PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 12.12.2016 1 de 6
PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA I. OBJETVO Definir los criterios para mantener al día los saldos de cuentas bancarias respecto a los depósitos y abonos versus cargos de cheques cobrados, girados y no cobrados. II. ALCANCE Aplica a las cuentas corrientes que administra el departamento de administración y finanzas de la Corporación Municipal de Lo Prado. III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO Cartola: Documento emitido por un banco donde entrega el detalle de los movimientos realizados en una cta. cte. Conciliación Bancaria: Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta corriente contra la cartola emitida por el banco. Archivo de Registros: Se deben mantener las colillas de depósitos bancarios, archivadas con las cartolas bancarias correspondientes al mes de ejercicio. Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 12.12.2016 2 de 6
IV. DIAGRAMA DE FLUJO Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 12.12.2016 3 de 6
Procedimiento de Conciliación Bancaria CMLP 1 Entrada Actividad Responsable Autorizaciones de Pago Autorizaciones de pago Contabilidad periódicamente envía Autorizaciones de pago de proveedores, fondos por rendir, pago servicios básicos, cajas chicas, etc. Estas deben contener firmas de Jefe Finanzas y DAF aprobando la emisión del pago, adjuntando respaldos correspondientes al pago (facturas, boletas cuentas agua, electricidad, etc). Contable Saud/ Educación Las autorizaciones de pago honorarios deben ingresar a tesorería al menos con 1 día de anticipación, para la generación de cheques. Contable Las autorizaciones de pago de proveedores, cajas chicas y fondos por rendir deben ingresar a tesorería con 2 días de anticipación como mínimo, para la generación de cheques. Contable Sistema Contable Se recepcionan autorizaciones, y se ingresa a sistema contable, debe ingresar número de autorización de pago, para emitir el cheque correspondiente, según cta. Cte. indicada Cheque Una vez impresos los cheques, son entregados a tesorero para su ingreso en planilla de control de cheques, para su control correlativo y control de cheques girados por cada cuenta corriente ( registrando número de ingreso, numero de cheque, valor, indicando fecha de cobro pendiente), se da V B y se entrega a Se saca firma de DAF a Secretario General, Directora de Salud y Director Control Luego se archivan cheques, para su posterior pago a proveedor, caja chica o fondo por rendir 2 Fase Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 12.12.2016 4 de 6
Procedimiento de Conciliación Bancaria CMLP 2 Entrada Actividad Responsable 2 Cuando es pago de honorario, el Director de Cada Consultorio retira los cheques y timbra y firma cheque en egreso Registro conciliación Diaria Finalmente se realiza conciliación diaria en cada Cta. Cte., revisando los cheques cobrados haciendo la rebaja correspondiente en planilla de control de pago de cheques por cta cte. Y se archivan las colillas de depósitos mensuales con las cartolas bancarias correspondientes al mes de ejercicio. Informe Mensual Conciliación Se genera un informe mensual de conciliación por Cta. Cte. el cual se envía a DAF para informar disponibilidad de recursos disponibles. Informe Mensual Conciliación Cuando no se respeten los plazos definidos de entrega de autorizaciones de pago, debe registra este incumplimiento como Producto No Conforme en planilla de control de producto no conforme, así como cheques con errores y nulos Fin Fase Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 12.12.2016 5 de 6
V. CONTROL DE MODIFICACIÓN VERSION ITEM FECHA MODIFICACION 00 Todos 02.11.2011 Elaboración del procedimiento 01 Todos 01.12.2014 Estandarización Diseño Organizacional 02 Todos 16.01.2015 Estandarización y revisión flujos y actividades. I y II Se mejora redacción de objetivo y alcance 03 III Se agregan criterios de aplicación de procedimiento IV 14.12.2015 Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma, V Se implementa control de modificaciones por cada documento 04 IV 12.12.2016 Se aumenta tamaño de letra de diagrama de flujo y se actualiza logo Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Adm. y Finanzas Versión: 04 Aprobación: 12.12.2016 6 de 6