Municipalidad de San Pedro de la Paz. Número de Informe: IE-94/ abril del CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

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1 CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío Municipalidad de San Pedro de la Paz Número de Informe: IE-94/ abril del

2 REF. W / /12 RNG/vvu. CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORiA REGIONAL DEL Blo-Blo [RTE. ANTEC 1 CONCEPCiÓN, REMITE INFORME FINAL W IE-94/11. / G 64 J k 12 La Contra lo ría Regional del Bío-Bío cumple con remitir a Ud., copia del informe final W IE-94/11, que contiene los resultados de una investigación efectuada en la Municipalidad de San Pedro de la Paz. Saluda atentamente a Ud. GLORIA BRIONES NEIRII CONT~ALORA REGIONAL DEL 810Rlo 1. MUNrCrPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ OFICINA DE PARTES I.,:... - r.',! <,, ", 1!:1 d 1, '1 fecha Ingreso.!" 2tABR 2012 ID. DOC.... AL SEÑOR Providencia, ALCALDE DE LA P MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ ase a SAN PEDRO DE LA PAZ. Firma: O'Higgins Poniente W 74. Concepción. Teléfono: OO. Fax:

3 CONTRALORíA GENI:KAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL sio-slo REF. W / /12 RNG/vvu. REMITE INFORME FINAL N' IE-94/11. IRTE. ANTEC I CONCEPCiÓN, ~ I La Contralora Regional que suscribe cumple con remitir a Ud., copia del Informe Final N' IE-94/11, relacionado con una visita efectuada a la Municipalidad de San Pedro de la Paz, con el propósito que en su condición de Secretario Municipal de la citada comuna, se sirva entregarlo a ese cuerpo colegiado en la primera sesión que lleve a cabo tal órgano, luego de la recepción del presente informe, ello en virtud de lo dispuesto en el articulo 55', de la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades. Al respecto, cabe hacer presente que deberá informar a este Organismo Contralor sobre el cumplimiento de tales diligencias en el mismo día en que éstas se materialicen. Salud tamente a GLORIA BRIONES NEIRA CONTRALORA REGIONAl DEL BiORln l. MUNTCIP ALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ OFICINA DE PARTES "..h ',' r '"''''/''WJi,I''' Fecha Ingresoó~1r 26 ' ABR 2012 I ' 1':,) I )" ti'" J ID. nac..,... '" Providencia... l'. Pase a',......,... AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ SAN PEDRO DE LA PAZ. r,;.....,.,~. \...,/ '... c'... O'Higgins Poniente N' 74. Concepción, fono fax

4 CONTRALORIA REGIONAL DEL Blo-Blo REF. W / /12 RNG/vvu. IRTE. ANTEC I REMITE INFORME FINAL W IE-94/11. CONCEPCiÓN, k 12 I La Contraloria Regional del Bio-Bio cumple con remitir a Ud., copia del informe final W IE-94/11, que contiene los resultados de una investigación efectuada en la Municipalidad de San Pedro de la Paz. Saluda atentamente a Ud., U-u.-j ) GLORIA BRIONES NEIRA CIlNTlIALOHA REGIONAL DEL BIORln r. MUNICIPALIDA r'. ~ SAN PEDRO DE LA,.' OFICINA DE PARÚ:3~ AL SEÑOR JEFE DE CONTROL DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ SAN PEDRO DE LA PAZ.,.í.."., "l',," ti rl,! r~~~ ~~so,'( 26,'ABR 2012 i ID. DOC, i'~,... Providencia... Pase a' Firma' - O'Higgins Ponienle N' 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax: \Vw\v.contraloria.cl - concepcion(il)contraloria.cl

5 CONTRALORIA REGIONAL DEL slo-slo REF. N S / /12 INFORME FINAL N" IE-94/11, SOBRE CONTROL DE ASISTENCIA EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ. CONCEPCiÓN, 2 4 ABR Esta Contraloría Regional del Bío-Bío, de acuerdo con su plan anual de fiscalización y con las facultades que le otorga la ley N" , efectuó una revisión al sistema de control de asistencia de la Municipalidad de San Pedro de la Paz, cuyo resultado se expone en los párrafos siguientes. Objetivo El examen en referencia, tuvo por finalidad analizar el sistema de control para el cumplimiento de la jornada de trabajo, establecida por la Municipalidad de San Pedro de la Paz y verificar la observancia, por parte de los funcionarios del municipio, a los horarios que contempla dicha jornada y los procedimientos existentes para efectuar descuentos por atrasos e inasistencias. Metodología La revisión se realizó de conformidad con las disposiciones contenidas en los artículos 131 y 132 de la ley N , sobre Organización y Atribuciones de este Organismo Contralor, e incluyó entrevistas a diversas personas, las pruebas de validación respectivas, así como también la solicitud de datos, informes, documentos y otros medios técnicos que se estimaron necesarios en las circunstancias. Universo y Muestra Para el examen de esta materia, se consideró el año 2011, del cual se seleccionó los meses de abril, junio y agosto, revisándose en dichos períodos, la asistencia de veinticinco funcionarios municipales. Antecedentes Generales V La Municipalidad de San Pedro de la Paz es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad es generar las condiciones para un desarrollo integral sustentable en lo económico, social, cultural, turístico, medio ambiente, educativo y de salud, participando todos los actores de la comuna, propiciando una atención oportuna y eficiente para mejorar la calidad de vida de las personas más necesitadas. Se encuentra regulada por la ley N" , Orgánica Constitucional de Municipalidades. A LA SEÑORA GLORIA BRIONES NEIRA CONTRALORA REGIONAL DEL Blo-Blo PRESENTE. CSA Q'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

6 CONTRALORIA REGIONAL DEL De acuerdo con los procedimientos aplicados en la fiscalización, el resultado contenido en el preinforme de observaciones W 94/11, fue remitido a la Municipalidad de San Pedro de la Paz, mediante el oficio W 1.243, de 2012, el cual fue contestado por el alcalde, a través del oficio N 102 del presente año. En este contexto, se expone a continuación las observaciones formuladas por esta Entidad, los antecedentes invocados por el servicio examinado y su correspondiente análisis y conclusiones. 1. Resultado del Examen Para el desarrollo del examen, se sostuvo entrevistas con los funcionarios que participan en el proceso de control de asistencia, señores Sergio Villa lobos Zambra no, jefe del departamento de informática, Sergio Morales Pinto, encargado de remuneraciones y Adriana Sepúlveda Zarabia, jefa del departamento de recursos humanos. De conformidad efectuadas, antecedentes recopilados y considerando la determinaron los hechos que se exponen a continuación: con las indagaciones normativa pertinente, se 1.- Registro de Asistencia 1.1 En la Municipalidad de San Pedro de la Paz, existe un sistema de registro de asistencia que opera sobre la base de un reloj control que funciona con registro de la huella dactilar al cual están afectos ciento treinta y siete funcionarios. En la eventualidad que el citado reloj, por alguna razón no se encuentre operativo, se utiliza un libro de asistencia manual. Cabe hacer presente que el administrador municipal, don Rolando Saavedra Neira, registra su asistencia en un libro de control individual, el cual carece de control por oposición de intereses que permita hacerlo válido. 1.2 Se constató que un gran número de funcionarios no utilizan el reloj control, registrando su asistencia en el libro manual, lo cual contraviene lo establecido por el propio municipio en esta materia, siendo dicho sistema, además, sensible a modificaciones lo que le resta confiabilidad. Sobre el particular, el municipio no entregó una respuesta por lo que corresponde mantener la observación. 2.- Control de Asistencia y Descuentos A este respecto, cabe señalar que mensualmente el departamento de recursos humanos realiza un informe de asistencia individual para cada uno de los funcionarios, los cuales son enviados a éstos, quienes lo revisan y remiten firmado. Ahora bien, en el caso de tener ausencias y atrasos, los respectivos jefes informan, cuando corresponde, sobre la justificación al departamento O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

7 CONTRALORiA REGIONAL DEL slo-slo de recursos humanos, el cual revisa y envía un resumen al departamento de finanzas para efectuar los pagos y descuentos correspondientes. En relación a ésto se verificó lo siguiente: 2.1 No se revisa el libro de asistencia manual con la finalidad de constatar eventuales atrasos e inasistencia a la jornada de trabajo. 2.2 Existen funcionarios que al momento de firmar su entrada en el libro de asistencia, no siguen un orden cronológico en la anotación de la hora de llegada, lo cual le resta confiabilidad al sistema y dificulta las acciones de control relativas al cumplimiento de los horarios establecidos. Sobre la materia, el alcalde mediante el oficio ordinario W 10 de 27 de febrero de 2012, instruyó a la directora de administración y finanzas adoptar las medidas correspondientes a objeto de asegurar un control más estricto del uso de los registros de asistencia existentes, no aportando antecedentes respecto a medidas concretas adoptadas al respecto, por lo que corresponde mantener lo observado Los señores Carlos Muñoz Méndez, asesor jurídico; Eduardo Riquelme Venegas, Jefe de Gabinete y la señora Margarita Quezada Valenzuela, encargada de comunicaciones, reiteradamente no registran su asistencia en el reloj control, siendo justificados por el alcalde de la comuna. A modo de ejemplo se citan los casos expuestos en los memorandos W28 de 3 de mayo, N"39 de 4 de julio, W52 de 2 de septiembre; W31 de 4 de mayo, W41 de 6 de julio, N 54 de 5 de septiembre; W29 de 3 de mayo, N 40 de 6 de julio, W43 de 2 de septiembre, respectivamente, todos del año 2011, en los cuales se alude a razones de falla de reloj control y olvido. Al respecto, cabe señalar que en los días de justificación por falla del reloj control se verificó que otros funcionarios marcaron sin problema su entrada y salida en dicho sistema. Sobre lo anterior, cabe hacer presente que los jefes directos son responsables de ejercer el control jerárquico que establece la ley W , fiscalizando el cumplimiento efectivo de la jornada laboral y el adecuado uso de los medios de registro del personal a su cargo. En atención a lo observado, el municipio informa que impartió las instrucciones para corregir la deficiencia señalada, por lo que en lo sucesivo, no serán admisibles tales justificaciones, no obstante ello la observación se mantiene, hasta cuando se valide en auditoría de seguimiento posterior, la implementación y aplicación de las medidas adoptadas Se detectó que funcionarios no registraron su asistencia a la jornada de trabajo, las cuales no fueron justificadas ni descontadas. El detalle de ellos se presenta en los anexos Nos1, 2 Y 3. Sobre lo expresado, el municipio señala que a través del mencionado oficio ordinario N" 10 de 27 de febrero de 2012, se solicitó a la directora de administración y finanzas adoptar las medidas necesarias para regularizar cada una de las situaciones y en el caso que corresponda efectuar los descuentos correspondientes, de lo cual no se adjuntan antecedentes. O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

8 CONTRALORIA REGIONAL DEL BIO-Blo Al respecto, esta Contraloría Regional mantiene la observación, debiendo el municipio remitir la documentación que acredite el reintegro de las horas no registradas, sin perjuicio de lo establecido en el artículo N 67 de la ley W Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República. El detalle de horas y montos a reintegrar, se encuentran en el anexo N Asistencia Administrador Municipal Don Rolando Saavedra Neira, ingresó al municipio el 16 de mayo de 2011, en calidad de administrador municipal, registrando desde esa fecha su asistencia en un libro de control individual. Sobre el particular, cabe señalar que este Organismo de Control mediante el dictamen W de 2001, entre otros, ha precisado en materia de sistemas de control horario, que la atribución de la autoridad administrativa de cada repartición para establecer diversos mecanismos de control de cumplimiento de la jornada de trabajo para los empleados de la misma, determina que aquella está facultada para fijar el o los sistemas que considere adecuados para tal efecto, como también las distintas categorías de funcionarios que, atendida la naturaleza de las funciones que desempeñan, quedarán adscritos a uno u otro sistema, conforme lo ha expresado la jurisprudencia administrativa mediante dictamen W , de 1994, entre otros. Sin perjuicio de lo anterior, y atendido que todos los servidores públicos se encuentran en la obligación de cumplir la jornada de trabajo y de ejercer permanentemente su cargo, de acuerdo a lo previsto en los artículos 61, letra d), y 65, inciso tercero, de la ley W , no es posible la aplicación de un sistema de control horario al que quede sujeto sólo un funcionario que le origine ciertos privilegios, como tampoco resulta procedente eximirlo de todo tipo de control, por cuanto ello constituiría una discriminación arbítraria. De este modo, no resulta procedente que el administrador municipal, haya sido autorizado por la autoridad comunal para utilizar un sistema de control horario distinto al establecido para el resto de los funcionarios de la entidad edilicia, al carecer dicho procedimiento de los fundamentos que justifiquen que el indicado servidor cuente con un registro de asistencia como el dispuesto, esto es, libro individual para registrar el cumplimiento de su jornada de trabajo, siendo dable agregar que el establecimiento de sistemas especiales de control debe fundarse en la naturaleza de las funciones que desempeñen quienes queden afectos a ellos y no sólo en razón de la jerarquía que posean. Asimismo, el referido sistema no representa un mecanismo de control suficiente al no concurrir el control por oposición de intereses, de tal manera que permita validar la efectividad de la asistencia y eventuales atrasos, a diferencia de los sistemas electrónicos aplicables al resto del personal. Cabe añadir que, mediante memorándum N 55 de 8 de septiembre de 2011, el señor Audito Retamal Lazo, alcalde de la Municipalidad de San Pedro de la Paz, informa a doña Adriana Sepúlveda Zarabia, que don Rolando Saavedra Neira, desde el día 12 de septiembre del mismo mes, registrará su jornada laboral mediante control digital. O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

9 CONTRALORIA REGIONAL DEL Blo-Blo Respecto a lo anterior, a la fecha de esta auditoría, el administrador municipal registra en el reloj control solamente la entrada del día 24 de octubre de 2011, no existiendo además registro de su asistencia en el reloj controlo en su libro, para los días 25 y 26 del mismo mes. Sobre el particular, el municipio informa que ha instruido al referido funcionario para que en su ingreso y salida utilice el sistema de reloj control con registro de huella dactilar, disponible para la generalidad de los funcionarios de esa entidad edilicia, a lo cual ha dado cumplimiento parcialmente, según el informe de asistencia de personal del mes de febrero de 2012, por lo que se mantiene la observación. Conclusiones De acuerdo con los procedimientos aplicados en el curso de esta fiscalización y el análisis de los antecedentes proporcionados por la Municipalidad de San Pedro de la Paz, corresponde concluir lo siguiente: 1. Respecto a la observación señalada en el numeral 2.4, relativa a la ausencia injustificada de algunos funcionarios a su jornada de trabajo, el municipio deberá remitir a esta Contraloría Regional los antecedentes que acrediten el reintegro de las horas no trabajadas, ello sin perjuicio de lo establecido en el artículo W 67 de la ley W Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, de lo que deberá informar en un plazo de 20 días contados desde la fecha de recepción del presente informe.! 2. Se mantienen las observaciones contenidas en los numerales, 1.2 sobre la falta de utilización del reloj control por parte de algunos funcionarios; 2.1 relativa a la falta de revisión del libro de asistencia; 2.2 en cuanto a la ausencia de un orden cronológico en las firmas contenidas en el libro de asistencia del personal; 2.3 relativa a los funcionarios que no registraron su asistencia en el reloj control y 3 referida al registro de asistencia en un libro personal por parte del administrador municipal. Respecto de las medidas adoptadas por la autoridad comunal, para corregir las observaciones señaladas, corresponde que se informe a esta Contraloría Regional en un plazo de 20 días contados desde la fecha de recepción del presente informe. Saluda Atentamente a Ud., ~~~'-~.~ R"m(ANA NÚÑEZ GONZÁLEZ JEFE UNIDAD CONTROL EXTERNO CONTRALORIA REGIONAL DEL 8/0-8/0 O'Higgins Poniente N' 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

10 CONTRALORiA REGIONAL DEL Anexo W1 Detalle de Horas no Registradas Mes de Abril Nombre Rut Cargo Horas de Descuento ya efectuado Horas no justificadas ni descontadas Detalle José Castro Reyes Patricio Bernal Aguayo Jorge Abatto Segura Horacio Morales Ortiz Director DIDECO Director Obras O Secretario Municipal O 9 No firmó libro el día 26. O 9 Marcó solo la salida el día 25 y no registrada entrada en libro. Marcó solo entrada el día 29 y no registró salida en libro. Marcó solo entrada en reloj el día 21 y no registró salida en libro. Jefe Acumula una hora de atraso, y no registró O 10 Operaciones entrada ni salida en libro ni reloj el dia 2. Hernán Cid Zapata Tesorero No registró entrada ni salida en reloj ni 1 17 Municipal libro los dias 28 y 29. Eduardo Pérez Rivas Guillermo Cabrera Oñate Ricardo Sanhueza de la Maza Eloy Silva Inostraza Silvana Campos Carrasco Encargado k exámenes O 9 prac. Trans A 5 Adquisiciones Profesional 1 SECPLAN No registró entrada en reloj ni libro el dia 25. O 1 Acumula una hora de atraso. O 1 Acumula una hora de atraso. Encargado cultura O 2 Acumula dos horas de atraso. DIDECO Administrativa 3 Contabilidad O 3 Acumula tres horas de atraso. O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

11 CONTRALORIA REGIONAL DEL slo-slo Anexo W2 Detalle de Horas no Registradas Mes de Junio Nombre Carlos Munoz Méndez Sergio Villalobos Zambra no Horacio Morales Ortiz Carolina Ramírez Guerrero Guillermo Cabrera Oñate Eloy Silva Inostraza Andrea Rojas Núnez Rut Cargo Horas de descuento Horas no justificadas ni ya descontadas efectuado Detalle Marcó solo la salida en reloj Asesor o 18 control los dias 1, 29 Y no Juridico registrada entrada en libro. Jefe depto O 1 Acumula una hora de atraso. Informatica Jefe Operaciones A. 5 Adquisiciones Acumula una hora de atraso y O 10 no registró su salida el dia 6 en reloj ni libro. Encargada permisos 1 5 Acumula seis horas de atraso. circulación O 1 Acumula una hora de atraso Encargado No registró salida en libro ni cultura O 26 reloj los dias 9, 17 Y 24. DIDECO Secretaria del No registró entrada en libro ni O 9 Alcalde reloj el dia 22. O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

12 CONTRALORIA REGIONAL DEL BIO-Blo Anexo W3 Detalle de Horas no Registradas Mes de Agosto Nombre José Castro Reyes Roberto Aguayo Cortes Jorge Abatlo Segura Horado Morales Ortiz Marcela Gómez Urrutia Carolina Ramírez Guerrero Hernán Cid Zapata Victor Gutiérrez Aravena Guillermo Cabrera Oñate Juan Riquelrne Venegas Eloy Silva Inostroza Silva na Campos Carrasco Arianna Mauricio Suarez Horas de Horas no Rut Cargo descuento ya justificadas ni Detalle efectuado descontadas No registró salida los días 1 y 5 en el reloj ní en el Director DIDECO O 27 libro. Además no registró entrada ni salida en el reloj ni en el libro el día Director SECPLAN No registró entrada ni O 17 salida en el reloj ni en el libro los dias 11 y 12 Secretario No registró salida en reloj O 9 Municipal ni libro el dia Jefe Operaciones O Profesional SECPLAN O 1 Encargada permisos O 10 circulación Tesorero Municipal Inspector Municipal O A. Adquisiciones O 1 Acumula una hora de atraso. Acumula una hora de atraso. Acumula diez horas de atraso. Acumula 2 horas de atraso. No registró entrada ni salida en reloj ni libro el O 18 día 1, además de no registrar su salida el día 23. Acumula una hora de atraso. No registra entrada ni Jefe Gabinete O 9 salida el dia 23 en reloj ni libro Encargado No registra salida en reloj O 17 cultura DIDECO ni libro los dias 19 y 25. Administrativa Contabilidad Administrativo 13, O 1 municipal Acumula tres horas de atraso. Acumula una hora de atraso. O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

13 CONTRALORIA REGIONAL DEL Blo-Blo Anexo W4 Detalle del total de Horas no Registradas y Monto a Devolver Total horas no Nombre justificadas ni Monto a devolver descontadas Andrea Rojas Núñez 9 $ Arianna Mauricio Suarez 1 $ 977 Carlos Muñoz Méndez 18 $ Carolina Ramirez Guerrero 15 $ Eduardo Pérez Rivas 9 $ Eloy Silva Inostroza 45 $ Guillermo Cabrera Oñate 3 $ Hernán Cid Zaoata 19 $ Horacio Morales Ortiz 21 $ Jorce Abatlo Seaura 18 $ José Castro Reyes 36 $ Juan Riquelme Veneqas 9 $ Marcela Gómez Urrutia 1 $ Patricio Bernal Aauavo 18 $ Ricardo Sanhueza de la Maza 1 $ Roberto Aquayo Cortes 17 $ Sergio Villa lobos 1 $ Silvana Ca moas Carrasco 6 $ Victor Gutiérrez Aravena 18 $ O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: OO. Fax:

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