INDICE POLÍTICAS GENERALES MARCO JURÍDICO

Transcripción

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3 INDICE I. PRESENTACIÓN II. III. POLÍTICAS GENERALES MARCO JURÍDICO IV. PROCEDIMIENTOS V. CATÁLOGO DE FORMAS

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5 PRESENTACIÓN El Fondo revolvente es un mecanismo por el cual se asigna un importe monetario designado previamente, para que diversas áreas del Organismo Público Descentralizado Parque Fundidora atiendan de manera ágil y oportuna las adquisiciones de bienes y servicios que por su naturaleza se consideren de carácter urgente o de atención inmediata y que no rebasen los montos establecidos en el Presupuesto de Egresos del Estado en el año que corresponda ejercerlos para una adjudicación directa, los cuales se comprobaran en periodos establecidos en el presente Manual. Se constituye este fondo en función de la asignación presupuestal definida para un ejercicio anual y se crea mediante la dotación de fondos que por una cantidad determinada será suministrada a las diversas áreas designadas, de acuerdo a sus necesidades. El presente Manual tiene como propósito establecer claramente las políticas, lineamientos, procedimientos y formatos para la constitución, dotación y el ejercicio responsable y ordenado de los Fondos Revolventes, que previa autorización por la Dirección de Administración y Finanzas sean otorgados a las distintas áreas del Organismo, definiendo los niveles de autoridad requeridas para su ejercicio, la partidas presupuestales que pueden ser afectas mediante este mecanismo, las restricciones para su aplicación y los requisitos fiscales que deben cubrir la comprobación de los gastos realizados.

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7 POLÍTICAS GENERALES El Director de Administración y Finanzas, previa autorización del Director General, asignará el monto para el Fondo Revolvente a las diversas áreas que lo requieran en función de sus necesidades, el cual no deberá exceder de $3, pesos mensuales. El Fondo Revolvente asignado será utilizado exclusivamente a atender necesidades o requerimientos menores de las áreas administrativas que no puedan satisfacer, por el procedimiento general de adquisiciones programadas, y que sean adquisiciones de carácter urgente. Será responsable, del manejo del Fondo Revolvente, el titular del área administrativa o la persona en quien delegue su manejo, debiendo operarlo con transparencia y depositarlo en caja fuerte o espacio similar para su custodia y salvaguarda En caso de que delegue el manejo del Fondo en otra persona, el titular del área administrativa deberá, notificar el nombre de ésta al Director de Administración y Finanzas, sin que esto implique liberación de responsabilidad del titular. A fin de mejorar la liquidez del área administrativa se recomienda tramitar la reposición del Fondo cuando se haya erogado hasta un 50% del mismo, pudiendo tramitar las reposiciones que sean necesarias durante el mes. El titular del área administrativa, será responsable de la documentación comprobatoria que se anexa a la Solicitud de Reposición del Fondo Revolvente El personal involucrado en este procedimiento que incurra en faltas u omisiones al mismo, será sujeto a la aplicación de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Nuevo León. En caso de robo o extravió de los recursos del fondo revolvente se deberá levantar Acta ante el Ministerio Publico, para que se ejerzan las acciones correspondientes. El monto correspondiente al fondo revolvente que se asigne a las diferentes áreas administrativas que lo soliciten y se justifique, será autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas del Organismo con base en las

8 funciones y tipos de operaciones que las áreas tengan bajo su responsabilidad, considerando los siguientes lineamientos: Es indispensable que las partidas que se afecten de acuerdo a las compras realizadas cuenten con suficiencia presupuestal y se ajusten al calendario autorizado, en caso contrario no procederá el pago. Las adquisiciones o servicios que se cubran con este fondo, deberán ser menores a $3, incluyendo el IVA. La Solicitud de Reposición del Fondo Revolvente, será requisitado por el área solicitante y deberá contar con la autorización del titular del área administrativa. Queda estrictamente prohibido utilizar los recursos del Fondo Revolvente para préstamos personales, pagos o anticipos al personal, gastos personales, anticipos a proveedores o prestadores de servicios o contratistas, viáticos y comidas en restaurantes, alimentación de personal y gasolina. Todo vale al Fondo Revolvente deberá observar las políticas de racionalidad y consumo responsable que al efecto se encuentren vigentes. Todos los comprobantes originales serán solicitados por el titular del área a la que se le asignó el Fondo Revolvente. La persona designada como encargado del Fondo Revolvente, será responsable del buen manejo del efectivo asignado y no podrá por decisión propia transferir su objeto, salvo instrucciones previamente comunicadas por la Dirección de Administración y Finanzas. Siempre que reciba inicialmente la cantidad de dinero asignada por concepto de Fondo Revolvente, se inicie un ejercicio fiscal o cambie el responsable, la persona encargada de su manejo debe firmar el formato denominado, Resguardo del Fondo Revolvente comprometiéndose a: Un manejo adecuado del recurso asignado. Comprobación documental del gasto. Tramitación de reembolsos y,

9 Entrega del fondo cuando le sea requerido. El documento Resguardo del Fondo Revolvente quedara en poder de la Dirección de Administración y Finanzas Los gastos que se efectúen deben ser estrictamente para el cumplimiento del objeto ( situaciones emergentes y gastos menores Las compras relacionadas con abarrotes y material de limpieza, deberán anexarse al comprobante o factura original, el ticket impreso por la máquina registradora del proveedor. El encargado del fondo revolverte deberá precisar que se cumplan con los requisitos fiscales, y disposiciones administrativas siguientes: Nombre, denominación o razón social del negocio, domicilio fiscal, número de folio, clave del registro federal de contribuyentes, así como la impresión de la cédula de identificación fiscal otorgada a SHCP. Se expidan a nombre de Parque Fundidora especificando la clave del R.F.C., así como su domicilio fiscal. Lugar y fecha de expedición. Especificar la cantidad unitaria y total, el artículo, clase de mercancía o descripción del servicio que ampare. Valor unitario y el importe total consignado en número y letra, así como el importe del IVA desglosado, en los términos de las disposiciones fiscales actuales. En caso de que existan comprobantes que no reúnan los requisitos fiscales, o se encuentren con tachaduras o enmendaduras no serán aceptados y por lo tanto se deducirá el importe de estos a la cantidad total del reembolso, dicho importe será cubierto por la persona que efectuó el gasto. Para efectos de comprobación de gastos solo recibirán comprobantes originales,

10 El área facultada para hacer la reposición de los gastos efectuados con fondo revolvente es la Dirección de Administración y Finanzas quien debe de verificar que los comprobantes e importes se apeguen a la normatividad establecida. La Dirección de Administración y Finanzas será la responsable de emitir los oficios que especifiquen las fechas y las acciones a realizar para efectos de la cancelación del fondo revolvente por cierre de ejercicio fiscal.

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12 MARCO JURÍDICO Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nuevo León Ley de Egresos del Estado de Nuevo León. Ley que crea al Organismo Público Descentralizado denominado Parque Fundidora, artículos 1, 2, 9 fracción II Y 16 fracción II y XV Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León. Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León artículos 14,15 y 36

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14 PROCEDIMIENTOS A) Objetivo Definir las políticas y lineamientos a seguir para la utilización de los recursos asignados por concepto de Fondo Revolvente a fin de que las diversas áreas que conforman la estructura organizacional de Parque Fundidora O.P.D., dispongan de efectivo para la erogación de gastos menores de carácter inmediato, de artículos o servicios que por sus bajos costos no se justifique el someterlos al procedimiento de adquisiciones, lo que permitirá atender de manera eficiente y eficaz los compromisos contraídos por la Administración; y mantener un estricto control de los mismos vigilando que su ejercicio se apegue a la normatividad aplicable vigente.

15 PROCEDIMIENTO: Apertura y/o Ampliación del Fondo Revolvente Fecha de Elaboración: Noviembre 2011 Fecha de Actualización: Enero 2013 RESPONSABLE TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ACTIVIDAD 1. Apertura y/o Ampliación Detecta necesidad de apertura o ampliación de Fondo Revolvente Designa responsable del manejo del Fondo Revolvente Elabora solicitud de autorización de Fondo Revolvente 1.4. Turna solicitud mediante oficio a la Dirección de Administración y Finanzas DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 2. Solicitud y autorización del Fondo 2.1. Recibe oficio y lo analiza y somete a autorización del Director General del Organismo la solicitud de autorización de Fondo Revolvente 2.2. Autoriza en su caso la solicitud de Fondo Revolvente y se la entrega al Director de Administración y Finanzas 2.3. Turna Solicitud de autorización de Fondo Revolvente debidamente firmada a la Dirección de Contraloría para su conocimiento y validación y este a su vez lo turna al Analista Contable de Egresos para la elaboración del cheque y recibo de Fondo Revolvente ANALISTA CONTABLE DE EGRESOS 3. Elabora cheque 3.1. Elabora cheque a nombre del responsable del Manejo del Fondo Revolvente y Recibo de Fondo Revolvente por la cantidad autorizada Presenta a firma del Director de Administración y Finanzas el cheque de Fondo Revolvente

16 PROCEDIMIENTO: Apertura y/o Ampliación del Fondo Revolvente Fecha de Elaboración: Noviembre 2011 Fecha de Actualización: Enero 2013 autorizado y documentación soporte (Póliza de cheque, solicitud de autorización de Fondo Revolvente y recibo de Fondo Revolvente ). DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ANALISTA CONTABLE DE EGRESOS 4. Autoriza Fondo 4.1. El Director, firma el cheque y lo turna a la Dirección de Contraloría para su conocimiento y validación y éste lo regresa al Analista Contable de Egresos para continuar con el trámite correspondiente. 5. Recepción y entrega de cheque 5.1. Recibe cheque de Fondo Revolvente debidamente firmado 5.2. Recaba firma del Titular de la Unidad administrativa, así como de la persona designada como responsable del Fondo Revolvente Entrega cheque de Fondo Revolvente al titular de la Unidad administrativa TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 6. Recepción del Fondo Revolvente 6.1. Firma Recibo de Fondo Revolvente y póliza de cheque y recibe cheque de Fondo Revolvente Ejerce el recurso y comprueba. Fin del procedimiento

17 PROCEDIMIENTO: Comprobación y Reposición de Fondo Revolvente Fecha de Elaboración: Noviembre 2011 Fecha de Actualización: Enero 2013 RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA ACTIVIDAD 1. Elaboración de Recepción de Fondo Revolvente Elabora formato de Reposición de Fondo Revolvente, relacionando los gastos efectuados con éste recurso Turna mediante oficio al Analista Contable de Egresos. ANALISTA CONTABLE DE EGRESOS 2. Revisión de Reposición de Fondo Revolvente Recibe Reposición de Fondo Revolvente revisa la documentación anexa (comprobantes de gastos menores) En caso de no reunir los requisitos fiscales y administrativos: Elabora formato de Devolución de Documentos anexa documentos y solicita subsanar las observaciones a la Unidad Administrativa En caso de cumplir con los requisitos, elabora comprobación del Fondo de acuerdo al punto 4. UNIDAD ADMINISTRATIVA 3. Solventación de observaciones 3.1. Recibe formato Devolución de documentos Instruye al personal a subsanar observaciones Reinicia el trámite de reposición de Fondo Revolvente de acuerdo al punto 1. ANALISTA CONTABLE DE EGRESOS 4. Comprobación de Fondo 4.1. Recibe comprobantes de gastos menores efectuados por el responsable del Fondo Revolvente.

18 PROCEDIMIENTO: Comprobación y Reposición de Fondo Revolvente Fecha de Elaboración: Noviembre 2011 Fecha de Actualización: Enero Ordena comprobantes por partidas o concepto del gasto Verifica disponibilidad presupuestal En caso de no contar con disponibilidad presupuestal informa a la Unidad Administrativa En caso de contar con disponibilidad presupuestal, elabora cheque y recibo de Fondo Revolvente por la cantidad comprobada para su firma por el Director de Administración y Finanzas. DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 5. Autorización de recibo de Fondo Revolvente Recibe para firma, cheque de Fondo Revolvente y documentación soporte (Póliza de cheque, documentación comprobatoria y recibo de Fondo Revolvente ) Firma cheque y regresa al Analista Contable de Egresos para continuar con el trámite. ANALISTA CONTABLE DE EGRESOS 6. Tramite del cheque Recibe cheque de Fondo Revolvente y recaba firma de validación de la Dirección de Contraloría DIRECCIÓN DE CONTRALORÍA 7. Revisión de documentación de Fondo Revolvente Recibe cheque de Fondo Revolvente y documentación comprobatoria y revisa comprobación 7.2. En caso de no reunir los requisitos fiscales y administrativos: Regresa cheque y documentación comprobatoria al Analista Contable de Egresos con las observaciones correspondientes.

19 PROCEDIMIENTO: Comprobación y Reposición de Fondo Revolvente Fecha de Elaboración: Noviembre 2011 Fecha de Actualización: Enero En caso de ser correcta la comprobación del Fondo Valida cheque y regresa al Analista Contable de Egresos para continuar con el trámite. ANALISTA CONTABLE DE EGRESOS 8. Entrega del Cheque Se turna a la Unidad Administrativa solicitante 8.2. Entrega cheque de Fondo Revolvente debidamente firmado al Titular de la Unidad Administrativa UNIDAD ADMINISTRATIVA 9. Recibe Fondo Revolvente Firma recibo de Fondo Revolvente y póliza de cheque y recibe cheque de Fondo Revolvente. Fin de Procedimiento

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27 A FECHA: DD/MM/AA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PRESENTE Por este medio, me permito solicitar a usted, la autorización de un Fondo Revolvente para gastos de operación de la B dependiente de esta C D Dirección a mi cargo, por un importe de: $ ( ) mensuales. Estos recursos se destinarán para cubrir los gastos indispensables para el funcionamiento de la misma, con apego a las politicas que para el efecto establezca la Dirección a su digno cargo. Sin otro particular, reitero a Usted las seguridades a mi atentamente y distinguida consideración. ATENTAMENTE E (TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA)

28 NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE FONDO REVOLVENTE A.- FECHA: Fecha en la que se solicita la autorización del Fondo Revolvente B.- ESPACIO EN BLANCO: Se indica el nombre de la Unidad Administrativa específica que requiere el fondo C.- ESPACIO EN BLANCO: Se indica la cantidad en número que se solicita de Fondo Revolvente a la Dirección de Administración y Finanzas D.- ESPACIO EN BLANCO: Se indica la cantidad en letra que se solicita de Fondo Revolvente a la Dirección de Administración y Finanzas E.- FIRMA: Se indica el nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa de la cual depende el área que solicita el Fondo Revolvente

29 DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RECIBO - CUSTODIA DE FONDO REVOLVENE A VALE POR $ RECIBI DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO PARQUE FUNDIDORA LA CANTIDAD DE... B C $ ( ) QUE CORRESPONDE AL FONDO REVOLVENTE DE ESTA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y PERMANECERA EN MI PODER DURANTE EL D EJERCICIO. CUSTODIA RESPONSABLE E NOMBRE Y FIRMA F NOMBRE Y FIRMA G PUESTO H PUESTO UNIDAD ADMINISTRATIVA I NOMBRE DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS J FIRMA

30 NOMBRE DEL FORMATO: RECIBO CUSTODIA DE FONDO REVOLVENTE A. VALE POR: En este espacio se indica la cantidad autorizada de Fondo Revolvente a la Unidad Administrativa. B. ESPACIO EN BLANCO: Se indica la cantidad en número que se recibe de Fondo Revolvente. C. ESPACIO EN BLANCO: Se indica la cantidad en letra que se recibe de Fondo Revolvente. D. ESPACIO EN BLANCO: Se especifica el año fiscal en la que se asigna y se ejerce el Fondo Revolvente. E. CUSTODIA: Se indica el nombre y firma de la persona que ejercerá directamente el Fondo Revolvente. F. RESPONSABLE: Se indica el nombre y firma de la persona titular de la Unidad Administrativa de la que depende el área a la que se le asigna el Fondo Revolvente. G. PUESTO: Nombre del Puesto de la persona que ejercerá el Fondo Revolvente. H. PUESTO: Nombre del Puesto de la persona titular de la Unidad Administrativa de la que depende el área a la que se le asigna el Fondo Revolvente. I. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad Administrativa responsable del Fondo Revolvente J. FIRMA: Firma del titular de la Dirección de Administración y Finanzas

31 FOLIO A UNIDAD ADMINISTRATIVA: C REPOSICION DE FONDO REVOLVENTE FECHA B DIA MES AÑO GASTOS CORRESPONDIENTES DEL AL D I. FAVOR DE REPONER LO SIGUIENTE: FACTURA FECHA DESCRIPCION IMPORTE E F G H TOTAL $ I II. VALES EN CAJA (ANEXAR RELACION)... III. EFECTIVO EN CAJA... SUMA I, II, III EXISTENCIA... (AUTORIZADO) TOTAL DE FONDO REVOLVENTE... DIFERENCIA... $ $ $ $ $ J K L M N RESPONSABLE Y CUSODIO O NOMBRE Y FIRMA DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS P Vo. Bo.

32 NOMBRE DEL FORMATO: REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE A.- FOLIO. El formato debe ir foliado en forma consecutiva B.- FECHA. Corresponde a la fecha en que se realiza la reposición del Fondo Revolvente C.- UNIDAD ADMINISTRATIVA. Nombre de la Unidad Administrativa a la que se le asigna el Fondo Revolvente D.- ESPACIO EN BLANCO. Corresponde al período en los que se realizaron los egresos de este Fondo E.- FACTURA. Especificar el número de Factura F.- FECHA. Especificar la fecha de la Factura G.- DESCRIPCIÓN. Especificar el concepto de la Factura H- IMPORTE. Indicar el importe de la Factura I.-TOTAL. Sumatoria de las facturas J.-VALES EN CAJA. Sumatoria de los vales existentes en caja K.-EFECTIVO EN CAJA. Indicar el efectivo que haya en caja L.- SUMA. Suma de los conceptos indicados M.- AUTORIZADO (FONDO REVOLVENTE). Indicar el Monto del Fondo Revolvente autorizado N.- DIFERENCIA. Diferencia entre L y M O.- RESPONSABLE Y CUSTODIO. Nombre y Firma del responsable y custodio del Fondo Revolvente P.- DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. Firma del Director de Administración y Finanzas.