MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

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1 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 1 DE 23 MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Fecha de Vigencia: DICIEMBRE 4 DE 2014

2 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 2 DE 23 CONTROL DE DOCUMENTOS Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: Luis Alfredo Escobar Rodríguez Revisado Técnicamente en OPS: Martha Liliana García L. Jefe Oficina Asesora Jurídica Cargo: Profesional Oficina Asesora de Planeación y Sistemas 04/11/2014 Fecha: 11/11/2014 Firma: Aprobado Mediante Acta No : 018 Acto Administrativo: 3053 Fecha: Diciembre 4 de 2014 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha y acto administrativo de aprobación 1.0 Resolución No del 14 de julio de Resolución No de Diciembre de 2014 Cambio Documento Nuevo. Se tomó como base para la elaboración de este documento el proyecto presentado en el año 2010, por el Grupo de Excelencia conformado por las funcionarias María Yaneth Farfán Casallas y Nancy Estela Bautista Pérez y se actualizó a la normatividad vigente aplicable a la materia. Se modifica el manual de Supervisión e Interventoría del FPS, incluyendo en la designación de Supervisión de Contratos a los trabajadores en misión. Solicitante Luis Alfredo Escobar Rodríguez Luis Alfredo Escobar Rodríguez

3 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 3 DE 23 TABLA DE CONTENIDO CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 5 3. ALCANCE OBJETO DE LA INTERVENTORÍA PERFIL DEL INTERVENTOR O FUNCIONARIO ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO DEL CONTRATO 5-6 CAPÍTULO II. MARCO NORMATIVO CAPÍTULO III. GLOSARIO DE TÉRMINOS CAPÍTULO IV. TIPIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS 11 CAPÍTULO V. RESPONSABILIDAD CAPÍTULO VI. CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ASPECTOS GENERALES CONTROLES REQUERIDOS Control administrativo Control Financiero Control Técnico Control Legal CAPITULO VII. CALIDADES DEL INTERVENTOR

4 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 4 DE 23 CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES 1. INTRODUCCIÓN Un porcentaje muy alto de las investigaciones que adelantan los organismos de control, así como de las denuncias que se presentan contra los funcionarios públicos en Colombia, se relacionan con temas de contratación, originados, en muchos de los casos, en omisiones o ligerezas cometidas durante el proceso de contratación y supervisión, debido al escaso conocimiento de las disposiciones legales por parte de los funcionarios y/o servidores públicos. Como parte de la aplicación del Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción, implementado por el gobierno nacional, el cual debe ser dinámico, en el Fondo de Pasivo es necesario establecer herramientas que permitan la aplicación de sus políticas, principios y valores de manera estructural y funcional, que eviten entre otros, la materialización de riesgos de corrupción que puedan afectar su normal y legal funcionamiento. Con la adopción de las nuevas normas en materia de contratación con recursos públicos, que modificaron la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios (Ley 1150 de 2007; Decreto 1510 de 2013 y demás normas que la reglamenten), se hace necesario que la entidad actualice sus procedimientos, manuales y demás herramientas establecidas para garantizar la aplicación de los principios de transparencia, economía, responsabilidad y eficacia en el desarrollo de las distintas etapas de dicho proceso. Dicho manual de Supervisión e interventoría, se constituye en una herramienta para los funcionarios de la Entidad; para los trabajadores en misión y para los contratistas que ejercen el seguimiento e interventoría de los diferentes contratos que celebra el Fondo para la adquisición de los bienes y servicios necesarios para su gestión; es un instrumento ágil, sencillo y de fácil consulta y aplicación, que les permite estar informados de las diferentes obligaciones y responsabilidades a su cargo en el ejercicio de su función como interventores y supervisores de manera legal, técnica y apropiada para cada tipo de contrato. Así mismo, se pretende que el presente manual se convierta en una herramienta que permita asegurar que a través de la correcta ejecución de las obligaciones de los funcionarios de la Entidad y de los contratistas que ejercen el seguimiento e interventoría de los diferentes contratos celebrados en el Fondo, se prevenga la materialización de riegos que puedan entorpecer el cabal cumplimiento de su misión y objetivos institucionales de manera eficiente y eficaz. 2. OBJETIVO DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

5 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 5 DE 23 Servir de herramienta de trabajo para que las personas o servidores públicos que ejercen la labor de Supervisión e interventoría a los diferentes contratos y convenios que celebra la entidad, lo conozcan y lo apliquen para evitar desviaciones o irregularidades en el desarrollo de sus labores. Así mismo, se describen las actividades de los procedimientos que se deben establecer y adoptar para el seguimiento y control de la ejecución de los contratos que por su especialidad lo requieran, lo cual sirve para garantizar su adecuado cumplimiento. 3. ALCANCE DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA El contenido del presente manual de Supervisión e Interventoría, es un documento de guía y consulta; contiene disposiciones y recomendaciones que deben ser aplicadas por los funcionarios; trabajadores en misión y/o contratistas designados formalmente para la realización del seguimiento a la correcta ejecución de los contratos y/o convenios que celebre el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Igualmente contiene disposiciones que deben ser acatadas por los contratistas. 4. OBJETO DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA El objeto de la interventoría, consiste en supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista, para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras, establecidas en los contratos o convenio celebrados. 5. PERFIL DEL INTERVENTOR O FUNCIONARIO ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO DEL CONTRATO La Supervisión puede ser ejercida directamente por la Entidad, a través de sus servidores públicos; trabajadores en misión o por Contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o técnicas, siempre y cuando esta función esté permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designación se informará por escrito a quien habrá de ejercerla, una vez legalizado el contrato. La designación de interventoría, debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la interventoría. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar a los interventores, deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones. En el ejercicio de sus funciones, el interventor deberá tener en cuenta que la actividad del Fondo, se enmarca dentro de los principios constitucionales

6 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 6 DE 23 contenidos en el artículo 209 y de manera especial en los mandatos de las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. CAPITULO II. MARCO NORMATIVO EN LA CONTRATACION ESTATAL E NTERVENTORIA Y SUPERVISIÓN DE CONTRATOS DISPOSICIONES LEGALES De acuerdo con la ley, el interventor o supervisor, es un representante de una entidad pública, en la ejecución de los contratos que a la entidad le corresponde adelantar. Debido a su importancia, su gestión y funciones son vitales y de ellas depende en gran parte la debida ejecución y calidad de los bienes y servicios obtenidos por la entidad. Para el cumplimiento de las funciones de interventoría o supervisión de los contratos, se tendrán en cuenta las cláusulas consagradas en el contrato y, entre otras, las normas que se describen a continuación, cuando ellas sean aplicables: Constitución Nacional, artículos 6, 33, 90, 123,124, 209, 365 Ley 80 de 1993 Ley 190 de 1995 Ley 734 de Ley 1150 de 2007 Ley 1437 de 2011 Ley 1564 de 2012 Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 Decreto 2251 de 1993 Decreto 019 de Capítulo XVII Decreto 1510 de 2013 Código de Comercio Código Civil, Artículos 1604 a 1617, 2061, 2341 OTRAS NORMAS: Ley 599 de Capítulo IV De la Celebración Indebida de Contratos. Ley 610 de Art. 60 y 61 Ley 678 de Acción de Repetición. Reglamenta Art. 90 de la C.N., especialmente Arts. 2 a 6 Ley 734 de 2002 Artículos 34, 35, 38, 48, 50 y 160 Ley 446 de Decretos reglamentarios 1818 y 1511 de 1998 Ley 489 de 1998 Ley 640 de 2001 CAPÍTULO III. GLOSARIO DE TÉRMINOS

7 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 7 DE 23 Para la mejor comprensión de los interventores y/o Supervisores sobre los alcances de su actividad y las instrucciones generales que se establecen en este Manual, se definen los siguientes conceptos: Acta de iniciación: Es el documento que firma el interventor en el que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución. Acta de suspensión: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el cese de su desarrollo. Acta de reiniciación: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista. Acta de entrega y recibo final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la Entidad. Acta de liquidación: Es el documento suscrito por la Entidad, el interventor y el contratista en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarios para que las partes puedan declararse a paz y salvo Adenda: Es un documento jurídico mediante el cual se hacen aclaraciones a los términos consignados en los pliegos de condiciones. Adición a un contrato: Es un documento jurídico, mediante el cual se pacta entre las partes la ampliación en el valor (hasta el 50% del contrato inicial) u otro efecto contractual (objeto u obligaciones). Amortización del anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la Entidad el valor entregado por ésta en calidad de anticipo. Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o durante su desarrollo. Causales de Suspensión: Todo hecho imprevisto ajeno a la voluntad de las partes, que imposibilite el desarrollo normal del contrato, en forma temporal o definitiva. Comité de Contratación: Comité designado en el Fondo de Pasivo Social para la revisión de los pliegos de condiciones elaborados por la Oficina Asesora Jurídica y para la evaluación de las ofertas recibidas en convocatorias públicas o en cotizaciones directas, el cual es integrado por funcionarios del Fondo. Contratista: Persona natural o jurídica, con quien se celebra el respectivo contrato. Contrato: Acuerdo celebrado entre la Entidad y el contratista favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan los valores, las

8 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 8 DE 23 cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación. Daño Patrimonial del Estado: Lesión del patrimonio público representada en afectación indebida a los bienes o recursos públicos, o a los inherentes patrimoniales del Estado, producida por una gestión que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del estado. Estudios Previos: Es un documento previsto en la etapa precontractual para la selección de contratistas, en el cual se deben consignar aspectos relacionados con la conveniencia, oportunidad y necesidad de realizar la contratación correspondiente. Factura o documento equivalente: Es el documento externo originado por el contratista, que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente y fiscalmente los costos y deducciones, tales como el impuesto sobre la renta, el IVA, etc., de conformidad con la reglamentación vigente. Facultades del Interventor: Representa a la entidad contratante en todo lo relacionado con la ejecución del contrato; pero no la sustituye en cuanto a la aprobación de modificaciones, aclaración de términos, ni suspensión del contrato, o convenio. Las funciones deberán ser acordes con las establecidas en el respectivo contrato, en el caso de existir, y en caso de que estas sean contrarias a la de los Pliegos o el contrato, prevalecerán las estipuladas en estos. Gestión Fiscal: Administración y manejo de los bienes y fondos públicos, en las distintas etapas de recaudo o adquisición, conservación, enajenación, gasto, inversión o disposición. Hallazgo Fiscal: Identificación de una desviación por parte de servidores públicos o particulares que pueda hacer causado un daño patrimonial al Estado. Da lugar al inicio de un proceso de responsabilidad fiscal. Interventor: Es la persona natural o jurídica que representa a la entidad en el contrato, encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven. Interventor externo: Es la persona natural o jurídica con quien la Entidad celebra un contrato de Interventoría. Interventor interno: Es el funcionario o empleado designado por el representante legal o por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de Interventoría. Otrosí: Es el documento jurídico que contiene modificaciones o aclaraciones al contrato principal. Plazo de vigencia: Es el periodo durante el cual se imparte la Orden de Iniciación, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidación.

9 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 9 DE 23 Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones de las partes derivadas del contrato. Pliego de Condiciones: Documento que se entrega por parte del Fondo a los posibles proponentes de un proceso contractual, el cual deberá detallar claramente los requerimientos de los proponentes y de los productos tanto jurídicos, comerciales y técnicos, para la presentación de la propuesta. Prórroga: Ampliación del término en tiempo del contrato. Proveedor: Organización o persona que proporciona un bien y/o servicio. RUP Registro Único de Proponentes: Es un registro de creación legal, en el cual se inscriben las personas naturales o jurídicas que aspiran a celebrar con Entidades Estatales contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. Tiene como finalidad suministrar la información necesaria de un Contratista inscrito en lo relacionado con su experiencia, capacidad técnica, capacidad de organización y capacidad financiera a dichas entidades y a todas las personas interesadas en celebrar los contratos antes señalados. Supervisor: Funcionario público que ejerce seguimiento a la ejecución de un contrato, para garantizar la eficiencia, eficacia y calidad en la labor contratada. Responsabilidad Fiscal: Conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por la Contraloría, con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta causen por acción u omisión y en forma dolosa o gravemente culposa, un daño al patrimonio del Estado. Trabajos o actividades extras: Son aquellos que no se encuentran contemplados en los planos, la propuesta, el formulario de cantidades o en los precios unitarios, pero que hacen parte inseparable de las labores objeto del contrato o son necesarias para su ejecución, con el fin de dar cabal cumplimiento a las obligaciones contractuales. Trabajos adicionales: Son aquellas actividades complementarias a la inicialmente contratada, las cuales por su naturaleza puede ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá ordenar la Entidad, estando obligado el contratista a realizarlas. Valor final del contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el Acta de Liquidación. CAPITULO IV. TIPIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS: 1. Contrato de compraventa de bienes muebles y equipo férreo y no férreo. 2. Contrato de compraventa de bienes inmuebles 3. Contrato de compraventa de bienes muebles, enseres y equipos de oficina 4. Contrato de intermediación de seguros

10 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 10 DE Contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, comunicación y equipo de oficina. 6. Contrato de suministro de bienes y servicios 7. Contrato de prestación de servicios (Salud, de interventoría, desarrollo de la página Web, mensajería móvil, monitoreo y vigilancia, apoyo a la gestión, de información jurídica Actualización normativa-, renovación y soporte de antivirus, de representación judicial, publicaciones avisos de prensa, educación especial, entre otros). 8. Contratos Interadministrativos (Servicios Postales Nacionales, Avalúo técnico de bienes inmuebles). 9. Contrato de prestación de servicios para la vinculación de personal en misión. 10. Contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles. 11. Contratos de comodato 12. Contratos avalúo de equipo férreo y no férreo CAPÍTULO V. RESPONSABILIDAD De acuerdo con el numeral primero del artículo 4 de la Ley 80 de 1993, dentro de los derechos y deberes de las entidades estatales para la consecución de los fines de la contratación estatal, se encuentra el de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del contrato. Así mismo, de acuerdo con el numeral 1 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto del contrato y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato; y con el numeral 4º, las actuaciones de los servidores públicos estarán presididas por las reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética y a la justicia. Para efectos de dicha vigilancia, la administración contratante puede designar uno de sus servidores, que asume la labor de supervisión de un contrato determinado. En su calidad de servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual, en los términos de la Constitución y la ley. La entidad puede también contratar, los servicios de un particular para realizar la interventoría del contrato, bien, porque la ley así se lo exija, - para los contratos de obra que se hayan sido celebrado como resultado de un proceso de licitación (art 32-1 de la Ley 80), bien por decisión de la entidad, -luego de que se certifique por parte del proceso Gestión Talento Humano, la inexistencia de personal de planta para desarrollar las actividades que se pretenden contratar; el particular al que se acude en función de sus conocimientos técnicos, que necesariamente deberá estar inscrito, clasificado y calificado en el registro de proponentes, creado

11 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 11 DE 23 originalmente por la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1150 de 2007, y posteriormente modificado por artículo 221 del Decreto 19 de 2012 es uno de los registros que el Estado delegó en las cámaras de comercio por virtud de la Ley, el cual brinda un esquema que permite centralizar la información de los proponentes, y unifica la reglamentación sobre la materia. Posteriormente, el Decreto 734 de 2012 en sus artículos al artículo , reglamentó el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las cámaras de comercio. Para facilitar la inscripción, en este decreto se unifica toda la reglamentación de la ley con relación al Registro Único de Proponentes. Actualmente, fue modificado por los artículos 8 al 14 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. En estas circunstancias, se deberá celebrar un contrato de interventoría, en el que se pactará, en el marco de la libertad de estipulación a que alude el artículo 40 de la Ley 80, el cumplimiento de las funciones que las partes consideren necesarias y convenientes. Así mismo, el artículo 56 del mismo estatuto señala que para efectos penales, <<el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esa materia señala la ley para los servidores públicos>> 1. (Declarada exequible por la Corte Constitucional en la Sentencia C-543/98). <<Ahora bien, para la Corte de los elementos que se desprenden de la ley resulta claro que al interventor le corresponde vigilar que el contrato se desarrolle de acuerdo con lo pactado en las condiciones técnicas y científicas que más se ajusten a su cabal desarrollo, de acuerdo con los conocimientos especializados que él posee, en razón de los cuales la administración precisamente acude a sus servicios. La Corte llama la atención además sobre el hecho de que el objeto sobre el cual recae la vigilancia, a saber el desarrollo del contrato estatal, supone la presencia de recursos públicos, y que en este sentido la labor de vigilancia que se le encarga para que el desarrollo del contrato se ajuste a los términos del contrato y a la realización de los fines estatales específicos que con él se persiguen, implica la protección de esos recursos. (1) Y (2). JUAN PABLO SUÁREZ OROZCO, CC , Asesor del Despacho Procurador General. Coordinador Grupo Relatoría. Bogotá, D.C, octubre 2008.

12 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 12 DE 23 Concluye la Corte entonces que en el cumplimiento de las labores de interventoría en los contratos estatales el particular contratista se ve atribuido el ejercicio de una función pública y que en este sentido resulta aplicable en su caso la ley disciplinaria.>> (Corte Constitucional, Sentencia 037/03) 2. Por su parte, el Artículo 82 de la Ley 1474 de 2011, que modificó el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, establece con respecto a Responsabilidad de los interventores, lo siguiente: <<Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría. Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría [ ]>>. De otra parte, el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 en lo atinente a la Supervisión e interventoría contractual, preceptuó: <<Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

13 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 13 DE 23 El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. Parágrafo 1. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría. [ ]>> Ahora bien, con respecto a las facultades y deberes de los supervisores y los interventores, el Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, consagra: <<La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Parágrafo 1. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Parágrafo 2. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. NOTA: Parágrafo declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-434 de Parágrafo 3. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

14 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 14 DE 23 Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen. Parágrafo 4. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio. Artículo 85. Continuidad de la interventoría. Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de Parágrafo. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal; el Gobierno Nacional regulará la materia. En este evento podrá darse aplicación al artículo 7 de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato. Artículo 86. Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento:>> Ver el artículo 128 del Decreto 1510 del 17 de julio de Efectividad de las garantías. Así mismo, consagra el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), lo siguiente: <<a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera; b) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

15 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 15 DE 23 c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia; d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento>>. Los interventores o supervisores de los contratos del Fondo de Pasivo de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, responderán por el incumplimiento de sus obligaciones, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño a la Entidad. La Entidad, tendrá plena autonomía para definir el tipo de responsabilidad (civil o penal) que reclamará del interventor o Supervisor y estará obligado a llamar en garantía o iniciar acción de repetición para obtener de éste la indemnización integral del perjuicio que logre probar. CAPÍTULO VI. CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Se entiende como el control, la vigilancia, supervisión o coordinación que deberá realizarse durante la ejecución del contrato con el ánimo de garantizar que se cumplan las especificaciones técnicas de los bienes o servicios contratados de acuerdo con las cláusulas y obligaciones pactadas en el mismo, verificando que se realicen adecuadamente las actividades trazadas en las etapas contractual y poscontractual (técnicas, legales y presupuestales) de conformidad con la normatividad vigente aplicable en la materia y con los lineamientos y procedimientos establecidos al interior de la entidad (Manual de Contratación, procedimientos, entre otros). 1. ASPECTOS GENERALES En el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, se ejercerá el seguimiento a la ejecución de los contratos, en los siguientes casos: Contrato de prestación de servicios (Supervisión; contratos de salud y de Promoción y Prevención a los pensionados y beneficiarios de Ferrocarriles y Puertos de Colombia y a los de representación judicial).

16 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 16 DE 23 Desarrollo de la página Web, mensajería móvil, monitoreo y vigilancia, apoyo a la gestión, de información jurídica Actualización normativa-, renovación y soporte de antivirus, de representación judicial, publicaciones avisos de prensa, educación especial, entre otros). Contratos de prestación de servicios (Auditoría Médica servicios de salud). Contrato de compraventa de bienes muebles y equipo férreo y no férreo. Contrato de compraventa de bienes inmuebles Contrato de compraventa de bienes muebles, enseres y equipos de oficina Contrato de intermediación de seguros Contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, comunicación y equipo de oficina. Contrato de suministro de bienes y servicios Contratos Interadministrativos (Servicios Postales Nacionales, Avalúo técnico de bienes inmuebles). Contrato de prestación de servicios para la vinculación de personal en misión. Contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles. Contratos de comodato En el FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FCN, se ejercerá la interventoría externa a la ejecución de los contratos, en los siguientes casos: Contratos de Obra pública Contratos de prestación del servicio de salud y de Promoción y Prevención a los pensionados y beneficiarios de Ferrocarriles y Puertos de Colombia 2. CONTROLES REQUERIDOS Como regla general para lograr un adecuado seguimiento e interventoría en los contratos, quienes ejercen esta actividad, deberán llevar a cabo controles administrativos, financieros, técnicos y legales, los cuales se describen a continuación de manera general y en los procedimientos respectivos se señala como se ejercen dichos controles, quienes los aplican, cuando se aplican y la interrelación con los demás procedimientos del SIG- MECI-CALIDAD El encargado del seguimiento o Interventoría debe llevar el control administrativo teniendo en cuenta entre otros, los siguientes aspectos: Exigir y recibir del contratista, para efectos de revisión y control, el cronograma de actividades, previo a la suscripción del acta de inicio (Ver Formato Acta de Inicio ejecución de Contratos Código: APAJUOAJFO08), de acuerdo con los requerimientos del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia y la propuesta presentada por el contratista El acta de inicio se debe elaborar una vez recibido el memorando por parte del ordenador del gasto en el que se designa el seguimiento y/o interventoría del contrato, en el cual se señalará

17 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 17 DE 23 expresamente la fecha de la legalización del mismo. La comunicación de designación, debe ir acompañada de una copia del contrato, de la propuesta si a ello hubiere lugar, de Estudios previos; de la certificación bancaria y los originales del Certificado de Disponibilidad presupuestal (CDP) y del Registro Presupuestal (RP), estos últimos para tramitar el primer y/o único pago del respectivo contrato Velar por el cumplimiento de las obligaciones del contratista, previo establecimiento del cronograma de actividades a desarrollar de conformidad con las cláusulas pactadas en el respectivo contrato. (Ver Formato cronograma de actividades para la ejecución del contrato - Código APAJUOAJFO06) Proyectar la correspondencia a que haya lugar, de acuerdo a los requerimientos y a la normal ejecución del contrato, conforme a las obligaciones pactadas en el mismo Recibir la correspondencia radicada por parte del contratista, realizar las observaciones que estime convenientes para conocimiento del Director General de la Entidad Exigir el cumplimiento de los términos y plazos estipulados en el contrato, e informar al Representante Legal, al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y demás instancias implicadas, respecto de su incumplimiento o retrasos de parte del contratista Exigir al Contratista un informe mensual del desarrollo y cumplimiento del contrato y/o de acuerdo con la vigencia del contrato (tracto sucesivo, entre otros. ) Elaborar informes periódicos sobre la ejecución del contrato, con la periodicidad que se establezca en las obligaciones del contrato Realizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del contrato, la evaluación y Reevaluación de los proveedores, en el aplicativo dispuesto en la página de la Entidad, denominado Hoja de Vida de Proveedores, ubicado en el link Ventanilla virtual, opción proveedores y luego escoger la opción ingreso de proveedores y/o en el formato que se establezca para tal fin, siguiendo las actividades establecidas en el procedimiento Hojas de Vida y Evaluación de Proveedores, para dar cumplimiento a los numerales y de la norma NTCGP 1000:2009. Entendiéndose que la Evaluación de Proveedores, incluye la evaluación inicial que se realice al proveedor y la Re-evaluación, corresponde a las evaluaciones posteriores que se deriven de la necesidad de evaluar el desempeño del proveedor Proyectar y refrendar el acta de terminación y certificado final de recibo a satisfacción acompañada de la constancia del recibo definitivo de los bienes o servicios (Ver Formato Acta de liquidación de Contrato - Código APAJUOAJFO09), una vez cuente con el estado de cuenta expedido por el Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad y dentro del término señalado en la normatividad vigente sobre la materia, para la revisión y legalización de parte de la Oficina Asesora Jurídica. El Interventor; funcionario o trabajador en misión, encargado del seguimiento, debe tener en cuenta que: La liquidación de los contratos, se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral, solo procederá en relación con los aspectos, que no hayan sido objeto de acuerdo.

18 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 18 DE 23 En esta etapa, se podrán acordar con el Contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y a salvo. El ordenador del gasto, impartirá las aprobaciones correspondientes. No es obligatoria la liquidación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, tal y como lo establece el artículo DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES, del Decreto 019 de 2012 (Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública). Se liquidan los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución y cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran. Cuando se terminan unilateralmente, de acuerdo a lo señalado en el Art. 17 de la ley 80 de 1993, Artículo 17. DE LA TERMINACION UNILATERAL. La entidad en acto administrativo debidamente motivado, dispondrá la terminación anticipada del contrato, lo cual se puede dar en los siguientes eventos: 1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran, o la situación de orden público lo imponga. 2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista. 3. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista. 4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato. La iniciación de trámite concordatario, no dará lugar a la declaratoria de terminación unilateral. En tal evento la ejecución se hará con sujeción a las normas sobre administración de negocios del deudor en concordato. La entidad dispondrá las medidas de inspección, control y vigilancia necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto contractual e impedir la paralización del servicio, para tales casos: 1. Cuando se declare el incumplimiento 2. Cuando se renuncia a la ejecución por modificación unilateral. (Art. 16 Inc. 2 de la Ley 80 de 1993) 3. Terminación anticipada por mutuo acuerdo 4. Cumplimiento anticipado del objeto contractual 5. Nulidad absoluta (Art. 44 y 45 Ley 80) 6. Cesión 7. Ejecución instantánea cuya ejecución se prolonga en el tiempo En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el FONDO PASIVO DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA, tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2)

19 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 19 DE 23 meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 de la Ley 1437 de 2011 (Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) y el artículo 11 de la Ley 1150/2007. Si vencido el plazo anteriormente establecido, no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 141 de la Ley 1437 de No requiere liquidación, los contratos de compraventa de bienes muebles; los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión (artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012) y en general, todos aquellos cuya ejecución no se prolongue en el tiempo Expedir los certificados de recibo a satisfacción de bienes, obras o servicios en el formato Certificado Final Cumplimiento de Contrato, Código: APAJUOAJFO10, los cuales serán soporte para efectuar los respectivos pagos Realizar seguimiento al cronograma de actividades, a efectos de recomendar al ordenador del gasto en la Entidad, la suscripción de contratos adicionales o modificatorios, previa la debida y detallada sustentación. El término máximo para recomendar a la Oficina Asesora Jurídica esta actividad, será para los contratos de tracto sucesivo por lo menos con un (1) mes de antelación al vencimiento del plazo de ejecución y para los de ejecución instantánea el tiempo que se requiera de conformidad con el término del contrato Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato, según corresponda Determinar, según el tipo de contrato, la necesidad de que se autoricen las mayores o menores cantidades de objeto contractual Remitir a la Oficina Asesora Jurídica, en el momento de su formalización, los documentos originales que generaron las modificaciones de los contratos, así como las actas que se suscriban durante su ejecución Verificar y controlar que el contratista, cumpla con las obligaciones relacionadas con el pago de los aportes a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, para lo cual deberá exigir, que al radicar la cuenta o factura venga acompañada de la constancia de dichos pagos. (La no verificación del pago incurrirá en causal de mala conducta parágrafo 1 del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007). 2.2 El control financiero deberá llevarse a cabo teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: Controlar los pagos que se deben efectuar, de acuerdo con lo señalado en la respectiva cláusula del contrato Velar por la entrega oportuna del anticipo o pago anticipado, si a ello hubiera lugar y ejercer el control de pagos y deducciones del contrato Velar por la correcta ejecución del anticipo, para lo cual implementará controles como la solicitud de apertura de la cuenta bancaria especial, exigida en el contrato como parte de las obligaciones del contratista, soportes como facturas, estados financieros, entre otros, para verificación de utilización de dichos recursos, en caso de pagos anticipados Aplicar las fórmulas de reajustes de precios, que fueron pactadas en el respectivo contrato.

20 VERSIÓN: 2.0 CÓDIGO: APAJUOAJMS01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 4 DE 2014 PAGINA 20 DE Verificar la viabilidad de revisión de precios, determinando en tales casos las causales y justificaciones que dan lugar a ello Para los contratos de prestación de servicios de salud, verificar el informe de población compensada, presentado por la Subdirección de Prestaciones Sociales Afiliaciones y Compensación al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, en dicho informe detallan los valores pendientes por cancelar a los contratistas de la prestación de los servicios médicos, según los proceso de compensación, soportes que son la base para la liquidación de los contratos de salud Una vez culminado el término del contrato, solicitar el estado de cuenta del contrato al proceso Gestión Recursos Financieros, con el fin de proceder a la liquidación del mismo En caso de no utilizar todo el recurso presupuestal asignado para la adquisición del bien o servicio, se debe solicitar liberación de saldos al proceso Gestión Recursos Financieros. 2.3 El control técnico o de calidad, comprende el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Esta actividad deberá llevarse a cabo teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los términos de referencia y especificaciones generales, para la debida ejecución del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias, prevalecerán los términos de referencia o pliegos de condiciones Velar y verificar porque el contratista cumpla con las especificaciones técnicas y de calidad del objeto contractual, entre ellas, las de protección del medio ambiente, seguridad industrial (Señalización apropiada, suministro al personal de elementos de seguridad) y salud ocupacional, cuando a ello hubiere lugar Comprobar de acuerdo a la naturaleza del contrato, la existencia de los permisos, licencias y documentación exigida por las autoridades competentes, antes de iniciar las obras y durante la ejecución de las mismas Realizar seguimiento a la ejecución del contrato, verificando las características, técnicas contempladas en los estudios previos y/o pliegos de condiciones establecidos en la etapa precontracutal (calidad, oportunidad y pertinencia), según corresponda mediante el (Formato de Verificación de Productos del contrato, Código APAJUOAJFO11) Exigir la reposición o cumplimiento a satisfacción del objeto contractual entregado, cuando este sea defectuoso, deficiente o no cumpla con las especificaciones y condiciones de calidad pactadas en el contenido del contrato o dentro de los términos de referencia Estudiar y conceptuar sobre la viabilidad de aceptar la modificación de las especificaciones técnicas del objeto contractual, siempre y cuando dicha modificación sea conveniente para la Entidad; lo anterior para estudio y aprobación de parte del representante legal Estudiar las situaciones particulares e imprevistas que se presenten en desarrollo del contrato, conceptuar sobre su desarrollo general y los requerimientos para su mejor ejecución Verificar que las solicitudes del contratista estén debidamente sustentadas Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios Coordinar el reintegro a la Entidad de los equipos y elementos suministrados o comprados, con cargo al contrato y verificar su estado y cantidad Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución, de acuerdo con el avance del cronograma de actividades para la ejecución del contrato -Código APAJUOAJFO06 de cada contrato.