UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA VINCULACIÓN EN PLANTA DE EMPLEADOS PUBLICOS ADMINISTRATIVOS Página 1 de 10 Código: GH-P02 Versión: 05 1. OBJETIVO: Definir las actividades y los criterios para la vinculación de Empleados Públicos Administrativos a la planta de personal de la Universidad del Magdalena. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para el ingreso de personal mediante vinculación legal y reglamentaria para la gestión administrativa de la Universidad del Magdalena, exceptuando al Rector. Inicia con la recepción de la solicitud de vinculación de personal y finaliza con el ingreso a la nómina de empleados administrativos de la Universidad. 3. RESPONSABLE: El responsable de la adecuada ejecución de este procedimiento es la Grupo de Desarrollo Organizacional. 4. GENERALIDADES: Este procedimiento aplica para vincular Empleados Públicos Administrativos, que en la actualidad, por estar en proceso de reglamentación la Carrera Especial, sólo pueden ser provistos mediante nombramiento provisional para empleos de naturaleza de Carrera Especial y mediante la facultad discrecional para empleos de libre nombramiento y remoción. Las comunicaciones oficiales generadas por este procedimiento se tramitan y administran a través del procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. Elaboró Revisó Aprobó María Luisa Méndez Abril Responsable del Proceso de Gestión del 14/01/2013 Emperatriz Zapata Zapata Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad 14/01/2013 Ruthber Escorcia Caballero Rector Universidad del Magdalena 15/01/2013
5. DESCRIPCIÓN No. Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad 01 Directivos, Asesores y Coordinadores de Grupo/Dependencias y Grupos 02 Rector/Rectoría 03 04 05 06 Director Técnico/ Director Técnico/ Directivos, Asesores y Coordinadores de Grupo/Dependencias y Grupos Director Técnico/ Realizar solicitud de personal: Se solicita a Rectoría, verbalmente o por escrito, la vinculación del personal de cargos vacantes asignados a su dependencia o grupo, en la planta de personal. Evaluar solicitud: Ordena a la, iniciar proceso para cubrir vacante. No se considera viable. Termina el procedimiento. Verificar la vacante y el presupuesto: a. Recibe de la Rectoría autorización para cubrir la plaza vacante. b. Confirma la plaza vacante en la planta de personal administrativa y establece mecanismo de vinculación: Discrecional. Nombramiento Provisional. Nota: De no existir vacancia, finaliza el procedimiento. Planificar la vinculación: Solicita disponibilidad presupuestal en el Formato GF-F03 Formato Único para Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Establecer las pruebas de selección que se aplicarán. Se informa verbalmente al área solicitante la viabilidad de cubrir la plaza vacante. Proponer hojas de vida: El área correspondiente presenta a consideración de Rectoría posibles candidatos para ser vinculados. Recepcionar hojas de vida: Recibe por parte de Rectoría, las hojas de vida de los candidatos con los anexos donde acrediten estudios y experiencia. Código: GH-P02 Versión: 05 Página 2 de 10
No. Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad 07 Director Técnico/ 08 Rector/Rectoría 09 10 Rector/Rectoría 12 13 Técnico Administrativo/Secretaría General 14 Persona Seleccionada Preseleccionar hojas de vida: Procede a verificar si los candidatos acreditan los requisitos mínimos de estudio y experiencia establecidos en el Manual de Funciones y Competencias. Los resultados de esta verificación se remiten a Rectoría, por medio del GH-F18 Formato Verificación del Perfil del Cargo. Realizar entrevista: Entrevista a cada uno de los preseleccionados para contrastar el perfil y las habilidades del aspirante al cargo. Los resultados de esta verificación se reenvían a la, por medio del GH-F18 Formato Verificación del Perfil del Cargo, indicando la persona que ha sido seleccionada para ser cubrir la vacante. Nota: No se cumple con el perfil requerido. Finaliza el procedimiento. Elaborar Resolución de Nombramiento: Recibe la autorización y elabora las Resoluciones de Nombramiento de las personas seleccionadas y las remite a Rectoría para su firma. Firmar y Enviar: Firma la Resolución de Nombramiento y la remite a Secretaria General. Radicar y Enviar: Radica la Resolución de Nombramiento y la remite a. Comunicar nombramiento: Elabora y envía cartas de comunicación para las personas seleccionadas, informando que se efectuó una resolución de nombramiento; que tienen un plazo de 10 días para confirmar mediante carta si aceptan el nombramiento y 10 días para la respectiva posesión. Se solicita los documentos requeridos para la posesión. Aceptar o rechazar nombramiento: Contesta carta de comunicación con la respectiva decisión y la entrega personalmente en la, anexando todos los formatos requeridos. Código: GH-P02 Versión: 05 Página 3 de 10
No. Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad 15 16 P.E. Grupo Salud Ocupacional/ 17 Persona Seleccionada 18 Solicitar Exámenes de Ingreso: Informa al Grupo de Salud Ocupacional, solicitando practicar examen médico de ingreso a las personas seleccionadas, indicando sus nombres y cargo al que aspiran. Programar Citas Examen de Ingreso e informar a los seleccionados: Programa citas para el examen de ingreso. Comunica telefónicamente a cada uno de las personas seleccionadas la fecha y la hora del examen de ingreso. Presentar el Examen de Ingreso: Asiste a la cita del Examen de ingreso en la fecha y hora señalada. Recepcionar la documentación y elaborar acta de posesión: Recibe la documentación aportada por la persona seleccionada, revisa que la misma esté vigente y completa. 19 20 21 Profesional Especializado/Rectoría Rector/Rectoría Director Técnico/ Dirección de Nota: No se recibirá documentación incompleta. Programar acto de posesión: Agenda y comunica fecha, lugar y hora de posesión a y a la persona nombrada; en el caso de cargos en nivel Directivo y Asesor posesionados ante el Rector. Para el caso de cargos en nivel Profesional y Técnico, la programación de la agenda para efectos de la posesión, está a cargo del P.E. del Grupo de Desarrollo Organizacional, posesionados ante el Director de. Realizar acto de posesión: Toma el juramento y procede a la firma del acta de posesión con el Rector o Director de y el posesionado. Se hace entrega de las funciones del empleo, estatuto general y el estatuto del empleado público de la Universidad. Remite actas: Las actas de posesión se remiten así: Una para la historia laboral del funcionario. Uno al posesionado. Uno se archiva en Secretaría General. Código: GH-P02 Versión: 05 Página 4 de 10
No. Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad 22 Persona Seleccionada Afiliación a la seguridad social: El posesionado debe manifestar la EPS y la AFP a la cual se desea afiliarse. 23 Remitir actos administrativos: Entrega al P.E. del Grupo de Nómina y Prestaciones Sociales, copia de la resolución de nombramiento, del acta de posesión y el formato de actualización Hoja de Vida. 24 25 26 27 28 P.E. Grupo Salud Ocupacional/ P.E. Grupo de Nómina y Prestaciones Sociales/ Técnico Administrativo/ Informar de la vinculación al Grupo de Salud Ocupacional: Entrega al P.E. del Grupo de Salud Ocupacional la información relacionada con el nombramiento, tales como: documento de identidad, nombre completo, cargo, salario, fecha de posesión, fecha de nacimiento, EPS y AFP. Afiliar a Riesgos Laborales: Se ingresa la información necesaria de la persona seleccionada en la página web de la Administradora de Riesgos Laborales (MAPFRE) para realizar la afiliación. Ingresar información al sistema de nómina: Diligencia la información solicitada por el SINAP (Sistema de Información de la Administración Pública), según el grupo de liquidación y los documentos recibidos del P.E. Grupo de Desarrollo Organizacional, con lo cual la persona vinculada queda ingresada en el sistema de nómina. Entregar documentos para archivo: Entrega al archivo de Gestión de, la copia del acta de posesión y de la resolución de nombramiento para que sean incluidos en la historia laboral de la persona seleccionada, con su hoja de vida. Archivar documentación en la historia laboral: Recibe los documentos de parte del P.E. del Grupo de Desarrollo Organizacional y crea la historia laboral de la persona vinculada. Código: GH-P02 Versión: 05 Página 5 de 10
6. MARCO LEGAL Tipo de Norma Ley Ley Ley Ley Compendio de Normas aplicadas a los Servidores Públicos Decreto Decreto Acuerdo Superior Acuerdo Superior Acuerdo Superior Entidad que lo emite Congreso de Colombia Congreso de Colombia Congreso de Colombia Congreso de Colombia Nº Identificación Fecha de Expedición 4 18/05/1992 30 18/12/1992 NA NA NA Presidencia de la República Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Universidad del Magdalena Universidad del Magdalena Universidad del Magdalena Descripción Mediante la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública y para la fijación de las prestaciones sociales de los Trabajadores Oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 150, numeral 19, literales e) y f) de la Constitución Política Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior 734 05/02/2002 Código Único Disciplinario 190 06/06/1995 Se adopta el estatuto anticorrupción 1042 07/06/1978 1045 07/06/1978 012 2011 013 2011 017 2011 Régimen del Empleado Oficial, conjunto de leyes y normas aplicables a los funcionarios públicos administrativos Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Estatuto General de la Universidad del Magdalena Estatuto de Empleados Públicos de la Universidad del Magdalena Estatuto Estructura Interna Código: GH-P02 Versión: 05 Página 6 de 10
Tipo de Norma Resolución Rectoral Entidad que lo emite Universidad del Magdalena Nº Identificación 143 2012 Fecha de Expedición Descripción Por el cual se expide Manual de Funciones y Competencias Laborales de los empleos públicos que conforman la planta de personal administrativo de la Universidad del Magdalena 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica para este documento 8. REGISTROS Código Formato No aplica GH-F04 GH-F18 No Aplica No Aplica Identificación Nombre Resultado obtenidos por los aspirantes de cada una de las pruebas Formato de asistencia a Pruebas Formato Verificación del Perfil del Cargo Resoluciones de Nombramiento Acta de posesión Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Medio /impreso /impreso /impreso Secretaria General/Impreso Secretaria General/Impreso Tiempo de Retención Un año Un año Permanente Permanente Permanente Protección Responsable de Archivarlo Recuperación (clasificación para consulta) Fecha Fecha Fecha y Número Fecha y Número Fecha Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) Archivo Central /impreso Historia Laboral Historia Laboral Historia Laboral 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN 01 30/01/2007 Paso 7 procedimiento Se modifica el paso 07 de la siguiente manera: "Se remite a rectoria las hojas de vida de los aspirantes con los resultados obtenidos" 01 30/01/2007 Paso 4 procedimiento Se modifica el paso 04 de la siguiente manera: " Recibe las hojas de vida y diligencia el formato GH-P02-F05 Formato de recepción de Hojas de Vida" 01 30/01/2007 Paso 10 procedimiento Se modifica el paso 10 agregando al final lo siguiente: "Si no se realiza ninguna vinculación se declara desierta la convocatoria y se regresa al paso 01" Código: GH-P02 Versión: 05 Página 7 de 10
VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN Se agrega un parrafo que dice: El Rector tiene la facultad discrecional de proveer los cargos de la 02 12/02/2007 Generalidades Planta de personal según el estatuto general (Acuerdo Superior 008 de 1998), en este caso el procedimiento empieza en el paso 5 Se modifica el paso 04 de la siguiente manera: Recibe las Hojas de Vida y diligencia el Formato 02 12/02/2007 Paso 04 procedimiento GH-P02-F05 Formato de recepción de hojas de vida, y las que cumplen los requisitos del Manual de Cargos, Requisitos y Competencias relacionan en el formato 02 12/02/2007 Paso 04 procedimiento Se modifica el paso 05 de la siguiente manera: Prepara la realización de pruebas para verificar competencias habilidades y destrezas con los respectivos coordinadores. 02 12/02/2007 Paso 08 procedimiento Se modifica el paso 08 de la siguiente manera: Publica los resultados de las pruebas de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales 03 18/02/2008 Todos los Ítems En cada uno de los ítems se realizó el ajuste para dar cumplimiento a los requerimientos de los modelos MECI 1000:2005, NTCGP 1000:2004 y su articulación con el Sistema de Gestión Integral - COGUI. Pie de página Se modificaron los responsables en la construcción del documento Encabezado Se modifica el nombre del procedimiento, cambia a Vinculación en Planta de Empleados Públicos Administrativos. Objetivo Se modifica de Empleados Públicos No Docentes a Empleados Públicos Administrativos. 04 24/08/2009 Alcance Se modifica de Empleados Públicos No Docentes a Empleados Públicos Administrativos. Generalidades Se modifica de Empleados Públicos No Docentes a Empleados Públicos Administrativos. Todos los Items En cada uno de los ítems se cambiaron los cargos y se ajustaron a la nueva planta de personal administrativa. 10. ANEXOS 10.1 FLUJOGRAMA Código: GH-P02 Versión: 05 Página 8 de 10
INICIO Directivos, Asesores y Coordinadores de Grupo/ Dependencias y Grupos Realizar solicitud de personal Rector/Rectoría Evaluar solicitud Director Técnico/ Verificar la vacante y el presupuesto Director Técnico/ Planificar la vinculación Directivos, Asesores y Coordinadores de Grupo/ Dependencias y Grupos Proponer hojas de vida Director Técnico/ Recepcionar hojas de vida Director Técnico/ Preseleccionar hojas de vida Rector/Rectoría Realizar entrevista GH-F18 Formato Verificación del Perfil del Cargo Elaborar Resolución de Nombramiento Rector/Rectoría Firmar y Enviar Técnico Administrativo/Secretaría General Radicar y Enviar Comunicar nombramiento Persona seleccionada Aceptar o rechazar nombramiento A Código: GH-P02 Versión: 05 Página 9 de 10
A Solicitar Exámenes de Ingreso P.E. Grupo Salud Ocupacional/ Programar Citas Examen de Ingreso e informar a los seleccionados Persona Seleccionada Presentar el Examen de Ingreso Recepcionar la documentación y elaborar acta de posesión Profesional Especializado/Rectoría, Programar acto de posesión Rector/Rectoría Director Técnico/ Realizar acto de posesión Remite actas Persona Seleccionada Afiliación a la seguridad social Remitir actos administrativos Informar de la vinculación al Grupo de Salud Ocupacional P.E. Grupo Salud Ocupacional/ Afiliar a Riesgos Laborales P.E. Grupo de Nómina y Prestaciones Sociales/Dirección de Ingresar información al sistema de nómina Entregar documentos para archivo Técnico Administrativo/ Archivar documentación en la historia laboral FIN Código: GH-P02 Versión: 05 Página 10 de 10