POLÍTICAS DE CONTROL OPERATIVO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE GASTO CORRIENTE POLITICAS GENERALES 1) Toda documentación para su trámite deberá turnarse a la Dirección de Programación y Control Presupuestal para su análisis, validación, sello y elaboración del contra recibo o la autorización de pago en efectivo, según sea el caso. Usuario Validación de documentos Emisión y entrega del Contra Recibo y/o documento autorizado para pago en efectivo Usuario 2) Los documentos presentados para su trámite deberán cubrir los requisitos fiscales que señala la Ley del Impuesto sobre la Renta y el Código Fiscal de la Federación, así como observar las políticas institucionales establecidas y solo se realizarán trámites con facturas, documentos originales y vigentes. 3) Tanto la documentación comprobatoria como la póliza de gastos presentada para su trámite no deberán presentar tachaduras ni enmendaduras, en caso contrario procederá su devolución. 4) No se aceptarán ni comprobantes ni pólizas conteniendo gastos acumulados de meses anteriores, salvo en el caso de fondos fijos. 5) La documentación contará con sello de la dependencia y firma del responsable del área que esté solicitando el trámite, además de las que a continuación se solicitan, en los casos que lo ameriten: Los eventos académicos deberán contar con el visto bueno del Secretario de Docencia. Para eventos deportivos y acciones organizadas para alumnos se requerirá del visto bueno del Secretario de Rectoría de la U.A.E.M. Marzo 08 Sistema de Gestión de la Calidad 1
Los eventos culturales se presentarán con el visto bueno del Secretario de Difusión Cultural de la U.A.E.M. La documentación que se refiere a la edición de libros y revistas e impresión de carteles, folletos, boletines, y mantas, entre otros, se tramitarán con el visto bueno de la Dirección de Divulgación Cultural y de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Los trámites derivados de actividades relacionadas con la extensión y vinculación institucional tendrán el visto bueno del Secretario de Extensión y Vinculación Universitaria. Los trámites por concepto de pago de sueldos, gratificaciones, compensaciones, viáticos, tiempo extra y honorarios, entre otros, contarán con el visto bueno del Director de Recursos Humanos de la U.A.E.M. Respecto al trámite para el pago de mantenimiento de equipo de transporte universitario, éste deberá contener el visto bueno del Jefe del Departamento de Servicios Generales y Transportes de la U.A.E.M. Los trámites relacionados con el mantenimiento de instalaciones, así como los servicios de carácter técnico, deberán contener el visto bueno del Director de Obra Universitaria. Referente a los trámites que tienen que ver con los servicios que proporciona la Dirección de Servicios de Cómputo, deberán contar con el visto bueno del Director de dicha dependencia. Aquellos trámites que tengan relación con la Dirección de Estudios del Nivel Medio Superior deberán presentarse para su trámite con el Visto Bueno del titular de dicha área. 6) La recepción de documentos para su trámite se efectuará de 9:00 hrs. a 14:00 hrs. para todos los usuarios y, adicionalmente, de 17:00 hrs. a 20:00 hrs. para usuarios foráneos. 7) El trámite de gastos efectuados por las diferentes dependencias universitarias, como: Luz, teléfono, exámenes recepcionales, exámenes extraordinarios y a título de suficiencia, entre otros, puesto que se trata de erogaciones estrictamente indispensables por su naturaleza, no requieren la autorización expresa de la de la UAEM, salvo que se trate de importes que sean visiblemente excesivos, en cuyo caso deberán someterse a la autorización de dicha Secretaría. Marzo 08 Sistema de Gestión de la Calidad 2
POLÍTICAS ESPECÍFICAS TRÁMITE DE DOCUMENTOS PARA PAGO EN EFECTIVO 1) El trámite para la autorización de pagos en efectivo (Comprobante de pago y/o ficha de Gastos a comprobar) hasta por un monto de $500.00 se realiza en la Dirección de Programación y Control Presupuestal, en la cual se valida, sella y autoriza el documento, remitiéndolo al usuario para su presentación ante la Tesorería de la U.A.E.M. para su cobro, habiéndose presentado con la firma del responsable y sello del Centro de Costos que efectúa el trámite. ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS 1) Las facturas que se presenten para trámite por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales deberán contener la descripción detallada del bien o servicio proporcionado. Tratándose exclusivamente de la adquisición de bienes, contendrán la marca, modelo y número de serie. Así mismo deberán acompañarse de la requisición y pedido correspondientes. Para su recepción deberán presentarse con la relación respectiva. 2) Tratándose de los trámites efectuados por la Coordinación de Recursos Etiquetados, las facturas deberán tomar en cuenta los requisitos del párrafo anterior, y adicionalmente, deberán detallar el proyecto, la meta y el rubro respectivos, recibiéndose en esta Dirección con la relación correspondiente. 3) En el caso de la Dirección de Divulgación Cultural y la Dirección de Comunicación Universitaria, deberán tramitar sus facturas con los soportes correspondientes y la relación respectiva. 4) Las facturas que respalden la adquisición de activos deberán contar con el sello y resguardo correspondiente al área de Bienes Patrimoniales. 5) En el caso de trámites para pagos por anticipos a proveedores, deberá presentarse la copia de la requisición y pedido(en caso de contar con la copia de la factura anexarla). 6) Tratándose de facturas que respalden trámites derivados de ingresos extraordinarios, deberán traer la especificación exacta del proyecto, programa, rubro y meta en los casos que lo requieran, para su correcta aplicación, así como el visto bueno del coordinador del proyecto de que se trate. 7) En los casos antes citados deberán presentar su documentación ante esta Dirección de acuerdo al calendario formulado para tal fin. Marzo 08 Sistema de Gestión de la Calidad 3
MANTENIMIENTO Y OBRA 1) Para el trámite de pago de mantenimiento a edificios requerido por las Unidades Responsables, tanto correctivo como preventivo, deberá ser turnada a la Dirección de Programación y Control Presupuestal, de acuerdo al calendario establecido, la relación de facturas anexando la requisición correspondiente. 2) Tratándose específicamente de anticipos de obra, las facturas presentadas deberán acompañarse del contrato de obra respectivo. 3) En referencia al trámite de pago de estimaciones de obra, se requerirá únicamente presentar la factura que haga referencia en su contenido al contrato de obra correspondiente. GASTOS A COMPROBAR 1) La solicitud de gastos a comprobar se efectuará para eventos a realizarse en un período inmediato, tomando en consideración el lapso establecido para su comprobación; así mismo, deberá ser tramitado con cinco días hábiles de anticipación como mínimo a la fecha en que serán utilizados los recursos. 2) Los recursos solicitados mediante esta vía se destinarán a cubrir los gastos exclusivamente en el concepto señalado por el propio interesado, los cuales pueden referirse al gasto operativo de la dependencia en cuestión para un periodo definido, o para una actividad o evento a realizar en una fecha próxima, debiéndose tramitar de forma independiente un evento de otro. 3) La solicitud de recursos se deberá realizar para un solo tipo de gasto, es decir, no mezclar gastos de servicios personales con el gasto de operación. Tal es el caso de: Servicios personales: Fichas por concepto de pago a sinodales por participación en exámenes recepcionales. Gasto Corriente: Fichas para cubrir el gasto operativo de la dependencia por asistencia u organización de cursos, congresos, etc. 4) Los días para recibir las fichas de gastos a comprobar para su trámite, serán los señalados en el calendario expedido para tal fin, y en horario de 9:00 hrs. a 14:00 hrs. para todos los usuarios y, adicionalmente, de 17:00 hrs. a 20:00 hrs. para usuarios foráneos. 5) No se aceptarán fichas de gastos a comprobar por conceptos para los cuales existe la dependencia facultada para atender los requerimientos de acuerdo a su competencia (Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, Viajes Intersol, Dirección de Servicios de Cómputo, Dirección de Recursos Humanos), como pueden ser: Marzo 08 Sistema de Gestión de la Calidad 4
Adquisición de activos fijos. Adquisición de boletos de avión. Servicios de redes y comunicaciones. Sueldos, tiempo extra, participación de exámenes (extraordinarios, título de suficiencia y de oposición), excepto tratándose de dependencias académicas foráneas. Honorarios. Arrendamientos. 6) Las fichas de gastos a comprobar deberán contener: Fecha de impresión. Importe en número y letra en moneda nacional. Concepto entendible y detallado del gasto a efectuar señalando su motivo o justificación, enunciando la unidad responsable que efectuará el gasto y cada uno de los conceptos del mismo que va a ser afectado, así como el lugar y fecha del evento o acción a realizar; tratándose de eventos específicos quién o quiénes asistirán. Nombre y R.F.C. del responsable de efectuar la comprobación del gasto (sólo podrán ser el Director o Subdirector Administrativo de la dependencia). Unidad responsable, proyecto, fondo, función y cuenta contable, con su respectivo importe, de acuerdo al catálogo respectivo vigente. En caso necesario y de acuerdo a la naturaleza del gasto, Visto Bueno de la dependencia correspondiente (Secretaría de Docencia, Secretaría de Rectoría, Secretaría de Difusión Cultural, Secretaría de Extensión y Vinculación Universitaria, Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Servicios de Cómputo, Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados). Lapso en el que el responsable de efectuar la comprobación la realizará (a más tardar 30 días naturales). Solicitó (Nombre y firma del Director, Coordinador o Responsable del área solicitante). Autorizó (Nombre y firma del Director, Coordinador o Responsable del área solicitante). 7) Tratándose de fichas de gastos a comprobar complementarias, éstas no deberán exceder el 50% del importe originalmente solicitado, debiendo presentar, también, la copia de la ficha de gastos a comprobar que generó el trámite. 8) La comprobación del gasto autorizado deberá hacerse a más tardar dentro de los treinta días naturales contados a partir de la fecha de expedición del contra-recibo. 9) Para efectuar dicha comprobación, el responsable elaborará una póliza contable debidamente codificada correspondiente a los gastos efectuados, los cuales Marzo 08 Sistema de Gestión de la Calidad 5
corresponderán únicamente a los rubros contables que fueron afectados en la ficha de gastos a comprobar tramitada, soportándola con documentos originales que reúnan los requisitos de carácter fiscal señalados por la S.H.C.P y con la justificación correspondiente en aquellos documentos mayores a $300.00 (Trescientos pesos 00/100M.N.), debiendo presentar la copia de la ficha de gastos a comprobar que generó el trámite. 10) Las comprobaciones de referencia se harán durante el ejercicio fiscal vigente, de manera que al cierre del mismo el usuario deberá haber comprobado en su totalidad los folios asignados. FONDOS FIJOS 1) El fondo fijo asignado para cada una de las dependencias universitarias se destinará para gastos menores, eventuales y emergentes. 2) Para la apertura o reapertura de fondo fijo, el responsable elaborará una ficha de salida en efectivo, con el monto que le haya sido autorizado, firmada por el Director, Coordinador o responsable de la dependencia de que se trate. 3) Para el reembolso del fondo fijo el responsable elaborará la póliza contable correspondiente. 4) Dicha póliza deberá presentarse debidamente codificada, registrando la cuenta de gasto respectiva, el importe sin separar el IVA, desglosando el importe de las facturas por cada uno de los proveedores registrados en el padrón de la Universidad, y anexando los comprobantes soporte del gasto con su respectiva tabulación. 5) Dichos comprobantes deberán cubrir los requerimientos fiscales establecidos, así como estar expedidos a nombre de, y contener los siguientes datos: Fecha del gasto, domicilio, R.F.C., IVA desglosado y la justificación del gasto; en caso de no ser así se procederá a la devolución de los mismos. 6) La póliza y sus comprobantes deberán estar sellados y firmados por el Director, Coordinador o responsable de la dependencia de que se trate, cuidando que el sello no oculte información sobre el gasto efectuado. 7) El importe total de la póliza no excederá el monto mensual autorizado, de lo contrario se procederá al descuento correspondiente. 8) No serán aceptados fondos fijos extraordinarios. 9) No serán aceptados comprobantes de gastos por concepto de sueldos, honorarios, tiempo extra, gratificaciones, compensaciones, consumo de gasolina, arreglos florales, obsequios a título personal u oficial, pasteles, inserciones en periódicos y revistas y papelería de uso personal. Marzo 08 Sistema de Gestión de la Calidad 6
10) No se aceptarán gastos efectuados en períodos vacacionales, sábados, domingos y días feriados. 11) Se anexarán los tickets correspondientes a las facturas de tiendas de autoservicio, en donde se encontrarán detallados los artículos adquiridos. 12) Los días para recibir las pólizas de fondo fijo serán los señalados en el calendario correspondiente. 13) Para la cancelación del fondo fijo asignado a la dependencia de que se trate, ésta deberá elaborar la póliza correspondiente, anexando los comprobantes soporte del gasto y turnarla a esta Dirección para su validación, posteriormente la presentará a la Dirección de Recursos Financieros para la cancelación respectiva. FONDOS REVOLVENTES 1) La dependencia universitaria a la que se le asigne fondo revolvente, se sujetará al importe que le haya sido autorizado, pudiendo solicitar su reembolso el número de veces que se requiera durante el periodo mensual correspondiente, tomando en cuenta la suficiencia presupuestal. 2) Para su reembolso deberán tomarse en cuenta las disposiciones establecidas para fondos fijos, solo que para su recepción podrán presentarse cualquier día de la semana en el horario establecido, excepto en los días que se reciben fondos fijos. C.P. José Antonio Rivera García Director de Programación y Control Presupuestal C.P. Ma. De los Angeles Flores Romero Jefe del Departamento de Control Operativo Marzo 08 Sistema de Gestión de la Calidad 7