Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA TECERA REGION DE DEFENSA CIVIL AREQUIPA 1
ESQUEMA DE CONTENIDO I. Función General 3 II. Funciones Específicas 3 III. Organigrama Estructural 5 IV. Cuadro para Asignación de Personal 6 V. Hoja de Especificaciones de Funciones 8 2
I. Función General (Art. 75 del ROF) Las Direcciones Regionales de Defensa Civil son órganos desconcentrados del INDECI que dirigen y supervisan las acciones de Defensa Civil dentro de su jurisdicción. II. Funciones Específicas (Art. 76 del ROF) a. Ejercer la representación del Jefe del INDECI en el ámbito geográfico de su jurisdicción; b. Coordinar, ejecutar, evaluar y controlar los aspectos técnico-operativos de evaluación de daños y de riesgos, de planificación y control presupuestal, de aspectos de educación a la población y de capacitación al personal del SINADECI. Así mismo, vela por los aspectos logísticos de distribución, almacenamiento, movilización de recursos de todo orden y comunicación permanente en las acciones de Defensa Civil; c. Planear, ejecutar y supervisar las operaciones destinadas a la atención de las emergencias que se presenten en el ámbito geográfico de su jurisdicción; d. Ejecutar y supervisar en coordinación con la Dirección Nacional de Educación y Capacitación los programas y actividades educativas que se realicen con el fin de crear y/o promover en la población nacional una cultura de prevención de Defensa Civil que se ejecuten dentro de su área de jurisdicción; e. Promover y orientar la participación activa de los representantes regionales de los miembros del Consejo Consultivo Científico Tecnológico, a fin de obtener el apoyo adecuado que coadyuve a la solución técnica de los problemas relacionados con la Defensa Civil, que se presenten en su jurisdicción; f. Asesorar a los Presidentes de los comités regionales, provinciales, distritales y oficinas sectoriales de Defensa Civil y a sus miembros integrantes en asuntos de Defensa Civil; g. Hacer cumplir las disposiciones impartidas por la Alta Dirección del INDECI así como de las Direcciones Nacionales en cuanto al cumplimiento de las normas y procedimientos de carácter técnico-administrativo y la ejecución de los planes de operaciones para la atención oportuna de las emergencias que se presenten en el ámbito geográfico de su jurisdicción; h. En coordinación con la Dirección Nacional de Educación y Capacitación, Dirección Nacional de Operaciones y otros organismos pertinentes, participar en las fases de planeamiento, organización y ejecución de los simulacros que se realicen dentro de su jurisdicción; i. En coordinación con la Dirección Nacional de Prevención, coordinar, ejecutar y supervisar las Inspecciones Técnicas de Seguridad dentro de su ámbito de jurisdicción; j. En coordinación con la Dirección Nacional de Prevención mantener actualizado un registro de inspectores y profesionales de seguridad; k. Orientar y supervisar a las secretarías técnicas de los comités regionales de Defensa Civil del ámbito geográfico de su jurisdicción instancia las impugnaciones contra sus resoluciones; 3
l. Participar en la formulación de la estructura programática y del presupuesto del INDECI, en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto; m. En coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto, mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil; n. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI 4
III. Organigrama Estructural JEFATURA SUB-JEFATURA DIRECCIÓN REGIONAL Unidad de Administració Unidad de Operaciones Unidad de Logística Unidad de Prevención U de Educación e Imagen Instituc 5
IV.- Cuadro para Asignación de Personal (R.S. N 241-2003-PCM) 6 SITUACION DEL CARGO Nº De CARGOS CODIGO CARGOS TOTAL Bonificación Presupuestado Sin Orden CLASIFICADOS ESTRUCTURALES NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto TERCERA DIRECCION REGIONAL DE DEFENSA CIVIL DIRECTOR REGIONAL DIRECTOR REGIONAL 230 SECRETARIA V T5-05-675-5 1 1 UNIDAD DE ADMINISTRACION 231 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D3-05-295-1 1 1 232 CONTADOR II P4-05-225-2 1 1 233 TECNICO ADMINISTRATIVO III T5-05-707-3 1 1 234 TECNICO ADMINISTRATIVO II T4-05-707-2 1 1 UNIDAD DE OPERACIONES 235 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D3-05-295-1 1 1 236 ESPECIALISTA EN PROMOCION SOCIAL III P5-55-375-3 1 1 237 INGENIERO II P4-35-435-3 1 1 238 TECNICO ADMINISTRATIVO III T5-05-707-3 1 1 239 OPERADOR EQUIPO ELECTRONICO II T3-10-570-2 1 1 240 OPERADOR EQUIPO ELECTRONICO II T3-10-570-2 1 1 UNIDAD DE LOGISTICA 241 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D3-05-295-1 1 1 242 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II P4-05-338-2 1 1 243 TECNICO ADMINISTRATIVO III T5-05-707-3 1 1 244 TECNICO ADMINISTRATIVO III T5-05-707-3 1 1 245 CHOFER III T4-60-245-3 1 1 246 CHOFER III T4-60-245-3 1 1 UNIDAD DE PREVENCION 247 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D3-05-295-1 1 1
248 INGENIERO IV P6-35-435-4 1 1 249 INGENIERO IV P6-35-435-4 1 1 250 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I P3-05-338-1 1 1 251 TECNICO ADMINISTRATIVO III T5-05-707-3 1 1 UNIDAD DE EDUCACION E IMAGEN INSTITUCIONAL 252 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D3-05-295-1 1 1 253 ESPECIALISTA EN CAPACITACION IV P6-25-345-4 1 1 254 RELACIONSTA PUBLICO III P5-10-665-3 1 1 255 RELACIONSTA PUBLICO I P3-10-665-1 1 1 256 AUXILIAR DE PUBLICACIONES I A1-10-155-1 1 1 27 22 5 7
V.- HOJAS DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES DIRECTOR REGIONAL CARGO ESTRUCTURAL Director Regional de la Tercera Región de Defensa Civil. Representar al Jefe del INDECI en todos los actos públicos y privados dentro de su ámbito de jurisdicción. Planear, ejecutar y supervisar, dentro de su ámbito de jurisdicción y en coordinación con las respectivas Direcciones Nacionales, la ejecución de actividades y proyectos de prevención y atención de desastres. Impulsar la conformación, implementación y funcionamiento de los Comités Regionales, Provinciales y Distritales de Defensa Civil del ámbito de su jurisdicción. Apoyar y asesorar a los Comités Regionales y Locales de Defensa Civil en el cumplimiento de la doctrina, políticas, objetivos, normas, estrategias, planes y programas de prevención y atención de desastres emitidas por la Alta Dirección y las Direcciones Nacionales del INDECI. Promover y asesorar en la formulación de los Planes Regionales y Locales de Prevención y Atención de Desastres, así como en los Planes Regionales y Locales de Operaciones de Emergencias y de Contingencias. Formular y/o proponer a la Jefatura del INDECI normas técnicas y administrativas que orienten y regulen las actividades de prevención y atención de desastres, de conformidad a las características y realidades propias de su ámbito geográfico. Promover y orientar la participación activa de los representantes regionales de los miembros del Consejo Consultivo Científico-Tecnológico, a fin de obtener el apoyo adecuado que coadyuve a la solución técnica de los problemas relacionados con la Defensa Civil, que se presenten en su jurisdicción. Promover la participación activa de todas las personas naturales y jurídicas, instituciones y demás organizaciones de su Región en la Defensa Civil. Promover y orientar la ejecución, por parte de las Oficinas de Defensa Civil, de programas y actividades educativas, así como de simulacros y simulaciones, apoyando y asesorando en su planificación, organización, ejecución y evaluación. Administrar las Inspecciones Técnicas de Seguridad de Defensa Civil en sus respectivos ámbitos de jurisdicción, conforme a la normatividad vigente. Asesorar y apoyar a los Comités de Defensa Civil en los aspectos técnico operativos de evaluación de daños, estimación de riesgos, establecimiento y funcionamiento de sistemas de alerta temprana, educación a la población y capacitación al personal del SINADECI. 8
Apoyar las operaciones destinadas a la atención de emergencias y desastres que se presenten, promoviendo la participación de la población. Administrar los almacenes del INDECI y supervisar la administración de los bienes para la atención de emergencias y desastres entregados en custodia bajo convenios a las autoridades regionales y locales de Defensa Civil y depositados en los almacenes adelantados. Proporcionar a través de los Comités Locales de Defensa Civil asistencia de techo, abrigo y alimentación a la población damnificada y/o afectada por desastres. Participar en Comisiones y/o Comités de Trabajo que estime conveniente la Alta Dirección, a fin de tratar y/o desarrollar asuntos específicos del Sistema Nacional de Defensa Civil en su Región. Dar cumplimiento, según les corresponda, a las normas, procedimientos y plazos de los Sistemas Nacionales Administrativos, de conformidad a las directivas internas establecidas por los órganos de asesoramiento y apoyo del INDECI. Promover campañas de difusión a fin de mantener informada a la opinión pública de su jurisdicción de los fines, objetivos y políticas del INDECI y del SINADECI. Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la actualización del Plan Nacional de Defensa Civil en los aspectos vinculados a su ámbito de jurisdicción. Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en los aspectos vinculados a su ámbito de jurisdicción.. Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la propuesta de Estructura Programática, Actividades, Proyectos, Componentes y Metas en aspectos vinculados a su ámbito de jurisdicción a ser considerados en el presupuesto institucional. Coordinar, supervisar y evaluar las acciones de prevención y atención de desastres y de gestión administrativa que realicen las Direcciones de Defensa Civil que operan en su ámbito de jurisdicción.. Expedir las resoluciones directorales que son materia de su competencia, y resolver en primera instancia las impugnaciones que se presenten contra ellas. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Proponer a la Alta Dirección el Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional y de las Direcciones de Defensa Civil que se encuentran dentro de su ámbito de jurisdicción, de acuerdo a las políticas y objetivos Institucionales. Mantener informado a la Alta Dirección sobre la situación administrativa y financiera de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil de su jurisdicción. Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. 9
Depende de la Alta Dirección. Mantiene relación técnico-funcional con las Direcciones Nacionales y órganos de asesoramiento y apoyo. Tiene mando directo sobre las Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional de su jurisdicción. Tiene mando directo sobre las Unidades de Administración, de Operaciones, de Logística, de Prevención, y de Educación e Imagen Institucional de la Tercera Región. Oficial Superior de las Fuerzas Armadas en situación de actividad o retiro, o profesional universitario titulado y colegiado en la especialidad de Ingeniería, Arquitectura, Administración, Economía u otros afines. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Amplia experiencia, mínimo 15 años en labores de la especialidad profesional. 10
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES SECRETARIA V CARGO ESTRUCTURAL Secretaria Ejecutiva N de Orden: 230 Código: T5-05-675-5 Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por la Dirección Regional. Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en la Dirección Regional, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario de la Dirección Regional. Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional de la Dirección Regional. Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional de la Dirección Regional. Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información de la Dirección Regional. Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a la Dirección Regional. Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la Dirección Regional. Otras funciones que le asigne el Director Regional. Depende del Director Regional de la Tercera Región de Defensa Civil. Título de Secretaria Ejecutiva de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. 11
Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo10 años. CARGO ESTRUCTURAL HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I Jefe de la Unidad de Administración N de Orden: 231 Código: D3-05-295-1 Planificar, dirigir y supervisar las actividades administrativas de la Dirección Regional relacionadas con los Sistemas de Planeamiento, Presupuesto, Personal, Contabilidad y Tesorería, en el ámbito de la Dirección Regional. Formular y proponer políticas de trabajo, normas y directivas administrativas en el ámbito de la Dirección Regional. Apoyar a la Dirección Regional en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional, en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional, y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elabo ración del Presupuesto Anual de la Dirección Regional y de las Direcciones de Defensa Civil que se encuentran dentro del ámbito regional. Ejecutar y supervisar las acciones de personal de la Dirección Regional y de las Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional.. Planificar, supervisar y evaluar la ejecución de los recursos financieros asignados por toda fuente de financiamiento a la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Ejecutar y supervisar las acciones de contabilidad y tesorería de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Proponer e integrar Comisiones de Trabajo que determine la Dirección Regional. Asesorar al Director Regional en el ámbito de su competencia. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional Otras funciones que le asigne el Director Regional. Depende del Director Regional de la Tercera Región de Defensa Civil. Mantiene relación técnico-funcional con la Oficina de Planificación y Presupuesto y Oficina de Administración. 12
Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad de Administración. Titulo profesional universitario de Contador, Licenciado en Administración o Economista. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 8 años en labores de su especialidad profesional. 13
CARGO ESTRUCTURAL Contador HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES CONTADOR II 14 N de Orden: 232 Código: P4-05-225-2 Elaborar, consolidar y registrar los Libros Contables y Auxiliares de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Efectuar la fiscalización del control previo a la documentación programada de egresos. Mantener actualizada la posición bancaria de los fondos asignados a la Dirección Regional, y efectuar mensualmente las respectivas conciliaciones bancarias. Efectuar los pagos a los proveedores de la Dirección Regional. Efectuar las transferencias de fondos asignados a las Direcciones de Defensa Civil de la Región. Supervisar y controlar la documentación relativa a los saldos presupuestarias por Genéricas y Especificas del Gasto. Evaluar y procesar la rendición de cuentas de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional, y remitir informe mensual a la Oficina de Administración, de los recursos recibidos por toda fuente de financiamiento. Mantener informado a su jefe inmediato de los saldos de las remesas mensuales por toda fuente de financiamiento, considerando las diferentes metas y partidas. Participar en la formulación de procedimientos para la presentación correcta y oportuna de documentos de egresos y de las rendiciones de cuenta. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Administración o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Administración. Titulo profesional universitario de Contador Público o Licenciado en Administración. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de competencia. Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional.
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 233 Código: T5-05-707-3 Técnico Administrativo Recepcionar, registrar, distribuir y archivar los documentos que ingresan a la Unidad de Administración. Tomar dictados, redactar y elaborar documentos a través del sistema de cómputo. Controlar la existencia y coordinar la distribución de útiles de la Unidad. Realizar el seguimiento de los documentos internos como externos para su agilización. Proporcionar información sobre el movimiento documentario de la Unidad. Coordinar con los entes responsables del mantenimiento y acondicionamiento de los ambientes que conforman la Unidad de Administración. Llevar el archivo de la documentación clasificada. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Administración o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Administración. Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con el área. Capacitación técnica en el ámbito de competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de la especialidad. 15
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO II CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 234 Código: T4-05-707-2 Técnico Administrativo Consolidar las rendiciones de cuenta de las Unidades de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Distribuir notas de observación e informes inherentes a las rendiciones de cuenta. Recibir de los responsables de las Unidades de la Dirección Regional y de las Direcciones de Defensa Civil las subsanaciones de las rendiciones de cuenta en cumplimiento con las normas legales vigentes. Orientar y apoyar en las rendiciones de cuentas a las Unidades de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil. Participar en la formulación de procedimientos para mejorar la presentación oportuna y correcta de los anticipos concedidos. Otras funciones que le asigne el Jefe de Unidad de Administración o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Administración. Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con el área. Capacitación técnica en el ámbito de competencia. Experiencia mínima de 2 años en labores de la especialidad. 16
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I N de Orden: 235 Código: D3-05-295-1 CARGO ESTRUCTURAL Jefe de la Unidad de Operaciones Planificar, normar, coordinar, controlar y evaluar las operaciones orientadas a la atención de emergencias y a la recuperación provisional de los servicios públicos esenciales de las zonas afectadas por desastres naturales y/o tecnológicos a nivel regional. Estudiar y aprobar los planes y directivas que coadyuven a la administración de las emergencias que se produzcan en el ámbito regional. Proponer o integrar Comisiones de Evaluación de Riesgos y de Daños ante peligros inminentes o en casos de emergencia dentro del ámbito regional. Emitir informes técnicos a la Dirección Regional referente a las emergencias producidas para una oportuna y adecuada toma de decisiones. Coordinar, evaluar y recomendar las operaciones técnicas de atención de emergencias y movilización de recursos en caso de producirse un desastre dentro del ámbito regional. Priorizar y proponer a la Dirección Regional proyectos de reconstrucción en zonas pobladas afectadas por desastres dentro del ámbito regional. Apoyar a la Dirección Regional en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional, y Direcciones de defensa Civil del ámbito regional en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elaboración del Presupuesto Anual de la Dirección Regional y de las Direcciones de Defensa Civil que se encuentran dentro del ámbito regional. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Otras funciones que le asigne el Director Regional. 17
Depende del Director Regional de la Tercera Región de Defensa Civil. Mantiene relación técnico-funcional con la Dirección Nacional de Operaciones. Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad de Operaciones. Título profesional en la especialidad de Ingeniería o Arquitectura. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 8 años en labores de su especialidad profesional. 18
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ESPECIALISTA EN PROMOCIÓN SOCIAL III CARGO ESTRUCTURAL Promotor Social N de Orden:236 Código: P5-55-375-3 Planificar y supervisar las acciones de asistencia y protección de la población regional vulnerable a desastres naturales y/o antrópicos. Supervisar, coordinar y evaluar acciones de organización y promoción social, que coadyuven a mejorar en el ámbito regional la capacidad de respuesta regional, provincial y local. Formular y/o supervisar la elaboración de documentos técnicos normativos que posibiliten la participación de los diferentes sectores de la sociedad del ámbito regional. Formular y ejecutar programas de bienestar social dentro de la comunidad afectada por desastres en el ámbito regional. Supervisar y coordinar las acciones de preparación de los organismos e instituciones regionales, fomentando el desarrollo autosostenido de la Defensa Civil. Promover la inscripción y registro de entidades y organizaciones sociales del ámbito regional, así como el tipo de ayuda que prestan y lugares donde desarrollan sus actividades. Evaluar el censo de la población damnificada, mediante la interpretación de las evaluaciones de daños y análisis de necesidades, con la finalidad de disponer de una estadística regional confiable para la administración de desastres. Elaborar programas que permitan el fortalecimiento de la capacidad humana e institucional en el ámbito regional. Otras funciones que le asigne el Jefe de Unidad de Operaciones o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Operaciones. Titulo profesional universitario en Sociología o Antropología. Colegiatura profesional. Estudios de especialización relacionados con el ámbito de competencia. Experiencia mínima de 4 años en labores de su especialidad profesional. 19
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES INGENIERO II N de Orden: 237 Código: P4-35-435-2 CARGO ESTRUCTURAL Ingeniero de Operaciones Recopilar, analizar, centralizar y procesar la información estadística sobre desastres ocurridos en la Región. Consolidar y elaborar el Informe de ocurrencias presentadas en el ámbito regional. Centralizar y procesar la información de evaluación de daños y análisis de necesidades del ámbito regional. Coordinar, orientar y supervisar la instalación de los Comités Regionales,, Provinciales y Distritales de Defensa Civil, así como de las Oficinas de Defensa Civil en lasinstituciones. Elaborar los documentos de gestión de la Unidad de Operaciones. Recepcionar y tramitar la documentación recibida a las instancias correspondientes. Otras funciones que le asigne el Jefe de Unidad de Operaciones o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Operaciones. Título profesional de Ingeniero Civil. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 4 años en labores de su especialidad profesional. 20
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 238 Código: T5-05-707-3 Asistente de la Unidad de Operaciones Apoyar en la elaboración de los planes de operaciones de emergencia en el ámbito regional para hacer frente a desastres naturales y antrópicos. Organizar a la población regional en las operaciones de respuesta ante desastres de origen natural y/o antrópico. Organizar en el ámbito regional los Centros de Operaciones de Emergencia Regional, Provincial y Distrital, y mantener la información cartográfica actualizada y recursos necesarios para su empleo. Capacitar y entrenar a las autoridades de los Comités de Defensa Civil del ámbito regional, para optimizar la respuesta en la atención de emergencias. Analizar y evaluar las diferentes emergencias que se presenten en el ámbito regional, así como el requerimiento de asistencia para superar situaciones de emergencia, y la ubicación de áreas predeterminadas para la instalación de albergues. Apoyar en la organización de simulacros organizados en el ámbito regional. Otras funciones que le asigne el Jefe de Unidad de Operaciones o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Operaciones. Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con el área. Capacitación técnica en el ámbito de competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de la especialidad. 21
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES CARGO ESTRUCTURAL Radio Operador Vigilante OPERADOR DE EQUIPO ELECTRONICO II N de Orden: 239 / 240 Código: T3-10-570-2 Coordinar, confirmar y transmitir la información de los eventos ocurridos en el ámbito regional. Supervisar y controlar el funcionamiento, mantenimiento y conservación de los equipos electrónicos de la Dirección Regional. Operar los equipos de telecomunicaciones de la Dirección Regional. Elaborar informes técnicos, proyectos de mejoras y ampliaciones de los equipos de telecomunicaciones. Elaborar los turnos del personal de servicio para la operación de los equipos y supervisar la ejecución de las actividades. Mantener actualizado el directorio del personal de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil, así como de las entidades privadas y públicas del ámbito regional vinculadas a las situaciones de emergencia. Resguardar las instalaciones de la Dirección Regional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Operaciones o el Director Regional. Depende directamente del Jefe de la Unidad de Operaciones. Instrucción secundaria completa. Capacitación en electrónica. Amplia experiencia en labores de la especialidad. 22
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I N de Orden: 241 Código: D3-05-295-1 CARGO ESTRUCTURAL Jefe de la Unidad de Logística Planear, organizar, controlar y evaluar la administración de los bienes y servicios del INDECI a nivel regional. Dirigir, coordinar y dictar normas técnicas en el ámbito regional referentes al Sistema de Abastecimiento, velando por el estricto cumplimiento de la normatividad vigente. Administrar y controlar los bienes patrimoniales de la Dirección Regional y las Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Efectuar en el ámbito regional, cuando se le requiera, los procesos de selección y contratación de bienes y servicios necesarios para la atención de emergencias. Dirigir y controlar la administración de la recepción y/o entrega en el ámbito regional de los materiales remitidos de la sede central del INDECI. Planear, dirigir y supervisar el transporte de recursos logísticos a nivel regional. Coordinar con la Unidad de Operaciones la atención inmediata de las zonas afectadas por desastres Coordinar con las Unidades de Prevención y de Operaciones de la Dirección Regional la fijación de niveles mínimos de stocks necesarios para la atención de emergencias a nivel regional. Apoyar a la Dirección Regional en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional, en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional, y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elaboración del Presupuesto Anual de la Dirección Regional y de las Direcciones de Defensa Civil que se encuentran dentro del ámbito regional. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional Otras funciones que le asigne el Director Regional. 23
Depende del Director Regional de la Tercera Región de Defensa Civil. Mantiene relación técnico-funcional con la Dirección Nacional de Logística Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad de Logística. Título profesional en la especialidad de Administración, Economía o Ingeniería Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 8 años en labores de su especialidad profesional. 24
CARGO ESTRUCTURAL Especialista en Logística HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II N de Orden: 242 Código: P4-05-338-2 Planear, organizar, controlar y evaluar la administración de los bienes y servicios del INDECI a nivel regional. Administrar y controlar los bienes patrimoniales de la Dirección Regional. Dirigir y controlar la administración de la recepción y/o entrega de los materiales remitidos desde la sede central del INDECI. Dirigir, coordinar y dictar técnicas referentes al sistema administrativo de su competencia, velando por el estricto cumplimiento de la normatividad vigente. Planear, dirigir y supervisar el transporte de recursos logísticos a nivel regional. Disponer en situaciones de desastre local o emergencia a nivel regional la atención inmediata de las zonas afectadas de acuerdo a las disposiciones del Director Regional. En coordinación con las Unidades de Prevención y de Operaciones de la Dirección Regional establecer anualmente los niveles mínimos de stocks necesarios para la atención de emergencias a nivel regional. Otras funciones que le asigne el Jefe de Unidad de Logística o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Logística. Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el área. Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional. 25
CARGO ESTRUCTURAL Almacenero HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES TECNICO ADMINISTRATIVO III N de Orden: 243 Código: T5-05-707-3 Administrar y cautelar las existencias de los almacenes ubicados en el ámbito regional. Participar en la suscripción de convenios con los Gobiernos Locales del ámbito regional por bienes otorgados en calidad de cesión en uso. Llevar el registro y control de bienes del activo fijo que hayan sido otorgados en calidad de cesión en uso a entidades públicas y/o privadas y personas naturales del ámbito regional por estados de emergencia. Llevar el archivo de Convenios suscritos en el ámbito regional por bienes cedidos en calidad de cesión en uso. Efectuar el seguimiento y gestiones administrativas necesarias para la recuperación de los bienes dados en calidad de cesión en uso dentro del ámbito regional. Llevar el archivo de pecosas de salida de bienes del activo fijo que se encuentren en calidad de cesión en uso, donde se consignará la fecha de devolución, informando trimestralmente al Jefe de la Unidad de Logística. Llevar el archivo de NEAS de devolución de préstamos, haciendo las anotaciones correspondientes en el Libro de Registro y Control de Bienes en Cesión en Uso. Formar parte de la Comisión de Verificación de bienes en calidad de préstamo, así como para toma de inventarios. Otras que le asigne el Jefe de la Unidad de Logística o el Director Regional. Depende directamente del Jefe de la Unidad de Logística. Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con el área. Capacitación técnica en el ámbito de competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de la especialidad. 26
CARGO ESTRUCTURAL HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES Asistente de Abastecimiento. TECNICO ADMINISTRATIVO III N de Orden: 244 Código: T5-05-707-3 Verificar las entradas y salidas de existencia de los almacenes del ámbito regional. Mantener actualizado el archivo de NEAS y PECOSAS de los almacenes regionales. Llevar el archivo de los documentos diversos de la Unidad. Participar en el control de calidad de las existencias a internar. Participar en el control de las existencias a entregar, verificando las fechas de vigencia y su empleo seguro. Efectuar periódicamente inventarios de los bienes de los almacenes del ámbito regional. Participar a nivel regional en el conteo periódico, por muestreo, de los bienes almacenados y conciliar con los registros en tarjetas de control visible. Participar en la toma de inventarios anuales de los almacenes del ámbito regional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Logística o el Director Regional. Depende directamente del Jefe de la Unidad de Logística. Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con el área. Capacitación técnica en el ámbito de competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de la especialidad. 27
CARGO ESTRUCTURAL Chofer HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES CHOFER III N de Orden: 245 / 246 Código: T4-60-245-3 Conducir los vehículos de la Dirección Regional, para el cumplimiento de las diferentes comisiones de servicio, previamente autorizados mediante la respectiva papeleta de salida de vehículos. Efectuar mantenimiento y reparaciones mecánicas menores del vehículo a su cargo. Cumplir la función de chofer de servicio por 24 horas según el rol de trabajo que se establezca. Anotar en el cuaderno de control de cada vehículo todas las comisiones, kilometraje de desplazamiento, cantidad de combustible, rendimiento kilometraje / galón, etc, antes y después de realizada cada comisión. Dar cuenta sobre cualquier falla o anomalía del funcionamiento del vehículo que se presente durante el cumplimiento de la comisión para su reparación inmediata. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Logística o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Logística. REQUESITOS MINIMOS Instrucción secundaria completa. Brevete profesional, según corresponda. Experiencia mínima de 8 años en conducción de vehículos motorizados. 28
CARGO ESTRUCTURAL HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Jefe de la Unidad de Prevención DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I 29 N de Orden: 247 Código: D3-05-295-1 Dirigir y coordinar con los organismos componentes del SINADECI de la región la identificación de peligros, determinación de vulnerabilidades y evaluación de riesgos, a fin de adoptar las medidas preventivas del caso. Dirigir, coordinar y evaluar los estudios y/o proyectos orientados a identificar peligros inminentes y determinar vulnerabilidades en el ámbito regional, a fin de mitigar el riesgo en los desastres, determinando su prioridad y ejecución. Coordinar y proponer técnicas de prevención frente a desastres naturales o tecnológicos, exigiendo su cumplimiento a los sectores e instituciones que integran el SINADECI y de la comunidad en la región. Supervisar y evaluar la elaboración de mapas de peligros, vulnerabilidades y riesgos dentro de su ámbito jurisdiccional. Dirigir y coordinar la formulación de planes y programas para la mitigación de desastres en zona de riesgo. Controlar y supervisar el seguimiento de ejecución de proyectos de prevención en el ámbito regional. Apoyar en el control y supervisión de la liquidación de obras y estudios que se ejecuten en el ámbito regional.. Cautelar y supervisar la aplicación de la normatividad en la ejecución de las Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil en el ámbito de su jurisdicción. Apoyar a la Dirección Regional en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional, en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional, y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elaboración del Presupuesto Anual de la Dirección Regional y de las Direcciones de Defensa Civil que se encuentran dentro del ámbito regional. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Otras funciones que le asigne el Director Regional.
Depende del Director Regional de la Tercera Región de Defensa Civil. Mantiene relación técnico-funcional con la Dirección Nacional de Prevención. Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad de Prevención. Título profesional en la especialidad de Ingeniería o Arquitectura. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 8 años en labores de su especialidad profesional. 30
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES INGENIERO IV N de Orden: 248 / 249 Código: P6-35-435-4 CARGO ESTRUCTURAL Ingeniero de Prevención Coordinar con los organismos componentes del SINADECI del ámbito regional la realización de evaluaciones de riesgos para la reducción de los peligros existentes. Asesorar en la identificación de los peligros que en el ámbito regional puedan provocar desastres naturales y/o tecnológicos, en coordinación con los miembros de las Comisiones de Ciencia y Tecnología. Proponer acciones preventivas, estructurales y no estructurales, a fin de evitar o mitigar los efectos de los desastres naturales. Proponer normas y supervisar la ejecución de las Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil en el ámbito de jurisdicción regional. Brindar asesoramiento y orientación a autoridades regionales, provinciales y distritales del ámbito regional en materia de prevención de desastres. Participar, en el ámbito regional y conforme a la normatividad vigente, como Delegado Ad Hoc y Supervisor Ad Hoc ante la Comisión Técnica Calificadora de Proyectos en los Concejos Municipales. Otras que le asigne el Jefe de la Unidad de Prevención o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Prevención Título profesional universitario en Ingeniería o Arquitectura. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional. 31
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I CARGO ESTRUCTURAL Asistente de la Unidad de Prevención N de Orden: 250 Código: P3-05-338-1 Ejecutar y coordinar el desarrollo de procesos técnicos proponiendo metodologías de trabajos, normas y procedimientos para las diversas actividades de la Unidad. Absolver consultas relacionadas con el campo de su competencia. Clasificar la documentación de la Unidad de Prevención y/o ejecutar el proceso de evaluación de la misma. Revisar y/o estudiar documentos administrativos y emitir informes respectivos. Controlar la recepción, registro, distribución, control y archivo de documentos que ingresan o salen de la Unidad de Prevención. Participar en la programación de actividades de la Unidad de Prevención. Efectuar exposiciones y participar en comisiones y reuniones especializadas. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Prevención o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Prevención. Título profesional universitario en Administración o Economía. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad profesional. 32
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL Técnico Administrativo N de Orden: 251 Código: T5-05-707-3 Formular y mantener actualizado el Registro de Inspectores Técnicos y la correspondiente documentación sustentatoria. Confeccionar cuadros, resúmenes, formatos, fichas, cuestionarios y comisiones de trabajo de la Unidad de Prevención. Participar en la programación de actividades técnico-administrativas y en reuniones y comisiones de trabajo. Apoyar las acciones protocolares y participar en la elaboración de boletines, revistas, periódicos murales y otros materiales de divulgación, comunicación e información. Centralizar, analizar y evaluar la información técnica de los reportes de emergencia. Mantener actualizados y procesar la información estadística con fines de evaluación. Clasificar y sistematizar en base de datos los informes, reportes, radiogramas procedentes de los Comités Provinciales y Distritales de Defensa Civil, relacionados con emergencias y/o desastres. Realizar reportes estadísticos de acuerdo a la fenomenología y lugares de ocurrencia, conforme a los requerimientos de la Dirección Regional y de la Alta Dirección. Realizar y compilar la información estadística anual para la preparación de la memoria anual de la Región. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Prevencióno el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Prevención. Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con el área. Capacitación técnica en el ámbito de competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de la especialidad. 33
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES CARGO ESTRUCTURAL DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I Jefe de la Unidad de Educación e Imagen Institucional N de Orden: 252 Código : D3-05-295-1 Planear, organizar, dirigir y coordinar la ejecución de actividades de educación, capacitación y difusión de Defensa Civil a nivel regional. Planear, organizar, coordinar y promover la capacitación a nivel regional de los miembros integrantes de los organismos componentes del SINADECI, de los Inspectores Técnicos de Seguridad en Defensa Civil y personal del INDECI. Actualizar yo redactar nuevos contenidos para difundir las medidas de seguridad ante desastres en el ámbito regional. Difundir la Doctrina de Defensa Civil en la región, mediante seminarios, fórums, charlas, conferencias, en concordancia con las políticas emanados por la Alta Dirección. Coordinar con las Universidades de la Región la implementación de la educación de Defensa Civil en sus diferentes facultades y escuelas. Fomentar y mantener el intercambio de información con otras entidades públicas y privadas del ámbito regional a fin de promover y fortalecer su participación en el quehacer de Defensa Civil. Ejecutar acciones de difusión de las actividades del INDECI y el SINADECI en el ámbito regional, de acuerdo a los lineamientos de políticas establecidos por la Alta Dirección. Coordinar con los medios de comunicación regional o local, para lograr su apoyo permanente en la difusión de las acciones de prevención y atención de desastres. Analizar la información proveniente de los medios de comunicación social del ámbito regional relacionada con la Defensa Civil. Coordinar y conducir los actos protocolares de la Dirección Regional. Organizar y conducir la Biblioteca de la Dirección Regional. Desarrollar programas de actividades sociales, culturales y deportivas en la entidad. Apoyar a la Dirección Regional en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional, en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. 34
Participar en la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional, y Direcciones de defensa Civil del ámbito regional en los aspectos vinculados a su ámbito de competencia funcional. Participar en la elaboración del Presupuesto Anual de la Dirección Regional y de las Direcciones de Defensa Civil que se encuentran dentro del ámbito regional. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de la Dirección Regional y Direcciones de Defensa Civil del ámbito regional. Otras funciones que le asigne el Director Regional. Depende del Director Regional de la Tercera Región de Defensa Civil. Mantiene relación técnico-funcional con la Dirección Nacional de Educación y Capacitación y la Unidad de Imagen Institucional de la sede central. Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad de Educación e Imagen Institucional. Título profesional universitario con especialidad en Educación. Colegiatura profesional, de corresponder. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 8 años en labores de su especialidad profesional. 35
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ESPECIALISTA EN CAPACITACIÓN IV CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 253 Código: P6-25-345-4 Especialista en Educación y Capacitación Diversificar y proponer temas para la educación y capacitación de la población regional y de los integrantes del SINADECI. Formular y manejar técnicas y estrategias metodológicas para dirigir las actividades de educación y capacitación en el ámbito regional. Formular programas y proyectos educativos de acuerdo al grupo objetivo del ámbito regional. Coordinar con las instituciones públicas y privadas del ámbito regional para realizar las actividades de capacitación de acuerdo al grupo objetivo. Coordinar e interrelacionarse con los organismos componentes del SINADECI en el ámbito regional para la realización de actividades de educación y capacitación. Contribuir a la difusión de la doctrina de Defensa Civil en el ámbito regional. Realizar la gestión administrativa de las actividades de educación, capacitación, y difusión, efectuando un seguimiento de la documentación respectiva. Coordinar con Imagen Institucional la difusión de las actividades educativas y de capacitación, así como efectuar la distribución de los materiales de difusión en los centros educativos de la región. Mantener actualizado el Directorio Regional de Instituciones y expositores que apoyen a las actividades de capacitación. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Educación e Imagen Institucional o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Educación e Imagen institucional. Título profesional universitario de Educación, Antropología o Sociología Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional. 36
CARGO ESTRUCTURAL Relacionista Público HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES RELACIONISTA PÚBLICO III N de Orden: 254 Código: P5-10-665-3 Programar, coordinar y supervisar las actividades de información, divulgación y comunicación a nivel interno y externo de la Dirección Regional. Coordinar con los organismos de comunicación social nacionales e internacionales, a fin de proyectar el servicio que brinda la institución hacia la colectividad en el ámbito regional. Dirigir, en el ámbito regional, las publicaciones y otros materiales informativos de la entidad. Coordinar los programas y actividades de comunicación en general y de relaciones públicas en particular, con organismos nacionales e internacionales públicos y /o privados. Efectuar acciones de orientación para la gestión de pasaportes, visas, documentación en general, relacionadas con viajes de funcionarios en misiones oficiales. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Educación e Imagen Institucional o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Educación e Imagen institucional. Título profesional universitario en Relaciones Públicas, Ciencias de la Comunicación o Periodismo. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 4 años en labores de3 su especialidad profesional. 37
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES RELACIONISTA PÚBLICO I CARGO ESTRUCTURAL N de Orden:255 Código: P3-10-665-1 Relacionista Público Informar y difundir en el ámbito regional sobre las actividades de la institución a través de los diferentes medios de comunicación. Elaborar la síntesis periodística diaria de las publicaciones de prensa del ámbito regional. Promover el intercambio de información vinculada con Defensa Civil con otras dependencias del ámbito regional. Desarrollar, en el ámbito regional, programas de actividades sociales, culturales y deportivas en la entidad. Recibir y atender a las comisiones o delegaciones que visiten la Institución. Elaborar notas de prensa, comunicados oficiales, etc. a ser difundidos en el ámbito regional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Educación e Imagen Institucional o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Educación e Imagen Institucional. Título profesional universitario en Relaciones Públicas, Ciencias de la Comunicación o Periodismo. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 2 años en labores de3 su especialidad profesional. 38
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES AUXILIAR DE PUBLICACIONES I CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 256 Código: A1-10-155-1 Auxiliar de Publicaciones Operar máquinas de imprenta como guillotina, engrapadora, perforadoras y similares. Reproducir documentos a mimeógrafos, fotocopiadoras y otras máquinas duplicadoras de fácil manejo. Realizar encuadernaciones de libros, legajos y similares. Limpiar y lubricar máquinas de imprenta. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Educación e Imagen Institucional o el Director Regional. Depende del Jefe de la Unidad de Educación e Imagen institucional. Instrucción secundaria completa. Capacitación en labores afines. 39