaborar documentos administrativos. 2.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer la metodología para la elaboración y aprobación de documentación administrativa que necesiten las áreas del Poder Judicial con la finalidad de cumplir con lo solicitado por la normatividad aplicable. 3.- NORMAS DE OPERACIÓN Se entenderá documentación administrativa: Manual de organización, Manual de procedimientos, programas anuales de trabajo y documentos requeridos a las áreas del Poder Judicial. Los documentos administrativos solicitados deben de cumplir con las guías establecidas y aprobadas por el. Es responsabilidad de las áreas elaborar el proyecto inicial de los documentos administrativos. La Dirección de ía Interna debe: o Proporcionar asesoría para la elaboración de los documentos administrativos. o Revisar que los documentos cumplan con lo establecido en las guías aprobadas. o Corregir los documentos o solicitar sus modificaciones a las áreas correspondientes.(según aplique) o Revisar los documentos administrativos hasta que sean autorizados para su envío al para su aprobación. Una vez revisado y autorizado por la ía Interna se deben enviar al para su aprobación.

31 PÁG. 31 DE DESARROLLO SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 2 Jefe de Documentación 3 Jefe de área 4 Jefe de área 5 Jefe de Documentación Solicita documentos administrativos. Solicita documentos administrativos requeridos. Establece fechas y fases de revisión o elaboración. Los programas anuales de trabajo se solicitan en el mes de octubre. Envía formatos y guías en electrónico. Envía por correo electrónico los formatos para elaborar los documentos administrativos requeridos. Envía por correo electrónico las guías a cumplir en la elaboración de los documentos administrativos. Elabora proyecto de documento administrativo. Elabora el documento solicitado con apoyo del personal de su área. Solicita asesoría a la Dirección de ía. En caso de programas anuales de trabajo debe de considerar el programa anterior para validar el cumplimiento y retomar lo que no se cumplió para el siguiente año. Envía documento administrativo a revisión. Envía proyecto de Manual por correo electrónico o vía oficio a criterio del jefe de área. Verifica recepción del Manual. Esta al pendiente del documento. Recibe proyecto de documento administrativo. Revisa que corresponda con el documento solicitado. Valida que este elaborado en el formato solicitado. De no ser así se regresa al área para que lo envíe nuevamente en el formato establecido y DOCUMENTO DE TRABAJO Oficio Archivos electrónicos Proyecto de documento administrativo Proyecto de documento administrativo Proyecto de documento administrativo

32 PÁG. 32 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN se regresa al paso 3 de este procedimiento. DOCUMENTO DE TRABAJO Jefe de Documentación Jefe de Documentación Consejo de la Judicatura Analiza proyecto y en su caso modifica con el área que lo elaboró. Revisa que cumpla con lo establecido en la guía. Revisa que cumpla con lo establecido en las leyes y reglamentos aplicables. Se realizan las anotaciones en documento. Se informa al área de las modificaciones necesarias. Se trabaja directamente con el jefe de área. En caso necesario se realizan las modificaciones en el documento directamente y se informa al jefe de área de las modificaciones realizadas y se solicita su aprobación. Autoriza documento una vez modificado. Informa al área que el documento esta autorizado. Se informa vía telefónica o personalmente que el documento fue autorizado por la Dirección de ía Interna. Se informa que se enviará al Consejo de la Judicatura para su aprobación. Envía documentos administrativos al Consejo de la Judicatura para su aprobación. El Auxiliar de ía elabora oficio. Envía vía oficio los Manuales al Consejo de La Judicatura para su aprobación. Imprime 4 tantos del documento administrativo para su entrega al secretario e integrantes del. Recibe documentos administrativo revisados por ía Interna para su aprobación. Revisa los documentos según sesiones de Consejo establecidas. Valida los documentos recibidos. En caso de no autorizarlo se regresa al paso 6 Proyecto de documento administrativo Documento administrativo Documento administrativo Documento administrativo aprobado

33 PÁG. 33 DE 34 SEC. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Jefe de Documentación Jefe de Documentación Jefe de Documentación de este procedimiento. Informa de la autorización de los documentos administrativos vía oficio o telefónicamente al. Da instrucciones para enviar los documentos administrativos aprobados a las áreas. Recibe llamada u oficio anunciando la aprobación de los documentos. Da instrucciones para enviar los documentos a las áreas correspondientes y al área de acceso a la Información, según aplique. Envía a las áreas los documentos administrativos aprobados. Recibe indicación del informando que los documentos fueron aprobados. En caso de contar con oficio escanea y anexa imagen al final de cada documento, según aplique. Envía por correo electrónico el documento e informa que el mismo fue aprobado. Archiva los documentos en electrónico. Se guardan los documentos en carpeta electrónica por área. Guarda los archivos en.pdf para enviarlos al área de acceso a la información para que sean publicados en el Sitio Web, según aplique. Solicita subir archivos electrónicos al Sitio Web. Solicita vía oficio que sean publicados en el Sitio Web y envía archivos de los documentos aprobados en.pdf por correo electrónico para su publicación, según aplique. DOCUMENTO DE TRABAJO Documento administrativo Aprobado Documento administrativo Aprobado Documento administrativo Aprobado Documento administrativo Aprobado

34 PÁG. 34 DE EXPEDICIÓN En cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 101 fracción XII, 102 fracción II, 103 párrafo cuatro de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Querétaro; artículos 9 fracción I, 50 fracción I, 94 del Reglamento del del Poder Judicial, el Lic. Jorge Herrera Solorio, expide el presente manual de procedimientos para su debida difusión y observancia al interior del Poder Judicial del Estado de Querétaro, el día 5 de Septiembre del 2011 dos mil once. El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su autorización por el. La Dirección de ía Interna será la dependencia encargada de coordinar los trabajos de elaboración y modificación de los diversos manuales administrativos de las dependencias o unidades administrativas del Poder Judicial, debiendo conservar una copia de los documentos autorizados. ATENTAMENTE LIC. JORGE HERRERA SOLORIO MAGISTRADO PRESIDENTE DEL PLENO DEL T.S.J. Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA