Curso elemental de auditoría Autor: Pablo Emilio Hurtado Flores

Transcripción

1 Curso elemental de auditoría Autor: Pablo Emilio Hurtado Flores 1

2 Presentación del curso Con este curso puedes adquirir los conocimientos básicos para gestionar una auditoría. Además, va acompañado de unos completos anexos con ejemplos y muestras de textos, para que te sea más fácil inciarte en este mundo. 2

3 1. Concepto de auditoría Auditoría: Es el examen profesional, objetivo e independiente, de las operaciones financiera y/o Administrativas, que se realiza con posterioridad a su ejecución en las entidades públicas o privadas y cuyo producto final es un informe conteniendo opinión sobre la información financiera y/o administrativa auditada, así como conclusiones y recomendaciones tendientes a promover la economía, eficiencia y eficacia de la gestión empresarial o gerencial, sin perjuicio de verificar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Del concepto se aprecian los siguientes elementos principales: 1. Es un examen profesional, objetivo e independiente 2. De las operaciones financieras y/o Administrativas 3. Se realiza con posterioridad a su ejecución. 4. producto final es un informe 5. Conclusiones y recomendaciones 6. Promover la economía, eficiencia y eficacia Este examen o Auditoría comprende: 1. Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas de los planes administrativos y financieros. 2. Forma de adquisición, protección y empleo de los recursos materiales y humanos. 3. Racionalidad, economía, eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los planes financieros y administrativos. El Comité para Conceptos Básicos de Auditoría define Auditoría de la siguiente manera: "Un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencia sobre las afirmaciones relativas a los actos y eventos de carácter económico; con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas". Esta definición es un poco restringida, por cuanto reduce la auditoría a eventos solamente de carácter económico, siendo la labor de la auditoria mucho mas amplia, abarcando también aspectos administrativos, como el manejo de los recursos humanos, recursos técnicos y otros. 3

4 2. Características de la auditoría 1- Es objetiva: significa que el examen es imparcial, sin presiones ni halagos, con una actitud mental independiente, sin influencias personales ni políticas. En todo momento debe prevalecer el juicio del auditor, que estará sustentado por su capacidad profesional y conocimiento pleno de los hechos que refleja en su informe. 2- Es Sistemática y profesional: La auditoría debe ser cuidadosamente planeada y llevada a cabo por Contadores Públicos y otros profesionales conocedores del ramo que cuentan con la capacidad técnica y profesional requerida, los cuales se atienen a las normas de auditoría establecidas, a los principios de Contabilidad generalmente aceptados y al código de Etica Profesional del Contador Publico. El desarrollo de la auditoría se lleva a cabo cumpliendo en forma estricta los pasos que contienen las fases del proceso de la auditoría: Planeación, Ejecución e Informe. 3- Finaliza con la elaboración de un informe escrito (dictamen) que contiene los resultados del examen practicado, el cual debe conocer de previo la persona auditada, para que tenga a bien hacer las correspondientes observaciones del mismo; además el informe contiene las conclusiones y debilidades tendientes a la mejora de las debilidades encontradas. 4

5 3. Importancia de la auditoría Las auditorias en los negocios son muy importantes, por cuanto la gerencia sin la practica de una auditoria no tiene plena seguridad de que los datos económicos registrados realmente son verdaderos y confiables. Es la auditoria que define con bastante razonabilidad, la situación real de la empresa. Una auditoria además, evalúa el grado de eficiencia y eficacia con que se desarrollan las tareas administrativas y el grado de cumplimiento de los planes y orientaciones de la gerencia. Es común que las instituciones financieras, cuando les solicitan prestamos, pidan a la empresa solicitante, los estados financieros auditados, es decir, que vayan avalados con la firma de un CPA. Una auditoria puede evaluar, por ejemplo, los estados financieros en su conjunto o una parte de ellos, el correcto uso de los recursos humanos, el uso de los materiales y equipos y su distribución, etc. Contribuyendo con la gerencia para una adecuada toma de decisiones. 5

6 4. Clasificación de la auditoría a) De acuerdo a quienes realizan el examen 1- Externa 2- Interna 3- Gubernamental Es externa, cuando el examen no lo practica el personal que labora en la la Entidad, es decir que el examen lo practica la Contraloría o Auditores independientes. En la empresa privada las auditorías solo la realizan auditores independientes. Es interna, cuando el examen lo practica el equipo de Auditoría de la Entidad(Auditoría Interna). Es gubernamental, cuando la practican auditores de la Contraloría General de la Republica, o auditores internos del sector publico o firmas privadas que realizan auditorias en el Estado con el permiso de la Contraloría. b) De acuerdo al área examinada o a examinar. 1- Financiera 2- Operacional o de Desempeño 3- Integral 4- Especial 5- Ambiental 6- Informática 7- De Recursos Humanos 8- De Cumplimiento 9- De Seguimiento 10- Etc. La Auditoría Financiera, es un examen a los estados financieros que tiene por objeto determinar si los estados financieros auditados presentan razonablemente la situación financiera de la empresa, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). El auditor financiero verifica si los estados financieros presentados por la gerencia se corresponden con los datos encontrados por él. Se entiende por estados financieros, los cuatro estados financieros básicos que se elaboran en las empresas: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo del Efectivo y Estado del Capital Contable o Patrimonio Neto. La auditoría Operacional o de Desempeño es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, llevado a cabo con el propósito de hacer una evaluación independiente sobre el desempeño de una entidad, programa o actividad, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos humanos y materiales para facilitar la toma de decisiones. La Auditoría Especial, es el examen objetivo, profesional e independiente, que se realiza específicamente en un área determinada de la entidad, ya sea ésta financiera o administrativa, con el fin de verificar información suministrada o evaluar el desempeño. Ejemplo: Auditoría de Caja, Auditoría de Inversiones, Auditoría de Activos Fijos, examen a cheques emitidos durante una semana,etc. 6

7 Auditoría Integral: es un examen total a la empresa, es decir, que se evalúan los estados financieros y el desempeño o gestión de la administración. Auditoría Ambiental: es un examen a las medidas sobre el medio ambiente contenidas en las leyes del país y si se están cumpliendo adecuadamente. Auditoría de Gestión Ambiental: examen que se le hace a las entidades responsables de hacer cumplir las leyes, normas y regulaciones relacionadas con el medio ambiente. Se lleva a cabo cuando se cree que la entidad rectora o responsable de hacer cumplir las leyes ambientales, no lo está haciendo adecuadamente. Auditoría Informática: examen que se practica a los recursos computarizados de una empresa, comprendiendo: capacidad del personal que los maneja, distribución de los equipos, estructura del departamento de informática y utilización de los mismos. Auditoría de Recursos Humanos: examen que se hace al área de personal, para evaluar su eficiencia y eficacia en el manejo del personal y los controles que se ejercen con los expedientes, asistencia y puntualidad, nóminas de pago, políticas de atención social y promociones, etc. Auditoria de Cumplimiento: se hace con el propósito de verificar si se estàn cumpliendo las metas y orientaciones de la gerencia y si se cumplen las leyes, las normas y los reglamentos aplicables a la entidad. Auditoria de Seguimiento: se hace con el propósito de verificar si se estàn cumpliendo las medidas y recomendaciones dejadas por la auditoria anterior. 7

8 5. Normas de auditoría I Las normas de Auditoría son las indicaciones que en forma obligatoria los auditores tienen que cumplir en el desempeño de sus funciones de auditoría y presentan los requisitos personales y profesionales del auditor, además de orientaciones para la uniformidad en el trabajo con el propósito de lograr un buen nivel de calidad en el examen. Asì mismo indican lo concerniente a la elaboración del informe de auditoria. A. Normas Generales Establecen el ámbito y competencia de la auditoría, son de naturaleza personal y están relacionadas con las cualidades morales, de conocimiento y capacidad que debe tener el auditor y con la calidad en el trabajo de auditoría. Son Normas Generales: 1 Capacidad Profesional El auditor debe tener suficiente capacidad profesional, experiencia técnica y el entrenamiento adecuado para planear, organizar y ejecutar de la manera más eficiente y económica el trabajo de auditoría y con calidad profesional. Para mantenerse actualizado el auditor deberá estar capacitándose constantemente en todas las áreas relacionadas con su carrera. Además, los auditores deben reunir ciertos requisitos como: a) conocimiento de métodos y técnicas aplicables b) conocimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados y de las normas internacionales de auditoría. c) Habilidad para comunicarse. d) Experiencia en el ramo. e) Título profesional correspondiente. 2. Objetividad e Independencia El auditor deberá estar libre de impedimentos e influencias, mantener una actitud objetiva y absoluta independencia de criterios en la elaboración del informe de su examen. La independencia objetiva y mental del auditor es la exigencia y calidad más importante. La pérdida de tales condiciones elimina por completo la validez de su informe y su cuestionamiento disminuye considerablemente su credibilidad. El auditor debe tener la suficiente autonomía de modo que pueda desarrollar la auditoría con el máximo grado de imparcialidad, sin que haya posibilidades de efectos negativos en su contra que impidan o limiten su independencia. En el caso de los auditores internos, se debe responder ante un nivel jerárquico tal, 8

9 que le permita a la actividad de auditoría interna cumplir con sus responsabilidades sin tropiezo alguno. Para el logro real de la independencia del auditor, éste no debe tener conflicto de intereses en las áreas auditadas, que limiten su accionar en forma imparcial y objetiva. Esto significa que se abstendrán de evaluar operaciones en las cuales anteriormente tuvieron responsabildades. 3. Confidencialidad del trabajo de Auditoría El personal de auditoría mantendrá absoluta reserva en el desempeño de sus funciones, aún después de haber concluido sus labores y solo harán del conocimiento de su trabajo a su superior inmediato. En el caso de las auditorías que se desarrollan en el Estado, la Constitución de la república obliga a la Contraloría a hacer públicos los resultados, so pena de declararla cómplice si no lo hace. 4. Incompatibilidad de Funciones. El personal de Auditoría no ejercerá ninguna labor administrativa ni financiera en las entidades u organismos sujetos a su examen. Ni practicarà auditorias en lugares donde tenga intereses, ya sean económicos o personales. 5. Responsabilidad y Cuidado Profesional Los auditores son responsables de cumplir con todas las disposiciones legales y normativas existentes para el desarrollo de una auditoría y emplear cuidadosamente su criterio profesional. Debe aplicar adecuadamente su criterio para determinar el alcance de la auditoría, las técnicas y procedimientos de auditoría, el equipo de trabajo y de elaborar o preparar los informes pertinentes. 6. Designación del personal para la Auditoría Antes de iniciar una Auditoría o examen especial, se designará por escrito, mediante una credencial, el equipo responsable de su ejecución, el cual ejercerá su trabajo de acuerdo a los programas de auditoría elaborados y preparados para ese fin. 7. Control de Calidad. Se debe garantizar un adecuado control de calidad del trabajo, a través de una supervisón constante del trabajo, de la preparación continua de los auditores, capacitándolos y dándoles las herramientas necesarias para que puedan desarrollar su trabajo sin presiones ni limitaciones. 9

10 6. Normas de auditoría II B. Normas de Ejecución Se refieren a las indicaciones técnicas y procedimientos de auditoría y a las medidas de calidad del trabajo ejecutado por el auditor en una entidad. Son normas de ejecución: 1. Planeación de la auditoría El trabajo de auditoría debe planearse adecuadamente para poder alcanzar los objetivos propuestos con el mínimo de esfuerzos y con la mayor economía. El plan debe incluir: personal, recursos materiales, objetivos, etc. El plan de auditoría reflejará las metas del año, los tipos de auditoría a realizarse, las instituciones probables a auditarse, el alcance de las mismas y hasta los cálculos económicos. 2. Planeación específica de la Auditoría Para cada auditoría programada o no, se deberá elaborar un plan de trabajo específico. Este debe contener: a) El objetivo general del trabajo b) Objetivos específicos c) La naturaleza y alcance del examen, incluyendo el período. d) Los procedimientos y técnicas de auditoría a realizar. e) Recursos necesarios, materiales y humanos. f) Etc. 3. Programa de Auditoría Para cada auditoría específica se deberá elaborar el programa de auditoría que incluya los procedimientos a aplicarse, su alcance y personal designado para ejecutar la auditoría. Los programas de auditoría deben ser los suficientemente flexibles para permitir en el transcurso del examen, modificaciones, mejoras y ajustes, a juicio del encargado o supervisor y con la debida aprobación por parte de los responsables o superiores. 4. Archivo Permanente Para cada entidad u organismo se organizará un archivo permanente de papeles de trabajo que contenga la información básica que pueda ser utilizada en futuros auditorías o exámenes especiales. El archivo permanente contendrá copias o extractos de la información aplicable a la empresa u organismo y principalmente: a) Disposiciones legales y normativas b) Manuales, organigramas y reglamentos internos. c) Estatutos de constitución de la empresa. d) Contratos a largo plazo 10

11 e) Análisis del activo fijo. f) Etc. 5. Evaluación del Control Interno Se deberá efectuar una cuidadosa comprensión y evaluación del Control Interno de la entidad u organismo para formular recomendaciones que permitan su fortalecimiento y mejoras, y para determinar las áreas que necesitan un examen más detallado, y para establecer la naturaleza, oportunidad, alcance y profundidad de las pruebas a aplicar mediante procedimientos de auditoría. 6. Evaluación del cumplimiento de las leyes y Reglamentos Aplicables En la ejecución de toda auditoría debe avaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables a los sistemas de administración financiera y otras áreas de la entidad. Esta norma es aplicable más al sector estatal, donde se persigue con mayor rigurosidad su cumplimiento, so pena de sanciones si no lo hacen. 7. Obtención de Evidencia suficiente, Competente y Pertinente El auditor debe tener evidencia suficiente, competente y pertinente a través de la aplicación de procedimientos de auditoría que le permitan sustentar sus opiniones, comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre una base objetiva. El auditor deberá conocer con propiedad, las diferentes técnicas de recopilación de evidencias que existen en auditoría, como son: la observación, el examen físico, la confirmación, el recálculo, indagación al cliente, la documentación y el análisis. Además de los diferentes tipos de evidencia que existen en auditoría. 8. Papeles de Trabajo de Auditoría Toda información que soporta el proceso de auditoría y el informe, estará documentada en los papeles de trabajo. Los papeles de trabajo son el principal soporte del auditor para sustentar su informe de auditoría, por tanto, debe conocer y dominar con profundidad las técnicas para la elaboración de cédulas de trabajo: sumarias y de detalle o analíticas. Utilizar adecuadamente las marcas y saber utilizar los índices respectivos para cada cuenta o grupo de cuentas. 9. Permanencia del Equipo de Auditoría El equipo de Auditoría permanecerá en las oficinas de la entidad examinada hasta la conclusión del trabajo o de las tareas asignadas a cada persona. Los auditores no podrán comenzar otro trabajo, si el primero no ha concluido, ni abandonarán el trabajo encomendado para continuarlo otro día, a menos que sea por fuerza mayor y que está debidamente autorizado. 10. Carta de Gerencia o de Salvaguarda El Auditor debe obtener una "Carta de Gerencia" de la máxima autoridad auditada, donde esta da fe de haber entregado toda la información solicitada. 11. Supervisión de la Auditoría El trabajo desarrollado por los auditores será debidamente supervisado, en forma sistemática y oportuna y por personal calificado. 11

12 El equipo de trabajo deberá ser orientado debidamente de los objetivos, del alcance y de los procedimientos de auditoría a aplicarse. Todas las tareas de supervisión deben quedar plasmadas en los papeles de trabajo, desde la supervisión realizada en la planeación, en la ejecución y hasta en la fase del informe. Esto garantiza un control de calidad eficiente al trabajo del equipo de auditoría. 12. Evaluación del Riesgo de Auditoría Cuando se practica una auditoría financiera, es necesario evaluar los riesgos posibles. El riesgo de auditoría es la posibilidad de que el auditor llegue a conclusiones equivocadas acerca de los datos presentados para su examen. Todo auditor sabe que existen riesgos de que existan cifras que no se correspondan con las presentadas por la empresa y que no puedan ser detectadas por el equipo. Estos riesgos pueden ser: Inherente, de Control y de Detección. 12

13 7. Normas de auditoría III C. Normas del informe de Auditoría Establecen todo lo relativo al informe de auditoría; fecha, contenido, tipos y estructura. 1. Oportunidad en la comunicación de los Resultados Durante la ejecución del trabajo, los auditores deben discutir con los funcionarios de la entidad auditada, los informes parciales que contengan los hallazgos que se vayan obteniendo a fin de que adopten las medidas correctivas pertinentes. Los resultados finales deberán trasmitirse en el menor tiempo posible a través de un informe escrito aprobado por el auditor jefe y el cual también deberá ser discutido con los funcionarios de la entidad auditada. En el sector público, se obliga al auditor a que esté en contacto constantemente con el auditado, permitiendo a éste su derecho a la defensa y al debido proceso. 2. Tipos y Contenido de la Auditoría Al finalizar el examen el auditor debe presentar por escrito un informe que describa el alcance y los objetivos de la auditoría, además, Comentarios Conclusiones y Recomendaciones sobre los hallazgos relacionados con los objetivos de la auditoría. El informe puede ser: a) Sobre los resultados de una auditoría financiera b) Sobre los resultados de una auditoría operacional c) Sobre los resultados de una auditoría especial d) Sobre los resultados de una auditoría ambiental e) Etc. Si el examen es sobre estados financieros, la opinión que se expresa en el informe puede ser: a) Opinión limpia b) Opinión con salvedades c) Opinión adversa d) Abstención de opinión En el contenido se reflejan los "hallazgos" y estos se refieren a cualquier situación deficiente y relevante que se determine por medio de la aplicación de procedimientos de auditoría. Los hallazgos encontrados, en el sector público, deben ser presentados con sus atributos correspondientes, que son: Condición, Criterio, Causa y Efecto. Además de indicar la opinión del auditado y las recomendaciones relativas al hallazgo. En la determinación de los hallazgos, juega un papel determinante la "materialidad" o "Importancia Relativa" y que es el máximo error posible que el auditor puede permitir para definir si la diferencia encontrada es o no, significativa y por lo tanto es considerada como hallazgo. 13

14 3. Estructura del Informe de Auditoría Los resultados de las auditorías se pueden presentar de dos formas: Tipos Contenido del informe corto a) Informe Corto 1. Párrafo del alcance b) Informe Largo 2. Párrafo con salvedades (si las hay) 3. Párrafo de opinión 4. Firma, Fecha En la Contraloría General de la República de Nicaragua, se utiliza la siguiente estructura del Informe de Auditoría: Informe Largo 1. Fecha del informe y destinatario 2. Párrafo Introductorio 3. Objetivo de la Auditoría 4. Párrafo del alcance y metodología 5. Aclaraciones del examen practicado 6. Conclusión 7. Explicación de resultados 8. Firma 4. Tono Constructivo del Informe Los informes de auditoría deberán provocar una reacción positiva en las conclusiones y recomendaciones formuladas. No se deberá utilizar lenguaje despectivo ni destructivo, sin dejar de formular el criterio juicioso del auditor. 5. Objetividad del Informe Los comentarios y conclusiones deberán presentarse de manera objetiva e imparcial. Presentando la realidad encontrada, sin tratar de salvar la responsabilidad de algún funcionario o empleado de la entidad auditada. 6. Precisión y Razonabilidad del Informe Los informes deben prepararse en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma breve y deben coincidir con los hechos observados. Estas características permitirán hacer un seguimiento correcto a las recomendaciones planteadas y efectuar las evaluaciones pertinentes a las acciones correctivas que se adopten en cada caso. 7. Informe sobre la evaluación del Control Interno Los auditores deberán informar por escrito los resultados de la evaluación del Control Interno de la entidad. Este informe podrá incluirse en el Informe de Auditoría o presentarse por separado; De haber existido limitaciones para su evaluación, el auditor deberá detallarlo en su informe. 8. Contenido del Informe sobre el Control Interno El informe del auditor sobre el Control Interno debe asegurar: 1. Que ha examinado los Estados Financieros 2. Que la auditoría se realizó de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. 14

15 aceptadas. 3. Que se consideró el Control Interno para determinar los procedimientos de auditoría, con el fin de expresar una opinión sobre los estados financieros y no para proporcionar seguridad del Sistema de Control Interno. 4. Que el establecimiento y mantenimiento del sistema de Control Interno son responsabilidad de la Administración. 5. Explicación de los objetivos y limitaciones inherentes del control Interno. 6. Descripción de las políticas y procedimientos importantes del Control Interno 7. Definición y alcance del trabajo 8. Definición y descripción de las condiciones observadas 9. Descripción de las debilidades importantes observadas y las recomendaciones correspondientes. 9. Declaraciones en el Informe sobre el cumplimiento de Leyes y Reglamentos aplicables. Las divulgaciones en el informe sobre cumplimiento legal y reglamentario deben estar estructuradas conforme a las normas de auditoría y normas específicas. Se deberá señalar todos los casos importantes de incumplimiento y todos los actos ilícitos o indicios de ilegalidades que puedan conducir a un proceso penal. 10. Difusión y Trámite del Informe. La oficina de Auditoría o el auditor responsable del equipo de auditoría deberá presentar el informe de auditoría por escrito al funcionario responsable de la entidad auditada y al organismo o autoridad que haya solicitado la auditoría. Todas las personas auditadas deberán tener conocimiento de los resultados finales de la auditoria efectuada a su àrea. 15

16 8. Atributos generales del auditor El Auditor, sea Gubernamental o privado debe tratar de ser el mejor en su profesión y estar actualizándose constantemente alrededor de los procedimientos, normas y leyes contables y de auditoría. Sus principales atributos deben ser: 1) Capacidad profesional y técnica 2) Independencia de Criterio 3) Confidencialidad o Reserva 4) Honestidad a toda prueba (Ética). 5) Imparcialidad 16

17 9. Proceso de la auditoría La práctica de la Auditoría se divide en tres fases: 1- Planeación 2- Ejecución 3- Informe Planeación: En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoría que se llevará a efecto. Elementos Principales de esta Fase 1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad 2. Objetivos y Alcance de la auditoría 3. Análisis Preliminar del Control Interno 4. Análisis de los Riesgos y la Materialidad 5. Planeación Específica de la auditoría 6. Elaboración de programas de Auditoría Conocimiento y Comprensión de la Entidad a auditar. Previo a la elaboracón del plan de auditoría, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cómo funciona la empresa. Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer diferentes mecanismos o tácnicas que el auditor deberá dominar y estas son entre otras: a) Visitas al lugar b) Entrevistas y encuestas c) Análisis comparativos de Estados Financieros d) Análisis FODA e) Análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado f) Arbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad. g) Arbol de Problemas h) Etc. Objetivos y Alcance de la auditoría. Los objetivos indican el propósito por lo que es contratada la firma de auditoría, qué se persigue con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorías anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada para que sirvan de base para la toma de decisiones. El alcance tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si se 17

18 van a examinar todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o más específicamente solo un grupo de cuentas(activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta(cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.) Por otro lado el alcance también puede estar referido al período a examinar: puede ser de un año, de un mes, de una semana, y podría ser hasta de varios años. 18

19 10. Proceso de auditoría II Análisis Preliminar del Control Interno Este análisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprenderá la naturaleza y extensión del plan de auditoría y la valoración y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen. Análisis de los Riesgos y la Materialidad. El Riesgo en auditoría representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en su informe debido a que los estados financieros o la información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o normativa. En auditoría se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Detección. El riesgo inherente es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se pueden prever. El riesgo de control está relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no preveen o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos más efectivos. El riesgo de detección están relacionados con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoría, no detecte errores en la información que le suministran. El riesgo de auditoria se encuentra así: RA = RI x RC x RD Esta clasificación de los riesgos en auditoría puede tener sus variantes; por ejemplo, en Taylor y Glezze se mencionan el riesgo alfa(riesgo del rechazo indebido) y el riesgo beta(riesgo de la aceptación indebida) La SAS No 39. Menciona el Riesgo Ultimo como una combinación de dos riesgos: el que se cometan errores de importancia en el proceso contable y el de que estos errores no sean detectados por el auditor. Se describe también como el riesgo de que en el saldo de una cuenta, exista un error monetario mayor que el que se pueda tolerar(materialidad) y que el auditor no pueda detectarlo. La Materialidad es el error monetario máximo que puede existir en el saldo de una cuenta sin dar lugar a que los estados financieros estén sustancialmente deformados. A la materialidad también se le conoce como Importancia Relativa. Planeación Específica de la Auditoría. Para cada auditoría que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto lo contemplan las Normas para la ejecución. Este plan debe ser técnico y administrativo. El plan administrativo debe contemplar todo lo referente a cálculos monetarios a cobrar, personal que conformarán los equipos de auditoría, horas hombres, etc. Elaboración de Programa de Auditoría Cada miembro del equipo de auditoría debe tener en sus manos el programa detallado de los objetivos y procedimientos de auditoría objeto de su examen. Ejemplo: si un auditor va a examinar el efectivo y otro va a examinar las cuentas x cobrar, cada uno debe tener los objetivos que se persiguen con el examen y los procedimientos que se corresponden para el logro de esos 19

20 objetivos planteados. Es decir, que debe haber un programa de auditoría para la auditoría del efectivo y un programa de auditoría para la auditoría de cuentas x cobrar, y así sucesivamente. De esto se deduce que un programa de auditoria debe contener dos aspectos fundamentales: Objetivos de la auditoria y Procedimientos a aplicar durante el examen de auditoria. También se pueden elaborar programas de auditoria no por áreas específicas, sino por ciclos transaccionales. Ejecución: En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidad auditada. Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es el trabajo de auditoría, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoría que sustentarán el informe de auditoría. 20

21 11. Elementos de la fase de ejecución I 1. Las Pruebas de Auditoría 2. Técnicas de Muestreo 3. Evidencias de Auditoría 4. Papeles de Trabajo 5. Hallazgos de Auditoría Las Pruebas de Auditoría Son técnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la obtención de evidencia comprobatoria. Las pruebas pueden ser de tres tipos: i) Pruebas de Control j) Pruebas Analíticas k) Pruebas Sustantivas Las pruebas de control están relacionadas con el grado de efectividad del control interno imperante. Las pruebas analíticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados financieros o haciendo un análisis de las razones financieras de la entidad para observar su comportamiento. Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulación de saldos de los clientes, etc. Técnicas de Muestreo. Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos(muestra) de una cantidad de datos mayor(población o universo). El muestreo que se utiliza puede ser Estadístico o No Estadístico. Es estadístico cuando se utilizan los métodos ya conocidos en estadística para la selección de muestras: a) Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o seleccionados. Ejemplo se tiene una lista de 1000 clientes y se van a examinar 100 de ellos. Se introducen los números del 1 al mil en una tómbola y se sacan 100. Los 100 escogidos serán los clientes revisados. b) Sistemática: se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los siguientes números. Ejemplo: se tiene una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar uno de ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 números de la lista con intervalos de 50. los clientes a examinarse serían: 12(escogido al azar), 13, 14, 15 y 16. Luego el 62(12 +50), 63,64,65 y 66. Luego el 112( ), 113,114,115 y 116. Luego el 162, 163, 164, 165 y 166, y así sucesivamente hasta completar los 100 de la muestra. c) Selección por Celdas: se elabora una tabla de distribución estadística y luego se 21

22 selecciona una de las celdas. Ejemplo: Una lista de 1000 clientes puede dividirse en 5 grupos(celdas) de 200: Del 1 al 200 Del 201 al 400 Del 401 al 600 Del 601 al 800 Del 801 al 1000 Se puede escoger una de las celdas como muestra para ser examinadas. d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciación. Viene a ser un poco subjetivo, sin embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podrían estar en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar. e) Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un período dado. Ejemplo: seleccionar 100 transacciones de ventas ocurridas en la primera semana de Enero, o 100 de la tercera semana, etc. Evidencia de Auditoría Se llama evidencia de auditoría a " Cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido". La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente. También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoría. La evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoría y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad.. La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho. La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoría. La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoría y además es creíble y confiable. Además de las tres características mencionadas de la evidencia(suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad. Tipos de Evidencias: 1. Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos. 2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc. 3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo. 4. Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc. Técnicas para la Recopilación de Evidencias Existen varios procedimientos para la obtención de evidencias: 1. Observación: ver el desarrollo del levantamiento del inventario físico. 2. Inspección Física: examinar el estado de los vehículos 3. Confirmación: Con personas ajenas a la empresa: clientes de la empresa. Ejemplo 22

23 confirmar los saldos de las cuentas por cobrar. 4. Indagación o Consulta al Cliente: con personas que laboran en la empresa. Cliente se refiere al que contrató a la firma de auditoría. 5. Análisis Documental: revisar una póliza de importación. 6. procedimientos Analíticos: revisar balances comparativos. 7. Recálculo o Desempeño: volver a sumar hojas de cálculo o facturas 23

24 12. Elementos de la fase de ejecución II Papeles de Trabajo Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoría. Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivo permanente está conformado por todos los documentos que tienen el carácter de permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorías futuras; como los Estatutos de Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc. El archivo corriente está formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante el desarrollo de su trabajo y que le permitirán emitir su informe previo y final. Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoria realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoria. Los papeles de trabajo son utilizados para: a) Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno. b) Documentar la estrategia de auditoria. c) Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento. d) Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de la entidad. e) Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado f) Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo. El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la cantidad. En las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe considerar la Referenciación de los papeles de trabajo y las Marcas. En hojas anexas hay una ampliación sobre otros aspectos sobre papeles de trabajo. Hallazgos: Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el trabajo de auditoria con relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia. Atributos del hallazgo: En la Auditoria Gubernamental de Nicaragua(NAGUN), se presentan los siguientes atributos del hallazgo; 24

25 1. Condición: la realidad encontrada 2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser) 3. Causa: qué originó la diferencia encontrada. 4. Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada. Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a continuación indicará la opinión de la personas auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicará su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales. Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos(generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector público se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas. Una vez concluida la fase de Ejecución, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores. Informe: Finalmente es elaborado el informe de Auditoría conteniendo: 1- Dictamen sobre los Estados Financieros o del área administrativa auditada. 2- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad. 3- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditoría. 4- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados. En esta fase se analizan las comunicaciones que se dan entre la entidad auditada y los auditores, es decir: a) Comunicaciones de la Entidad, y b) Comunicaciones del auditor Entre las primeras tenemos: a) Carta de Representación b) Reporte a partes externas En las comunicaciones del auditor están: a) Memorando de requerimientos b) Comunicación de hallazgos c) Informe de control interno Y siendo las principales comunicaciones del auditor: a) Informe Especial b) Dictamen c) Informe Largo Si en el transcurso del trabajo de auditoria surgen hechos o se encuentran algunos o algún hallazgo que a juicio del auditor es grave, se deberà hacer un informe especial, dando a conocer el hecho en forma inmediata, con el propósito de que sea corregido o enmendado a la mayor brevedad. Asì mismo, si al analizar el sistema de control interno se encuentran serias debilidades en su organización y contenido, se debe elaborar por separado un informe sobre la evaluación del control interno. 25

26 informe sobre la evaluación del control interno. El informe final del auditor, debe estar elaborado de forma sencilla y clara, ser constructivo y oportuno. Las personas auditadas deben estar siendo informadas de todo lo que acontezca alrededor de la auditoria, por tanto, podrán tener acceso a cualquier documentación relativa a algún hecho encontrado. En el sector pùblico esta indicación es màs estricta, por cuanto la Contraloría puede sancionar a los auditores que dejen en indefensiòn al auditado, garantizándoles el debido proceso. 26

27 13. El sistema de control interno A. Concepto El examen al Sistema de Control Interno es fundamental para determinar la profundidad del examen de auditoría. El Control Interno es una expresión que se utiliza para describir las acciones que adoptan las autoridades superiores de una empresa o entidad para evaluar y dar seguimiento a las operaciones financieras o administrativas. Se puede definir de la siguiente manera: "Es un proceso continuo realizado por las autoridades superiores y otros funcionarios o empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable de que se están cumpliendo los siguientes objetivos: 1- Promoción de la eficiencia eficacia y economía en las operaciones y calidad en los servicios. 2- Proteger y conservar los recursos de la entidad contra cualquier pérdida, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. 3- Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas reguladoras de las actividades de la entidad. 4- Elaborar información financiera válida y confiable y presentarla con oportunidad". Con relación al Sector Público, en Nicaragua es obligatorio el establecimiento de métodos y procedimientos propios del Control Interno en las entidades. B.- El Control Interno comprende: a) Un plan de Organización que prevea una separación apropiada de funciones. b) Métodos y procedimientos de autorización y registro que hagan posible el control financiero y administrativo sobre los recursos, obligaciones, ingresos, gastos y patrimonio, así como de cualquier proyecto de inversión. c) Prácticas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones de cada oficina o unidad. d) Asignación de personal idóneo para el cumplimiento de sus atribuciones y deberes. e) Una unidad efectiva de Auditoría Interna. C. Principios del Control Interno. Los Principios del Control Interno son: a) Equidad b) Moralidad c) Eficiencia d) Eficacia e) Economía f) Rendición de Cuentas g) Preservación del Medio Ambiente D. Elementos o Componentes del Control Interno (o Normas Generales) 1- Ambiente de Control 2- Evaluación del riesgo. 3- Actividades de control. 27

28 4- Información y comunicación. 5- Supervisión o monitoreo. Establecer y mantener un control interno adecuado es una responsabilidad de la administración. El control interno facilita el logro de los objetivos propuestos, permite el uso adecuado de los recursos e identifica los riesgos probables, lo que hace posible el evitar errores e irregularidades. Actividades de Control Interno(procedimientos) Los principales procedimientos de Control Interno constituyen los fundamentos específicos que basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades financieras y administrativas, son reconocidas en la actualidad como esenciales para el Control de los recursos humanos, financieros y materiales de las entidades públicas o privadas. Los más importantes procedimientos o actividades de Control Interno son los siguientes: 1. Responsabilidades delimitadas 2. Segregación de funciones 3. Ningún empleado debe ser responsable para una transacción completa. 4. En lo posible, rotación periódica de deberes y funciones. 5. Fianzas para protección de los recursos 6. Instrucciones por escrito. 7. Contabilidad por Partida doble 8. Control y uso de formularios prenumerados 9. Evitar el uso de dinero en efectivo 10. Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas. 11. Depósitos oportunos e intactos. Visto lo anterior, se puede deducir que el Sistema de Control Interno es primordial en las empresas, por la seguridad que presta para el buen desarrollo de las tareas diarias, y para la auditoría se convierte en algo necesario, para decidir hacia donde deberá dirigirse los mayores esfuerzos durante su examen y si el Sistema presenta debilidades se puede incidir en su mejoramiento, aunque este no sea el fin de la auditoría. RESUMEN. Este trabajo tiene como objeto, intrducir al lector en los conocimientos sobre auditoría, los cuales le pueden servir de base para estudios posteriores sobre el tema. Para ampliar los conocimientos sobre auditoría se puede utilizar cualquier texto sobre auditoría, de cualquier autor o editorial, así también el manual de Auditoría Gubernamental emitido por la Contraloría General de la República y las Normas Técnicas de Control Interno, también emitidas por la Contraloría. Se ha pretendido hacer un bosquejo de la parte teórica relacionada con las normas de auditoría: Normas Generales, Normas de Ejecución y Normas del Informe, ampliando un poco lo referente al Control Interno por la importancia que este reviste en la vida cotidiana de los negocios. Al final hemos presentado ejemplos de informes con el fin de que sirva como guía al estudiante. 28

29 14. Anexo I INFORME DE AUDITORÍA 31 de marzo del año 2000 Dr. Noel Ramírez Presidente BANCO CENTRAL DE NICARAGUA Presente Estimado Doctor Ramírez: Hemos realizado la auditoría de los sistemas de administración y evaluado el cumplimiento de los controles internos en dichos sistemas vigentes en el Banco Central de Nicaragua, en el período entre el 31 de Marzo de 1999 y el 31 de Marzo del año El propósito de la auditoría fue establecer si los sistemas de administración fueron desarrollados considerando las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República el 15/6/95. El examen se efectuó de conformidad con Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua (NAGUN) y cubrió los siguientes sistemas: Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Crédito Público, Contrataciones, Auditoría Interna, Organización Administrativa y Administración de Personal. El trabajo se realizó en dos etapas: 1- Se examinó el diseño de los sistemas de administración para verificar si la estructura de dichos sistemas fue desarrollada considerando las Normas Técnicas de Control Interno. 2- Se comprobaron selectivamente las transacciones ocurridas durante el período comprendido entre el 31 de Marzo de 1999 y el 31 de Marzo del 2000, para verificar el cumplimiento de los controles y la legalidad de las operaciones examinadas. Cabe señalar que el presente informe contiene únicamente los aspectos importantes que llamaron nuestra atención, relacionado con el diseño y funcionamiento de los sistemas de administración. De acuerdo con los resultados de la auditoría practicada, concluimos que: - Los sistemas de administración del Banco Central de Nicaragua han sido diseñados, considerando las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. - Como resultado de la comprobación del funcionamiento de los controles identificados, consideramos que son eficaces en la práctica, teniendo en cuenta que se cumplieron para las transacciones examinadas. Para mayor comprensión de este informe, los resultados de la auditoría se exponen secuencialmente para cada uno de los sistemas examinados. Dichos resultados fueron explicados al Lic. José Hernández, Director Administrativo-Financiero, en reunión efectuada el 31 de Marzo del 2000, incluyendo sus comentarios a continuación de cada recomendación. 29

30 continuación de cada recomendación. Atentamente, Contraloría General de la Republica. 30

31 15. Anexo II Modelo de dictamen sin salvedades Señores Empresa X Hemos auditado el balance general de la Empresa X al 31 de Diciembre del año 2002, el estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujo del efectivo del año que terminó en esa fecha. La preparación de estos estados financieros es responsabilidad de la gerencia de la empresa y nuestra responsabilidad consiste en emitir una opinión sobre ellos basada en la auditoría que efectuamos. Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo a normas de auditoría generalmente aceptadas. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro trabajo con la finalidad de obtener seguridad de que los estados financieros no presentan errores de importancia; una auditoría comprende el examen basado en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la información y los importes presentados en los estados financieros. También comprende la evaluación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados aplicados y de las principales estimaciones efectuadas por la gerencia, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que la auditoría que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra opinión. En nuestra opinión, los estados financieros antes indicados, presentan razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, la situación financiera de la empresa X al 31 de Diciembre de 2002, al igual que su estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujo del efectivo del año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Managua, 20 de Marzo del CPA Dolores v. de Cabezas Si el dictamen es con salvedades, se puede utilizar el mismo modelo anterior en los primeros dos párrafos, al igual que en el dictamen adverso o negativo. En el caso del dictamen con salvedades el tercer y cuarto párrafos pueden ser los siguientes: Al 31 de Diciembre de 2002, la empresa X tenía registrada en sus inventarios la cantidad de C$130,000 que corresponden a inventarios obsoletos y sin valor realizable que deberían haber sido ajustados cuando fueron conocidos por la Administración, de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados. En nuestra opinión, excepto por el efecto del ajuste del asunto referido en el párrafo anterior, los estados financieros adjuntos, presentan razonablemente la situación financiera de la empresa X al 31 de Diciembre de 2002, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. 31