Página : 1 de 10 0. PR-5 COPIA FIEL DEL ORIGINAL 1. PROCEDIMIENTO: Adquisición, Selección y Evaluación de Proveedores 2. CONTENIDO. 0. Código 1. Nombre 2. Contenido 3. Objetivo y Alcance 4. Considerandos Previos 5. Responsabilidades 6. Actividades 7. Anexos / Registros 8. Historial de Cambios 3. OBJETIVO Y ALCANCE. El objeto de este procedimiento es describir el sistema establecido por CMQ, el cual permite asegurar que los productos, equipos, insumos y materiales comprados, así como los servicios subcontratados, cumplen todos los requisitos de calidad especificados. Alcance: Se aplica a todas las compras e inspección en recepción de los suministros que van a ser utilizados en la ejecución de los proyectos en CMQ y a los proveedores de los mismos, como a la vez subcontratación de servicios. 4. CONSIDERANDOS PREVIOS. Solicitud de Compra: Documento emitido por personal de los establecimientos y/o personal de CMQ en el que solicita a los Directores de Educación y/o Salud y/o la compra de insumos materiales equipos específicos. Orden de Compra: Documento emitido por CMQ, dirigida a los proveedores en el que se detalla los requerimientos en calidad, cantidad y precio, así como las fechas esperadas de entrega y formas de pago de materiales especificados de acuerdo a la solicitud de compra. Guía de Despacho: Documento emitido por el proveedor indicando los materiales y/o insumos y despachados a oficina central y/o establecimientos. / Coordinador SGC
Página : 2 de 10 Factura: Documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla. Recepción de Materiales: Documento interno en el que se ingresa los materiales enviados a establecimientos y/u oficina de CMQ y debe estar conforme con la orden de compra, guía de despacho y/o factura. Listado de Proveedores R 27; R - 28: Listado de proveedores autorizados que maneja la organización, donde se tiene identificados los proveedores críticos (proveedores que afecten la calidad del servicio), además de todos los proveedores de servicios. 5. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Encargado de Adquisición y/o Jefe y Encargados de Áreas Específicas en conjunto con el de la selección inicial y evaluación de los proveedores. Es responsabilidad de los administrativos de Adquisición coordinar las evaluaciones de proveedores de insumos y proveedores de servicios y subcontrato. Es responsabilidad del Encargado de Adquisición realizar el seguimiento y control de los proveedores, además de administrar el fondo asignado (FOFI) para compras, traslado, etc. Es responsabilidad de los administrativos de Adquisición de las áreas de Salud Educación / SEP Junji Farmacia, realizar las cotizaciones y presentarlas al Encargado de Adquisición, para gestionar los pedidos, exceptuando Encargado área de farmacia (Químico Farmacéutico) quien presenta por compra cuadro comparativo y detalles de compra por proveedor firmado por el Químico Farmacéutico. Es responsabilidad del establecimiento y/u oficina inspeccionar los pedidos recibidos tanto in situ como en las instalaciones. / Coordinador SGC
Página : 3 de 10 6. ACTIVIDADES 6.1 PROCESO DE ADQUISICIÓN Establecimientos - Instalaciones 6.1.1 Cuando se detecta una necesidad de compra de productos, materiales, insumos o la de contratar un servicio, el solicitante debe llenar el registro R 24 Solicitud de Compra indicando claramente en el campo Rubro si corresponde a: ASEO DIDÁCTICO OFICINA MUEBLES INSTRUMENTAL MÉDICO MEDICAMENTOS, etc., y la descripción técnica correspondiente. 6.1.2 En el caso de que la descripción a solicitar sea demasiado extensa se anexará al R 24 los listados a comprar por rubro y/o proveedor. 6.1.3 En el R 24, además debe quedar señalado claramente el código del establecimiento y administración central de acuerdo a sus áreas y correlativo correspondiente. Para la ley SEP debe indicar la acción del PME y fecha de necesidad si se estima conveniente. Además, se debe indicar la fuente de financiamiento a la que se desee cargar los gastos. 6.1.4 Una vez completado el R 24 con toda la información requerida, se envía por parte del establecimiento por correo electrónico el R-24 en planilla electrónica al Director del Área correspondiente y al administrativo correspondiente (Salud Educación), quienes validarán desde el punto de vista técnico la solicitud. 6.1.5 El director del área, derivará al encargado de la fuente de financiamiento correspondiente., quien evaluará si corresponde cargar dicha solicitud al fondo. 6.1.6 El encargado del financiamiento, derivará el R-24 al administrativo de adquisiciones correspondiente al área. 6.1.7 Se inicia el proceso de cotizaciones (3 mínimo) con búsqueda de posibles proveedores solicitando cotizaciones vía correo electrónico, on-line o páginas web, dando un plazo razonable no mayor a 3 días hábiles a los proveedores para que efectúen sus cotizaciones, tomando en cuenta lo extenso del listado y la dificultad de búsqueda de productos poco comercializados en el país. Finalizado este plazo / Coordinador SGC
Página : 4 de 10 dentro de las cotizaciones recibidas la selección de las más adecuada a lo solicitado en el R-24. Excepciones: si el listado de solicitud de compra es muy extenso o complejo de acuerdo al tipo de producto se aplacará criterio del encargado de adquisiciones el tiempo de gestión del R-24 6.1.8 En cuanto a las cotizaciones necesarias para las adquisiciones, si el valor del bien o servicio requerido es igual o mayor a los cien mil pesos, se deben solicitar como mínimo 3 cotizaciones, en un plazo no mayor de 3 días hábiles, si no se tienen 3 cotizaciones, se procederá con las disponibles si éstas lo permiten, adjuntando los correos que reflejen la solicitud de las restantes cotizaciones. De no existir ninguna cotización se esperará para proceder hasta que exista al menos una cotización. 6.1.9 Si el bien o servicio requerido es menor a los cien mil pesos se puede proceder con la existencia de sólo una cotización, sin necesidad de cumplir con los requisitos especificados en el párrafo anterior. 6.1.10 Tras la selección del proveedor, se debe contactar a este para completar información, en caso de falta de datos tales como razón social, tiempos de entrega, formas de pago, etc. 6.1.11 El Administrativo de Adquisiciones del área, confecciona la Hoja de Requerimiento, adjuntando, los correos de respaldo dirigidos a los proveedores a los que se les solicito cotizar. Se adjuntan la o las cotizaciones recibidas y otros antecedentes estimen necesarios. 6.1.12 El Área de Adquisiciones derivará el Requerimiento al área correspondiente, para la aprobación de la compra, asignación de número correlativo interno y firma del director. Retornando el documento nuevamente a Adquisiciones. 6.1.13 Se deriva por correspondencia interna el Requerimiento a director de Administración y Finanzas, quien a su vez solicita al la aprobación validada con la firma correspondiente. 6.1.14 En caso de rechazo del Requerimiento por parte de la Jefatura, por los siguientes motivos : / Coordinador SGC
Página : 5 de 10 - Por inconsistencia en datos del documento, se subsanan y se reenvía para firmas. - Por falta de fondos, inconsistencia técnica del proyecto u otros motivos, se comunica vía correo electrónico al establecimiento que fue rechazado esta compra. 6.1.15 Una vez aprobado el Requerimiento por las Jefaturas, Adquisiciones procede a la confección de la Orden de Compra foliada correlativamente a través del Sistema Computacional de Compras CAS CHILE, Siendo derivada para la Firma de las Jefaturas, por correspondencia interna. 6.1.16 Terminado el proceso de firmas, la Secretaria de Gerencia lo remite a adquisiciones para el envió de la orden de compra a los proveedores vía correo electrónico. 6.1.17 Los suministros, productos insumos, etc., se despachan por parte del proveedor al establecimiento solicitante, quienes verifican en el R 24 la recepción conforme de los productos comprados registrando el N de factura y/o guía de despacho, las cuales se adjuntan al R 24. Siendo derivados con posterioridad en un plazo no mayor a 5 días hábiles a la Corporación para la tramitación del Pago al Proveedor. 6.1.18 Los Administrativos de Adquisiciones derivan estas facturas con toda la documentación relativa a la compra, al departamento de finanzas para el proceso de pago al proveedor, a través de correspondencia interna. En Salud Farmacia 6.1.19 El Químico Farmacéutico de acuerdo a inventario interno, realiza el proceso de adquisición periódica de medicamentos, insumos de enfermería, suplementos alimenticios e insumos dentales. 6.1.20 El proceso de compra se inicia con el llenado del registro R 24, al cual se adjunta un cuadro comparativo y detalle anexos de compras por Proveedor firmado por el Químico Farmacéutico. 6.1.21 El Administrativo de Adquisiciones realiza los mismos procedimientos de los puntos 6.1.9 al 6.1.13 / Coordinador SGC
Página : 6 de 10 6.1.22 Terminado el proceso de firmas la Secretaria de Gerencia remite la documentación a Adquisiciones para que derive la documentación al área de salud quienes remiten con posterioridad la orden de compra al Químico Farmacéutico. Solicitud Valor a Rendir 6.1.23 En el caso de adquisiciones específicas, y de premura, el encargado de la fuente de financiamiento correspondiente autorizará por medio de correo electrónico esta compra en donde no se requerirá de cotizaciones, pero, se describirá claramente la razón de la utilización del proceso Valor a Rendir y especificando detalle de lo que adquirirá y el monto estimado requerido. 6.1.24 Cabe mencionar que los valores a rendir serán visados sólo si corresponden a los parámetros establecidos por cada área para proceder con esta figura, y en casos excepcionales se solicitará de igual manera la existencia de tres cotizaciones. 6.1.25 El proceso de adquisición se inicia con la generación del R 24, donde queda plasmada la necesidad, ya sea de insumos y/o servicios específicos y el registro SOLICITUD VALOR A RENDIR, el cual viene con su respectivo N de control interno. 6.1.26 El Administrativo de Adquisiciones realiza el respectivo requerimiento con la documentación necesaria, derivando este para la firma del director de área. 6.1.27 Adquisiciones derivará por correspondencia interna el requerimiento para la firmas de la Jefatura. 6.1.28 La secretaria de Gerencia derivara este Requerimiento al departamento de Contabilidad para la tramitación de la entrega de los fondos. 6.1.29 Los Solicitantes del valor a rendir deben hacer las consultas a la tesorera vía correo electrónico para saber si se encuentra disponible el documento respectivo para su retiro y firma del egreso correspondiente. 6.1.30 El retorno de la documentación debe contener a lo menos el R 24 visado con detalle de gastos y N de factura Boleta y formatos de cada área, documentación / Coordinador SGC
Página : 7 de 10 que es remitida a contabilidad previa visación de cada Director de Área de negocio para su contabilización. Nota: En el caso de los convenios suscritos con el SEREMI de Salud, el cual viene normado tanto técnico como financiero, no se requiere el R 24 Solicitud de Compra, corroborando en la misma factura y Hoja de requerimiento, con V B (firma) la verificación del producto comprado. 6.2 CONTROL DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS 6.2.1 Una vez recibidos los pedidos, la persona encargada de recepcionar y/o el solicitante realizan una inspección visual del estado de los productos y comprueba que coincidan con el pedido dejando constancia en el R 24 firmando con su V B y/o remitiendo un correo electrónico a Encargado de Adquisición, el que indica que informe que se ha recepcionado conforme los solicitado. 6.2.2 En el caso de que la compra se efectúe directamente en el mesón, es responsabilidad de quien realice la compra, verificar los productos adquiridos en el R 24, dejando además constancia con el V B. 6.2.3 A continuación firma la factura o guía de despacho, que consta como registro de la primera inspección, este documento es enviado anexo a Adquisiciones. 6.2.4 Tras la recepción de los productos de parte del proveedor, inmediatamente se debe realizar una inspección física de estos, si presentan desperfectos o fallas, se debe señalar al proveedor de esto e informar vía correo electrónico a Adquisiciones. Quienes se contactaran con el proveedor para ver una posible solución siempre y cuando sea responsabilidad de este. En caso de no lograr una solución se deberá dejar constancia en registro R 26 Ficha de Proveedor. 6.3 CONTROL DE LOS SERVICIOS SUBCONTRATADOS 6.3.1 CMQ, contrata los servicios de empresas externas para realizar algunas de las etapas del proceso, que incluye servicios manteniendo un control sobre ellas, al inspeccionar el usuario del servicio cada uno de los servicios solicitados, dejando registrada la recepción y conformidad en el R-24 respectivo. Solo en el caso que existan inconformidades de no complimiento técnico se dejara constancia en el R 26 Ficha del Proveedor. / Coordinador SGC
Página : 8 de 10 6.3.2 De los Servicios Contratados: La organización dentro del Listado de Proveedores incluye también a las empresas que prestan servicios, los cuales son controlados a través de una evaluación del servicio. R 28 Evaluación del Servicio Contratado que se realizara anualmente en junio de cada año, en base a las anotaciones del R 26 Ficha del Proveedor. 6.4 6.4.1 Inicialmente, todo proveedor que realiza ventas o trabajos con la CMQ, se aceptan automáticamente como proveedores, pasando a formar parte del Listado de Proveedores. 6.4.2 Para esta evaluación se tendrán en cuenta algunos de los siguientes requisitos ordenados por importancia: - Calidad de producto/material - Precio / Condición de pago - Cumplimiento de los plazos de entrega - Respuesta ante una solicitud urgente 6.5 EVALUACIÓN Y RE 6.5.1 El Encargado de Adquisición en conjunto con los Administrativos de Adquisiciones de cada área evaluarán y re evaluarán a los proveedores en función del trabajo realizado a lo largo del año, lo cual se realizara en el mes de junio teniendo como datos principales el R - 26 Ficha de Proveedores en que se registran las disconformidades que sean insubsanables. 6.5.2 Este registro sólo se usa en caso de incidencia con el proveedor, de forma que si no existe ningún registro, significa que en ese año no se ha registrado ningún incidente. 6.5.3 La evaluación de los proveedores quedará registrada en el R 27 Evaluación de Proveedores, y tendrán como criterio de calidad: - Rapidez de respuesta / Coordinador SGC
Página : 9 de 10 - Precios competitivos - Cumplimiento de los plazos de entrega - Calidad de los productos - Servicio pre y post venta 6.6 ELIMINACIÓN DE PROVEEDOR 6.6.1 En el caso de que un proveedor sea rechazado, de acuerdo a los criterios de evaluación señalados en el R 27 Criterios, se tendrá que retirar del Listado de Proveedores. 6.6.2 Para poder incorporarlo nuevamente en el listado de proveedores, debe solucionar las deficiencias registradas y ser nuevamente evaluado, como si se tratase de un nuevo proveedor. 6.6.3 Si fuese imprescindible que un proveedor catalogado como rechazado y/o clasificado como proveedor único, continuase suministrando productos, el Encargado de Adquisición y/o debe autorizarlo y así hacerlo constar en el registro R-26 Ficha de Proveedor. 7. ANEXOS 7.1 Registros R 24 Solicitud de Compra R 26 Ficha de Proveedor R 27 Evaluación de Proveedores R 28 Evaluación del Servicio Contratado Factura Orden de Compra Guía de despacho Hoja de Requerimiento Valores a Rendir / Coordinador SGC
Página : 10 de 10 8. HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción modificación Fecha 0 Creación del Documento Abril, 2016 1 Punto 5, actualización responsabilidades 01.08.16 2 Punto 5, Actualización responsabilidades y punto 6.1.3 inclusión correo electrónico para 09.06.17 control de productos comprados 3 Actualización de Listado de Proveedores (R 27; R 28) 18.06.18 4 Punto 5, Actualización cargos, punto 6.2.1 al 6.2.29 modificados y/o agregados, punto 6.3.1 agrega R-24 punto 6.5.1 modificado 18.06.18 / Coordinador SGC