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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS I. OBJETVO Definir criterios y metodología para el control de documentos y registros, según los requisitos de norma ISO 9001:2008. II. ALCANCE Aplica a todos los documentos definidos en el SGC de la Corporación Municipal de lo Prado. III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO Documento: Proporciona información y/o define requisitos, criterios y/o metodología para la estandarización de actividades o procesos. Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de la ejecución de actividades o su análisis. Identificación de documentos/registros: La identificación de da con el nombre del documento o registro, el cual debe indicar la actividad a definir o registrar. Retención: Es el tiempo que el registro se mantendrá archivado, mínimo debe ser retenido por 3 años o según requisito legal. Almacenamiento: Corresponde al medio en que mantendrán los documentos o registros, puede ser digital o físico. Protección: Corresponde al medio en que se protegerá, puede ser medio físico en archivadores o digital. Recuperación: Se define la vía en que se puede acceder al documento o registro (ruta de acceso digital o definición de medio físico), indicando el criterio de archivo (fecha, año, proceso, etc. Aprobación de documentos: Esto se evidencia a través de una firma en la primera página del documento o a través de un correo electrónico. Documento obsoleto: Es aquel documento que no es vigente, debido a la evolución de nuevas versiones, el cual debe ser eliminado. Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Calidad Versión : 04- Aprobación 12.12.2016 2 de 6
IV. PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS DIAGRAMA DE FLUJO Entrada Actividades/Registros Responsables E_mail Solicitud de documento/registro El responsable de cada proceso previo V B del Director del área, debe enviar una solicitud por e_mail indicando si desea crear, eliminar o modificar algún documento o registro al Representante de Dirección de CMLP. Revisar su viabilidad para su elaboración y formato, según definición en Instructivo de Formato documentos CMLP Rep. Dirección (RD) Se rechaza solicitud vía correo electrónico al solicitante, indicando argumentos No Es viable? Si aporta valor al SGC Si El RD debe revisar el documento, redacción y coherencia con la descripción del proceso que se debe estandarizar, revisar definición de actividades controles y responsabilidades. Da el visto bueno para dar formato o solicta modificaciones. Rep. Dirección (RD) Se da formato a documento o formato de registro, debe contener mínimo; logo de CMLP, identificación del documento (nombre de la actividad a definir)control de versión, control total paginas, fecha de aprobación. Se debe asegurar la correcta identificación del documento, que debe indicar la actividad o proceso que se definirá, ejemplo: procedimiento Adquisiciones, Registro Acta Reunión. Los Procedimientos deben indicar Objetivo, alcance, descripción de actividades, responsables y control de modificaciones. Control documentos Lista Control documentos/registros SGC Todos los documentos y formatos de registros deben ser archivados en Carpeta SGC año/ Documentos- Pagina WEB SGC, para la consulta y control. Se deben identificar todos los documentos y registro en Lista Control de Documentos y Registros. 2 Fase Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Calidad Versión : 04- Aprobación 12.12.2016 3 de 6
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS Entrada Actividades/Registros Responsables 2 El dueño de cada proceso debe mantener una carpeta digital y/ o física con todos los registros del proceso. Respecto a la protección digital: mensualmente se respalda carpeta del proceso en disco duro, el cual se mantiene en Bodega y caja fuerte de CMLP. Responsable de Informática Respecto a los documentos con versiones anteriores, deben ser eliminados, ya que se consideran documentos obsoletos. Se mantiene registro de control de modificaciones en cada documentos. Todos los documentos actualizados del SGC se deben mantener en página web www.corporacionloprado.cl, y Servidor. El control documentos debe subir los documentos al proceso correspondiente, asegurando que el documento haya sido aprobado formalmente por el Secretario General a través de firma en registro de Aprobación o e_mail dando V B. Control documentos Se mantiene una lista de Control de documentos y registros del SGC, donde se indica el nombre del documento, versión, fecha aprobación, retención, archivo y medio de recuperación. Tambien se mantiene lista control de toda la documentación externa necesaria para la operación de CMLP Control documentos Fin Fase Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Calidad Versión : 04- Aprobación 12.12.2016 4 de 6
V. CONTROL DE MODIFICACIÓN VERSION ITEM FECHA MODIFICACION 00 Todos 02.11.2011 Elaboración de Procedimiento 01 Todos 07.11.2011 Modificaciones de procedimientos obligatorios 02 Todos 04.01.2012 Modificaciones a Manuales Obligatorios I y II Se mejora redacción de objetivo y alcance III Se incluye criterios de aplicación del procedimiento 03 V 14.12.2015 Se define Diagrama de Flujo VI Se establece control de modificación por documento y se elimina el control general de modificaciones. Corporación Municipal Lo Prado Unidad: Calidad Versión : 04- Aprobación 12.12.2016 5 de 6