Página 1 de 6 1. OBJETIVO 1.1 Establecer el procedimiento para la correcta facturación de los recibos por consumo de energía eléctrica de nuestros usuarios. 2. ALCANCE 2.1 El presente procedimiento aplica para el Servicio de Facturación. 3. DEFINICIONES 3.1 Pliego Tarifario: Resumen de tarifas y costos por todos los conceptos que se emiten para cada sector eléctrico de acuerdo a la normatividad vigente emitida por resolución de la Gerencia General de acuerdo a las resoluciones de OSINERMING. 3.2 Parámetros de Facturación: Valores calculados a partir de los pliegos tarifarios vigentes y que se ingresan al sistema para el cálculo de la facturación. 3.3 Servicios de uso común: Consumo de energía de la bomba de agua y alumbrado público de pasillos y escalera de los conjuntos habitacionales, los cuales son distribuidos en forma equitativa entre el número de departamentos del conjunto habitacional. 3.4 Compensaciones: Son devoluciones en unidades de energía por las interrupciones de servicio, según la Ley de Concesiones Eléctricas y la Norma Técnica de Calidad de Servicios Eléctricos. 3.5 TAMN: Tasa de Interés Activa Promedio del mercado efectivo. 3.6 TIPMN: Tasa de Interés Pasiva Promedio del mercado efectivo. 3.7 Refacturación: Nueva emisión del recibo de energía eléctrica de acuerdo a la modificación de datos previamente verificados. 3.8 Áreas Involucradas: Todas las Áreas de Electrosur S.A., que demuestren el error en el cálculo del monto facturado. 4. DOCUMENTOS A CONSULTAR 4.1 Resolución OSINERGMIN Nº 047-2009-OS/CD, Procedimiento para la Supervisión de la Facturación, Cobranza y Atención al Usuario. 4.2 Decreto Ley 25844, Ley de Concesiones Eléctricas. 4.3 D.S. N 009-93-EM, Reglamento de la Ley de Concesiones Eléctricas. 4.4 Resolución Nª 171-2013 OS/CD, Reglamento de Supervisión de las actividades energéticas y mineras de OSINERGMIN. 4.5 Resolución Nª 206-2013 OS/CD, Norma de Opciones Tarifarias y condiciones de aplicación de las tarifas a Usuario final.
Página 2 de 6 4.6 Ley N 28749, Ley General de Electrificación Rural. 4.7 Decreto Supremo N 020-97-EM, Norma Técnica de Calidad de los Servicios Eléctricos NTCSE o la que la modifique o sustituya y su base metodológica vigente. 4.8 Resolución Directoral N 016-2008-EM/DGE: Norma Técnica de Calidad de los Servicios Eléctricos Rurales NTCSER o la que la modifique o sustituya. 4.9 Ley N 29128, Ley que establece la facturación y forma de pago de los servicios de energía y saneamiento para inmuebles de uso común. 4.10 E10-P-008: Ejecución y Supervisión de Toma de Lectura y Reparto de Recibos. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Gerente General 5.1.1 Es responsable de aprobar el presente procedimiento y propiciar su aplicación. 5.2 Gerente Comercial 5.2.1 Es responsable de administrar y difundir lo establecido en el presente procedimiento. 5.3 Jefe del Departamento de Comercialización 5.3.1 Es responsable de supervisar y hacer cumplir lo establecido en el presente procedimiento. 5.4 Jefe del Servicio de Facturación, Analista de Facturación y Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua 5.4.1 Son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento. 6. DESARROLLO 6.1 Elaboración y Envío de Cronograma del Proceso de Toma de Lectura y Facturación. 6.1.1 El Jefe del Servicio de Facturación, elabora el Cronograma de Facturación anual y lo deriva al Jefe del Departamento de Comercialización, quien lo revisa y lo deriva al Gerente Comercial para su aprobación. 6.1.2 Posteriormente, el Jefe del Servicio de Facturación remite a través del portal etranet del OSINERMING, teniendo como plazo máimo para el envío los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero (en el caso del primer semestre), y diez (10) primeros días hábiles del mes de julio (en el caso del segundo semestre), previa aprobación de la Gerencia Comercial, debiendo ser actualizado cada vez que se modifique.
Página 3 de 6 6.2 Actualización de Datos y Cálculo de Facturación. 6.2.1 Un (01) día antes del inicio del Proceso de Toma de Lectura, el Analista de Facturación o quien haga sus veces solicita la confirmación de ingreso de información al Sistema Comercial al responsable del proceso que se detalla a continuación (vía correo electrónico y/o vía celular) a) Cambio de medidores por mantenimiento de clientes menores, clientes mayores, cambios de transformadores de corriente, reprogramaciones, rehabilitaciones, cambio de medidores de alumbrado públicos y totalizadores. b) Instalaciones de nuevas coneiones, cambio de tarifa y rehabilitaciones para Clientes menores y mayores 6.2.2 La Empresa Contratista realiza la Toma de Lectura y levanta las observaciones de la consistencia según Procedimiento E10-P-008. 6.2.3 El mismo día del proceso del cálculo de la facturación, el Analista de Facturación y/o quien haga sus veces, ingresa al sistema comercial el archivo de compensación mensual enviado por la Oficina de Calidad y Fiscalización. Los archivos de la liquidación de cobranzas y reclamos son actualizados automáticamente en el sistema comercial. 6.2.4 El Analista de Facturación y/o quien haga sus veces, ingresa y actualiza (cuando corresponda) en el Sistema Comercial la siguiente información: a) Los parámetros de facturación b) Pliegos tarifarios (costos de corte y reconeión, instalación nueva, mantenimiento y reposición) c) Alícuota de Alumbrado Público. d) Fechas de emisión, vencimiento y corte e) TAMN Y TIPMN. 6.2.5 Posteriormente, el Analista de Facturación y/o quien haga sus veces inicia el cálculo de facturación. 6.2.6 Si eistiera algún error o inconsistencia de datos, el Analista de Facturación y/o quien haga sus veces, comunica el error o inconsistencia al Jefe del Servicio de Facturación quien coordinará con las áreas responsables su corrección. 6.2.7 Luego, realiza la verificación del cálculo de facturación en una herramienta Ecel eligiendo aleatoriamente una opción tarifaria como muestra. 6.2.8 De estar conforme, procede a enumerar los recibos en el Sistema Comercial, de lo contrario revisa la información detallada en el numeral 6.2.4.
Página 4 de 6 6.2.9 Finalmente, imprime los recibos de energía eléctrica y los entrega al Supervisor de facturación y/o quien haga sus veces en Ilo y Moquegua, quien es el responsable de coordinar y supervisar el reparto de los mismos según E10-P-008 Ejecución y Supervisión de Toma de Lectura y Reparto de Recibos. 6.3 Refacturación 6.3.1 Las Áreas Involucradas informarán al Analista de Facturación y/o quien haga sus veces, el motivo de la refacturación. La siguiente información, servirá de sustento para la refacturación: Estado de cuenta ó, Recibo de energía eléctrica original a refacturar ó, Informe del Área involucrada ó, Otros medios probatorios (fotos, notificaciones, etc.) 6.3.2 El Analista de Facturación y/o quien haga sus veces procede a la refacturación en el Sistema Comercial, modificando los consumos en el suministro del usuario y emite la respectiva nota de crédito o débito según sea el caso. 6.3.3 Una vez terminado el proceso de refacturación, el Analista de Facturación y/o quien haga sus veces entrega una copia de la nota de crédito o débito (adquiriente y SUNAT) al usuario y/o al área que lo solicite, previa firma del cargo que se hará en la copia (emisor) de la nota de crédito o débito. 6.3.4 Finalmente, el Analista de Facturación y/o quien haga sus veces imprime y entrega una copia de su nuevo recibo al usuario y archiva la nota de crédito o débito en el epediente. 7. REGISTROS/ANEXOS 7.1 Sistema Comercial 7.2 Cronograma de Facturación Anual 7.3 Nota de Crédito (refacturación) 7.4 Nota de Débito (refacturación) 7.5 Aneo 01: Control de Cambios
Página 5 de 6 ANEXO 01 CONTROL DE CAMBIOS MODIFICACIONES OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS A CONSULTAR RESPONSABILIDADES DESARROLLO REGISTROS/ ANEXOS OBSERVACIONES: DESCRIPCION DE LA NATURALEZA DEL CAMBIO Se modifica el cargo de supervisor de toma de lectura y reparto de recibos por supervisor de facturación en todo el documento. Se modifica el numeral 5.4,donde se añade las responsabilidades a quien corresponda en Ilo y Moquegua Se modifica los sub índices del numeral 6.2.1 Se modifica el numeral 6.2.3 referente a que el Analista de Facturación y/o quien haga sus veces, ya no verifica en el sistema comercial él envió de los archivos por parte de la oficina de calidad, reclamos y cobranzas sino que ingresa al sistema comercial el mismo día del proceso de facturación, el archivo de compensación mensual enviado por la oficina de calidad y fiscalización. Los archivos de cobranzas, reclamos son actualizados automáticamente en el sistema comercial. En el numeral 6.2.4 se elimina los sub índices: b) IGV UIT. d) Costos de mantenimiento y reposición., e) Cortes y reconeiones. h) Actualiza el TAMN Y TIPMN. I )Actualiza las fechas de toma de lectura y j)factor FOSE. Ya que el sistema comercial lo actualiza automáticamente.
Página 6 de 6 Se elimina el numeral 6.2.5 referente que Concluido el ingreso de datos de la toma de lectura y actualización de información, se importa los consumos de los servicios generales de uso común. Se modifican los numerales 6.2.6, 6.2.7, 6.2.8 y 6.2.9 referente a errores en inconsistencia, verificación del cálculo de facturación, enumeración e impresión de recibos correspondientemente. Se elimina del numeral 6.3.2 el visado de la nota de crédito/debito debido a que el Sistema Comercial reconoce al usuario que emitió dicha nota. Se elimina el numeral 6.4, referente a la validación de facturación, ya que es una actividad que se hace en base a la información de Osinergmin.