Taller de Excel para Contadores mayo Comisión de Capacitación Cr. Walter E. Zafe Cr. Marcos S. Herrera Basualdo Elaboración de Estados Contables
Introducción El presente taller tiene como finalidad transmitir a nuestros colegas ciertas herramientas y modos de trabajo a fines de minimizar los errores cometidos en la elaboración de los Estados Contables presentados ante la Secretaría Técnica. A tales fines, y tomando en cuenta las recomendaciones efectuadas en el Taller Observaciones frecuentes de Secretaría Técnica, es que vamos a trabajar sobre un caso práctico de una entidad sin fines de lucro, en la cual a partir de un libro diario o en su defecto desde un balance de sumas y saldos, elaboraremos los Estados Contables Básicos, Notas Complementarias a los EECC y Anexos. Una aclaración muy importante a tener en cuenta es que la modalidad de trabajo que vamos a desarrollar no es la única existente, ya que existen infinitas maneras de llegar a los mismos resultados por diferentes medios. Es nuestra intención compartir con ustedes una de ellas. Por otro lado también veremos de manera general como importar datos en el SIAp provenientes del Excel. Puntualmente, llevaremos al aplicativo de Ganancias para Personas Jurídicas los datos correspondientes a las retenciones de ganancias efectuadas a un contribuyente y que previamente fueron cargadas en una hoja de cálculo. A través de este ejemplo podremos ver cuáles son los principios generales para llevar datos de Excel a SIAp, en aquellos casos donde este habilitada la importación de datos. Sin más que decir, esperamos les sea de utilidad. Cr. Walter E. Zafe Cr. Marcos S. Herrera Basualdo 2
Desarrollo del Caso Club Social y Deportivo Rivadavia 1. Libro diario. La primera instancia es la confección del libro diario en el Excel, el cual puede haber sido exportado desde algún sistema de registraciones o haber sido cargado manualmente. El libro desde el cual iniciamos es el siguiente: 3
i) Sumatoria de débitos y créditos. Es lo primero que realizamos a fines de corroborar el cumplimiento del principio de la partida doble. Si la suma en ambas columnas no es coincidente, deberíamos verificar los asientos y ver porque no balancean. 4
ii) Redondeo. Luego, vamos a proceder a desestimar todas las cifras decimales que excedan los dos dígitos, esto es a fines de evitar posibles errores de redondeo generados por la acumulación de dichas cifras. Para ello en dos columnas nuevas tomaremos los valores de las columnas D y E (Debe y Haber), pero le aplicamos la fórmula REDONDEAR 1 para que nos devuelva los mismos valores pero desestimando todo número que exceda las dos cifras decimales. iii) Finalmente, volvemos a confirmar que coincidan la suma de las nuevas columnas del debe y del haber. Si esto es correcto, procedemos a armar el Balance de Sumas y Saldos. 1 La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales especificado. La sintaxis de la función REDONDEAR es la siguiente REDONDEAR(número; núm_decimales) y tiene los siguientes argumentos: número (Obligatorio). Número que desea redondear. núm_decimales (Obligatorio). Número de decimales al que desea redondear el argumento de número. 5
2) Balance de Sumas y Saldos. En esta hoja lo que vamos a hacer es exponer todas las cuentas utilizadas en el libro diario y determinar por un lado la sumatoria de los movimientos en el debe y por otro la sumatoria de los movimientos en el haber. Cumplido esto, podemos determinar los saldos mayorizados de cada una de las cuentas. Los pasos son los siguientes: i) Listado de Cuentas. De la Hoja Libro Diario vamos a copiar de manera íntegra las dos columnas en donde se expresan los códigos y los nombres de la cuentas; para luego pegarlas en las dos primeras columnas de nuestra nueva hoja denominada Balance de Sumas y Saldos. 6
ii) Eliminación de cuentas duplicadas. Ahora nos queda eliminar todas aquellas filas que repitan códigos y nombres de cuentas ya incluidos en el listado. Para eso utilizamos una herramienta de datos, denominada Quitar duplicados y que se encuentra en la Ficha Datos. 7
iii) Reordenamiento de la cuentas. A fines de trabajar de una manera más prolija, procedemos a ordenar las cuentas de acuerdo al código de las mismas. 8
iv) Saldos Mayorizados. Una vez depuradas las cuentas, obtenemos la suma de movimientos en el debe y en el haber. Para ello utilizaremos una función condicional denominada SUMAR.SI 2, con la cual traeremos los valores del libro diario. Y posteriormente, en una nueva columna y por diferencia entre Debe y Haber, obtenemos los saldos Mayorizados. Para validar dichos saldos, debemos comprobar que la sumatoria de la columna sea igual a cero. 2 La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican. La sintaxis de la función SUMAR.SI es la siguiente SUMAR.SI (rango, criterio, [rango_suma]) y cuenta con los argumentos siguientes: rango (Obligatorio). El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterio (Obligatorio). El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. rango_suma (Opcional). Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. 9
v) Clasificación de las cuentas. La última tarea que nos queda realizar en la Hoja Balance de Sumas y Saldos es indicar a que Rubro y Subrubro pertenecen cada una de las cuentas, a fines de ir determinando la composición de las notas y anexos a los EECC. Para ello insertamos dos columnas antes del Debe y Haber, y las vamos completando en forma manual. A fines de poder agrupar rápidamente las cuentas pertenecientes a cada rubro, vamos a insertar Autofiltros en la hoja, tal como se ve en la siguiente imagen: 10
3) Notas a los Estados Contables. Primero que todo empezamos preparando las notas del Estado de Situación Patrimonial (ESP). Los saldos que surgen de este cálculo son los que se exponen a continuación en dicho estado contable. Antes de continuar, queremos aclarar que las columnas comparativas con el ejercicio anterior son datos que se ingresarán en forma manual para cada uno de las notas y anexos. Hecha esta aclaración, iremos armando tantas notas como rubros tengamos en el ESP; poniendo en la primera columna el nombre de la cuenta tal y como figura en el Balance de Sumas y Saldos y obteniendo el saldo con la función SUMAR.SI. Esto también se puede obtener haciendo una referencia simple para cada cuenta. En caso de que tengamos una cuenta que tenga saldo Corriente y No Corriente, optaremos por ingresar en forma manual el saldo No Corriente; y en la celda que calcula el saldo Corriente, tomaremos el recaudo de hacer una referencia a fines de deducir el saldo No Corriente. 11
4) Anexo de Bienes de Uso. A este cuadro lo vamos a armar con referencias simples y trabajando por diferencias de saldos. Esto significa que obtendremos los saldos finales de los valores de origen y de las amortizaciones acumuladas con una referencia simple desde el Balance de sumas y Saldos; los saldos iniciales los ingresamos manualmente como dato desde el Anexo de Bienes de Uso del año anterior; las Bajas de bienes de uso corresponden a la sumatoria de movimientos en el Haber de los valores de origen, mientras que las bajas de amortizaciones acumuladas coinciden con la sumatoria de movimientos en el Debe de dichas cuentas; finalmente la amortización del ejercicio la tomamos con una referencia desde el Balance de Sumas y Saldos; y las Altas de bienes de uso surgen por diferencia entre Valor al Cierre, Valor de Inicio y Bajas del ejercicio. El Valor Residual es aquel que llevamos al ESP a través de una referencia simple. Para terminar dicho estado contable solo nos estaría faltando el valor del Patrimonio Neto al cierre tomado del Estado de Evolución del Patrimonio Neto (EEPN). 12
5) Detalle de Gastos (Cálculos Auxiliares). Esta hoja sirve como cálculo auxiliar para prorratear los gastos en diferentes categorías tales como Gastos de Administración, Gastos de Comercialización, Otros gastos, etc. En el caso Club Social y Deportivo Rivadavia, los clasificaremos en Gastos Generales de Administración, Específicos de Sectores, y Otros; los cuales son necesarios dada la naturaleza del ente. La forma de trabajo es similar a la utilizada en las Notas a los EECC, en donde ponemos los nombres de las cuentas tal y como figuran en el Balance de Sumas y Saldos, y a través de la función SUMAR.SI traemos los saldos al cierre de cada una de ellas. En las columnas siguientes, tenemos el grado de apropiación de cada gasto en cada categoría, con su respectivo valor absoluto que surge de multiplicar la columna de Total con la de Porcentaje. Asimismo, dichas celdas utilizan la función REDONDEAR, de manera de utilizar solamente dos cifras decimales. Las columnas finales se utilizan a fines de encontrar si es que han quedado restos como consecuencia de los redondeos y en caso de no haberse realizado las apropiaciones en un 100%, nos indica el porcentaje pendiente de apropiación. 13
6) Detalle de Gastos: Simplemente toma los valores de la Hoja Detalle de Gastos C.A. y alimenta posteriormente al Estado de Recursos y Gastos. La única particularidad que tiene aparte de esto, es que en la columna otros, incluimos las diferencias que se hubieran podido generar como consecuencia del redondeo en la apropiación de gastos. 7) Detalle de Ingresos (Cálculos Auxiliares). La metodología utilizada es similar a la utilizada en el Detalle de Gastos (Cálculos Auxiliares). 8) Detalle de Ingresos. La metodología utilizada es similar a la utilizada en el Detalle de Ingresos. 14
9) Estado de Recursos y Gastos. Toma los valores de los Detalles de Ingresos y Gastos y en el mismo se determina el Superávit o Déficit del Ejercicio. Utilizamos la función lógica SI 3 para alternar entre Superávit o Déficit del Ejercicio según el resultado sea mayor o menor a cero, respectivamente. 3 La función SI devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. La sintaxis de la función SI es la siguiente SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) y cuenta con los argumentos siguientes: Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Valor_si_falso puede ser otra fórmula. 15
10) Estado de Evolución del Patrimonio Neto. Esta hoja se alimenta casi en su totalidad de manera manual. Contiene datos tomados del EEPN del año anterior, que son los saldos iniciales, y además toma datos de otras hojas tales como los Ajustes de Resultados de Ejercicios Anteriores y el Resultado del Ejercicio. 16
11) Estado de Situación Patrimonial. Una vez completadas las Notas a los EECC, el Estado de Recursos y Gastos y el Estado de Evolución del Patrimonio Neto, estamos en condiciones de armar el ESP, ya que solamente nos faltaba vincular la línea del Patrimonio Neto con el estado respectivo. 17
12) Estado de Flujo de Efectivo. En la primera parte de este último estado contable básico exponemos los saldos al inicio y al cierre del efectivo y sus equivalentes según lo dispuesto en las resoluciones técnicas; con lo cual obtenemos la variación neta del efectivo en el ejercicio. A los mismos los obtenemos del ESP mediante referencias simples. En la segunda parte, explicamos las causas de variación del efectivo y para ello vamos a ir relacionando a través de referencias simples las partidas de ingresos y egresos derivadas de los anexos respectivos con los saldos iniciales y finales de partidas vinculadas pertenecientes al Activo y Pasivo, los cuales vamos a tomar de las Notas a los EECC y el Anexo de Bienes de Uso. Con esto damos por concluida la confección de los Estados Contables, solamente nos restaría armar el asiento de refundición de cuentas, el cual surge de filtrar en el balance de sumas y saldos las cuentas de resultados y dejarlas con saldo cero, en donde la diferencia nos dará el resultado del ejercicio, que posteriormente lo cargamos al Patrimonio Neto. De la misma manera, podemos armar el Asiento de Apertura del ejercicio siguiente, pero tomando los saldos de las cuentas patrimoniales. 18