MODELO INTEGRADO PARA LA MEJORA CONTINUA DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL 1
Busquemos identidad de objetivos con nuestros trabajadores, contratistas, directivos y propietarios de las empresas 2
SITIOS DE INTERÉS http://senastage.blackboard.com http://172.16.221.93/wikisena ftp://172.16.2.69/planeacion/mejora_con TINUA_DE_LA_GESTION_INSTITUCIONAL http://gestiondelcambio.wordpress.com 3
1. DIRECTRICES GENERALES 4
SISTEMA INTEGRADO Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) Ley 489 de 1998, Decreto 3622 de 2005 Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades Prestadoras de Servicios Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 Modelo Estándar de Control Interno MECI MECI 1000:2005 5
SISTEDA Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional Ley 498 de 1998 6
SISTEDA Comprende entre otras, Políticas de desarrollo administrativo Supresión y simplificación de trámites Incentivos a la gestión pública (estímulos) Sistema nacional de control interno Democratización y control social de la administración pública (control social, veeduría ciudadana, audiencias públicas) Sistema general de información administrativa del sector público Estructura y organización de la administración pública 7
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. Ley 872 de 2003 8
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO El MECI permite desarrollar, implementar y mantener en operación el Sistema de Control Interno. Permite mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno. 9
COMPATIBILIDAD ENTRE SISTEMAS DE GESTIÓN Sistema de Desarrollo Administrativo: Orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño administrativo. Sistema de Control Interno: Conducente al control de las Actividades y actuaciones, así como la administración de la Información y los recursos de acuerdo con las normas Constitucionales y legales. Sistema de Gestión de Calidad: Enfocado al direccionamiento y evaluación del desempeño institucional en términos de la satisfacción social en la prestación de los servicios, en procura de la mejora continua. 10
ENFOQUE INSTITUCIONAL EL SENA UNO SOLO El Sistema se establece para el SENA, como institución, con sus niveles estratégico, táctico y operativo (Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación) 11
EL SENA UNO SOLO Una Misión Una Visión Unos mismos objetivos Un único código de ética Una Política de la calidad Una Política ambiental Un Comité del Sistema de Gestión de la Calidad Nacional Un Manual de la Calidad Un Normograma 12
COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NACIONAL Se trabajará con Comité nacional compuesto por los representantes regionales y de la Dirección General El responsable de la Dirección General es la Dra. Mireya López y cada regional designa un representante. La Resolución 2516 se modificará para crear la nueva estructura. 13
ORGANIZACIÓN EN LA REGIONAL SANTANDER LIDERES DE MEJORA CONTINUA Se trabajará con un representante por cada Centro, quien liderará la implementación y será el responsable del Sistema. En cada Centro se designarán líderes de los procesos (Matriz de responsabilidades). Los líderes de los procesos tendrán la responsabilidad de implementar, mantener y mejorar su proceso. LOS LÍDERES DE LA MEJORA CONTINUA SON DINAMIZADORES DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 14
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES* PROCESO LIDER APOYAN EL PROCESO Los procesos que están definidos en la cadena de valor Ej. Planeación Estratégica * sugerido Responsable del proceso Director Regional Cargos que participan en el proceso Coordinadora FPI, Empleo y Trabajo, Coordinadora Apoyo Administrativo, Profesional de Planeación 15
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA Los documentos se elaboran en la Dirección General y se validan a nivel nacional. El manual de procesos y procedimientos y demás documentos del sistema se administrarán en ambiente web, considerando como documentos vigentes los que allí se encuentren. La codificación de los documentos se hará a través del aplicativo OnBase 16
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN CONTROL DE LOS REGISTROS (Entrega de formatos, formatos actualizados) MANUAL DE CALIDAD Nivel I MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Nivel II CONTROL DE LOS DOCUMENTOS (Procesos y procedimientos) PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DOCUMENTADOS Nivel III FORMATOS Y REGISTROS, ESPECIFICACIONES, GUÍAS E INSTRUCTIVOS, OTROS DOCUMENTOS ESPECIALES (Internos o Externos) Nivel IV 17
TEMAS QUE SE DEBEN CONOCER PLAN ESTRATEGICO PLAN OPERATIVO REDES DE CENTRO PENTAGONO APRENDIZAJE POR PROYECTOS 18
ENCUESTA DE CALIDAD MOTIVAR A LOS APRENDICES PARA QUE DILIGENCIEN LA ENCUESTA DE CALIDAD: Inducción Ejecución de la Formación http://oficina.sena.edu.co ENCUESTAS Encuesta Aprendices SENA 19
DIMENSIONES DE CALIDAD DEL PROCESO DE FORMACIÓN Desarrollo del perfil del aprendiz Pertinencia de la respuesta institucional Diseño curricular: componentes Reconocimiento de aprendizajes previos y plan de formación a la medida Formación por proyectos (Aprendizaje útil) Condiciones de los ambientes de aprendizaje Ejecución de la formación Bienestar de aprendices 20
AVANCES EN EL SISTEMA 21
POLITICA CALIDAD El SENA se compromete a garantizar la calidad en el marco de la formación por competencias y el aprendizaje por proyectos, promoviendo la aceleración y flexibilidad del proceso de aprendizaje, y brindando una respuesta eficaz en la prestación de los servicios institucionales, para contribuir a la competitividad y productividad del país con responsabilidad social y el mejoramiento continuo de sus procesos. 22
OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Mejorar la eficiencia y la productividad de nuestros procesos formativos por medio del aprendizaje por proyectos y la incorporación de diversas fuentes de conocimiento, estableciendo metodologías que privilegian la solución de problemas reales, el trabajo en equipo, la relación intensa y flexible con el cambiante entorno productivo y el ingreso de las nuevas tecnologías. 23
OBJETIVOS DE CALIDAD 2. Incrementar el nivel de satisfacción de nuestros clientes, por medio de programas y servicios que se constituyan en la respuesta pertinente y oportuna a sus necesidades (de desempeño laboral y profesional y del sector productivo). 24
OBJETIVOS DE CALIDAD 3. Asegurar la complementariedad de la capacidad tecnológica de todos los centros de formación y la convergencia de recursos institucionales (humanos, físicos, tecnológicos, etc.), para generar innovación y desarrollo sostenible en el país. 25
CADENA DE VALOR INSTITUCIONAL Tipología de procesos: Procesos de innovación o estratégicos: Son aquellos que buscan establecer la visión y orientación para el desarrollo de los demás procesos. Generan permanentemente innovación y criterios para el alcance de los logros y propósitos. Procesos de valor, primarios, core o misionales: Son aquellos que apuntan al cumplimiento de la Misión, generando valor a los grupos de interés y a la Institución. Procesos de apoyo o soporte: Apoyan y facilitan el desarrollo y ejecución de todos los procesos de valor, proveen servicios de utilidad para toda la Entidad en sus diferentes niveles. 26
CADENA DE VALOR PROCESOS DE INNOVACION PROCESOS DE VALOR PROCESOS DE APOYO INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL CONVENIOS Y ALIANZAS NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PLANEACION ESTRATEGICA DISEÑO CURRICULAR GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN GESTION PARA EL EMPLEO EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMETARIOS CERTIFICACION COMPETENCIAS LABORALES GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIONES INSTITUCIONALES MEJORA CONTINUA 27
CADENA DE VALOR PROCESOS DE INNOVACION PROCESOS DE VALOR PROCESOS DE APOYO INICIO INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL CONVENIOS Y ALIANZAS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PLANEACION OPERATIVA PROGRAMACIÓN ESPECÍFICA SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL SEGUIMIENTO A EGRESADOS Y EVALUACION DE IMPACTO DISEÑO CURRICULAR PUBLICACION DE LA OFERTA INSCRIPCION SELECCION MATRICULA NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN DESARROLLO CURRICULAR INDUCCIÓN EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS GESTIÓN HUMANA PERFILAMIENTO Y ACTUALIZACION DE INSTRUCTORES GESTIÓN ADMINISTRATIVA CONTRATACION GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DEL PROCESO DE APRENDIZAJE CONTRATO DE APRENDIZAJE GESTIÓN JURÍDICA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA EXPEDICIÓN DE TÍTULOS, CERTIFICADOS, ACTAS Y/O CONST. CERTIFICACION COMPETENCIAS LABORALES GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MEJORA CONTINUA GESTION PARA EL EMPLEO COMUNICACIONES INSTITUCIONALES 28
PROCESOS DE INNOVACIÓN PROCESO INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL IDENTIFICACION DE NECESIDADES PROSPECTIVA Y VIGILANCIA TECNOLÓGICA PROCEDIMIENTOS EVALUACIONES DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS 29
PROCESOS DE INNOVACIÓN PROCESO CONVENIOS Y ALIANZAS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO - AMPLIACIÓN DE COBERTURA PROCEDIMIENTOS TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS, TECNOLOGÍAS E INNOVACIONES 30
PROCESOS DE INNOVACIÓN PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PLANEACION OPERATIVA PROGRAMACIÓN ESPECÍFICA PROCEDIMIENTOS SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN 31
PROCESOS DE INNOVACIÓN PROCESO MEJORA CONTINUA TRANSFERENCIA DE BUENAS PRACTICAS MEDICIÓN DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE MEDICION Y CONTROL PROCEDIMIENTOS AUDITORIAS INTERNAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ASPECTOS QUE AFECTAN LA CALIDAD DEL SERVICIO 32
PROCESOS DE VALOR PROCESO NORMALIZACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES NORMALIZACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 33
PROCESOS DE VALOR PROCESO DISEÑO CURRICULAR DISEÑO CURRICULAR 34
PROCESOS DE VALOR PROCESO ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA PROMOCIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA INSCRIPCIÓN SELECCIÓN PROCEDIMIENTOS MATRÍCULA EXPEDICIÓN DE TÍTULOS, CERTIFICADOS, ACTAS Y/O CONSTANCIAS DE FORMACIÓN 35
PROCESOS DE VALOR PROCESO EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL DESARROLLO CURRICULAR INDUCCIÓN GESTIÓN DEL PROCESO DE FORMACIÓN DEL APRENDIZ PROCEDIMIENTOS CONTRATO DE APRENDIZAJE 36
PROCESOS DE VALOR PROCESO EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS TECNOLOGICOS EMPRENDIMIENTO INNOVACIÓN TECNOLÓGICA PROCEDIMIENTOS PORTAFOLIO DE COMPETITIVIDAD 37
PROCESOS DE VALOR PROCESO CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS PROCEDIMIENTOS 38
PROCESOS DE VALOR PROCESO GESTIÓN PARA EL EMPLEO ORIENTACIÓN OCUPACIONAL INTERMEDIACIÓN LABORAL PROCEDIMIENTOS 39
PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PERFILAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y DESARROLLO DE INSTRUCTORES ADMINISTRACIÓN LABORAL BIENESTAR PROCEDIMIENTOS 40
PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA CONTRATACIÓN DE INSTRUCTORES CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOS 41
PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS GESTIÓN PRESUPUESTAL GESTIÓN DE TESORERÍA PROCEDIMIENTOS GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN DEL RECAUDO, APORTE Y CARTERA 42
PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS PROCEDIMIENTOS 43
PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN JURÍDICA PROCEDIMIENTOS 44
PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PLANEACIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS SOPORTE Y MANTENIEMIENTO DE SERVICIOS PROCEDIMIENTOS 45
PROCESOS DE APOYO PROCESO COMUNICACIONES INSTITUCIONALES DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PROCEDIMIENTOS 46
CUAL ES EL PROCESO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO? PLANIFICACION DEL PROCESO CONFORMACION DE EQUIPOS DE TRABAJO 47
CUAL ES EL PROCESO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO? SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS NORMALIZACION DE LOS PROCESOS 48
CAPACITACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Sensibilización (Conocimientos de la norma) Recursos Internos del centro Apoyo de la Dirección General (Guía implementación) de Capacitación en los procesos Recursos Internos del centro (Líderes de los procesos) Apoyo de la Dirección General (Videoconferencias) Visitas y reuniones zonales 49
NORMALIZACIÓN DE PROCESOS Manual de Procesos y Procedimientos Versión 2. Junio de 2008. Identificación de: 18 Procesos 50 Procedimientos Instructivo para la elaboración, codificación y control de documentos de procesos y procedimientos del SENA 50
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Cada líder de proceso analizará con los responsables de la ejecución de los mismos la información del Manual de procesos para su aplicación. Si hay sugerencias deben ser enviadas al Grupo de Mejora Continua de la Gestión de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo con el fin de ajustar el Manual. Se realizarán videoconferencias de cada proceso dirigidas a los responsables en cada Regional y Centro, con el fin de lograr un conocimiento del mismo y aclarar inquietudes 51
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Verificación de la apropiación y funcionamiento de los procesos por parte de los líderes de proceso. (Listas de Verificación) Elaboración de Planes de Trabajo y Planes de mejora detallados para mejorar el proceso Seguimiento por parte de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Verificación por parte de la Oficina de Control Interno 52
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Los líderes de los procesos serán los responsables de: 1. Hacer que los responsables y participantes en la ejecución de los procesos conozcan la caracterización de los mismos (objetivo, entradas, salidas, normatividad, documentación, registros, etc..) 2. Hacer que los responsables de los procesos los ejecuten como se establezca y manejen la documentación de los mismos. 53
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS 3. Analizar y recopilar la información correspondiente al comportamiento de los procesos (Diligenciamiento de los formatos (registros) e indicadores de procesos en los centros) y retroalimentar el sistema. 4. Realizar seguimiento y evaluación al plan que se establezca para cada proceso 5. Establecer y hacer que se ejecuten las acciones correctivas y preventivas 54
PLAN DE TRABAJO MES ACTIVIDAD MEDIOS Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Sensibilización y capacitación Implementación de procesos Gestión de riesgos Semana de las Mejores prácticas - Concurso Identificación de acciones de Mejora Evaluación del estado de avance Diagnóstico - Autoevaluación Videoconferencias semanales Matriz de riesgos Encuesta de calidad en la formación Banco de preguntas Documentación y transferencia de mejores prácticas Listas de chequeo Programa de auditorias Diciembre Seguimiento y mejora Revisión por la dirección 55
En el SENA Todos sabemos que Siempre habrá una Mejor Manera de Hacer las Cosas El SENA Una organización que aprende!!! 56
GRACIAS!!! 57