1.1. 1.2. OBJETIVO DEL Realizar el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas sociales y ambientales, para presentar estados e informes contables, confiables y comprensibles para el control y la toma de decisiones. 1.3. ALCANCE DEL El procedimiento inicia con la recepción de las cuentas de cobro y facturas y termina con la consolidación y envío de la información financiera de la entidad a los entes de control. 2. GLOSARIO: AJUSTE: Asiento contable que se formula para modificar el saldo de dos o más cuentas que por alguna circunstancia no reflejan la realidad en un momento determinado. AMORTIZACION: Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo, la extinción gradual periódica en libros de una prima de seguros o de una prima sobre bonos. Una reducción al valor en libros de una partida de activo fijo; un término genérico para depreciación, agotamiento, baja en libros, o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada. AURIGA: Es el software contable que maneja el IDT para registrar ingresos, egresos, causaciones, inventarios, nomina para presentar los Estados Financieros. CONCILIACION: Estado contable que se formula en detalle o de modo condensado, con el objeto preciso de establecer y tomar en consideración las discrepancias que existen entre dos o más cuentas relacionadas entre sí, y que al parecer son contrarias o arrojan saldos diferentes. CONCILIACION DE LA CUENTA BANCARIA: Estado que muestra las diferencias entre el saldo de una cuenta llevada por un banco y la cuenta respectiva de acuerdo con los libros del cliente del mismo banco. Entre estas diferencias se encuentran los cheques pendientes y los depósitos en tránsito. DEPRECIACION: Es la pérdida o disminución en el valor material o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la propiedad porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados. Es un procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de manera sistemática y razonable, el costo de los activos fijos tangibles menos su valor de desecho (si lo tienen) entre la vida útil estimada de la unidad. Por tanto, la depreciación contable es un proceso de distribución y no de valuación.
ESTADOS FINANCIEROS: Son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios. FACTURA: Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, el nombre del comprador, del vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura y otros datos adicionales a la operación. GASTOS DIFERIDOS: Son los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, o mejorar la calidad o aceptación de un producto, por un período limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral. También se consideran gastos diferidos los activos intangibles que permitan la explotación de bienes del dominio público o la prestación de un servicio público concesionado. INGRESO: Son todos aquellos recursos que obtienen los individuos, sociedades o gobiernos por el uso de riqueza, trabajo humano, o cualquier otro motivo que incremente su patrimonio. En el caso del sector público, son los provenientes de los impuestos, derechos, productos, aprovechamientos, financiamientos internos y externos 3. CONDICIONES GENERALES Tener un aplicativo contable que cumpla con todas las especificaciones para poder registrar los hechos económicos. Todas las dependencias deben remitir la documentación respectiva con el lleno de los requisitos y en el tiempo requerido. Se debe disponer de personal competente para la ejecución del procedimiento.
4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT Todos los procesos Entidades Cuentas de cobro, Facturas, Nomina, Seguridad social, Cesantías, Aportes parafiscales, depreciaciones y amortizaciones, provisiones, legalizaciones, conciliaciones entre áreas. Valorizaciones y operaciones reciprocas., declaraciones tributarias Manejo y control contable Estados financieros, informes a los entes de control. Todos los procesos de la entidad Procedimientos: Creación de terceros, tesorería, presupuesto 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto
5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. PVA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD SALIDA Inicio P 1. Identificar los sociales ambientales del IDT, con informacion por todos los acuerdo P 2. Proyectar la preparación de P 3. Programar tesorería, nomina almacén e inventarios, ingreso SD entidades P 4. Programar y generar informes y entrega financieros informes 5. Recibir cuentas cobro, contratistas, nomina seguridad social legalización de Registro de Visto bueno en Nomina libro 6. Revisar y cuentas y Cuenta de cobro facturas A
PVA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD SALIDA Y ASISTENTE ADMINISTRATIVO A P 7. Analizar y cuentas de cobro facturas de contratistas Cuentas de analizadas 8. Entrega de 9. Revisar contable de la orden Visto bueno a orden de 10.Registrar y/o causar Reporte Orden de 11. Revisión de los libros auxiliares para la presentación Soportes para la declaraciones tributarias 12. Entregar formatos oficio a Acta de Giro las B
PVA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD PROFESIONAL DE CONTABILIDAD / ASISTENTE ADMINISTRATIVO SALIDA B 13. efectuar el del pago de la causación Acta de 14. y la Información por almacén e para generar el calculo ingreso 15. Informe 16. Conciliar de gastos e ingresos tiene la entidad con conciliación de cuenta 17. Registrar y verificar información C
PVA C PROFESIONAL DE CONTABIIDAD SALIDA 18. Diligenciar formularios para pago Formularios firmados 19. Generar certificados de ingresos Certificado Ingresos V 20. Verificar y análisar información para rendiciones de Informe Deudores V 21. Verificación De los ajustes al balance elaboración notas D
PVA D PROFESIONAL DE CONTABIIDAD SALIDA V 22. Verificar el Balance de para balance 23. Elaborar estados financieros y notas Reporte y notas a estados financieros V 24. Evaluar y indicadores GA-F02, F03 y Reporte de V 25. 1 de gestión (Auditoría 2 Acciones preventivas 3 desarrollar los de 4, socializar al formato GA-F02, F03 y Planes de Informes para revisión por Fin
6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Actividad No. 1: Identificar los hechos contable que hacen parte de las activiades economicas, sociales y ambientales que afectan la gestion contable del IDT Actividad No. 2: Progamar la consolidacion de la informacion tributaria de conformidad con las fechas establecidad,para la presentacion respectiva de las declaraciones triburatias Actividad No. 3: Se programa la actividad que contempla las difrentes conciliaciones, con el fin de realizar los cruces de informcion suminstrada con los registros contables Actividad No. 4: Se Analizan todas las operaciones transaccionales y no transaccionales, para determinar si existen o no saldos contrarios a la naturaleza contable de las cuentas. Actividad No. 5: El responsable del área de contabilidad recibe y firma el libro control de Registros de facturas, cuentas de cobro, Nomina y Seguridad Social, legalizaciones de viáticos y legalización de Gastos de caja menor, radicadas con sus documentos soportes de acuerdo la circular 007 del 22 de julio de 2013 por las áreas. Actividad No. 6: Revisa los documentos y requisitos para el pago, debidamente radicados en recepción del área de Corporativa dentro de las fechas establecidas, según la circular No. 07 del 22 de julio de 2013. DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA CONTRATISTAS: 1. Certificación de cumplimiento, expedida por el supervisor del contrato, en la cual se especifique el período de ejecución que se esté cobrando, formato que se descarga del aplicativo SISCO o sistema de información oficial de la Entidad. 2. Pago y liquidación de aportes de seguridad social (Salud, Pensión y ARL), del período ejecutado. 3. Certificación juramentada del contratista. 4. Si es un último pago se debe adjunto formato LO-F09 "Formato de devolución de bienes y cancelación de servicios".
DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA PROVEEDORES: 1. Certificación de cumplimiento, expedida por el supervisor del contrato, en la cual se especifique el período de ejecución que se esté cobrando, bien o servicio; formato que se descarga del aplicativo SISCO o sistema de información oficial de la Entidad. 2. Factura o cuenta de cobro, debidamente autorizada mediante resolución expedida por la DIAN, la cual no debe contener decimales en su liquidación. 3 Certificación de pago de aportes parafiscales correspondientes al mes del cobro. 4. Si es un último pago, Acta de Liquidación, suscrita entre el contratista y el ordenador del gasto, si lo establece el contrato. 5. Cuando sea el caso de factura por compra o suministro de bienes o elementos de consumo se deberá anexar el respectivo ingreso a Almacén. DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA SERVICIOS PUBLICOS: 1. Factura de servicios públicos respectivas 2. CDP y CRP correspondientes. 3. Consignación de intereses en mora (si aplica). En el caso de la nómina y seguridad social del IDT se hace revisión de la liquidación de la nómina y sus respectivas novedades Para el caso de la legalización de caja menor se verifica la integralidad de los soportes y el cálculo elaborado por el encargado de la caja menor. Para el caso de legalización de viáticos y gastos de viaje se verificara la resolución y los soportes correspondientes. Actividad No. 7: Si los documentos soportes mencionados en la actividad No. 3 no cumplen se realizara lo siguiente: 1. Si los documentos soportes para el pago presentan alguna inconsistencia o no se encuentran completos, se devuelve y se informa al supervisor por teléfono. 2. Si el supervisor no corrige o completa los documentos necesarios para el pago dentro de las siguientes 24 horas, estos se devuelven mediante radicado de correspondencia al área Corporativa, informándole las inconsistencias presentadas 3. Si el supervisor corrige los documentos, continúa con la contabilización contable.
4. Analizar, clasificar, codificar la transacción, liquidar y realizar las retenciones por impuestos, tasas y contribuciones conforme las normas vigentes y de acuerdo a lo ordenado por el Estatuto Tributario, diligenciando el formato de causación, registra la información en el aplicativo contable AURIGA y en LIMAY en SI Capital.. 5 En el caso de nómina se hace el registro de la causación de la nómina, con los descuentos correspondientes, registro de la causación de parafiscales, salud y pensión del empleador, registro de la causación de descuentos como libranzas, sindicatos y cesantías. Actividad No. 8: Entrega a tesorería los documentos de causación y soportes para registro en el libro de tesorería. Actividad No. 9: Revisar que las cuentas contables y valores trascritos por el tesorero en órdenes de pago, actas de giro y relación de autorización correspondan a las asignadas en el comprobante de causación Actividad No. 10: Registra la información en el aplicativo contable AURIGA del egreso, imprime y archiva el documento en la orden de pago y relación de autorización respectiva. Actividad No. 11: Revisa los libros auxiliares para la elaboración de las declaraciones tributarias y diligenciamiento de los formatos de declaraciones de retención en la fuente, estampillas e Ica Actividad No. 12: Se elabora el acta de giro y oficio para presentarlo al banco con cheque Actividad No. 13: Se Realiza el registro de la causación del pago de las retenciones, se imprime y se archiva con el acta de Giro Actividad No. 14: El área de contabilidad recibe en el penúltimo día hábil del mes en medio magnético la información de los inventarios de la entidad reportados por el almacén e inventarios, realiza el cruce de esta información con el sistema Auriga y genera la depreciación conforme a los movimientos de bienes (ingresos y salidas de bodega) conciliando las diferencias con el Almacén. Actividad No. 15: Al finalizar el mes, después de haber incorporado todo el movimiento contable como causación de prestación de servicios y proveedores con sus respectivas órdenes de pago, se genera el auxiliar de la cuenta 24, (Cuentas por Pagar) del aplicativo contable AURIGA y se comienza el análisis de los saldos, con base a la conciliación bancaria. Posterior a esto se elabora el acta de conciliación entre contabilidad y tesorería. Para el tema de nomina, de igual manera se genera los libros auxiliares, donde se verifican las cuentas por pagar de la nomina. Posterior se elabora el acta de conciliación entre contabilidad y talento humano.
Para la conciliación con Secretaria de acienda (operaciones de Enlace Inversión, Funcionamiento e Ingresos) se confronta el auxiliar de Predis con el de SD,s. Luego de verificar que hayan quedado contabilizadas todas las órdenes de pago, la nómina y los todos los ingresos. en los dos listados se comparan los saldos de las cuentas correspondientes a Inversión. Actividad No. 16: Trimestralmente contabilidad de la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario, realiza circularización, enviada por correo a todas las entidades de orden público con las que se haya tenido operaciones, con el fin de cruzar los saldos, durante una fecha determinada, cuando se presentan diferencias después de cruzar con los oficios de respuesta y los registros contables incorporados en el aplicativo AURIGA, se verifica y realizan los ajustes necesarios. Estos saldos se registran en un formato CGN-2005-002- OPERACIONES RECIPROCAS, suministrado por la TESORERIA DISTRITAL DE ACIENDA, donde se coloca, el código contable, el nombre de la subcuenta, el código de la entidad recíproca, el nombre de la entidad recíproca, los valores si son o no corrientes, estas cifras en miles de pesos. Actividad No. 17: 1. Se Digita esta información a una matriz establecida y entregada por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría de acienda, relacionando allí, el saldo anterior, los movimiento débitos y créditos y determinando así, el saldo final del balance de la entidad. 2. Una vez digitada esta información, el paso a seguir es verificar que la información digitada sea la correcta, cruzando nuevamente la información de la matriz versus la información del Balance General de Movimiento del mes generado por el aplicativo AURIGA. 3. Luego se copia la matriz en una hoja de Excel nueva, filtrando aquellas cuentas que tuvieron movimiento en el mes de cierre y se lleva a cabo su validación en el aplicativo destinado por parte de la Secretaria de acienda con el fin de determinar los posibles errores a que hayan lugar. 4. De existir errores, se informa al funcionario responsable de la cuenta para que efectúe el ajuste pertinente y subsanando los errores y validándose una vez más la matriz. 5. Se imprimen los estados financieros y se verifican cada uno de los informes que se Generar los informes financieros del trimestre según los formatos electrónicos CGN2005_001_SALDOS_Y _MOVIMIENTOS; CGN2005_002_SALDO_DE_OPERACIONES RECIPROCAS; DDC_2007_100, y documentos: Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, social y Ambiental y Estado de Cambios en el Patrimonio a SECRETARÍA DE ACIENDA DISTRITAL por validador, Bogotá Consolidad y por el CIP de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN y CONTROL INTERNO de la entidad para el reporte en a través de SIVICOF a la CONTRALORÍA DISTRITAL, según los plazos determinados en la circular de cada entidad.
6. Una vez firmados los estados financieros de la entidad, son remitidos con oficio a la Secretaria de acienda, a los entes de control y se publican en un lugar visible de la entidad para conocimiento de público. 7. Posteriormente se imprimen del aplicativo contable los libros auxiliares, libro diario, libro mayor y balance. 8. Por último se archivan los libros contables y demás documentos que soportan las operaciones y hechos económicos que la entidad presento en el mes de cierre cumpliendo con los requisitos mínimos de archivo establecidos por las normas vigentes. Actividad No. 18: El profesional genera el libro auxiliar de la cuenta de impuestos del sistema AURIGA y hace la revisión de los descuentos tributarios de retención en la fuente, Estampillas y descuentos de industrita y comercio; con esta información se diligencia los formatos establecidos para cada impuesto en las fechas establecidas para ser entregados a tesorería para pago. A su vez, remite mediante medio magnético la información de los impuestos a la Contraloría Distrital de Bogotá D.C y a la Unidad de Determinación de la Subdirección de Impuestos a la Producción y Consumo. Actividad No. 19: Luego del cierre contable anual el Profesional o Técnico de apoyo genera los certificados de ingresos o retenciones del sistema AURIGA a cada contratista y empresa, dichos documento es entregados de acuerdo a las fechas establecidas por la DIAN. Actividad No. 20: Analizar la información financiera para rendición del informe en el formato Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME, Para conocer su situación o la de algún caso en particular frente al BDME, primero debe registrarse en el link "Consultas al Boletín de deudores morosos del Estado", para definir una clave de acceso. Una vez registrado podrá efectuar las consultas, digitando el número de identificación que requiere investigar. El resultado muestra dos secciones, una referente a cualquier deuda morosa (Ley 901 de 2004) y otra relacionada con el incumplimiento de acuerdos de pago (Ley1066 de 2006). En el evento de figurar en el BDME, seleccione adicionalmente el link "Guía del deudor moroso", digitando el código de la entidad que lo reportó, el cual se encuentra a continuación del nombre de la entidad pública (Entidad reportante), en el resultado de la consulta. En esa sección podrá establecer los datos de contacto para solucionar su situación. Teniendo en cuenta que las Entidades Contables Públicas que están incluidas en el ámbito de aplicación de la Resolución 354 de 2007 de la CGN tienen como obligación el reporte del Boletín de deudores morosos del Estado, se informa que las herramientas y los instructivos necesarios para ello se encuentran en la pagina Web www.chip.gov.co en la sección Información de la Categoría / Archivos de ayuda BDME.
Actividad No. 21: 1.verificar el registro de la amortización de los gastos pagados por anticipado y ajustes al peso a los pagos en las declaraciones tributarias y parafiscales 2. Los Gastos diferidos se amortizan mensualmente, mediante comprobante de diario, se manejan cuadros adjuntos en Excel. 3. Se Revisan documentos y se procede a realizar el registro contable en el aplicativo - AURIGA mediante Comprobante de Diario. Actividad No. 22: 1. Una vez registradas todas las operaciones transaccionales y no transaccionales en el aplicativo contable, se genera un balance de prueba o de movimiento del mes con corte al mes objeto del cierre y se imprime, esto con el fin de determinar si existen saldos contrarios a la naturaleza contable de las cuentas haciendo una observación detallada en cada saldo y señalando aquellas inconsistencias para luego ajustar. 2. De existir saldos contrarios a la naturaleza de las cuentas, se efectúan las correcciones del caso y así subsanar los errores evidenciados. 3. Posteriormente se genera nuevamente Balance General del movimiento del mes en el aplicativo contable y se imprime. Actividad No. 23: Una vez analizada la información soporte se elabora los siguientes estados financieros: 1. Balance general. 2. Estado actividad económica y social 3. Estado de composición patrimonial 4. Notas a los estados financieros de carácter específicos y general. Actividad No. 24: A solicitud del proceso Jurídico se Evalúan y revisan los indicadores financieros del proceso respectivo de subasta, menor cuantía y licitaciones Actividad No. 25: 1 Autoevaluación de la gestión (Auditoría interna). 2 Acciones preventivas y correctivas. 3 desarrollar los planes de mejoramiento de auditorías. 4 Con la participación de los líderes de procesos divulgarán las modificaciones y actualizaciones que sufran los formatos
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Teniendo en cuenta la circular 07 del 22 de julio de 2013, para dar tramite a cuentas o facturas, estas deben contener los documentos soportes respectivos. Todas las cuentas de cobro y facturas por compra o suministro de bienes deben estar autorizadas por el supervisor y visto bueno de almacén, para iniciar el trámite de pago. Plan de sostenibilidad contable para la vigencia de la entidad. Plan de cuentas de la contaduría general de la nación. 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME Inserte tantas filas sea necesario ACTIVIDAD 6. Revisar y confirmar cuentas y anexos 9. Revisar información contable de la orden de pago 14. Recepcionar y verificar la Información reportada por almacén e inventarios, para generar el calculo de depreciación PRODUCTO Y/O SERVICIO Que los anexos lleguen sin el lleno de requisitos o con inconsistencias. Que haya coincidencia en las cuentas contables y cálculo de los registros. Que los elementos estén mal identificados. Que en la depreciación exista inconsistencia en los cálculos. CRITERIO DE ACEPTACIÓN Que el documento sea idóneo Que los registros de los documentos y orden de pago sean los correctos. Que los ingresos de elementos a almacén se encuentren bien registrados. CORRECCIÓN Requerimiento y devolución del documento. Devolución de documentos al procedimiento previo Realizar el registro correcto de los elementos en el almacén Verificación de la herramienta de cálculo para la depreciación REGISTRO Registro en la trazabilidad del mismo. Registro en la trazabilidad del mismo. Informe de depreciación acumulada de propiedad planta y equipo
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS Procedimiento de Actualización, creación o modificación de terceros FI-P03 V01 FI-I03 Instructivo de Notas a los Estados Financieros V.01 (2013-08-16) 10. NORMATIVA ASOCIADA Ver Normograma 11. RECURSOS Inmobiliario oficina Aplicativo contable AURIGA 7.5 Personal especializado en el área contable Página web del Instituto Distrital de Turismo Sistema Integrado de Gestión -SIG- Aplicativo de Gestión Documental -CORDIS- Intranet
CONTROL DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECA María Judith Borda Chocontá Profesional Especializado Contabilidad Paola Zúñiga González Contratista Contabilidad Guillermo Ramírez Soto Contratista Contabilidad Carmen Elena Martínez García Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario 19-05-2015 Ing. Sergio Danilo Vargas Planeación y Sistemas Ing. Eduardo Navarro Tellez. Contratista Planeación y Sistemas Carlos Alfonso Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección - SIG