Recepción Pagos de Deudas Castigadas Uncollectable debt Payment

Transcripción

1 Recepción Pagos de Deudas Castigadas 0

2 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVO DEL PROCESO AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS Diagrama Proceso de Recepción Pagos de Deudas Castigadas Tabla Resumen Actividades Proceso de Recepción Pagos de Deudas Castigadas Descripción Actividades Proceso de Recepción Pagos de Deudas Castigadas REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN

3 1. INTRODUCCION Durante el ciclo de los créditos, para aquellos que no han sido pagados a su fecha de vencimiento y, por los cuales, se estima una escasa probabilidad de recuperación o cobro, se realiza el proceso de castigo, momento en el cual, se produce el reconocimiento de la pérdida de la cuenta por cobrar reconocida en las cuentas activo. 2. OBJETIVO DEL PROCESO El objetivo de este documento es, formalizar las actividades a desarrollar para el adecuado registro de pagos correspondientes a la cartera castigada. 3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este proceso comienza en la Unidad de Atención Financiera al Estudiante (AFE) al momento de la atención de un Alumno y/o Aceptante que desea pagar una deuda que se encuentra en estado de castigo. Realizadas las consultas en los sistemas y determinado el monto a pagar, se hace necesario solicitar la activación del código de transacción que permitirá realizar el ingreso del pago en sistema Banner, dicha actividad se realiza a través de la Mesa de Ayuda. Finaliza con el curse de la transacción y el ingreso de los valores en Caja. 4. GLOSARIO Castigos SOAHOLD FIN700 Código IIL1 Código CIUF Término Definición Deudas, cuya morosidad, superan los tramos establecidos por UNAB para mantenerse como activo en cuentas por cobrar. Forma de Banner que permite identificar los tipos de bloqueos que posee un crédito, por ésta vía se puede verificar si un crédito ha sido vendido y a qué institución. Sistema predecesor de Banner, contiene el detalle de los créditos castigadosen fechas anteriores a la migración. Código de transacción que permite acceso temporal a la tabla de cuentas por cobrar del sistema. Código de transacción para ingresar el cobro de Certificado Incobrable UF. 2

4 5. ROLES / RESPONSABLES Subdirección de Cobranza Definir y mantener actualizada Política de Cobranza para Créditos Castigados. Ejecutivo(a) Atención - AFE Atender a Alumnos y/o Aceptantes con deudas castigadas. Verificar situación de deuda e informar a Alumnos y/o Aceptantes. Realizar solicitud a Mesa de Ayuda de activación de código IIL1 para ingreso de pago. Recibir notificación de activación desde Mesa de Ayuda. Ingresar pago de deuda castigada. Ingresar cobro de emisión de certificado CIUF. Entregar comprobante de pago y certificado emitido a Alumno y/o Aceptante. Notificar a Mesa de Ayuda término de transacción de ingreso de pago para que bloquee nuevamente el código IIL1. Mesa de Ayuda Recibir solicitud de activación de código IIL1 para ingreso de pago desde Ejecutiva de Atención AFE. Realizar activación de código IIL1 para ingreso de pago solicitado. Enviar notificación de activación a Ejecutiva de Atención AFE. Recibir notificación de término de transacción de ingreso y bloquear código IIL1. 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Documento Politica de Cobranza para Créditos Castigados Descripción Describe las condiciones para recuperación (cobro) de deudas castigadas. 3

5 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS 7.1 Diagrama Proceso de Recepción Pagos de Deudas Castigadas 4

6 7.2 Tabla Resumen Actividades Proceso de Recepción Pagos de Deudas Castigadas N Actividad Responsable Importancia Impacto / Detalle Periodicidad Control 1 Atención de Deudor con Crédito Castigado Ejecutiva de Atención AFE Deudor Alta Bajo Pérdida en recupero de castigos No 2 Determinación Saldo Deuda Castigada Ejecutiva de Atención AFE Alta Bajo Riesgo de menor recuperación de crédito No 3 Solicitud de Activación Código Banner Ejecutiva de Atención AFE Alta Bajo Pérdida en recupero de castigos No 4 Activación Código Banner Mesa de Ayuda Alta Alto Riesgo de acceso indebido a tabla de cuentas por cobrar del sistema Si 5 Aplicación del Pago y/o Reprogramació n Ejecutiva de Atención AFE Alta Bajo Pérdida en recupero de castigos No 7.3 Descripción Actividades Proceso de Recepción Pagos de Deudas Castigadas 1. Atención de Deudor con Crédito Castigado Ejecutiva de Atención de AFE recibe a Alumno y/o Aceptante que requiere normalizar su situación de deuda con UNAB y procede a ingresar Rut de Alumno en consulta de cuenta corriente de Banner. Si en sistema Banner Alumno no se encuentra con cuenta corriente activa, Ejecutiva de Atención deberá realizar las siguientes actividades: Ingresa a la forma de Banner SOAHOLD y verifica si crédito se encuentra vendido, en cuyo caso, deberá notificar dicha situación a Alumno, informar el nombre de la institución dueña de su crédito y, finalmente, comunicar que debe dirigirse a dicha institución para realizar su pago. 5

7 Si en dicha consulta no aparece reflejada la deuda del Alumno, Ejecutiva de Atención deberá ingresar a sistema FIN700 a objeto de verificar que se trata de una deuda castigada originada antes de la migración al actual sistema (Banner). 2. Determinación Saldo de Deuda Castigada Una vez que ha ingresado el Rut del Alumno a la opción de consulta de FIN700, Ejecutiva de Atención deberá realizar las siguientes acciones: Identificar el tipo de documento de crédito Cheque, Pagaré, Letra. Monto que el deudor debe cancelar por capital Acorde a Política de Cobranza para Créditos Castigados. Si deudor está de acuerdo en efectuar el pago acorde a lo informado por la Ejecutiva de Atención, se deberá solicitar la activación del código Banner acorde al tipo de transacción: Cheque Pagaré Letra INC1 INP1 INL1 3. Solicitud de Activación Código Banner Ejecutiva de Atención enviará a Mesa de Ayuda, por mail u otro medio, los datos requeridos para activar código Banner, vale decir; Código de tipo de deuda (Cheque, Pagaré, Letra) y monto que deudor desea pagar y/o reprogramar. Dicha comunicación deberá ir con copia a las siguientes personas: Sub Director de Cobranzas Jefa de Soporte Funcional Dirección de Informática Sub Director TI de Tesorería Crédito y Cobranza - Dirección de Informática 4. Activación Código Banner Ejecutivo de Mesa de Ayuda recibe solicitud de activación de código Banner y procede a cursar la activación requerida. Finalmente, notifica a Ejecutiva de Atención que código IIL1 solicitado, se encuentra activo. 5. Aplicación del Pago y/o Reprogramación Una vez recibida la notificación de activación del código Banner IIL1, Ejecutiva de Atención procederá a ingresar el pago correspondiente y/o reprogramación, para lo cual, realizará las siguientes actividades: En módulo de pago, ingresa código IIL1 con el monto a pagar y las condonaciones, si hubiere. Carga código CIUF (Certificado Incobrable UF) y abona el monto cobrado por dicho concepto. 6

8 Una vez terminada la actividad de ingreso para transacciones de pago, procede a generar los comprobantes de pago, certificados y los entrega a Deudor. Si la transacción a realizar es una reprogramación, deberá acogerse a las instrucciones contenidas en el procedimiento Reprogramación. Finalmente, una vez realizada la transacción de pago y/o reprogramación, Ejecutiva de Atención deberá comunicarlo a Mesa de Ayuda, vía mail u otro medio, a objeto de que se vuelva a bloquear el código de transacción. Corresponderá a la Unidad de Mesa de Ayuda, velar porque el código de transacción quede debidamente bloqueado dentro del mismo día en que se solicitó su desbloqueo, por consiguiente, de no recibir notificación de parte de la Ejecutiva de Atención, deberá solicitar las explicaciones correspondientes. 8. REGISTROS Documento / Registro Mail solicitud de Activación de Código Banner Comprobante de pago Banner Certificado CIUF Descripción Mail enviado a mesa de ayuda con solicitud de activación de código para ingreso de pago de deudas castigadas. Comprobante de pago emitido por sistema Banner por pago de deuda castigada ingresada. Copia de certificado incobrable UF emitido. 7