ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Módulo 3.
ASPECTOS GENERALES DEL CURSO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Sistemas Organizacionales. Introducción Desde la aparición de la Teoría General de Sistemas (TGS); su uso y aplicaciones para el análisis y la estructuración de organizaciones han ido en aumento, su amplia aplicabilidad al igual que sus principales características referentes a las partes en proceso en un todo coherente han hecho de esta teoría un verdadero fenómeno en las ciencias sociales desde la aparición del término, autoría del biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy haremos mención de la influencia que ha tenido la TGS para las ciencias del comportamiento y su implicancia en el estudio de las organizaciones. La Teoría General de Sistemas: se ha constituido como una verdadera revolución en el campo del conocimiento. Casi dos décadas antes de la aparición de la TGS, se dieron los cimientos de los enfoques humanistas de la concepción del trabajo y de la organización, que empezaron a cuestionar los enfoques mecanicistas de Taylor y Fayol. Generándose en la década de los 40 el llamado movimiento de las relaciones humanas, a partir de los estudios de Mayo, cuando llega la TGS demuestra su aplicabilidad en varias áreas del conocimiento e influye profundamente en la forma de hacer organización. 2
Objetivos del módulo o Competencias a desarrollar Al finalizar este modulo el estudiante está en capacidad de comprender sobre: Las teorías generales de sistemas en las estructuras organizacionales. Conocer de los principios de sistemas de información gerencial que permita facilitar la tomas de decisiones. Desarrollar los modelos de implementación de teorías de sistemas en las organizaciones. 3
Índice temático del módulo Sistemas Organizacionales 3.1. Teoría general de sistemas. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. Las dimensiones primarias de la estructura organizativa según Pugh Las dimensiones organizativas o variables de diseño básicas según Child Los principios de diseño de la organización según Robbins Análisis de los principios básicos de diseño: ejes vertical, horizontal y de equilibrio interno 3.1.5. Modo de estructuración: diseño vertical 3.1.6. Modo de estructuración: diseño en horizontal 3.2. Principios de Sistema de Información Gerencial. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. Modelo autocrático Modelo de custodia Modelo de apoyo Modelo colegial 3.3. Desarrollo e implementación de SIG. 3.3.1. Proceso de ciclo de vida de la organización 4
Ideograma del módulo 5
Sistemas Organizacionales Teoría general de sistemas En el desarrollo del presente modulo a los estudiantes le haremos mención a la importancia de la información en el sistema organizacional, las organizaciones como sistemas, están en constante dinamismo, constituyendo un proceso, y el conjunto de procesos que se desarrollan en un todo coherente, producto de las dinámicas entre las partes es el sistema. Esta corriente considera a las empresas como unidades que están en constante movimiento y que se interrelacionan con el medio ambiente partiendo de la base que todo sistema pertenece a uno mayor y está compuesto por subsistemas. Al estudiante se le enseñará las diferentes etapas y acciones que se toman para el desarrollo e implementación de un sistema de información gerencial, sintetizada mente. Esperamos pues que el desarrollo de este modulo colabore con el entendimiento de la importancia de los sistemas de información gerencial al interior de la organización. Las organizaciones, como tales son organismos sociales vivos y por consiguiente es cambiante, nunca configuran una unidad lista y acabada, pues perdería el dinamismo y la actividad, que son necesarios para mantener la relación con el medio en que se ve inmerso el sistema organizacional. De ahí la importancia de la gestión del cambio planificado. Sistemas abiertos El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido. El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa. El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no. Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado. Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí: Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos para suplir sus necesidades. 6
Procesamiento: En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas. Reacción al ambiente: La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura. Provisión de las partes: Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa. Regeneración de partes: Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento. Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes. El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo. Niveles de uso de la información Información necesaria para el planeamiento estratégico: Utilizada generalmente para la toma de decisiones y para verificar si la organización está cumpliendo con sus objetivos fundamentales. Información necesaria para el control gerencial: la finalidad de verificar si se está haciendo buen uso de los recursos y si se está siguiendo lo planeado. Información necesaria para el control operacional: información operacional que les permita cumplir con sus tareas. Conocerán como aplicar el desarrollo e implementación de SIG El desarrollo e implementación de SIG, contemplando cuatro fases primordiales, las cuales son: Conceptualización, evaluación y diseño, desarrollo e implementación y finalmente el mantenimiento. 7
Aprenderán a diferencia entre análisis y diseño de sistemas Diseño: es el proceso de planeación de un nuevo sistema dentro de la empresa, con el objetivo de reemplazar al anterior sistema. Análisis: Proceso que sirve para recopilar e interpretar los hechos; es el diagnóstico de problemas que utilizan estos hechos a fin de mejorar el sistema. Esta fase, comprende las siguientes etapas: Etapa 1: Evaluación detallada del programa. Etapa 2: Complementación del diseño. Etapa 3: Finalización del plan SIG. Referencia bibliográfica: Introducción a la teoría general de sistemas- Oscar Johansen - 1982, Teoría general de sistemas John P. Van Gigch 2006 8
Principios de Sistema de Información Gerencial Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Actividades Principales de los SIG 1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc. 2.- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados 3.- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos. Planeación y control. Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad. 9
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas. Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades. Desarrollo de un SIG Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe. Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Los pasos para analizar los SIG: 1.- Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.) 2.- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios. 3.- Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza. 4.-Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y 10
cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse. 5.-Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario. 6.-Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores 7.-Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos. 8.-Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información. 9.-Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar. Estructura de un SIG Así mismo se define SIG como: Un sistema integrado usuario maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software, procedimientos, manuales, modelos para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una base de datos. El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal. 1.-La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado. 2.-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control. 3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo. 4.-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración Referencia bibliográfica: Sistemas de información gerencial: administración de la empresa digital Kenneth C. Laudon - 2004 -, Sistemas de información gerencial-gordón B. Davis, Margrethe H. Olson, Alfonso Pérez Gama 1987 11
Desarrollo e implementación de SIG Planificación de los Sistemas de Información El objetivo de un plan de sistemas de información es proporcionar un marco estratégico de referencia para los sistemas de información de un determinado ámbito de la organización que integrados con la técnica de la administración de los Sistemas de Información permiten conducir y controlar milimétricamente a la organización. El resultado del plan de sistemas debe, por tanto, orientar las actuaciones en materia de desarrollo de sistemas de información con el objetivo básico de apoyar la estrategia corporativa, elaborando una arquitectura de la información y un plan de proyectos informáticos para dar apoyo a los objetivos estratégicos de la organización. Como resultado de la planificación de los sistemas de información se debe obtener: a. Catálogo de requerimientos de la Planificación de los Sig que surge del estudio de la situación actual en el caso de que sea significativo dicho estudio, del diagnostico que se haya llevado a cabo y de las necesidades de información de los procesos industriales y de la organización afectados por el plan estratégico. b. La arquitectura de la información compuesto por: Modelo de información Modelo de sistemas de información Arquitectura tecnológica Plan de proyectos por procesos industriales Plan de mantenimiento. Un plan de sistemas de información proporcionará un marco de referencia en materia de sistemas de información. En ocasiones podrá servir de palanca de cambio para los procesos de la organización, pero su objetivo estará siempre diferenciado del análisis de dichos procesos. Este nuevo enfoque de los sistemas de información coherente con la estrategia de la organización, la implicación directa de la alta dirección y la propuesta de solución presenta las siguientes ventajas comparativas: La inmersión total de la Dirección facilita que se pueda desarrollar con los recursos necesarios y el calendario establecido. La perspectiva horizontal de los procesos dentro de la organización facilita que se atienda a intereses globales y no de particulares de unidades organizativas que puedan desvirtuar los objetivos del plan. Para mantener la visión general que apoye los objetivos estratégicos, el enfoque de un plan de sistemas de información debe orientarse al estudio de procesos. 12
La prioridad del desarrollo de los sistemas de información de la organización por objetivos estratégicos. La propuesta de arquitectura de información es más estratégica que tecnológica, los sistemas de información planificada estará basada en los sistemas de información actuales las mismas que pueden estar en un estado automático o manual. Desarrollo de los Sistemas de Información El proceso de desarrollo contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de requisitos hasta la instalación del soporte lógico. Además de estas tareas, incluye dos partes en el diseño, también cubre las pruebas unitarias y de integración del sistema. El desarrollo del sistema de información debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que será necesario establecer actividades específicas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnología orientado a objeto. Para los casos de las pequeñas hasta medianas organizaciones industriales sugerimos que se adquiera sistemas de información ya elaboradas y probadas listo para su puesta en marcha e implantación de la misma, sin embargo para las organizaciones industriales consideradas como la gran industria en nuestro país recomendamos el desarrollo, de los sistemas de información, pues permitirá diseñar y crear parámetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organización. Los sistemas de información desarrollados para la organización en particular en cuanto sea implantada y puesta en funcionamiento mostrará un rendimiento al 98%, mientras que, aquellos adquiridos mediante una compra, su rendimiento oscila en el intervalo del 60% al 70%, ocasionando gastos de mantenimiento elevado. Análisis del sistema de información El propósito de este proceso es conseguir la especificación detallada del sistema de información, a través de un catálogo de requisitos y una serie de modelos que cubran las necesidades de información de los usuarios para los que se desarrollará el sistema de información. En este proceso es muy importante distinguir el establecimiento de las propiedades de los SIG para su operación, funcionamiento, rendimiento y costes de operación. Por ejemplo la operación debe ser sencilla y sin complicaciones para personal de toda la organización desde los digitadores hasta los ejecutivos y clientes entre otras actividades inherentes a esta. Diseño del sistema de información El proceso de esta parte de los sistemas de información es obtener la definición de la arquitectura del sistema y del entorno tecnológico que la va dar soporte, junto con la especificación detallada de los componentes del sistema de información. 13
A partir de dicha información, se generan todas las especificaciones de construcción relativas al propio sistema, así como la especificación técnica del plan de pruebas, la definición de los requisitos de implantación y el diseño de los procedimientos de migración y carga inicial. Construcción del sistema de información La construcción del sistema de información tiene como objetivo final la construcción y prueba de los distintos componentes del sistema de información, a partir del conjunto de especificaciones lógicas y físicas del mismo. Se desarrollan los procedimientos de operación y seguridad, elaborándose los manuales de usuario final y de explotación. Como resultado de este proceso se debe tener lo siguiente: a. Resultado de las pruebas unitarias. b. Evaluación del resultado de las pruebas de integración. c. Evaluación del resultado de las pruebas del sistema. d. Producto final de soporte lógico que debe tener:. Implantación y aceptación del sistema de información Este proceso tiene como objetivo, la entrega y aceptación del sistema de información en su totalidad, el mismo que puede comprender varios sistemas de información desarrollados de manera independiente, según lo establecido en el estudio de viabilidad. Para el inicio de este proceso se toma como punto de partida los componentes del sistema probados de forma unitaria e integrada en el proceso de construcción del sistema de información, así como la documentación asociada. Referencia bibliográfica: Desarrollo de una base de datos e implantación de un S. I. G. para la organización Gloria Germán López, Universidad de Alicante. Escuela Politécnica Superior - 2004 -, Perspectivas y experiencias de los SIG en América Latina - 22-Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas - 1993-14
Bibliografía: Von Bertalanffy, L. (1968/1992) Teoría general de los sistemas: Fundamentos, desarrollo, aplicaciones (3ra. reimpresión). Buenos Aires: Fondo de Cultura Económica. Sistemas de información gerencial: administración de la empresa digital. Kenneth C. Laudon 2004. Desarrollo de una base de datos e implantación de un S. I. G. para la organización Gloria Germán López, Universidad de Alicante. Escuela Politécnica Superior Video http://www.youtube.com/watch?v=6kzj737p8xs 15