Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial 1. Herramientas y procesos de negocio

Transcripción

1 Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial 1. Herramientas y procesos de negocio Sesión 1: Herramientas y procesos de negocio

2 Objetivo de la Sesión: Al término de la sesión, el alumno distinguirá herramientas y procesos de negocio. Contextualización La gestión empresarial, a lo largo de la historia de la administración, se ha visto en la necesidad de adaptación conforme a las necesidades, tanto de la empresa, como las exigencias del mercado, orillando a ciertos sectores a desarrollar tecnologías, técnicas y estrategias de gestión que se han ido adaptando a los procesos de negocio que en una empresa se desempeñan. En nuestros días, la tecnología ha sido clave para la gestión empresarial, brindando herramientas que se adaptan en diversos departamentos para cumplir con el objetivo general de las empresas: Brindar u ofrecer un producto o servicio de calidad al menor costo con el mejor rendimiento operativo. La toma de decisiones es el proceso que más caracteriza la actividad de un directivo, por lo que es el punto de partida de una información de calidad para evaluar situaciones, elaborar y corregir planes, controlar programas y proyectos y comunicar dichas decisiones a los miembros del negocio. En todas estas tareas las TIC no sólo desempeñan el papel que se les ha designado como herramientas de apoyo o tecnología de soporte, sino que cada vez más se convierten en impulsoras de nuevas maneras de hacer negocios. Por lo que han ido evolucionando a lo que hoy conocemos como Sistemas de Información para la Gestión o MIS (Management Information Systems). La evolución de esta área de las TIC ha sido muy acelerada a últimas fechas y específicamente en los factores que se refieren a las ventajas competitivas que implica el uso apropiado de las TIC y la amplia oferta tecnológica existente a costos mínimos para todo tipo de organizaciones. 2

3 Introducción al tema La creciente evolución de las TIC ha conducido a una proliferación de sistemas informáticos en el ámbito de la gestión empresarial, lo que provoca confusión entre diversos sistemas e inclusive ha surgido una gran diversificación de denominaciones para un mismo tipo de sistema. La gran cantidad de procesos dentro de una empresa, generan diversos tipos de información, muchos enfocados en ciertos departamentos en específico, información con la cual, los gerentes de los diversos niveles de responsabilidad de la empresa, toman sus decisiones en cuanto a la operación general. Sistemas desarrollados para apoyo en: Con lo anterior es necesario establecer una posible clasificación de niveles de la gestión de una organización y así poder identificar qué tipo de tecnología sería la más indicada, analizar las características y las oportunidades que ofrecen. En función de las necesidades de información de cada uno de los niveles de decisión y gestión; atendiendo al problema que se trata de resolver, se puede realizar una clasificación de Sistemas de Información. 3

4 Explicación 1. Herramientas y procesos de negocio 1.1 Procesos de negocio y tecnología Para todo proceso existen al menos tres entidades que deben ser identificadas: 1. Actividades. 2. Individuos. 3. Herramientas Estas entidades deben ser utilizadas para poder cumplir un objetivo, para el cual, se deben definir de manera ordenada: las actividades a desempeñar, los recursos a utilizar, y las herramientas con las cuales se realizarán. Creando con esto, procesos precisos que permitan maximizar la productividad con herramientas que garanticen calidad en el producto o servicio. Con base en información y literatura básica, se pueden distinguir tres niveles diferentes de gestión dentro de cualquier empresa u organización: Dirección estratégica: alta dirección, tiene como función la elaboración de la estrategia, formulación de fines, objetivos y planes a largo plazo con la finalidad de hacer crecer a la organización. Dirección táctica: planificación táctica, instrumentación de planes a mediano plazo, orientados a la consolidación de los objetivos planteados en el nivel estratégico. Dirección operativa: ejecución de las operaciones, integración de mandos que son responsables directos de la programación y control de las actividades y operaciones básicas de la empresa. 1.2 Herramientas tecnológicas para los procesos de negocio. La especialización de sistemas para la gestión de procesos, como lo son los sistemas ERP, CRM o de Bussines Inteligence, han permitido a la mayoría de las empresas en expansión, gestionar sus procesos en los diferentes niveles organizacionales, de manera más fácil y eficaz, disminuyendo costos, maximizando 4

5 tiempos de producción y/o servicio. Estos sistemas se pueden clasificar de la siguiente forma: Sistemas Estratégicos. Este tipo de sistemas son herramientas que apoyan a la toma de decisiones semiestructuradas o poco estructuradas de manera más o menos personalizada. Poniendo a la mano de los directivos, la información pertinente para la toma de decisiones de alto impacto en la empresa. Proporcionándole informes y formularios de consulta personalizados para su operación (cada empresa define sus procesos de forma independiente, ya que cada lógica de negocio es diferente entre las empresas). Entre los sistemas más utilizados se encuentran los sistemas ERP y CRM. Los sistemas estratégicos se dividen en: Actualmente en el mercado se encuentran varios de estos sistemas, con empresas encargadas de presentar sus servicios detalladamente, así como la planeación para la implementación de estos sistemas en las empresas. Sistemas tácticos: la principal motivación de la introducción de los sistemas tácticos fue la reducción de los costos de mano de obra, pero esto sólo se lograría con la implementación de tecnología avanzada que haga posible 5

6 lograr una mayor eficiencia en la ejecución de transacciones, por lo que la función principal de estos sistemas de nivel táctico es proporcionar al decisor de nivel medio en la organización los elementos necesarios para desarrollar su trabajo y tomar aquellas decisiones relativamente programadas. Estos sistemas son implementados en su mayoría a nivel jefatura, permitiendo maximizar los procesos de esa sección operativa de la empresa, disminuyendo costos e incrementando productividad mediante la reingeniería de procesos. Los principales sistemas tácticos son: Sistemas operativos: permiten que ciertas áreas de la empresa operen de manera correcta en aquellas actividades cotidianas y donde no se requiere de un análisis de decisión para su ejecución, ya que dicho análisis se realizó previamente en el área estratégica o táctica. Los sistemas más utilizados para esta tarea son: 6

7 Los sistemas de gestión, regularmente están identificados para ser aplicados en ciertos departamentos de las empresas, los cuales radican en al menos cuatro grupos principales: Finanzas. Producción. Marketing. Recursos Humanos. Por ejemplo: sistemas de facturación, cuentas a pagar, control de inventarios, contabilidad general, sistemas de gestión de operaciones de fabricación, control de calidad, de diseño y desarrollo de productos, gestión de ventas, análisis de mercado, canales de distribución, análisis de campañas, promoción y publicidad. Por lo tanto, las necesidades de información que se plantean en cada una de estas clasificaciones requieren de funciones diversas. 7

8 Conclusión La llegada de sistemas de información destinados a apoyar la toma de decisiones estratégicas dentro de la empresa fue una consecuencia lógica del proceso evolutivo de los sistemas de información y por ende de las TIC. Observamos cómo los sistemas de información pueden generar informes que faciliten la toma de decisiones. Esta elaboración de informes fue en sus inicios predeterminada por el sistema, eran documentos estandarizados a requerimientos predeterminados. Posteriormente esta situación cambio al permitir la integración de información a necesidades específicas. Por otro lado, también vimos que hay sistemas que son más adecuados cuando la toma decisiones es un poco más estructurada, es decir de carácter táctico y operativo. En respuesta a las necesidades y a medida que la tecnología disponible lo permite, se consolidan diferentes tipos de sistemas informáticos que en cierta medida van de la mano con los niveles de dirección. Por otro lado, si bien las herramientas de gestión por departamento son útiles para la gestión de procesos propios, la gestión global de los procesos puede ser llevada por un sistema superior, el cual permita la implementación de uno o más módulos y/o sistemas, centralizando la información y permitiendo así agilizar la toma de daciones mediante información centralizada y congruente en tiempo real. En las siguientes sesiones, hablaremos más sobre un sistema de este tipo, denominado sistema ERP. 8

9 Para aprender más Existe una metodología denominada Business Process Management o BPM (Gestion de proceso de negocio) el cual consiste en aplicar los siguientes pasos a un proceso: Diseñar Modelar Organizar Documentar Optimizar Esto con el objetivo de optimizar las actividades que el conlleva, buscando todas las posibles entradas, las posibles operaciones buscando una sola salida. Existen herramientas para realizar estas operaciones sobre los procesos, permitiendo automatizar muchas de las actividades de un proceso consiguiendo así una garantía en la transacción, uno de ellos es Bizagi Studio, que permite la automatización de procesos entre otras cosas más que podrás consultar en la siguiente liga: A continuación, encontrarás un video en el cual se automatiza un proceso mediante la implementación de Bizagi studio. 9

10 Actividad de Aprendizaje Con el objetivo de reafirmar lo visto en clase, realiza la siguiente actividad. En un archivo de Word realiza un cuadro donde enlistes al menos dos sistemas encontrados en el mercado informático de cada uno de los tres tipos de sistemas vistos en esta sesión, describe brevemente en que consiste cada uno de estos sistemas. El documento lo deberás entregar mediante la plataforma del colegio y se calificará lo siguiente: Caratula Descripción de al menos dos sistemas para la gestión y toma de decisiones empresariales. Bibliografía o referencia de Internet. Ortografía. Se tomará en cuenta lo siguiente: Datos generales Título Organización de la información Veracidad de los datos Ortografía y redacción Referencias bibliográficas 10

11 Bibliografía Berenguer, J, Ramos-Yzquierdo, J., (2008). Manual de técnicas del CMP, herramientas para la innovación de procesos, España, EUNSA. De Pablos et. al. (2001). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa, España, ESIC Editorial. Gómez, A, Suárez, C. (2012). Sistemas de información, herramientas prácticas para la gestión empresarial, México, Alfaomega. Heras, I.; Marimon, F. y Casadesús, M. (2009). Impacto competitivo de las herramientas para la gestión de la calidad. Consultado en mayo de 2013 de 11